Дипломная работа: Автоматизация учета рабочего времени сотрудников компании ООО "ВЕЛЕС"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
19
1.2.3. Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
Несмотря на небольшую численность работников, их деятельность очень
сложно отследить и спланировать.
Следующей проблемой для руководства компании является отсутствие
отчетности по выполненным задачам - все происходит в устной форме и у
сотрудников мастерской есть возможность нарушать трудовой договор,
оказывая услуги и принимая оплату, не передав ее в кассу организации, что
ведет к убыткам ООО «ВЕЛЕС».
Также, отсутствие отчетности не позволяет выстроить четкую стратегию
по развитию бизнеса, повышению прибыли, привлечению клиентов.
Кроме того, для работников мастерской оплата труда сдельно
повременная - зависит и от отработанных часов, и от количества оказанных
услуг.
Выдача заданий работникам зачастую происходит устно или в виде заявки
на бумажном носителе, что порой приводит к несвоевременному выполнению
задач, утере заявок, неточности выполнения.
Учет деятельности и отработанных часов производится вручную, что
может приводить к ошибкам связанным с человеческим фактором или же
специальному сокрытию информации. При этом руководитель не получает
вовремя достоверную информацию, выдает задачи с опозданием.
Все это в совокупности снижает конкурентоспособность ООО «ВЕЛЕС»
на рынке.
В документообороте ООО «ВЕЛЕС» участвуют следующие документы,
которые необходимо автоматизировать:
- перечень задач для работников;
- табель отработанных часов;
- заключенные сделки;
- отчеты о выполнении задач.
На рис. 1.6 представлен фрагмента схемы документооборота ООО
«ВЕЛЕС».
20
Исполнитель
Руководитель Работники Архип
J действие
Разработка перечня
Перечень зада
задач для
сотрудников
2. Ознакомление е
1еречень задач
задачами
3. Отметка о
выполнении
Перечень зада
Дою вор на
, Заключен не
заключение
сделки
еда I к и
2. Оформление
Договор на Договор на
докуменIации на
ill.4 Л К' ■ IL 11 Л L
1акл1очение
сделку сделки
сделки
3. Отправка
ДoJ опор на
руководителю
заключение
сделки
Составление
Отче т о
О 'С . И
иьлнилел нм
задач
2, Отправка
р\ ководителю
Отчет о
выполнении
•задач
Отчет о
выполнении
задач
3. Ознакомление с
hi ■ .■ им
4. Отметка о
Отчет о
выполнении залам
Л ". -С 1
задач
I. Подсчет
Табель
отработанного времени
отраоотанных
1-ЛЧ.1 ч
Т абель
2, Составление табеля
отработанных
отработанных часов
4112 015
3. Утверждение
г а пел ъ
I'абель
табеля
отработанных отработанных
часов часов
Рис. 1.6 - Фрагмент схемы документооборота
Таким образом, видно, что для организации очень важно производить учет
рабочего времени сотрудников компании и отслеживать выполняемые задачи,
для чего необходимо внедрить автоматизированную информационную систему
учета рабочего времени сотрудников.
Автоматизация этих процессов позволит:
- значительно сократить временные и трудовые затраты на ведение
учета и отчетности;
- исключить ошибки связанные с человеческим фактором;
- позволит оперативно сообщать работникам о поставленных задачах;
- после выполнения задачи руководитель сразу увидит отметку о
выполнении;
- программа позволит правильно рассчитывать отработанное время и
выполненные задачи;
- повысит конкурентоспособность организации в целом.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
В ООО «ВЕЛЕС» следующие группы данных подлежат защите:
- персональные данные сотрудников;
- информация о клиентах;
- информация о поставщиках;
- информация о партнерах;
- разработанное и используемое программное обеспечение;
- контракты;
- данные о финансовых операциях компании.
Информация о бухгалтерских операциях и отчетностях доступна
бухгалтеру и директору и хранится в кабинете бухгалтера.
Данные о клиентах хранятся в бумажном и электронном варианте в
кабинете директора, а в электронном доступны для бухгалтера и операторов
составляющих договоры.
Технические задания, программное обеспечение хранятся у разработчиков
и доступны разработчикам и директору.
21
Для обеспечения информационной безопасности в компании ООО
«ВЕЛЕС» применяется антивирусное программное обеспечение Kaspersky
Internet Security, межсетевой экран Cisco ASA 5516 RM1A001 и разграничение
ролей и прав доступа, электронная цифровая подпись.
Каждый сотрудник подписывает договор о неразглашении служебной
информации и коммерческой тайны.
Информационной безопасностью компании занимается IT-отдел,
ответственный - начальник отдела.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
В настоящее время, компания ООО «ВЕЛЕС» не имеет программных
средств для учета рабочего времени сотрудников, поэтому руководителю,
приходится осуществлять этот учет вручную. Эти сведения также необходимы
для бухгалтерии и отдела кадров, однако в связи с человеческим фактором,
помимо больших временных и трудовых затрат на ручную обработку приводит к
ошибкам или преднамеренному искажению показателей. Для решения этих
проблем необходимо учет рабочего времени сотрудников автоматизировать.
Для автоматизации этого процесса используют специальный класс систем.
Системы учета рабочего времени - это комплекс аппаратных и программных
мер, которые используются для контроля деятельности сотрудников фирмы в
автоматическом режиме.
Учет рабочего времени сотрудников включает:
- контроль доступа (время прихода на работу и ухода домой);
- нахождение на рабочем месте (позволяет выявить сотрудников,
которые без причины покидают рабочее место);
- отработанные часы (отслеживаются больничные, отпускные дни,
отгулы).
Эти данные записываются и анализируются, а также сопоставляются со
временем, проведенным на рабочем месте.
22
23
Проведем сравнительный анализ информационных систем,
предназначенных для автоматизации учета рабочего времени сотрудников
компании. Так для анализа были выбраны следующие информационные
системы:
- SearchInform;
- KickIdler;
- StaffCop.
Рассмотрим систему SearchInform, интерфейс которой представлен на
рисунке 1.7.
Рис. 1.7 - Интерфейс программы SearchInform
Решения «SearchInform» позволяют [14]:
- учет, регистрация, обработка, анализ и хранение данных о
деятельности предприятия.
- контроль прихода и ухода персонала. Функция реализуется с
помощью автоматизированной системы, которая устанавливается на вход и не
позволяет пройти без электронного ключа доступа.
- механизм ограничения доступа включает в себя систему
видеонаблюдения, турникеты, усиленные замки с электронным ключом и другие
элементы, которые запрещают свободный вход/выход в здание или офис.
- электронный ключ чаще всего представляет собой магнитную или
пластиковую карту, которую сканируют для доступа к объекту. У каждого
сотрудника свой идентификатор, который «вшивается» в электронный ключ. В
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2431