Дипломная работа: Автоматизация процесса ведения документации и отчетности в ООО "Делис Альянс"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
22
Содержит основные показатели по продажам компании за
выбранный период.
– отчет по работе менеджеров;
Содержит показатели по продажам относительно каждого
менеджера.
– аналитика продаж по категориям услуг за период;
Подробный отчет по категориям и анализ объема продаж для
возможности корректировки ассортимента услуги политики
ценообразования.
– Договор на оказание услуг.
1.2.3 Обоснования необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
Оценим временные затраты на выполнение повседневных операций
менеджером по продажам при учете продаж (таблица 2).
Таблица 2
Временные характеристики процессов менеджера по работе с
клиентами
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнении
одного действия,
минут
Общее
время,
минут
Учет данных
клиента
10
5
50
Подготовка
коммерческого
предложения
10
10
100
Формирование
договора
10
20
200
Формирование
счета и других
документов
10
15
150
Подготовка
обобщенных
отчетов
10
5
50
Подсчет
экономических
показателей
10
10
100
23
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнении
одного действия,
минут
Общее
время,
минут
Получение
статистической
отчетности за
период (раз в
неделю)
0,14
60
8,4
ИТОГО, минут:
658
В таблице 3 приведены планируемые характеристики после
использования разрабатываемой ИС учета учета заказов.
Таблица 3
Расчет эффекта использования
Действие
Среднее
количество
за рабочий
день
Время,
необходимое для
выполнения
одного действия,
минут
Общее
время,
минут
Учет данных клиента
10
5
50
Подготовка коммерческого
предложения
10
10
50
Формирование договора
10
2
100
Формирование счета и других
документов
10
15
20
Подготовка обобщенных отчетов
10
1
150
Подсчет экономических
показателей
10
1
10
Получение статистической
отчетности за период (раз в
неделю)
0,14
1
10
ИТОГО, минут:
340
Существующая информационная инфраструктура не позволяет
силами менеджера по работе с клиентами консолидировать информацию о
сбыте товаров в оперативные сроки, что соответственно затрудняет
процесс анализа продаж.
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет
около 340 минут (более 5 часов) ежедневно, что позволяет увеличить
эффективность работы сотрудников компании.
24
1.2.4 Анализ информационных потоков проектируемой задачи
Схема документооборота приведена на рисунке 8.
Отчётность
Отчётность
Начальник
отдела
Гл. бухгалтер
Заявка
Менеджер отдела
по работе с
клиентами
Изучение заявки
клиента на предмет
планирования
продаж
Подготовка КП
Утверждение у
начальника отдела
Подпись счета
Подготовка
отчетности
Печать отчётности
Действие
Подготовка счета
№
1
2
3
4
5
6
7
КП
Счет
Счет
Отчетность
Отчетность
Счет
Рисунок 8 Схема документооборота
1.2.5 Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Информационная безопасность - это комплекс организационно-
технических мероприятий, обеспечивающих целостность данных и
конфиденциальность информации в сочетании с ее доступностью для всех
авторизованных пользователей.
25
Обеспечение информационной безопасности и защиты информации
на уровнях:
Программный – Microsoft Windows Server 2008, Active Directory:
1. права доступа (к операционной системе Windows Vista,
Windows Server, Терминальный доступ Windows Server);
2. права пользователя системы (разграничены права доступа
пользователей 1С Бухгалтерия, файловый сервер);
3. парольная защита информационных систем;
4. ведение логов и так далее (ведется контроль логов, Windows
Server пользователи, контроль трафика интернет, контроль почты).
5. Аппаратный – бекапы (резервное копирование) серверов.
В ООО «Делис Альянс» производится постоянный мониторинг
наиболее опасных угроз информационной безопасности:
1) Утечка данных;
2) Халатность служащих;
3) Вирусы;
4) Кража оборудования;
5) Аппаратные и программные сбои.
Из списка угроз видно, что первое место в иерархии опасностей
информационного обеспечения компании занимает утечка данных. А
именно нарушается конфиденциальность следующих информационных
блоков: персональные данные; финансовые отчеты, детали конкретных
сделок, интеллектуальная собственность компании; бизнес-планы.
Поэтому руководители отделов компании ведут ежедневный мониторинг
своих подчиненных, системный администратор контролирует права
доступа к корпоративной информации на файловый сервер, производит
мониторинг электронной почты сотрудников, контролирует интернет
канал путем закрытия доступа к социальным сетям и личной почте.
26
Если утечку информации удается предотвратить, сотрудник несет
ответственность за нарушение внутренней ИБ. К нарушителю
применяются одна или несколько санкций:
1) Выговор;
2) Строгий выговор;
3) Штраф;
4) Принудительно-«добровольное» увольнение из компании;
Увольнение из компании согласно статьи и с заведением личного
уголовного дела.
На предприятии используется следующие способы обеспечения
безопасности:
Каждый пользователь должен проходить процедуру
аутентификации при начале работы с компьютером.
2. Компьютер пользователя защищён от вирусных атак антивирусом
DrWeb 6.0.
3. Сервер компании защищён антивирусом.
4. ЛВС защищена от внешних угроз брандмайором – OutpostFirewall
7, который установлен на сервере организации.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2043