На практике выделяют четыре основных подхода, относящихся к оптимизации хозяйственных процессов при реализации проекта внедрения.
Внедрение ИС без фокусирования внимания на оптимизацию хозяйственных процессов.
Первоначальная оптимизация организационно-хозяйственных процессов и затем внедрение ИС.
Оптимизация организационно-хозяйственных процессов и внедрение проекта, выполняемые параллельно.
Внедрение проекта совмещается с реорганизацией организационно-хозяйственных процессов.
По времени внедрения различают одновременное внедрение, поэтапное и комплексное.
Одновременное внедрение происходит тогда, когда один или несколько модулей проекта внедряются во всей организации на определенную дату (например, внедрение всех модулей учета и отчетности или модулей логистики, предоставленных информационной системой).
Поэтапное внедрение применяется в тех случаях, когда компоненты проекта устанавливаются по очереди в течение определенного периода времени.
Комплексное внедрение представляет собой комбинацию двух предыдущих подходов. Этот метод может выполняться: помодульно, по зонам и физическому расположению, по хозяйственным единицам, по материалам или виду клиентов.
Среда внедрения представляет собой административную службу и средства планирования, определяет основные компоненты проекта при осуществлении типового проекта внедрения, предоставляет полезные методические рекомендации для реализации специфических требований при внедрении проекта.
Основными компонентами среды внедрения являются: проектирование, организация проекта и управление им, система обучения персонала, инфраструктура осуществления и план внедрения проекта.
Проектирование, охватывающее всю организацию, позволяет предоставить общую архитектуру проекта внедрения и определить общие для всей организации стандарты (основные данные, процессы, организационную структуру ит.п.).
Функция организации проекта определяет зону охвата организации, цели и этапы проекта, устанавливает требования к каждой группе разработчиков и их ответственность.
Управление проектом предполагает создание стандартов организации, определение и управление производственными ресурсами проекта внедрения, ведение общего проектного плана.
Выполнение задачи управления организационными изменениями ведется по формуле «как должно быть», заключается в оказании поддержки персоналу, затронутому введенными изменениями, в определении новой организационной структуры.
Разработка инфраструктуры системы предполагает выбор, ознакомление и инсталляцию аппаратных средств и программного обеспечения, разработку внутренних нормативов и операционных процедур.
Целью организации обучения становится планирование обучения и тренировок, предоставление рекомендаций для организации проекта, предоставление информационной поддержки для всех фаз внедрения.
В процессе выполнения проекта внедрения ведется разработка комплексной стратегии (в стадии организационной структуры проекта), определяющей рамки и количество проектов внедрения системы.
Модель внедрения проекта можно показать на примере проекта организации системы управления на базе информационных технологий. Он реализуется, как правило, на основе следующей пятифазовой последовательности: разработка концепции, конкретизация бизнес-плана, установка базисной конфигурации, тестирование и настройка, запуск ИС.
В процессе разработки концепции проекта организации ИС создается концептуальная основа проекта. На этом этапе согласовывается с руководством компании охват информационной системой необходимой части бизнеса, четкость формулировки задач проекта, эффективность принятия решений, готовность компании к восприятию перемен, создается группа внедрения.
Фаза конкретизации бизнес-плана состоит в детализации его компонентов и подготовке к его реализации. На базе инструментария ИС создается документация (схемы, модели и т. п.) по взаимосвязанным хозяйственным процессам, отражающим будущий облик бизнеса.
Установка базисной конфигурации ИС (конфигурирование) заключается в том, чтобы осуществить настройку системы на требования бизнеса и хозяйственных процессов (конфигурирование операций, являющихся исключением из общего правила), провести разбиение хозяйственных процессов на циклы взаимосвязанных потоков операций, которые станут опорными точками в реализации проекта, разработку корпоративных директив для изменения методов работы в организации.
