Дипломная работа: Автоматизация проведения и архивации тендеров на примере группы компаний TBN
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
27
Рисунок 7. Декомпозиция блока
Рисунок 8. Декомпозиция блока
Стоит отметить, что процесс декомпозиции может продолжаться,
пока исходный процесс не будет разбит на необходимое количество
блоков.
В результате построения модели БП необходимо автоматизировать
процесс проведения и архивации тендеров в ГК «Алматы TBN-сервис».
28
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
В предыдущем пункте с помощью IDEF-диаграмм выполнено
моделирование рассматриваемого БП на примере ГК «Алматы TBN-
сервис».
Существующий метод проведения и архивации тендера связан с
достаточной трудоемкостью, который с большой вероятностью приведет к
их неправильной интерпретации или даже утери. В результате сформируем
фрагмент схемы документооборота, который отображает деятельность ГК
«Алматы TBN-сервис» при решении рассмотренных задач (рисунок 9):
Исполнитель
Действие
Персонал
Руководство
Архив
Формирование
заявления на тендер
компании
Проверка
правильности
заполнения
документации и
подписание
Получение копии
подписанных
документов
Рисунок 9. Схема документооборота
Заявление на
тендер,
результат
тендера,
отчетность
Заявление на
тендер,
результат
тендера,
отчетность
Заявление на
тендер,
результат
тендера,
отчетность
Заявление на
тендер,
результат
тендера,
отчетность
(оригиналы)
Заявление на
тендер,
результат
тендера,
отчетность
(копии)
29
В настоящее время практически невозможно получить сразу
перечень всех необходимых показателей для контроля плана работы
компании или других задач по проведению и архивации тендера.
Рассмотрим временные характеристики реализации описанных БП
при использовании бумажного проведения и архивации тендера (таблица
2).
Стоит заметить, что если учесть итоговую продолжительность
стандартного дня работы, то можно предположить, что на реализацию всех
других рабочих обязанностей останется только менее 50% времени, а это
является крайне неэффективным показателем.
Таблица 2.
Характеристики описания процессов в бумажном виде
Действие
Среднее
количество
за отчетный
период
Время, необходимое
для выполнения
действия, минуты.
Суммарное
время,
минуты
Подача
заявления на
тендер
25
5
125
Проведение
тендера
20
10
200
Архивация
результатов
тендера
20
10
200
ИТОГО, минуты
525
Таким образом, ежедневно, около 525 минут, персонал занят
обработкой проведения и архивации тендеров.
Для традиционного способа документооборота также характерны и
другие недостатки:
– низкая скорость и точность выполнения расчетов отклонений
фактических и плановых показателей;
– малоэффективное применение рабочего времени персонала и
руководства;
– контроль работы персонала только со стороны руководства;
– увеличивающийся «поток» бумажной документации;
30
– низкий уровень защиты данных.
В результате автоматизации процесса проведения тендера,
предполагается получать точные сведения о деятельности компании,
сократить время на формирование оперативных отчетов, сопоставления
показателей. Очевидно, что для выполнения автоматизации надо
использовать компьютерную технику.
Стоит отметить, что после проведения анализа программной и
аппаратной архитектуры ГК «Алматы TBN-сервис», можно сделать вывод
о том, что компания владеет всем перечнем необходимого оборудования
для автоматизации рассматриваемого БП:
– рабочие ПК (спецификация указана в п.1.2);
– принтеры Canon MP250;
– сетевое оборудование ЛВС.
Другими словами, процесс автоматизации компании не принесет
финансовых издержек на модернизацию уже имеющегося оборудования
или покупки новой компьютерной техники.
В таблице 3 показан расчет эффекта от внедрения и автоматизации
проведения и архивации тендеров в ГК «Алматы TBN-сервис» с
применением компьютерной техники.
Таблица 3.
Расчет эффекта от автоматизации
Действие
Среднее
количество
за отчетный
период
Время, что
необходимо для
выполнения
действия, минуты
Суммарное
время,
минуты
Подача
заявления на
тендер
25
5
125
Проведение
тендера
20
2
40
Архивация
результатов
тендера
20
2
40
ИТОГО, минуты
205
31
Стоит отметить, что в результате автоматизации указанного бизнес-
процесса общее время на выполнение и оформление проведения и
архивации тендеров снизится до 365 минут в день, а именно, на 160 часов
меньше, нежели в традиционном бумажном режиме управления, что
является более, чем на 30% меньше в сравнении с исходным вариантом.
Кроме этого, присутствуют и другие преимущества автоматизации:
– выполнение оперативной обработки данных;
– выдача результатов на печать в удобной форме;
– быстрая корректировка информации;
– применение системы разграничения пользователей;
– сокращение времени на оформления документации и
отчетности.
То есть, применение вычислительной техники с положительной
стороны влияет на процесс проведения и архивации тендеров.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Одной из базовых составляющих успешной деятельности компании
любого направления деятельности считается развитие системы
информационной безопасности (ИБ).
Постоянная надобность реализации мероприятий в рассматриваемой
сфере информатизации объясняется требованиями для хранения данных в
любой существующей информационной системе, к примеру, личных
данных клиентов и сотрудников.
Еще одной важнейшей стороной является защита документации от
уничтожения (как случайного, так и преднамеренного). При этом такая
утрата может быть спровоцирована как злоумышленником, так и штатным
сотрудником фирмы.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2012