Материал: Мамонтов

71

Пример:

Статья 2.4. Административная ответственность должностных лиц Административной ответственности подлежит должностное лицо в случае

совершения им административного правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей.

Примечание. Под должностным лицом в настоящем Кодексе следует понимать лицо, постоянно, временно или в соответствии со специальными полномочиями осуществляющее функции представителя власти…

Примечания могут содержать дефиниции, определять круг лиц, на которые распространяется норма права, регулировать вопросы о компетенции, определять сроки и т. п., т. е. помогают конкретизировать или дополнять содержание нормы права, способствуя удобству пользования актом.

10.Сноска – часть правового акта, используемая для объяснения каких-либо вопросов, которые не могут быть отражены в основном тексте. Сноски помещаются в конце каждой страницы и выполняются шрифтом, размером меньшим шрифта основного текста. Нумерация сносок должна начинаться заново на каждом листе, при этом для обозначения сносок не допускается использовать специальные символы (например, *).

11.Ссылка – часть правового акта, используемая в целях демонстрации взаимной связи правовых норм и недопущения повторений. При необходимости сделать ссылку на нормативный правовой акт указываются следующие его реквизиты в следующей последовательности: вид нормативного правового акта, дата его подписания, регистрационный номер (если он есть) и наименование. При неоднократных ссылках на один и тот же нормативный правовой акт допускается введение сокращенного его наименования.

В заключительной части содержится информация о сроках дей-

ствия документа, порядке его обжалования, перечне изменяемых и отменяемых актов, а также ряд нижеуказанных реквизитов.

Виза согласования документа «включает подпись и должность лица, визирующего документ, специальное звание, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания»1, например:

1 Пункт 28.23 Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации (утв. приказом МВД России от 20.06.2012 № 615).

72

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, сокращенное – на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением), например:

«При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использова-

73

нием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством»1, например:

1 Пункты 5.22, 5.23 ГОСТ Р 7.0.97–2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов поинформации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016№ 2004-ст).

74

Отметка об исполнителе включает в себя «количество экземпляров, адресование экземпляров, инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона, дату, когда был отпечатан документ. Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу»1, например:

Отметка о заверении копии оформляется для «подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа), например:

Верно Инспектор отдела кадров Подпись И.О. Фамилия Дата

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год») и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп»2.

Печать является средством подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты,

1Пункт 28.26 Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации (утв. приказом МВД России от 20.06.2012 № 615).

2Пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016№ 2004-ст).

75

связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать проставляется на свободном от текста месте, так чтобы была видна вся информация на оттиске печати. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и не закрывать его личной подписи. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «М.П.».

Отметка о поступлении документа в орган внутренних дел «про-

ставляется в виде штампа на оборотной стороне с указанием наименования органа внутренних дел, получившего документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации (при необходимости – часов и минут), количества листов основного документа и приложений к нему.

Допускается отметку о поступлении документа наносить на документ в виде штрих-кода, а также проставлять от руки»1.

Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости – срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции, например:

Фамилия И.О.

Прошу подготовить предложения к 10.10.2018. Подпись Дата

Отметка о контроле «свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «КОНТРОЛЬ» справа на свободном месте верхнего поля первого листа документа»2.

Отметка о направлении документа в дело определяет «место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты, например:

1Пункт 28.28 Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации (утв. приказом МВД России от 20.06.2012 № 615).

2Там же.