Дипломная работа: Автоматизация электронного документооборота для решения задач организационного управления у ИП Нефедова А.П.

Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
30
- ГОСТ Р 52294-2004. Управление организацией. Электронный надзор за
административной и служебной деятельностью. Акцент;
- ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005. Информационные технологии-
Практическое руководство по управлению информационной безопасностью;
- Серия стандартов ГОСТ Р ИСО/МЭК 15408. Информационные
технологии. Методы и инструменты безопасности. Стандарты оценки
безопасности информационных технологий (части 1-3);
- ГОСТ Р 34.10-2001. Информация о пароле защищена. Формирование и
проверка электронных цифровых подписей. Другие нормативно-методические
документы.
- Государственная система документационного обеспечения управления
(ГСДОУ);
- Стандарты работы для Управления федерального органа исполнительной
власти;
Открытое и интегрированное с отраслевыми стандартами программного
обеспечения:
В системе документооборота предприятия «Дело» поддерживаются
платформа и технология для создания лидера в области информационных
технологий на мировом и отечественном рынках:
Microsoft и Oracle являются поставщиками самых популярных
корпоративных приложений.Интеграция с пакетом Microsoft Office позволяет
регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой
программы.
ABBYY - Ведущий разработчик программного обеспечения для
сканирования и идентификации документов и форм;
КриптоПро, СигналКом, Aladdin - разработчик надежных паролей защиты
информации и средств защиты информации.
31
Наличие открытого API-интерфейса позволяет интегрировать
корпоративные системы управления документами с различными применяемыми
на предприятии информационными системами и бизнес-приложениями.
Например:
- "1С: Предприятие";
- продукты компании "ЭОС";
- другие системы и бизнес-приложения, используемые в организации.
Кроме того, использование API-интерфейсов может расширить атрибуты
современных систем управления офисом компании для решения различных
задач.
Например:
- Отображение данных системы в наиболее удобной форме отчетности;
- Формирование типа, требуемого запросом для запроса и выбора данных;
-Доступ к системным данным через Интернет (интранет);
-Экспорт данных системы в другие базы данных клиентов и т. д.
Простота внедрения и использования:
Система «Дело» является полной копией «коробочного продукта»,
который решает проблемы автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота в большинстве организаций. Благодаря уникальному качеству
работы системы и профессионализму сотрудников компании, обеспечивается
удобство и простота внедрения электронного документооборота и дальнейшей
работы пользователей. "ЭОС":
- Простота и скорость установки и настройки процедур оформления
документов (включая клиентов), краткосрочная коммерческая эксплуатация;
- Простой и интуитивно понятный интерфейс системы учета в офисе,
предоставляющий максимально удобные инструменты для облегчения работы
пользователя;
32
- Итеративно тестирует практические методы для внедрения системы
электронного документооборота компании и обучения пользователей и
администраторов ее использованию;
- Квалифицированные и опытные эксперты по внедрению и консультанты;
-Услуги технической поддержки клиентов;
- Компания «ЭОС» имеет собственный учебный центр.
В соответствии со стандартной «коробочной версией», также может быть
реализована настраиваемая система электронного документооборота, которая
может полностью учитывать конкретные характеристики деятельности
организации, независимо от ее размера, вида деятельности и формы
собственности.
1.2.5.1С: Архив
1С: Архив - универсальная система управления документами, основной
целью которой является централизованное хранение документов и их версий,
предоставление сотрудникам доступа к документам для просмотра или
редактирования и быстрый поиск информации.
Использование 1С: Архива позволяет организовать хранение документов
и организовать их работу, одновременно уменьшая накладные расходы,
связанные с доступом к документам.
1С: Архив может хранить любой тип документов - офисные документы,
текст, изображения, аудио и видео файлы, документы, архивы, приложения и т.
д. Опыт показывает, что 1С: Архивирование чаще всего используется для
управления внутренними, организационными и административными
документами и контрактами.
В системе 1С: Архив документы хранятся в столбцах, например,
структура документов может быть организована в соответствии с иерархией
отделов предприятия, и каждому отделу назначается ответственный
администратор. Основное преимущество 1С: Функция архивирования
заключается в том, что вы можете получить достаточно функций по доступной
33
цене. В сочетании с широкой масштабируемостью это позволяет эффективно
использовать 1С: архивирование на малых и крупных предприятиях.
Хранение документов:
С помощью 1С: Архива вы можете создать централизованное хранилище
документов и предоставить сотрудникам контролируемый доступ к документам
в локальной сети и в Интернете. Документы хранятся в гибкой и настраиваемой
структуре папок.
Создание документов:
1С: Документы в архиве могут быть созданы на основе предварительно
сформированного шаблона, или каталоги и файлы могут быть перенесены с
локального или сетевого диска в нужную папку. Поддерживает входные файлы
со сканера, включая потоковое мультимедиа, и может распознаваться
автоматически (версия OCR). Служба распознавания работает на фоновом
сервере 1С: Архив и основана на движке Abbyy FineReader.
Учет документов:
Для 1С: Для каждого документа в архиве будет храниться учетно-
регистрационная карточка с подробной информацией в соответствии с ГОСТ
Р6.30-2003 и требованиями Национального агентства социального образования.
Состав и расположение карточных данных строго настроены и не могут быть
изменены.
Взаимодействие пользователей:
В 1С: Архиве пользователи могут обмениваться сообщениями,
прикрепляя ссылки на системные документы. Вы можете отправлять документы
по электронной почте. Чтобы упростить обработку документов, вы можете
выдавать инструкции и контролировать их выполнение.
Работа с документами:
Просмотр и редактирование документа 1С: Архивирование с
использованием соответствующего приложения. Многие распространенные
форматы документов, такие как текст, изображения, документы RTF, документы
34
HTML и документы Microsoft Office, можно просматривать непосредственно в
1С: Архив без переключения на другие приложения.
Регистрация корреспонденции:
В системе 1С: Архив вы можете отслеживать и записывать соответствие
между входящим и исходящим. В этом случае автоматически регистрируется
сквозной регистрационный номер.
Коллективный доступ:
1С: Архив предоставляет сотрудникам коллективный доступ к
документам для просмотра и редактирования. Устранить конфликты при
редактировании файлов с блокировкой файлов.
Версионирование:
При редактировании документа их предыдущие версии автоматически
сохраняются в 1С: Архиве. Можно вернуться к любой версии, чтобы узнать, кто
автор, или посмотреть изменения. Количество сохраненных версий документа не
ограничено.Доступ через Web:
Компоненты, включенные в пакет, позволяют использовать обычный веб-
браузер для организации доступа к документам. Например, это позволяет
клиентам или сотрудникам, работающим вне офиса, подключаться к системе.
Поиск:
1С: Архив позволяет вам искать документы не только по реквизитам своей
учетной записи, но и по тексту, учитывая русскую форму, то есть находя любую
форму слова, указанную в поисковом выражении. Для морфологического
анализа используется "Морфологический модуль и словарь ОРФО, Copyright ©
2000 Информатик". Полнотекстовая индексация выполняется 1С: Сервер
архивации выполняется в фоновом режиме и поддерживает документы Microsoft
Office, различные типы и закодированные текстовые документы, а также
распознаваемые изображения. Еще одна функция поисковой системы состоит в
формировании набора информации по заданной теме (дайджест).
Права доступа:
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2502