Дипломная (вкр): Корпоративные системы управления проектами

Корпоративные системы управления проектами

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические и методологические основы разработки корпоративной системы управления проектами

.1 Понятие корпоративной системы управления проектами

.1.1 Корпоративная методология управления проектами

.1.2 Автоматизированная информационная система управления проектами

.1.3 Проектный офис

.1.4 Обученный персонал для ведения проектной деятельности

.2 Методы разработки и реализации проектов по созданию и внедрению КСУП

.2.1 Этап анализа деятельности организации и ее проектов. Разработка концепции КСУП

.2.2 Разработка КСУП

.2.3 Проведение пилотного проекта

.2.4 Внедрение ИСУП

.2.5 Внедрение КСУП на все проекты компании

.3 Малый бизнес в Российской Федерации

.4 Особенности построения КСУП в малом бизнесе

.4.1 Факторы, отличающие малые предприятия и влияющие на принятие решения о внедрении КСУП

.4.2 Обязательные и дополняющие элементы корпоративной системы управления проектами

Глава 2. Разработка корпоративной системы управления проектами для компании FT

.1 Анализ текущей деятельности организации и ее проектов

.1.1 Краткая характеристика компании FutureToday

.1.2 Текущая организационная структура компании FT

.1.3 Определение состава стейкхолдеров для компании FT (модель Менделоу)

.1.4 Оценка уровня зрелости компании FT

.1.5 Анализ существующей ИСУП

.2 Создание концепции КСУП

.2.1 Постановка требований к системе

.2.2 Выбор базовой методологии управления проектами

.3 Разработка КСУП

.3.1 Разработка новой организационной структуры компании

.3.2 Разработка процессов управления проектами

.3.3 Обучение работе с ИСУП

.4 Рекомендации для разработки КСУП для малого бизнеса

Заключение

Список использованной литературы

Приложение. Заполненные анкеты для оценки модель зрелости по модели Керцнера

Введение

Малый и средний бизнес играет важную роль в экономике, именно за ним многие видят путь развития экономического положения всей страны, ведь именно малый бизнес помогает создавать рабочие места и удовлетворять максимально все нужды населения. Считается, что именно малый бизнес, развиваясь и перерастая в средний и крупный, должен стать локомотивом "новой экономики". Именно поэтому власти страны уже сегодня оказывают ему многогранную поддержку - правовую, образовательную, финансовую и информационную. Программы поддержки предполагают субсидии, гранты от 500 тысяч до 5 миллионов рублей, обучение на безвозмездной основе и многое другое. Регулярно принимаются новые законы, направленные на облегчение существования и поддержку и развитие этой сферы, так, например, с августа 2016 года вступит в силу постановление правительства, увеличивающее в два раза предельные значения выручки для отнесения компаний к категориям малого и среднего бизнеса, что позволит большему количеству фирм претендовать на получение господдержки [23].

Перспективность возможности реализации своих бизнес идей и поддержка государством малого и среднего бизнеса создают предпосылки для развития этого направления, что в свою очередь обуславливает необходимость эффективного управления в этой сфере.

Однако последние исследования показывают, что малому бизнесу приходится сталкиваться со многими проблемами, которые мешают их эффективному функционированию [22]. Среди прочего предприниматели называют проблемы с финансированием и последующим управлением стоимостью проектов, а так же недостаточный опыт сотрудников в ведении проектов. Способность достигать желаемых результатов, используя минимум затрат и усилий - то, что предлагает проектное управление и то, что могло бы помочь корпорациям решить их проблемы.

Вопросы создания и адаптации корпоративной системы управления проектами в различных сферах бизнеса были рассмотрены как в зарубежной, так и отечественной литературе. Основные понятия, принципы, процессы и различные механизмы создания и функционирования корпоративной системы управления проектами (КСУП) рассматривали в своих работах исследователи Андерсен, Орр и Товб. [1, 5 6] Над классификациями методологического знания по управлению проектами работали Арчибальд и ДеКарло[2, 3].

Одними из первых возможностью применения методов управления проектами в малом бизнесе заинтересовались ирландские ученые Тернер, Ледвит и Келли. В результате своего исследования авторы выяснили, что малый бизнес нуждается в КСУП, однако, для того, чтобы эти меры могли б быть применены в жизни, необходимо создание упрощенной модели управления проектами. Эта модель должна быть проще в использовании и освоении[17].

