Дипломная работа: Автоматизация и обеспечение информационной безопасности процесса ведения документации и отчетности в компании ООО "Игровед-4"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
29
Рисунок 2.7 Функциональная диаграмма обработки документации
Рисунок 2.8 Декомпозиция функции «Прием и первичная обработка
поступившей документации»
Предварительное рассмотрение документов заключается в
распределении поступивших документов, передаче их руководителю,
который , рассматривая документы, оставляет свою резолюцию, при этом
назначая ответственного за их исполнение. При этом резолюции доводятся
до исполнителей.
30
Обработка входящей документации состоит в занесении данных о
документе в журнал входящей корреспонденции и последующей передаче
получателю, если его имя указано на документе. В противном случае
документы передаются руководителю.
Обработка исходящей корреспонденции состоит также в занесении
данных о документе в журнал исходящей корреспонденции последующей
ее отправке.
Процесс занесения документов в реестр состоит в регистрации
документа в реестре, исполнения документов в рассматриваемом контексте
- отметке о получении документа для его выполнения и дальнейшем его
выполнении, а обработка исполненных документов заключается в их учете
(Рисунок 1.9).
Рисунок 2.9 Декомпозиция функции «Обработка внутренней
документации»
31
Рисунок 2.10 Декомпозиция функции «Обработка исполненной
документации»
Процесс исполнения документов состоит в выполнении требований
резолюции и докладе (отчете) об исполнении документа.
Процесс обработки исполненных документов состоит в проверке
правильности отчета об исполнении документа и его снятии с контроля
путем внесения отметки.
К внутренним документам относятся приказы и распоряжения.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и
оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения
исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) —
входящих документов.
В настоящее время используемая система организации
делопроизводства обладает следующими недостатками:
1. Низкая скорость обработки документов;
2. Большое количество неточностей и ошибок, связанных с
человеческим факторам;
3. Сложность в построении отчетов и поиске истории конкретного
документа;
32
4. Сложность в отслеживании прохождения документа в компании
и его рецензирования.
Данные недостатки можно устранить путем внедрения
информационной системы делопроизводства компании.
2.2.3 Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
Схема документооборота вышеперечисленных документов приведена
на рисунке 1.11.
33
Действие
Руководитель
Исследование документа
и вывод о необходимости
его регистрации
Регистрация документа
Специалист
Занесение данных в
журнал
входящей
корреспонденции
Передача получателю
Исполнитель
Входящий документ
Входящий документ
Дела
Журнал входящей
корреспонденции
Зарегистрированный
документ
Зарегистрированный
документ
Распределение
поступивших
документов
Наложение
резолюции
Зарегистрированный
документ
Зарегистрированный
документ
Доведение до
исполнителей
Документ с
резолюцией
Документ с
резолюцией
Регистрация документа
в реестре
Реестр документов,
требующих
исполнения
Документ с
резолюцией
Выполнение
требований резолюции
Проверка корректности
отчета об исполнении
сведения о
выполненном
документе
Рисунок 2.11 Схема документооборота
В настоящее время учет документов и все связанные с ним действия
производятся специалистом без использования каких-либо средств
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1794