Фаза тестирования и настройки предназначена для вывода продуктивной эксплуатации на оптимальную производительность (объем и нагрузку). На этом этапе завершается обучение пользователей ИС, перенос бизнес-данных компании в новую систему, формирование обучающих курсов, специализированных для каждого рода занятий в повседневной деятельности, развитие внутренней справочной службы системы и др.
Продуктивная эксплуатация системы (запуск ИС), включает поддержку функционирования ИС, установку процедур, осуществляющих постоянный контроль прибыли от инвестиций в информационную систему, расширение сети специалистов, поддерживающих деятельность ИС.
Группа разработки проекта определяет, как реализуемый проект влияет на выполнение индивидуальных или коллективных хозяйственных процессов в организации, каковы требования, предъявляемые к хозяйственным процессам в целях представления организации в ракурсе «Как должно быть» в новых условиях (например, с помощью ИС), как интегрирована иерархия процессов и как проектируется конфигурация всей организации, каким образом обеспечивается эффективная передача знаний и информации по проекту.
Проектная группа может состоять из исполнителей проекта и управляющего совета проектной группы.
Управляющий совет проектной группы выполняет следующие функции: определяет приоритеты, рамки проекта и вопросы, общие для всей организации (предприятия), устанавливает цели и мотивации предприятия, а также способы их достижения, определяет ресурсы, предоставляемые для реализации проекта, контролирует ход его выполнения, дает полномочия ключевой группе на принятие решений, рассматривает сложные организационные вопросы и принимает оперативные решения.
Исполнители проекта условно разделяются на три основные группы: менеджеры, разработчики ИС и партнеры ИС. Функции управления проектом состоят в выработке оперативных решений на каждом уровне руководства проектом: менеджмента, разработчиков и партнеров.
Уровень «Менеджеры проекта» определяет параметры проекта вместе с его организационно-экономической стратегией и стратегией обработки данных; в сотрудничестве с разработчиками ИС и консультантами рассматривает организацию проекта и его планирование в целях определения персонала для проектной группы.
Уровень «Разработчики ИС» помогает клиенту осуществить наиболее эффективное управление проектом внедрения ИС, организует обучение и тренировку специалистов клиента, помогает клиенту в первоначальной стадии организации проекта и в эффективном контроле качества на протяжении всего проекта.
На уровне «Партнеры ИС» формируются руководящие материалы по реорганизации и оптимизации системы и хозяйственных процессов параллельно с внедрением программного продукта, предлагаются различные варианты функционирования в зависимости от требований клиента,, определенных во время организации проекта.
В каждой группе исполнителей проекта выделяют руководителя группы, аналитиков по процессам, аналитиков по обработке данных, системных администраторов и разработчика интерфейсов.
Руководитель проекта выполняет следующие основные функции:
планирует и определяет рамки проекта, ресурсов, календарного плана и организационно-экономической основы проекта;
определяет требования, предъявляемые к хозяйственным процессам, в целях поддержки представления организации в ракурсе «Как должно быть» в новых условиях;
интегрирует хозяйственные процессы в новых условиях;
определяет требования и взаимодействие проектных групп.
Аналитики по процессам решают следующие задачи:
определяют решения для организации, основывающиеся на организационно-экономических требованиях к проекту и возможностях приложений ИС;
определяют воздействие новых технологий на организационную структуру предприятия;
конфигурируют необходимый инструментарий в целях поддержки представления организации в ракурсе «Как должно быть»;
определяют требования для организации информационного анализа и отчетности;
определяют требования для обучения пользователей ИС.
Аналитики по обработке данных отвечают за решение следующих проблем:
конфигурирование системы в целях поддержки представления организации в ракурсе «Как должно быть»;
определение требований для организации информационного анализа и отчетности;
определение требования для организации обучения пользователей ИС;
проектирование разнообразных подходов, связанных с разработкой данных.