Отечественные исследователи Фунтов и Сенько начали разработку ряда рекомендаций по упрощению применения проектного менеджмента в кризисных ситуациях. Они предлагали такие решения как внедрение типовых отраслевых решений, снижение затрат, которые несет организация на обучение через дифференциацию потребности в знаниях для работников на разных уровнях[10]. Внимательный анализ подхода авторов показывает, что меры, предложенные ими, могут быть особенно актуальны как раз для представителей малого бизнеса.

Исследователи внесли существенный вклад в рассмотрение инструментов и сущности создания КСУП, однако, несмотря на то, что оно уже широко используется в бизнесе во многих западных странах, недавние исследования показывают, что в России сделаны лишь небольшие шаги в адаптации проектного управления к вопросам именно малого бизнеса [9].

Таким образом, актуальность проблемы, заключающаяся в повышенном интересе государства к представителям малого бизнеса и следующим отсюда возможностям развития компаний, и не самом эффективном при этом управлении, ее значимость, как для предпринимателей, так и для государства и общества, но при этом недостаточная проработка особенностей создания КСУП именно в сфере малого бизнеса в России определили выбор темы настоящего исследования.

Целью данной работы является разработка КСУП для одного из представителей малого бизнеса - компании FutureToday (FT) и формирование ряда рекомендаций для разработки КСУП в сфере малого бизнеса.

Для достижения поставленной цели в работе будет решаться следующий ряд задач:

·    Проанализировать существующие подходы к разработке КСУП

·        Определить существующие отличия при создании КСУП в сфере малого и крупного бизнеса

·        Оценить уровень зрелости компании FT

·        Разработать КСУП для компании FT

·        Разработать ряд рекомендаций для разработки КСУП в сфере малого бизнеса

Объектом исследования является система разработки КСУП для малых предприятий, предметом - методы построения эффективной КСУП в сфере малого бизнеса.

Работа состоит из введения, 2 глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

Глава 1. Теоретические и методологические основы разработки корпоративной системы управления проектами

.1 Понятие корпоративной системы управления проектами

Под корпоративным управлением проектами сегодня принято понимать применение знаний, навыков, инструментов и методов к организационной и проектной деятельности для достижения целей организации посредством проектов [8]. В настоящее время все большее количество фирм, организаций и корпораций начинают интересоваться вопросом построения корпоративных систем управления проектами, так как системное управление проектами несет ряд важных выгод для организации, таких как снижение затрат проекта, следование срокам, усиление контроля качества. Корпоративная система управления проектами - это комплексное решение, состоящее из 4 основных компонентов: корпоративной методологии управления проектами, автоматизированной информационной системы управления проектами, обученного управлению проектами персонала и специализированных структур, обеспечивающих выполнение процессов проектного управления [4].

В корпоративной системе управления проектами субъектами управления являются активные участники проекта, которые взаимодействуют между собой и внешними контрагентами при выработке и принятии различных управленческих решений, объектом управления КСУП является проект или проекты и их элементы и характеристики. КСУП предлагает комплексное решение по управлению всеми аспектами проектов: по управлению содержания и объему работ, стоимостью, закупками и поставками, временем, качеством, коммуникациями, рисками, человеческим ресурсами и интеграцией.

Существование корпоративной системы управления проектами внутри компании позволяет ей достигать заданные цели в установленный срок с оптимальными затратами. К преимуществам существования корпоративной системы управления проектами внутри компании принято относить:

·    Повышение эффективности и обеспечение выполнения проектов по качеству, бюджету, составу и объему, ресурсам и срокам

·        Координация взаимодействия между сотрудниками и подразделениями

·        Определение единых правил и формализация процессов и отчетности

·        Создание базы знаний и передача накопленного опыта для реализации будущих проектов

·        Повышение ответственности проектного персонала и индивидуальная оценка вклада каждого сотрудника

·        Управление портфелем проектов

.1.1 Корпоративная методология управления проектами

Под корпоративной методологией управления проектами (КМУП) понимают стандарты, обязательные для всех участников проекта. Эти стандарты регламентируют то, какие роли есть в проекте, какие существуют процессы управления проектами, включает в себя шаблоны документов, необходимых по управлению проектами (устав проекта, календарный план, структурная декомпозиция работ проекта и т.д.).

