Матрица РАЗУ (разделения административных задач управления)
В матрице РАЗУ используются символы, отражающие три принципиальных аспекта выполнения каждой управленческой работы (три блока символов):
1. Принятие решения по работе (отражает содержание деятельности руководства по реализации управленческих задач):
Я – единоличное принятие решения;
! – участие в коллективном принятии решения с правом подписи;
Р – участие в коллективном принятии решения без права подписи.
2. Управление выполнением работы (отражает содержание деятельности исполнителей по управлению выполнением управленческой задачи):
П – планирование;
О – организация;
К – контроль;
Х – координация;
А – активизация, мотивация.
3. Выполнение работы (отражает содержание деятельность исполнителей по подготовке, техническому и информационному обслуживанию реализации управленческих задач):
Т – исполнение рабочих операций;
С – согласование, консультирование, визирование;
М – подготовка предложений;
И – получение и передача информации;
± – выполнение расчетных операций.
Прочерком (дефисом) изображается неучастие в выполнении работы.
Правила заполнения матрицы РАЗУ:
Символы «!» и «Р» всегда должны соприсутствовать в строке. При этом символ «!» должен присутствовать однократно, а символ «Р» - один и более раз.
Символ «Я» должен присутствовать в строке только один раз.
Символ «Я» и группа символов по коллегиальному решению «!» и «Р» являются взаимоисключающими. По работе может приниматься решение либо коллегиально, либо единолично, но никак ни одновременно.
Символы принятия решения должны присутствовать в строке обязательно.
Обязательно должны присутствовать в каждой строке символы, относящиеся к управленческому аспекту работы («П», «О», «К», «А»). При этом они могут присутствовать и более одного раза, если это соответствует действительности. Символ «Х» можно опускать в случае, если работа не предполагает участия большое количества (менее 3) структурных единиц.
Обязательно в каждой строке должен присутствовать символ «Т», изображающий выполнение рабочих операций. Таких символов может быть более одного. При этом в случае нескольких исполнителей ответственного исполнителя выделяют специальным образом, например, подчеркиванием, кружком, жирным шрифтом или курсивом.
Данные правила являются формальными и должны выполняться в любом случае. Все остальные комбинации символов разрешены. Желательно, чтобы в каждой клетке было не более 4 символов.
Одним из преимуществ матрицы РАЗУ является возможность перехода от «буквенного» выражения к «числовому», позволяющему определить трудоемкость отдельных работ и загруженность исполнителей на протяжении всего проекта. Это является основой для перераспределения обязанностей и распределения премиального фонда.
Планирование проекта по временным параметрам:
определение продолжительность отдельных работ;
определение взаимосвязи и последовательности выполнения работ;
формирование сетевого графика, календарного графика и сетевой матрицы проекта;
расчет общей продолжительности проекта и определение временных резервов.
Основной инструмент планирования проекта по временным параметрам – сетевой график проекта.
Основной инструмент планирования проекта по временным параметрам – сетевой график проекта.
Сетевой график («сеть») представляет собой ориентированный граф (геометрическую фигуру, состоящую из вершин и направленных стрелок), изображающий все необходимые для достижения цели операции, показанные в технологической взаимосвязи и последовательности. Сетевые модели отображают технологическую взаимосвязь работ; позволяют осуществить календарное планирование работ, оптимизировать использование ресурсов, сокращать или увеличивать продолжительность работ, организовать оперативное управление и контроль.
Основные элементы сетевых графиков:
работа – трудовой процесс, требующий затрат времени и ресурсов;
событие – результат выполнения одной или нескольких работ, позволяющий начинать следующую работу;
фиктивная работы (ожидание) – не требует затрат труда, но требует затрат времени;
путь – непрерывная последовательность работ от исходного до завершающего события.
