Материал: Автоматизация учета клиентов туристического агентства (на примере ООО "Актив-тур")
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
17
2 ОПИСАНИЕ РАЗРАБОТАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ
СИСТЕМЫ
2.1 Характеристика туристического агентства
Туристическая фирма ООО «Актив-тур» является обществом с
ограниченной ответственностью. Предприятие работает на основании
операторской лицензии серии ТД №0025157 регистрационный номер 77-оф-
19042.
Компания «Аквамарин» начала работу в 2009 году и на данный момент
является активным участником туристического рынка. Фирма сотрудничает с
ведущими российскими туристическими организациями.
Партнерами туристической фирмы «Аквамарин» на настоящий момент
являются такие известные организации как: Ascenttravel, GTI, Capitaltour,
Coraltravel, TEZtour и др.
Организационно-штатная структура компании представлена на рисунке
4.
18
Генеральный
директор
Гл. бухгалтер
Отдел продаж
Юридический
отдел
Бухгалтерия
Директор по
маркетингу
Директор по
кадрам
Отдел
маркетинга и
рекламы
Начальник
отдела продаж
Касса Call-центр
Отдел контроля
продаж
Отдел кадров
Отдел обучения
и развития
Курьерская
служба
Техническая
служба
Рисунок 4 Организационно-штатная структура ООО «Актив-тур»
Генеральный директор реализует руководство компанией. Он обязан
принимать стратегические решения, отслеживать работу заместителей.
Главбух отвечает за весь бухучет и налоговый учет предприятия,
создание и передачу отчетности. В этом ему помогают обычные бухгалтера.
Кассир работает с наличностью, формирует кассовые ордера и выписывает
кассовые чеки на ККМ.
Юридический отдел во главе с руководителем курирует правовые
вопросы работы предприятия, представляет компанию в органах надзора, в
арбитражных судах.
Начальник отдела продаж отвечает за руководство отделом продаж,
отделом отслеживания продаж и службы доставки.
Менеджеры отдела продаж заняты общением клиентами, продают им
туристические продукты, готовят договора с клиентами. Общение с клиентами
происходит либо в офисе, либо по телефону, либо в рамках электронной
почты, мессенджеров и социальных сетей.
19
Персонал отдела контроля продаж контролирует корректность
подготовки договоров, отсутствие ошибок менеджеров и нюансов в процессе
бронирования туров, билетов и отелей.
Служба доставки реализует доставку бумажных документов клиентам
по городу, если пользователь заказал и оплатил тур удаленно.
Еженедельно менеджер готовит отчеты о проделанной работе, где
отображаются итоги работы по каждому клиенту. Также менеджером ведут
совокупный отчет по сумме звонков, встреч, готовых договоров на оказание
туристических услуг.
В рамках своей деятельности менеджер применяет такие входные
документы:
• Список мест отдыха (отелей, вилл, апартаментов и так далее);
• Перечень гостиниц;
• Список туров по типам (экскурсионные, пляжные, детские,
горнолыжные, шоппинг и т.д.);
• Расписание авиарейсов и железнодорожных перевозок;
• Визы клиента;
• Перечень требуемых документов для подготовки виз;
• Документы от клиента о факте оплаты тура.
Выходными документами становятся:
• Договор об оказании тур услуг;
• Туристский ваучер;
• Информационный листок с описанием страны и тура;
• Ж/д билеты и авиабилеты;
• Отчет по работе с клиентами за период;
• Отчет по продаже туров за период;
• Отчет по подготовленным визам за период;
• Отчет по документам, которые переданы в посольства для
получения виз;
• Отчет по самым популярным местам отдыха;
20
• Отчет по работе менеджера за период.
2.2 Схемы информационных процессов системы
В рамках своей деятельности менеджер применяет такие входные
документы:
• Список мест отдыха (отелей, вилл, апартаментов и так далее);
• Перечень гостиниц;
• Список туров по типам (экскурсионные, пляжные, детские,
горнолыжные, шоппинг и т.д.);
• Расписание авиарейсов и железнодорожных перевозок;
• Визы клиента;
• Перечень требуемых документов для подготовки виз;
• Документы от клиента о факте оплаты тура.
Выходными документами становятся:
• Договор об оказании тур услуг;
• Туристский ваучер;
• Информационный листок с описанием страны и тура;
• Ж/д билеты и авиабилеты;
• Отчет по работе с клиентами за период;
• Отчет по продаже туров за период;
• Отчет по подготовленным визам за период;
• Отчет по документам, которые переданы в посольства для
получения виз;
• Отчет по самым популярным местам отдыха;
• Отчет по работе менеджера за период.
В процессе работы менеджер по продажам применяет разные
документы, где основными становятся предварительная заявка клиента на
21
подбор тура и договор на реализацию тур услуг. В процессе взаимодействия с
клиентом менеджер старается выполнить следующие действия:
• Принять заявку по телефону, факсу или электронной почте,
описать ее в файле Excel, уточнив важные вопросы у клиента;
• Заводит клиента, если он новый. Эта процедура состоит из записи
ФИО клиента, его паспортных данных (для подготовки договора), адреса и
телефона. Все это переносится в файл Excel;
• Определяет клиента, если о уже ранее обращался в турфирму.
Процесс инициации заключает в поиске клиента в БД при помощи средств
поиска;
• Выбирает несколько туров по требованиям клиента методом
отслеживания тура, понимания его особенностей и степени соответствия для
конкретного клиента;
• Выводит список из подобранных туров, перенося из названия в
файл Excel;
• Передает клиенту данные о доступных турах удобным ему
способом и в нужное время;
• В момент общения с клиентом определяет, отвечают ли
подобранные туры требованиям, а также уточняет возможные скрытые или не
озвученные ранее пожелания клиента;
• Если требуется, повторяет подбор туров и составление списка;
• Если клиент решает положительно, оформляет договор оказания
услуг методом копирования или набора вручную данных клиента и тура в
шаблон договора.
Главная сложность при данном порядке работы становится деление
сведений, применяемых в ходе реализации менеджером своих обязанностей.
Перечень клиентов, начальная заявка, описания туров расположены в разных
файлах, что требует обращения к каждому из них поочередно. В процессе
подготовки договоров менеджер должен переносить данный из файла со
списком клиентов в договор, что может негативно сказаться на качестве его
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1438