Дипломная работа: Автоматизация процесса ведения документации и отчетности в ООО "Делис Альянс"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
17
Рисунок5 Характеристика основных бизнес-процессов
компании
Обеспечивающие бизнес-процессы — это вспомогательные
процессы, которые обеспечивают стабильную деятельность компании, но
не приносят прибыль.
Административно-хозяйственное обеспечение.
Обеспечение безопасности.
Юридическое обеспечение.
ИТ-обеспечение и связь.
Внутренний контроль.
Бухгалтерский учет и отчетность.
Другие (более 10).
Бизнес-процессы управления — вспомогательные процессы, с
помощью которых осуществляется управление деятельностью компании и
основными объектами:
Стратегическое управление.
Управление маркетингом.
18
Управление рисками.
Управление персоналом.
Управление бизнес-процессами и развитием.
Региональное управление.
Другие (более 10).
Среди всего разнообразия процессов, происходящих в компании,
выбираем для автоматизации процесс учета заказов как наиболее
ответственный и в то же время неавтоматизированный.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе
задач
Темой дипломной работы является автоматизация учета заказов в
компании. Необходимость такой разработки вызвана тем, что в настоящее
время при выполнении своих функциональных обязанностей менеджер по
работе с клиентами сталкивается с некоторыми сложностями, которые
вызваны несовершенством бизнес-процессов компании.
Основной функциональной обязанностью менеджера по работе с
клиентами является осуществление продаж товарови их учет.
Учет продаж – задача, от эффективности решения которой зависит
эффективность работы торговой компании в целом и основанное
содержание работы с клиентами.
Управление продажами заключает в себе функции подбора торгового
персонала, организации торгового персонала, прогнозирования и
планирования продаж, идентификации потенциальных клиентов,
поддержания информации о клиентах, а также создания и управления
графиками продаж.
Как выяснено руководством предприятия, в последнее время часто
возникает ситуация, когда объемы выполняемых услуг в компаниие не
19
совпадают, несовпадение также может происходить как по наименованию,
так и по количеству. В связи с этим фирма несет убытки.
На рисунке 6 представлен бизнес процесс учета деятельности по
работе с клиентами в рассматриваемой компании.
Рисунок 6 Работа с клиентами по продаже товаров
Деятельность менеджера по работе с клиентами заключается в
консультировании клиента, оказании ему помощи в выборе аксессуаров,
услуг или товаров. При этом для подбора нужного товара клиент должен
обязательно сообщить свои требования, если же такой возможности нет, то
менеджер по работе с клиентами использует справочники для определения
совместимости услуги. Если клиент решил заказать услугу, то менеджер по
работе с клиентами выписывает ему квитанцию для оплаты, с которой
клиент может оплатить заказ.
Далее менеджер по работе с клиентами учитывает продажу в книге
продаж путем записи даты, времени продажи, услуг, общей суммы.
На основании оплаченных квитанций и записей в книге продаж
ежедневно менеджер по работе с клиентамиформирует отчеты по
20
продажам за день (или другой период), по категориям товаров, а также
общий отчет по продажам.
Данный порядок отражен на схеме декомпозиции процессов
менеджера по работе с клиентами, приведенной на рисунке 7.
Рисунок 7 Декомпозиция бизнес-процессов менеджера по
работе с клиентами
Существующий порядок работы менеджера по работе с клиентами
имеет недостатки, которые заключаются в использовании бумажных форм
документов, что влечет за собой повышенную вероятность допущения
ошибок и значительную трудоемкость.
Ошибки при анализе продаж влекут за собой неверное толкование
направления развития компании, что, в свою очередь, влечет за собой
снижение прибыли.
Таким образом, уменьшается эффективность деятельности всего
предприятия. Поэтому анализ продаж должен производиться с
максимальной скоростью и достоверностью для обеспечения наиболее
верных результатов анализа, так как результаты анализа в конечном итоге
влияют на принятие стратегических решений всей компании.
21
Анализ продажи продукции позволяет более глубоко понять
наметившиеся тенденции спада или роста продаж.
Кроме того, анализ продаж позволяет выявить перспективные и
бесперспективные виды товаров, а также такие товары, для продвижения
которых на рынок следует приложить определенные усилия.
Менеджер по работе с клиентами перегружен рутинной работой,
которая состоит в необходимости ручного заполнения бумажных
документов и последующем построении отчетов на основании этих
записей.
Поэтому необходимо:
– автоматизировать процесс учет продаж;
– создать информационно-справочную систему, позволяющую
быстро находить нужную информацию по учету оказания услуг и работ;
– обеспечить достоверность данных;
– обеспечить актуальность данных по состоянию на предыдущий
к моменту подготовки отчета день;
– реализовать наборы сводок и аналитических отчетов,
необходимых руководству компании.
Разрабатываемая ИС должна выполнять следующие функции:
– учет продаж по категориям услуг и клиентов;
– хранение данных по продажам в единой базе данных;
– анализ продаж за период по услугам, категориям услуг,
менеджерам;
– возможность отслеживания периодичности и
последовательности работы пользователей в системе;
– возможность администрирования разработанной системы;
– возможность формирования отчетов.
В формируемые отчеты должны входить следующие:
– общий отчет по работе с клиентами;
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2043