Дипломная работа: Автоматизация процесса ведения документации и отчетности в ООО "РГ Оникс"

Скачать

Заказать новую работу

Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
42
Работа ведется с тремя типами документов:
входящие,
исходящие,
внутренние.
К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов
(например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа).
В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов
как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными
традициями делопроизводства и действующими ГОСТами.
Обычная схема обработки входящего документа:
Первичная регистрация входящего документа.
Рассмотрение.
Исполнение.
Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так в ответ на
входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу
выполняется секретарем после того, как документ согласован и утвержден
ответственным лицом.
После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у
входящего документа автоматически устанавливается пометка «Отправлен ответ».
Обычная схема обработки исходящего документа:
создание исходящего документа.
согласование исходящего документа.
утверждение исходящего документа.
регистрация исходящего документа.
Входящие и исходящие документы автоматически связываются в цепочки.
Внутренними документами называются организационно-распорядительные и
информационно-справочные документы официального характера – приказы по
основной деятельности, документы кадрового делопроизводства, служебные записки
и т. д.
Присвоение регистрационного номера внутреннему документу выполняется
секретарем или другим ответственным лицом после согласования и утверждения.
Такском-Файлер
43
«Такском-Файлер» – это программное обеспечение для обмена любыми
электронными документами.
С его помощью можно отправлять за считанные секунды накладные, счета-
фактуры, акты и другие документы контрагентам, своим структурным
подразделениям, филиалам и представительствам, а также налоговым органам. Все
отправленные документы имеют юридическую силу.
Обмен электронными документами происходит через компанию «Такском»,
оператора электронного документооборота, который гарантирует надежность
передачи данных и удобное хранение электронных документов. Электронные
документы в дальнейшем могут быть представлены в любые контролирующие
органы.
Такском-Файлер поможет:
из любой точки мира отправить документ своему контрагенту;
мгновенно подписать его электронной подписью;
быть уверенным в защите и конфиденциальности передаваемой информации;
получить подтверждение c датой и временем отправки, уведомление о
получении документов контрагентом;
сразу же получить от контрагента подписанные документы в электронном виде
через Интернет;
легко найти необходимый документ в электронном архиве;
приглашать своих контрагентов к обмену электронными документами.
Программы «Астрал Отчет», «Контур-Экстерн», СБиС++ предназначены
только для подготовки и отправки электронной отчетности через Интернет в
контролирующие органы. Программа «1С:Документооборот 8» позволяет вести
документооборот предприятия, но у нее отсутствуют возможности отправки
документов.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Понятие стратегии автоматизации содержит в себе базовые принципы,
применяемые при автоматизации компании. В ее состав входят следующие элементы
[20, с.64]:
44
цели функционирования предприятия и последовательность, в которой они
будут автоматизированы;
способ автоматизации: по направлениям, участкам, комплексная
автоматизация;
долгосрочная техническая политика - совокупность внутренних стандартов,
поддерживаемых в организации;
ограничения: веремнные, финансовые и т.д.;
процедура управления изменениями плана.
Стратегия автоматизации в первую очередь должна отвечать приоритетам и
стратегии (задачам) бизнеса. Предприятие, приняв решение о внедрении системы
автоматизации, должно выбрать стратегию из нижеперечисленных вариантов:
1) Хаотичная – автоматизируются отдельные цели, не связанные между собой
процессы, осуществляемыми как одним, так и несколькими исполнителями. Минусы
данной стратегии – наличие неавтоматизированных разделов; вероятность
дублирования данных при вводе ее в разные приложения; невысокая эффективность
автоматизации.
2) Автоматизацией по участкам является собой процесс автоматизации
решаемых задач в отдельных подразделениях компании, объединенных по
функциональному свойству. В этом случае подразумевается выбор одной или
нескольких задач, решаемых работниками одного отдела, без привязки к имеющимся
на предприятии бизнес-процессам. Данная стратегия имеет преимущества в случаях,
когда компания не имеет возможности для внедрения системы комплексной
автоматизации, и существуют участки, автоматизация которых дает ощутимый
