Материал: Автоматизация контроля расчетов с абонентами в ЗАО "ХАНТСМАН-НМГ"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
32
• Долгий поиск связанных между собой документов по разным
структурам организации;
• Дубли и неточности, большой процент неточностей и ошибок;
• Отсутствие совокупного представления о состоянии дел и сложность
прогнозирования и принятия важных решений;
• Непрозрачность бизнес-процессов создания, согласования,
утверждения и контроля исполнения документов;
Выполним расчеты, которые помогут оценить планируемую
эффективность использования автоматизированного варианта учета лизинговых
операций.
Например, в течение рабочего дня бухгалтер обрабатывает около 30
документов – как присланных контрагентами, так и созданных в процессе
подготовки отчетности
Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации
(таблица 1.7). Время приведено с учетом за рабочий день.
Таблица 1.7
Расчет эффекта внедрения
Действие сотрудника
делопроизводства
Время, затрачиваемое
при базовой
технологии/ мин.
Время, затрачиваемое
по предлагаемому
варианту/ мин.
Учет продаж
30-40
5-10
Учет остатков по складу
35
3
Учет договоров
30
3
Подготовка отчетов по
продажам
30
5
Подготовка отчета за
каждого продавца
10
7
Подготовка отчета по
движению товаров
20
10
Итого, минут:
165
38
Таким образом, при существующей системе на совершение указанных в
таблице действий необходимо потратить около 3 часов. При внедрении
предлагаемой системы это время сокращается до 38 минут, то есть в несколько
раз.
Схема документооборота представлена на рисунке 1.8.
33
Участники процесса
ОформлениеПодготовка Учет
Формирование и
подпись
Согласование
Поставщик Бухгалтер Директор
Заявка
Исполнитель
Действие
Заявка
ДоговорДоговор
Договор
Отчетность
Рисунок 1.8 Схема документооборота договора
Внедрение системы управленческого учета позволяет избежать многих
ошибок, возникающих при передаче, обработке и хранении документов,
связанных с операциями лизинга, а также значительно укорить данные процессы,
что ведет к экономии рабочего времени сотрудников, а следовательно, к
повышению общей эффективности работы магазина.
Кроме того, использование вычислительной техники для оптимизации
процессов будет эффективным благодаря тому, что значительная часть
бухгалтерской информации и процессов по ее обработке, участвующей в нем,
поддается формализации. Использование ЭВМ позволит значительно ускорить
34
процессы составления различных отчётов и повысить эффективность подготовки
отчетности в целом.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Безопасность информационной системы рассматриваемого предприятия в
настоящее время достигается применением комплекса мер, в который входят
организационные, программные и аппаратные решения.
Основной организационной мерою является использование и строгое
следование положений, указанных в политике безопасности предприятия.
Для физической защиты информации от воздействия третьих лиц
используется система контроля и управления доступом.
Одновременно система доступа выполняет и функции системы контроля
прибытия и убытия персонала с рабочих мест, сохраняя данные об авторизации
магнитных карт.
Каждая магнитная карта персонализирована путем нанесения фотографии,
фамилии и инициалов сотрудника на ее поверхность.
Кроме того, считывателями также оборудованы следующие помещения:
серверная;
кабинеты руководства (в том числе начальников отделов);
помещения, в которых располагаются бухгалтерия и финансовый
отдел.
В составе системы также предусмотрены автоматизированные рабочие
места сотрудника охраны и администратора ЛВС предприятия.
Первому доступны просмотр изображений с видеофонов и просмотр
статистики работы считывателей, администратор же полностью управляет
системой.
Политика безопасности содержит следующие положения:
ответственные лица за безопасность функционирования фирмы;
полномочия и ответственность отделов и служб в отношении
безопасности;
организация допуска новых сотрудников и их увольнения;
35
правила разграничения доступа сотрудников к информационным
ресурсам;
организация пропускного режима, регистрации сотрудников и
посетителей;
использование программно-технических средств защиты.
В системе обеспечения безопасности используются следующие
мероприятия:
в системе назначен администратор безопасности;
за каждое устройство назначен ответственный за его эксплуатацию;
системный блок компьютера опечатан печатями ответственного и
работника IT-службы;
используются съемные жесткие диски, а по окончании рабочего дня
они убираются в сейф;
так как нет необходимости в эксплуатации CD-ROM, дисководов, они
сняты с компьютеров;
установка любого программного обеспечения производится только
работником IT-службы;
для разграничения доступа сотрудников используется сочетание
паролей и смарт-карт (токенов). Пароли генерируются администратором
безопасности, выдаются пользователю под роспись и хранится им также как и
другая конфиденциальная информация;
запрещено использование неучтенных носителей информации. На
учтенных носителях выполняется маркировка, например, гриф, номер, должность
и фамилия сотрудника.
В ООО «Хантсман-НМГ» имеются нормативно-правовые и
организационно-распорядительные документы, регламентирующие
информационную безопасность, такие как:
1. Регламент информационной безопасности, определяющий:
доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
доступ к использованию программного обеспечения.
2. Регламенты использования сети Internet, электронной почты.
36
Обеспечение информационной безопасности и защиты информации на
уровнях:
а) права доступа (к операционной системе, к приложениям);
б) права пользователя системы (разграничены права доступа
пользователей сервер баз данных, сервер приложений, файловый сервер);
в) парольная защита, доступ к базе;
г) ведение логов и так далее (ведется контроль логов, пользователи,
контроль трафика интернет, контроль почты).
Аппаратный – бекапы (резервное копирование) серверов.
В компании производится постоянный мониторинг наиболее опасных угроз
информационной безопасности:
утечка данных;
халатность служащих;
вирусы;
хакеры;
кража оборудования;
аппаратные и программные сбои.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время для организации управленческого учета применяются
так называемые ERP-системы.
В соответствии со словарем APICS, термин ERP система(Enterprise
Resource Planning — Управление ресурсами предприятия) может употребляться в
двух значениях.
Во-первых, это — информационная система для идентификации и
планирования всех ресурсов предприятия, которые необходимы для
осуществления продаж, производства, закупок и учета в процессе выполнения
клиентских заказов.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1837