- «Пожарная безопасность»;
- «Право и организация специального обеспечения»;
- «Гостиничный сервис».
2. Программа подготовки квалифицированных рабочих;
- «Парикмахер»;
- «Портной»;
- «Мастер по обработке цифровой информации».
3. Программа профессиональной подготовки для лиц с ограниченными возможностями здоровья:
- «Швея»;
- «Изготовитель художественных изделий из дерева»;
- «Столяр».
2.2 История создания архива колледжа, его основные задачи и функции
История создания учебного заведения началась в 1962, когда был образован Чебоксарский планово-экономический техникум. Он готовил специалистов по экономике и бухгалтерскому учету. С первых же дней большое внимание и работе архива. Приказ № 22 от 14 февраля 1964 года предусматривал получение учащимся специальности «Библиотекарь на общественных началах». В 80-е годы библиотеке действовали библиотечные советы, созданные для координации деятельности библиотеки с учебной-воспитательной работой. Так же зародилась основа архива.
В Чебоксарском экономико-технологическом колледже Минобразования Чувашии документы, образующиеся в процессе деятельности колледжа, имеющие историческое, социальное, культурное и практическое значение, составляет государственную часть Архивного фонда Чувашской Республики, являются собственностью государства и подлежат передаче на постоянное хранение в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии. До передачи на постоянное хранение в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии эти документы временно, в пределах, установленных Законом Чувашской Республики от 30 марта 2006 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Чувашской Республике», хранятся в архиве колледжа. Так, в 2016 году по акту приема-передачи были переданы документы постоянного хранения в БУ «Госистархив» за период 1977-2008 гг. в количестве 411 ед. хранения.
Колледж обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в его деятельности.
В колледже для хранения документов Архивного фонда Чувашской Республики и законченных делопроизводством документов практического значения, их учета, отбора, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение создан архив. Колледж обеспечил архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
В своей работе архив колледжа руководствуется Федеральным Законом от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Чувашской Республики от 30 марта 2006 г. № 3 «Об архивном деле в Чувашской Республике», Положением об архиве колледжа (приложение 1).
Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляется БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии.
В архив учреждения поступают:
1) Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений учреждения, документы временного (свыше 10 лет) сроков хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.
2) Научно-справочный аппарат к документам архива (описи, историческая справка и др.).
3) Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений предшественников.
Основными задачами архива являются:
- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
- учет и обеспечение сохранности документов;
- создание научно-справочного аппарата к документам архива;
- использование хранящихся в архиве документов;
- подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду на постоянное хранение в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральным Законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», нормативно-методическими, распорядительными документами Минкультуры Чувашии.
- осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве структурных подразделений.
В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:
- принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации;
- учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
- создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
- организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
- проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
- осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделений;
- оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям;
- участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
- участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организации - источниках комплектования архива.
- ежегодно предоставляет в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива).
Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:
- требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
- контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;
- запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования необходимые для работы архива сведения;
- участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.
Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:
- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
- утрату и несанкционированное уничтожение документов;
- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.
- участие в мероприятиях, проводимых БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии по вопросам архивного дела и документационного обеспечения и управления.
Ответственным за архив колледжа назначен архивариус, на которого возлагаются следующие функции: хранение документальных материалов, поступающих в архив, систематизация, размещение и учет дел, выдача архивных копий и документов.
Для выполнения возложенных на него функций архивариус, в соответствии с должностной инструкцией, ведет работу по хранению и ведению архивного дела в колледже, и обеспечивает сохранность документальных материалов, поступивших в архив; принимает от структурных подразделений колледжа документы, законченные делопроизводством; участвует в разработке номенклатуре дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче; подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного хранения, а также акты для передачи документальных материалов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли; участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов; контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива; ведает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива ответы на запросы и ведет их учет, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
2.3 Анализ деятельности архива Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии
Порядок формирования дел в архиве колледжа. Формирование дела - это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела (приложение 2). Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания исполнения. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
Дела формируются в колледже при централизованном ведении делопроизводства - службой ДОУ организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (ответственным лицам). При этом формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости - и соответствующего государственного архива.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:
- уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
- приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
- поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
- утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
- документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
- предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
- переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.
Состав документов архива. Архив колледжа комплектуется:
- делами постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, а также по личному составу;
- описями дел, которые являются научно-справочным аппаратом и раскрывают состав и содержание документов архива.
Дела временного хранения со сроками хранения до десяти лет передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях колледжа и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению по акту, утвержденному директором колледжа. Если отдельные дела необходимо оставить в отделе для текущей работы, то лицо, ответственное за архив, оформляет выдачу этих дел во временное пользование.