экономический эффект.
3) Автоматизация по направлениям различается от автоматизации по участкам
тем, что требует участие в этом процессе всех организационных подразделений
компании, функционирование которых связана с автоматизируемым направлением.
Автоматизация по направлениям, подразумевает автоматизацию одного или
нескольких бизнес-процессов от начала до конца.
4) Полная (комплексная) автоматизация подразумевает автоматизацию всех
функций управления и всех бизнес-процессов организации. При таком способе
наблюдается максимальная эффективность интеграции системы автоматизации (по
45
сравнению с автоматизацией по участкам и по направлениям), а также высокая
стоимость системы и высокие требования к процессу управления внедрением
системы.
Так как рассматриваемый комплекс задач автоматизации затрагивает
деятельность всех подразделений, занимающихся документооборотом, то лучше
выбрать автоматизацию по направлениям в качестве стратегии автоматизации.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
комплекса задач
Рассмотрим основные возможные варианты приобретения информационной
системы для автоматизации делопроизводства в ООО «РГ Оникс»:
1) Покупка готового решения. Преимущества данного способа в том, что
готовое решение уже отлажено, имеет минимум ошибок, и потребуется меньше
времени на интеграцию системы. Приобретаемая система, скорее всего, хорошо
документирована и проверена на множестве организаций аналогичной сферы
деятельности. Однако на рассматриваемой компании сложились уникальные бизнес-
процессы, под которые довольно сложно подобрать подходящее решение из
имеющегося числа готовых программных продуктов. Среди рассмотренных программ
автоматизации складского учета не обнаружено решения, полностью отвечающего
функциональным требованиям системы [30, с.45].
2) Разработка системы на заказ. Этот вариант приобретения ИС дает
возможность получить систему, которая полностью подходит для удовлетворения
требований заказчика. Но заказчик может столкнуться с дополнительными рисками:
сроки создания системы могут быть большими, цена высокой; в системе могут
оказаться скрытые недочеты, которые могут обнаружиться уже после интеграции
системы. Также, этот способ приобретения системы связан с передачей компании-
разработчику конфиденциальных данных, что крайне нежелательно для ООО « РГ
Оникс».
3) Покупка и доработка. Данный вариант дает возможность доработать готовое
решение до необходимых функциональных требований, выдвигаемых к системе.
Данное решение содержит в себе преимущества и недостатки вариантов «Разработка
46
на заказ» и «Покупка готового решения». Полученное решение может в полной мере
соответствовать требованиям компании. Некоторая часть системных модулей будет
хорошо налажена, а часть написана «с нуля» и может содержать различные
недостатки. Продолжительность доработки будет невысокой по сравнению с
продолжительностью разработки новой системы, а стоимость – выше, чем покупать
готовое решение, но ниже, чем создавать всю систему «с нуля». Но, доработка
системы, созданной другой компанией, может быть связана со значительными
сложностями, связанными с неполнотой или отсутствием технической документации
и трудностями во взаимодействии с создателями системы-прототипа. Кроме того, при
таком методе приобретения ИС могут обнаружиться дополнительные риски:
возможна несовместимость различных элементов системы, скрытые недочеты
программного обеспечения.
4) Собственная разработка. Этот вариант дает возможность получить систему,
полностью отвечающую требованиям компании. ООО «РГ Оникс» имеет в
распоряжении высокопрофессионального специалиста, который может в кратчайшие
сроки произвести автоматизацию ведения отчетности. Плюсы данного варианта –
последующая модернизация системы, намного снижающая риск получить решение,
не соответствующее требованиям предприятия:
- полная совместимость всех элементов системы;
- полная интеграция с имеющимися ИС собственной разработки;
- исключение утечки конфиденциальной информации.
На основе данных проведенного анализа, с учетом плюсов и минусов каждого
из возможных вариантов, был сделан вывод о создании новой информационной
системы, которая будет полностью реализовать требуемые задачи и максимально
применять имеющиеся ресурсы компании, не требуя больших затрат на поддержку и
доработку.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) подсистемы представляет собой
информационную модель работы сотрудников предприятия [31, с.87].
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2045

Смотрите также:

Анализ эффективности инвестиций предприятия на примере ООО «СпецПримСтрой»
Изложение содержания дела, по которому приняты судебные постановления
_-___-~1
_1-тема-СтрМетал