Правила построения сетевых графиков:
правило последовательности отображения работ – сетевые графики следует строить от начала к окончанию, т.е. слева направо;
правило изображения стрелок - стрелки, изображающие работы, ожидания или зависимости, могут иметь различный наклон и длину, но должны, как правило, идти слева направо. Стрелки в сетевом графике не должны отклоняться влево от оси ординат;
правило пересечения стрелок - пересечения стрелок допустимы, но чем меньше пересечений, тем нагляднее становится график;
правило обозначения параллельных работ – на сетевом графике не должно выходить две работы из одного и того же события и завершаться в одном и том же событии;
правило запрещения замкнутых контуров (циклов или петель) - при построении сети недопустимо строить замкнуты контуры, т.е. пути, соединяющие некоторые события с ними же самими;
правило запрещения «тупиков» и «хвостовых» событий – в сетевом графике не должно быть тупиков, т.е. событий из которых не выходит ни одной работы, за исключением завершающего события сети (в многоцелевых графиках завершающих событий несколько, но это особый случай) и хвостовых событий, т.е. событий, в которые не входит ни одной работы, конечно, если это событие не является начальным;
правило кодирования событий сетевого графика.
Математический аппарат расчета сетевого графика.
Методы расчета сетевого графика:
Графический - предполагает расчет параметров сетевого графика непосредственно на самом графике.
Табличный - представляет собой алгоритм расчета параметров сетевого графика в табличной форме.
Секторный - каждое событие для этого делится на три, четыре или, даже, шесть секторов.
Разработка расписания проекта.
Разработка расписания проекта – это процесс анализа взаимосвязей между операциями, длительности по срокам, требований к ресурсам, в результате которого появляется расписание проекта.
Подсистема управления стоимостью в проекте.
Разработка смет и бюджета проекта.
Основные документы управления стоимостью проекта – сметы и бюджет.
Сметы могут составляться по отдельным работам, элементам проекта, временным периодам и т.д.
Бюджет проекта – это документ, отражающий доходы и расходы по проекту во временном периоде.
Бюджет проекта предназначен для планирования расхода средств проекта по временным периодам (год, квартал, месяц) в течение всего времени его осуществления.
Управление ресурсами – деятельность, направленная на обеспечение работ необходимыми ресурсами при соблюдении ранее запланированных сроков и качества.
Виды ресурсов в проекте:
материально-технические;
человеческие;
финансовые.
Цель планирования ресурсов – определить виды, количество и специфические особенности, необходимых для проекта ресурсов, при этом исследуются имеющиеся запасы ресурсов.
Спецификация ресурсов – требования к качеству ресурсов.
Способы сглаживания конфликтов ресурсов:
нормализация – выполняются те работы, для которых имеется достаточное количество ресурсов;
растяжение – при недостатке ресурсов, но имеющихся запасов времени выполняется тот же объем работ, но за более продолжительный срок;
сжатие – сокращение времени выполнения работ, при имеющихся дополнительных ресурсах.
Управление коммуникациями – деятельность, направленная на обеспечение сбора, обработки и своевременного предоставления информации, необходимой участникам проекта (на эффективное взаимодействие участников проекта).
Целью планирования коммуникаций является создание системы эффективного обмена информацией между участниками проекта для его успешной реализации.
Коммуникации в проекте делятся на внешние (с участниками проекта) и внутренними (внутри команды проекта).
План коммуникаций – кому, когда, от кого, какие сроки, в какое время, в каком объеме, в каком виде и на каком носителей, какая информация нужна.
Управление рисками – процесс принятия и выполнения управленческих решений, направленных на снижение вероятности возникновения неблагоприятного результата и минимизацию возможных потерь проекта, вызванных его реализацией.
Риск – это потенциальная возможность наступления события, являющегося причиной воздействия на проект, приводящего к отклонениям от ранее поставленных целей, принятых решений.
Элементы риска:
рисковое событие;
вероятность наступления;
последствия риска.
