Материал: Автоматизация управления персоналом в "АО РЖД"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
20
организовать бизнес-процессы по управлению персоналом,
исключить многократный ввод одних и тех же данных в учетную систему
и оптимизировать ежедневную работу сотрудников различных служб
компании;
наладить эффективный учет всей информации, относящейся к
персоналу компании, создавая тем самым основу для анализа и
планирования затрат на персонал;
вести учет в соответствии с законодательством и
минимизировать риск финансовых санкций со стороны фискальных
органов.
На рис 10 представлена схема документооборота информационной системы.
Рисунок 10. Схема документооборота
информационной системы
Временные характеристики работы процессов приведены в таблице .
21
Таблица 3
Характеристики процессов работы ИТ отдела
Действие
Среднее кол-
во
документов
по расчету
заработной
платы за
день на
одного
сотрудника
Время, необходимое
для выполнения
одного действия,
минуты
Общее
время,
минуты
Регистрация
всех
документов
40
15
600
Поиск
необходимой
информации
7
15
105
ИТОГО, минут:
705
Как видно из таблицы, ежедневно, в среднем, 705 минут или 11 часов,
специалист отдела повременной оплаты труда занят занесением необходимых
сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском
нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет
12 часов, можно сделать вывод, что на непосредственную работу по решению
проблем пользователей остается менее 10 % рабочего времени, что крайне
неэффективно.
Основные недостатки, присущие существующей практике управления и
обработки документов по расчету заработной платы:
- большое количество документов по расчету заработной платы в
бумажном виде;
- неудобство контроля исполнения документов по расчету заработной
платы;
- сложное определение очереди документов по расчету заработной платы;
- низкая производительность труда в производственной сфере;
- высокая трудоемкость обработки информации ;
- низкая оперативность, снижающая качество работы отдела;
- несовершенство организации сбора и регистрации исходной информации;
- несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения.
22
В настоящее время вся деятельность работы отдела по управлению
персоналом АО «ЭР Телеком Холдинг» ведется с помощью программного
обеспечения MicrosoftOffice. С помощью MicrosoftExcel создаются файлы –
таблицы, в которые, в определенные столбцы заносится информация о
сотрудников – должность, Ф.И.О, дата (место) рождения, образование,
семейное положение, дети, СНИЛС, ИНН и т.д. С помощью программ Word
формируются личная карточка работника. Входная информация заносится
ответственными лицами вручную на основании данных документов,
предоставленных работником. Такой способ учета существенно упрощает
рутинную работу исполнителей и добавляет несколько новых возможностей
(поиск и сортировка по столбцам, возможность использования формул).
Основная работа специалиста по кадрам заключается в подборе кадров.
Специалист должен правильно оценить возможности человека и предложить
ему подходящую должность.
В состав типовых функций отдела кадров входит:
– разработка, оформление, обеспечение использования и хранения
штатного расписания организации;
– документирование оформления приема, увольнения, перевода,
перемещения работников, предоставления им отпусков в соответствии с
трудовым законодательством;
– ведение учета личного состава работников организации, оформление
личных дел, внесение в них новых данных, характеризующих работника и
т.д.
Для данного способа учета также характерны следующие недостатки:
– Неэффективное использование рабочего времени.
– Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
– Увеличивающийся «поток» бумажной работы.
– Усталость – усиление негативного воздействия человеческого фактора.
23
Несмотря на то, что с началом использования шаблонных таблиц Excel
значительно облегчилось ведение работы отдела персонала, были выявлены
следующие недостатки:
– большое количество документов, не систематизированных в системе;
– документы теряются;
– накапливается множество документов, назначение и источник которых
неясны;
– документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
– тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и
формирование тематической подборки документов;
– создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и
копирование документов тратиться немало средств;
– на подготовку и согласование документов тратится много времени.
Все вышеперечисленные недостатки указывают на необходимость
автоматизации системы отдела управления персоналом.
Перечень функций, подлежащих автоматизации:
– подготовка и редактирование штатного расписания;
– учет вакансий;
– ведение личных карточек работников;
– прием сотрудника на работу, перевод работника на новую должность;
– ведение истории работы для каждого работника;
– учет отпусков и командировок работников;
– хранение в архиве базы данных информации об уволенных сотрудниках;
– расчет заработной платы для каждого сотрудника с учетом надбавок и
ставки;
– подготовка данных для пенсионного фонда;
– автоматизированная подготовка следующих документов;
– приказ о приеме на работу (форма Т-1);
– приказ об увольнении (форма Т-8);
– приказ о направлении работника в командировку (форма Т-9);
24
– приказ о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6);
– штатное расписание (форма Т-3);
– трудовой договор;
– личная карточка сотрудника (форма Т-2 ГС);
– анкета застрахованного лица (форма АДВ-1);
– опись документов, передаваемых страхователем в пенсионный фонд
(форма АДВ-6-1);
– список сотрудников по отделам;
– список вакансий.
Автоматизация отдела управление персоналом, а именно учет личных
карточек, позволит значительно сократить издержки, уменьшит время на поиск
и формирование информации о сотруднике, повысит качество работы, устранит
ошибки ввода, будет содействовать эффективному и безопасному хранению и
доступу к информации.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2274