Дипломная работа: Автоматизация процесса ведения документации и отчетности в ООО "РГ Оникс"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
67
Наименование риска
Причина
возникновения
Мероприятия по
устранению
предоставление
регламентной
отчетности. В результате
проекта серьезно
возрастут требования в
части профессионализма
работы сотрудников. Это
вызывает пассивный
саботаж проекта
руководителями
учетных, механических и
ИТ-служб.
Матричная структура
управления
Управление крупными
компаниями выстроено в
процессном или
функциональном
режиме. В такой
структуре управление
компанией идет в
слабоматричной
структуре. В данной
структуре менеджер
проекта не имеет права
распоряжаться бюджетом
и персоналом проекта
Специальная система
коммуникаций по
проекту
Разработка (а не
внедрение) ПО
Для построения системы
сбора и консолидации
прозрачной отчетности
требуется учесть
уникальные
характеристики бизнеса.
Это порождает большой
объем изменений в
типовом ПО.
Соответственно, схема
управления ИТ-частью
проекта должна быть
ориентирована на проект
разработки ПО
Выстраивание работы
ИТ-части проекта по
моделям разработки ПО.
Необходимость
модифицировать систему
после проекта
Созданная система будет
учитывать специфику
бизнеса. При каждом
изменении внешних и
внутренних условий она
требует модификаций
Передать на аутсорсинг
поддержку системы для
минимизации затрат
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации
68
Под информационной безопасностью (ИБ) АИС понимается состояние
защищенности информационной среды АИС, обеспечивающее её формирование,
использование и развитие, которое не приводит к искажению, разрушению или
несанкционированному использованию информационных ресурсов, включая
хранимую, обрабатываемую и передаваемую информацию, а также
программные средства. [2, с.147]
Идентификация пользователей включает в себя две основные концепции –
аутентификацию и авторизацию. Аутентификация – это способность
подтвердить личность пользователя. Авторизация занимается предоставлением
доступа к определенным данным или операциям, при условии, что пользователь
тот, за кого он себя выдает.
В документопоток организации может быть вовлечено множество людей,
за каждым из которых закреплен ряд выполняемых операций и группа
документов, с которой он работает. Другими словами сотрудники выступают в
определенной роли относительно системы документооборота. Естественным
желанием будет ожидание поддержки в программном продукте таких ролей.
На данном этапе устанавливаются требования к безопасности системы –
аутентификация и авторизация, а также требования к поддержке работы
различных типов пользователей.
В случае если система учета продаж используют свой механизм
аутентификации, необходимо выяснить какой протокол обеспечивает защиту
канала данных (SSL, TLS, другой), возможны ли подключения посторонних
клиентов, какой протокол обеспечивает передачу данных. Большим плюсом
системы будет возможность использования системы аутентификации третьей
стороны – LDAP, Kerberos, Novell Netware , PAM, winbind и т.п. Это позволит
применять централизованный механизм идентификации пользователей в
организации, а также предоставит им больше удобств при работе с различными
системами.
Для обеспечения антивирусной защиты на всех компьютерах установлены
антивирусные приложения.
69
2.2 Информационное обеспечение задачи
2.2.1 Информационная модель и её описание
Информационная модель задачи автоматизации документооборота
показана на рисунке 2.1.
Разрабатываемая автоматизированная система работает со справочниками
сотрудников, отделов. На каждый справочник предусмотрена экранная форма
для заполнения и корректировки.
На основании данных, хранящихся в справочниках и журналах,
формируется отчетная информация.
Основной информационной сущностью разрабатываемой системы
является документ. Данная сущность содержит следующие поля:
Номер документа в базе данных;
Название документа;
Тип документа;
Дата создания;
Дата последнего изменения;
Отдел предприятия;
Файл с документом.
Для полноценной работы с базой данных введём справочники:
Отделы;
Типы документов.
Кроме того, для отправки документом необходимы сущности «Адресат» и
«Задание на отправку». Поля сущности «Адресат»:
Уникальный номер;
Название адресата;
Адрес электронной почты.
70
Специалист ИС
Администратор
Авторизация
Спр.
Задания
Спр.
Пользовател
и
Спр.
Типы
документов
Авторизация
Пополнение
справочников
*Спр.
Пользовате
ли
ИС
*Спр.
Документы
*Спр.
Типы
документов
Начальники
отделов
Отчеты по
документам
Неисполненн
ые заявки
Отчеты по
сотрудникам
Директор
*Спр.
Задания
Спр.
Документ
ы
Спр.*
Отделы
Спр.
Отделы
Формирова
ние
отчетности
Спр.
Адресат
*Спр.
Адресат
Рисунок 2.1 – Информационная модель задачи
Поля сущности «Задание на отправку»:
Код задания;
Адресат;
Документ;
Плановая дата отправки;
Фактическая дата отправки.
База данных защищается паролем, поэтому должна быть таблица,
хранящая сведения о пользователях. Её поля:
Уникальный код пользователя;
71
Логин;
Пароль;
ФИО;
Должность.
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации
Рассмотрим справочники, имеющиеся в базе данных программы.
Справочник «Типы документов», как и другие справочники, доступен для
редактирования только администратору системы. Этот справочник необходим
для того, чтобы пользователь при создании документа обязательно указывал его
тип. Решение вынести это поле в отдельный справочник было принято для
обеспечения масштабируемости решения.
Справочник «Отделы организации» необходим для того, чтобы
пользователь мог выбрать, к какому отделу относится тот или иной документ.
Справочник «Пользователи» необходим для контроля учетных записей
пользователей – в нём содержатся логины, пароли, имена и права доступа.
Теперь рассмотрим входную информацию. Наиболее интересным пунктом
является документ. При создании нового документа указывается его название,
номер, отдел, дата создания, тип документа, а также файл с документом. Файл
должен представлять из себя документ Microsoft Word формата Word 97-2003
(расширение .doc). Любой из указанных параматров можно изменить, однако
начальнику доступна история изменений, где для каждого документа
отображаются все внесённые в него изменения.
Ещё одним типом информации являются задания. Начальник может дать
задание сотруднику, которое следует выполнить на основании некоего
документа. Сотрудник по выполнении задания создаёт новый документ и
указывает его в качестве результата выполнения.
При регистрации нового пользователя указывается его имя, логин, пароль
и права доступа – административные или нет. После ввода этих данные
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2045