Существуют различные источники, в которых содержится методологические знания по управлению проектами: профессиональные стандарты по управлению проектами, авторские концепции и различные научные статьи по управлению проектами. Основными разработчиками методологии управления проектами являются Институт управления проектами США(PMI), Японская ассоциация управления проектами (PMAJ), Международная ассоциация управления проектами (IPMA) и Международная организация по стандартизации (ISO). Разработчиками созданы следующие стандарты: управления монопроектами, такие как ISO 10006 (ISO), PMBOK (PMI); стандарты управления программами, такие как P2M (PMAJ), Standard for Program Management (PMI); стандарты организационного управления проектами ОРМ 3 (PMI). К авторским моделям, которые дополняют методологию по управлению проектами, относят такие модели зрелости, как модель Беркли и модель Керцнера.

Недавние исследования показали, что чаще всего при разработке и внедрении КСУП в российских компаниях в качестве методологической основы для разработки КМУП становится стандарт PMBOK, разработанный Институтом управления проектами США[7].

КМУП состоит из следующих 5 основных групп: управление монопроектом, управление программой, управление портфелем проектов, определение компетенций участников и описание моделей зрелости организационного управления проектами.

Разработка и внедрение единой КМУП позволяет компании:

·    Использовать наиболее эффективно-показавшие себя практики методы управления проектами из мировых практик

·        Осуществлять менеджерский контроль над выполнением проекта на протяжении всех его фаз от запуска до завершения

·        Интегрировать управление проектами в бизнес-процессы компании

.1.2 Автоматизированная информационная система управления проектами

Автоматизированная информационная система управления проектами - это инструмент программного обеспечения, который специально настраивается под требования и нужды компании. Такая система повышает эффективность проектного управления за счет того, что поддерживает практически все процессы управления проектом на протяжении всех его жизненных циклов.

ИСУП может включать в себя следующие функции:

·    Автоматизация оборота всех документов внутри компании

·        Автоматизация управления задачами по планированию и контролю хода проекта

·        Ведение архивов по всей проектной информации

·        Программа управления ресурсами проекта

·        Эффективный инструмент для коммуникаций между участниками проектной деятельности

На рис.1 [14] можно увидеть обобщенный жизненный цикл проекта и то, какие функции требуются от управленца на разных стадиях проекта. Именно для того, чтобы поддерживать эти функции и используется программное обеспечение

Рисунок 1. Обобщенный цикл проекта и типы ПО для поддержки управленческих функций

Для анализа проекта на прединвестиционной стадии необходимы программы, позволяющие оценить основные показатели проекта и обосновать, насколько эффективны будут капиталовложения. После инициации проекта необходимо использовать программы, обеспечивающие календарное планирование и контроль ведения работ проекта. Не менее важно обеспечить эффективный обмен информацией и использовать программы для поддержки групповой работы участников проекта и документооборота.

Наиболее известными программными решениями для внедрения ИСУП являются такие программы как Microsoft Enterprise Project Management 2010 и Oracle Primavera.

.1.3 Проектный офис

Любой бизнес-процесс внутри компании становится более эффективным при существовании поддерживающей его структуры - это в полной мере относится и к управлению проектами. Проектный офис - подразделение, деятельность которого направлена в первую очередь на упорядочивание и развитие деятельности по ведению проектов внутри компании. Проектный офис - это организационная структура, которая отвечает за обеспечение организационного и методологического проектного управления [12].

Состав проектного офиса определяется обычно именно исходя из целей компании и целей, которые будут стоять перед Проектным офисом. Обычно формируется команда из руководителя, методолога и специалиста по планированию и отчетности, дальнейшие должности могут быть добавлены по необходимости. Ими могут быть: аудитор, менеджер по обучению, специалист по портфельному управлению, куратор проектов и т.д. На рис.2 [19] изображен пример организационно-штатной структуры Проектного офиса.

Рисунок 2. Организационно-штатная структура Проектного офиса

Условно функции Проектного офиса можно разделить на базовые и расширенные. Базовыми функциями считаются те, которые используются всеми проектными офисами, расширенные же подбираются индивидуально для каждой компании и зависят от задач, поставленных перед каждым конкретным Проектным офисом.

К базовым функциям относятся: разработка методологии управления проектами и контроль над ее соблюдением; формирование реестра проектов и создание сводной отчетности по ним; помощь в планировании и реализации проектов по запросу от проектной группы или на постоянной основе. К расширенным функциям могут относиться: аудит проектов; развитие ИСУП, обучение проектному управлению; портфельное управление и т.д.