В фазе разработки проекта управление рисками подразумевает выявление факторов риска, их анализ, количественную оценку, а также разработку мероприятий, направленных на снижение вероятности наступления рискового события.
Методы количественной и качественной оценки рисков:
статистические методы (базируются на методах математической статистики – дисперсии, отклонении, вариации);
методы экспертных оценок (учет мнений экспертов);
методы аналогий (анализ аналогичных проектов)
методы анализа чувствительности;
метод Монте-Карло;
анализ уместности;
дерево решений.
Методы снижения негативных последствий рисков проекта:
распределение / диверсификация рисков между участниками проекта;
передача риска (например, страхование);
создание резервов;
хеджирование - заключение срочных контрактов и сделок с учетом возможного изменения курсов валют, цен и пр.;
предоставление гарантий;
предоставление залогов;
лимитирование - установление предела расходования сумм;
Этап реализации предполагает физическое воплощение проекта на основе уже сформированной команды проекта и распределенных должностных обязанностей, а также разработанных ключевых документов по проекту – календарного графика, бюджета проекта, плана коммуникаций, планов закупок и поставок ресурсов и др.
Реализация проекта занимает центральное место в процессе управления проектом.
Процессы управления реализацией:
координация и контроль деятельности членов команды проекта;
развитие команды проекта (повышение уровня знаний; повышение эффективности; укрепление чувства доверия и др.);
мотивация команды проекта.
*Контроль – процесс получения и обработки информации с целью выявления и анализа отклонений между плановыми и фактическими объемами работ по проекту.
*Регулирование – сбор и анализ информации о ходе выполнения и текущем состоянии проекта, актуализация сетевых моделей, календарных графиков, бюджета проекта, переоценка объемов выполнения работ, разработка и реализация мероприятий по нивелированию отклонений, разработка оперативных календарных планов.
3. Управление изменениями в проекте.
*Управление изменениями в проекте – процесс системного планирования и прогнозирования изменений, регистрация будущих возможных изменений для принятия решения по их одобрению или отклонению, а также организация и координация текущих изменений, выполняемых по проекту.
4. Управление закупками и поставками в ходе реализации проекта.
5. Предотвращение рисковых событий.
6. Управление коммуникациями в проекте.
Подсистема управления изменениями в проекте.
Подсистема – это объект системы, который можно представить в виде самостоятельной системы, состоящей из элементов и обладающей определенной целостностью.
Управление изменениями в проекте – процесс системного планирования и прогнозирования изменений, регистрация будущих возможных изменений для принятия решения по их одобрению или отклонению, а также организация и координация текущих изменений, выполняемых по проекту.
Регламент управления изменениями в проекте определяет:
Как будут осуществляться изменения в проекте?
Кто имеет право на внесение предложений об изменениях?
Как изменения должны согласовываться?
Кто имеет право принимать решения об осуществлении изменений?
Как изменения документируются? + формы документов (запрос на изменение, контрольные листки и т.д.)
Кто несет ответственность за изменения?
Как оценивается эффективности реализации изменений?
Комитет по управлению изменениями: заказчик, инвестор, руководитель проекта, авторитетные члены команды проекта, представитель генподрядчика.
Метод освоенного объема – метод анализа исполнения календарного плана проекта и бюджета по стоимостным оценкам, наиболее распространенный метод измерения исполнения проекта и его управления.
Базовые показатели метода освоенного объема:
плановые объемы (PV) – показывают, сколько работ должно быть выполнено в конкретный момент времени в соответствии с планом проекта, т.е. каков должен быть прогресс в выполнении проекта на определенную дату;
освоенные объемы (EV) – это фактические объемы выполненных работ, выраженные в показателях плановой стоимости). Этот показатель часто называют бюджетной стоимостью выполненных работ;
фактические затраты (AC) – показывают фактическую (реально сложившуюся) стоимость выполненных объемов работ, т.е. совокупность всех затрат, возникших в ходе выполнения работ.