Дипломная работа: Автоматизация проведения и архивации тендеров на примере группы компаний TBN
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
37
Рисунок 11. Интерфейс СЭД ELMA
Заметим, что в их числе присутствует модуль под названием ECM+,
Проекты+ – это так называемые стандартные функции менеджментами
проектов плюс управление процессами.
Модуль ELMA CRM+ дает возможность реализовать клиент-
ориентированный метод через реализацию так называемых сквозных
процессов, а также KPI-решение, что отсутствует в системе Directum.
Стоит отметить, что к вопросу о возможностях выполнения
интеграции – плагины для работы с продуктом MS Outlook присутствует у
ELMA ECM+.
Чтобы не путаться в огромном количестве файлов, которые имеют
поправки и изменения, документы в приложении часто имеют
неограниченное число версий, где только одну можно назначить как
актуальную. Вся история выполненных изменений документа
записывается на карточку формируемого документа.
38
Практические все необходимые инструменты, которые
предназначены для работы в документе и контроля дисциплины по работе
с указанными документами находятся непосредственно под рукой у
пользователя.
Если же документ поступил непосредственно в компанию только в
бумажном виде, то он автоматически будет сохранен в системе после его
К достоинствам системы Optima WorkFlow можно относить
возможность применения разного рода дополнительных стилей
непосредственно в описи документов, выполнение вывода изображений
прямо в опись документов, а также область просмотра.
Стоит отметить, что возможна фильтрация загруженной ранее описи
документов.
В СЭД Optima WorkFlow (рисунок 12) поддерживается настройка
разного рода рубрикаторов непосредственно в журналах документов, а
также настройка области просмотра для выбранной записи
непосредственно в описи документов.
Рисунок 12. Внешний вид СЭД Optima WorkFlow
39
Стоит отметить, что часто применяется кастомизация
регистрационной карточки. Сторонние web-приложения также могут
встраиваться в работу СЭД. Есть интеграция с ПО IBM WebSphere MQ.
Кроме этого, для автоматизации деятельности подразделений с
архивными данными разработан модуль Архив.
Недостатки СЭД:
– нет возможности копировать ссылки на объект;
– нет возможности разрабатывать и настраивать
пользовательские папки.
В результате рассмотрения программ, можно сделать вывод, что они
не подходят полностью под деятельности компании и необходима
разработка нового программного обеспечения.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
В рассматриваемой методике выполнения процесса планирования
основных задач с точки зрения разработки проекта автоматизации, как
правило, можно выделить, несколько основных стадий.
Первой стадией является анализ стратегии для качественного и
результативного развития бизнеса.
Заметим тот факт, что в настоящее время в условиях конкуренции
будут «выигрывать» такие организации, у которых стратегии в бизнесе
могут объединяться с стратегиями развития в направлении внедрения
информационных технологий.
Следующей стадией в этом процессе считается поиск и обработка
информации и отчетности, полученной непосредственно по
телекоммуникационным каналам.
Далее выполняется конкретный подход к каждой из поставленных
задач для снижения общей нагрузки на персонал.
40
Затем результаты решения указанных задач передаются
непосредственно руководителю ГК «Алматы TBN-сервис».
На указанном этапе возможно выполнять корректировку и
исправление работы.
Различают четыре основные варианта стратегии автоматизации
деятельности:
– хаотичная автоматизация;
– автоматизация в разрезе участков;
– автоматизация в направлении;
– комплексная автоматизация.
В рассматриваемом случае выбрана стратегия автоматизации
организации по участкам.
В результате этого руководство ГК «Алматы TBN-сервис» сможет
автоматизировать свою деятельность в направлении проведения тендеров,
при этом получив определенный экономический эффект.
Для ГК «Алматы TBN-сервис» разработка стратегии для реализации
проекта будет следующей:
– анализ направления деятельности компании;
– анализ плана развития ГК «Алматы TBN-сервис»;
– определения свойств разрабатываемой системы автоматизации;
– определение функциональности системы;
– выполнение анализа существующих разработок;
– реализация стратегии автоматизации процесса проведения и
архивации тендеров;
– выбор метода приобретения ПО;
– определение архитектуры ПО;
– разработка бизнес-плана.
На сегодня применяются две ключевых стратегии по автоматизации
деятельности:
41
– адаптация существующего продукта непосредственно под
рассматриваемый бизнес-процесс ГК «Алматы TBN-сервис»;
– реорганизация БП и последующая автоматизации, упрощенной
структуры.
Для ГК «Алматы TBN-сервис» более подходит второй случай.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Способы приобретения ИС – это описание последующих действий от
определения или формализации решения в необходимости ИС и до
момента пока она не будет внедрена в деятельность ГК «Алматы TBN-
сервис».
Существуют следующие методы приобретения АИС:
– разработка (заказная или самостоятельная);
– покупка готово решения;
– покупка и доработка ИС;
– аренда ИС.
Стоит отметить, что при покупке готового решения надо выбрать
такое решение, которое полностью будет соответствовать четко
определенным схемам ведения бизнеса.
Это очень сложно, поскольку производители систем автоматизации
не всегда могут угодить клиентам, и их ИС получаются перегруженными
ненужным функционалом, за который надо платить.
Также приобретаемая ИС не подходит из-за перечня недостатков,
нехватки функциональности, плохо продуманного направления будущего
развития ИС, длительный срок адаптации непосредственно под требования
компаний.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2012