Дипломная работа: Автоматизация и обеспечение информационной безопасности процесса ведения документации и отчетности в компании ООО "Игровед-4"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
24
антивирусного решения в корпоративных сетевых средах предприятия или
глобальных сетях.
На АРМ пользователей отдела продаж установлен также Алтиус CRM
– Управление контактами.
Данная программа предназначена для руководителей предприятий
и подразделений, менеджеров по работе с клиентами или поставщиками,
секретарей и всех остальных сотрудников.
Основные функции:
Планирование и учёт контактов с внешними контрагентами.
Организация четкого взаимодействия сотрудников собственной
организации.
Учет разных видов мероприятий: звонков, встреч, переписки
и т. д.
Координация работы всех сотрудников офиса.
Автоматическое формирование ежедневных планов
мероприятий как по сотрудникам, так и по организации в целом.
Система напоминаний и сообщений.
Учет фактического выполнения планов работы.
История контактов с контрагентами.
Анализ эффективности работы сотрудников.
Анализ эффективности рекламы.
Рассылка писем по электронной почте (групповая,
индивидуальная).
Вывод реквизитов предприятия и контрагента в любой
документ MS Word или MS Excel (подстановка в заранее сформированный
шаблон).
Закрепление клиентов за менеджерами, с возможностью
дальнейшей работы менеджеров только со «своими» клиентами.
Импорт данных в справочник заказчиков из внешних файлов.
Автосохранение документов.
25
Архив клиентов.
Настройка доступа пользователей к справочникам
и документам программы.
Управлением имеющимися серверами, а также дисковой системой
осуществляется путем использования ПО IBM Director.
Для разделения прав пользователей в сети организована доменная
структура с использованием службы Active Directory. При помощи IBM
Director администраторы могут во всех подробностях отслеживать
аппаратные конфигурации удаленных систем и проводить инвентаризацию,
контролировать степень использования важнейших компонентов и
осуществлять резервное копирование и перемещение данных.
Кроме того, для организации безопасности персональных данных,
которые хранятся на некоторых рабочих станциях, используется
программное обеспечение СЗИ НСД "Кобра", представляющее собой
криптографическое средство для шифрования данных.
Деятельность бухгалтерии автоматизирована при помощи
программного комплекса «1С:Бухгалтерия 8.0».
2.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
2.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
В ходе процесса производства продукции решаются следующие
задачи, обеспечивающие достижение запланированного уровня качества
продукции предприятия:
1. Производство продукции, удовлетворяющей заказчика;
1. Реализация основного процесса производства продукции в
соответствии с ГОСТ, Руководством по качеству предприятия;
26
3. Предупреждение несоответствий во всех сферах деятельности
предприятия;
4. Улучшение качества продукции;
5. Выполнение задач в области качества на протяжении всего
процесса - начиная с маркетинга и заканчивая оценкой удовлетворенности
потребителя.
Характеристика основной деятельности компании с использованием
правил построения схем методологии IDEF в виде схемы, разработанная в
среде Ramus, приведена на рисунке 1.4.
Рисунок 2.4 Характеристика основного процесса предприятия
Входным потоками в рассматриваемой деятельности является
сведения о заявке или проекте на разработку продукции компании.
Деятельность ООО «Игровед 4» регулируется законами и
подзаконными актами России, требованиями руководства компании, а
также технологическими нормами производства, стандартами и ГОСТами.
Выходным потоком является информация о произведённой
продукции с качеством, удовлетворяющим заказчика.
Декомпозиция данного процесса приведена на рисунке 1.5.
27
Рисунок 2.5 Декомпозиция основного процесса
Исследование деятельности предприятия показало, что в основном
все бизнес-процессы автоматизированы за исключением документооборота,
у которого основные процессы осуществляются вручную.
2.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе
задач и ее описание
Целью дипломного проекта является разработка системы
автоматизации документооборота для ООО «Игровед 4». В настоящее время
этот процесс осуществляется на предприятии следующим образом.
Функциональная диаграмма процесса учета и регистрации
документации, требующих исполнения и ответа представлена на Рисунках
1.6-1.10.
28
Рисунок 2.6 Контекстный уровень диаграммы IDEF0
Обработка документов характеризуется процессами приема и
первичной обработки документов, обработкой входящих и исходящих
документов, предварительным рассмотрением документов, занесением
данных в реестр документов, исполнением документов и их обработкой,
обработкой внутренних документов.
Используются следующие активные объекты (механизмы)
руководитель (генеральный директор);
исполнители – сотрудники компании.
Прием и первичная обработка документов состоит из
первоначального исследования документов, а также регистрации
документа, которая заключается в занесении сведений документа в книгу
учета и проставлении штампа на самом документе.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1794