Системные администраторы выполняют следующие функции:
создают и поддерживают техническую архитектуру системы;
инсталлируют прикладное программное обеспечение ИС;
выполняют администрирование и введение баз данных ИС;
определяют требования к технологии, платформе и сетевой организации.
Разработчики интерфейсов имеют следующие функции:
определяют взаимодействие приложений ИС и реализуют концепцию программных интерфейсов;
разрабатывают и тестируют отчеты, интерфейсы и приложения.
Для реализации новых ИС управления следует использовать соответствующие методы организационно-экономического обеспечения, что гарантирует бесперебойность и эффективность хозяйственных процессов и служит основой для успешной реализации проекта, ориентированного на процесс, а не на отдельные функции.
Последовательный бизнес-инжиниринг информационного обеспечения системы управления предприятием предполагает поэтапное внедрение информационной системы, которое связано с реализацией пятифазовой модели процесса внедрения ИС: подготовка проекта, разработка конструкторского бизнес-плана, реализация, подготовка производства и фаза внедрения и поддержки (рис. 6.1). Реализация фаз внедрения осуществляется при использовании соответствующего инструментария и реализации определенного перечня услуг (система поддержки внедрения ИС).
В процессе реализации всех фаз внедрения достигаются следующие цели:
определить организационную структуру предприятия и указать взаимосвязь различных процессов, сформировать организационно-экономические требования. В этом случае ПО будет удовлетворять потребностям предприятия, а не наоборот;
внедрить экспертную конфигурацию системы. При это»м экспертная система должна указать на возникшие проблемы, что обеспечивает согласованность действий;
предложить необходимое число (несколько десятков) организационно-экономических сценариев и моделей для различных отраслей с возможным сокращение до нескольких простых в работе ракурсов, что позволит ускорить внедрение системы;
предусмотреть организационно-экономические сценарии, которые могут модифицироваться или расширяться по мере появления новых хозяйственных целей и возникновения новых требований к предприятию;
распределить работы путем разбиения моделей предприятия на отдельные проекты, которые могут быть сконфигурированы и без инсталляции ПО;
дать предложение по использованию услуг консалтинговой программы фирмы поставщика ПО.
Настройка конфигурации ИС, выполняемая с помощью соответствующего ПО, позволяет:
Организовать внедрение ИС и адаптировать уже существующую конфигурацию к новым требованиям или к изменившимся условиям.
С помощью разветвляющейся сверху вниз древовидной структуры хозяйственных сценариев, организационных единиц, процессов и функций, путем постановки вопросов и ответов на них ведется интерактивное построение конфигурации собственной модели предприятия, которая определяется как конструкторский бизнес-план.
Вести интегрированные проверки для контроля за соответствием решений, принятых в процессе создания конфигурации, действующим бизнес-правилам и функциональности ИС управления.
Хранить модель предприятия в репозитарии фирмы-разработчика ИС в виде метаописания ее системной конфигурации, что позволяет оперативно вносить в нее необходимые изменения.
Инструмент бизнес-инжиниринга – это содержащий организационно-экономические знания инициативно используемый ассистент по созданию (выбор и параметризация) функциональности корпоративной ИС управления.
Система поддержки внедрения ИС включает консалтинговые услуги, инструментарий, программу и методику для ускоренного внедрения и оптимизации, которая используется для создания модели предприятия, для решения задач, связанных с созданием конфигурации, и для проведения тестов на непротиворечивость. Она включает:
маршрутную карту, представляющую собой четкий и краткий план проекта (ориентированный на процессы), обеспечивающий пошаговое руководство на протяжении всего процесса внедрения ИС управления. Маршрутная карта описывает состояние основных фаз процесса инжиниринга ИС: «Подготовка проекта», «Конструкторский бизнес-план», «Конфигурация», «Тестирование и настройка», «Внедрение и поддержка». Кроме того, к маршрутной карте относятся описания в форме «Известно как», проверенные методы и рекомендации;
комплект инструментов, который представляет собой репозитарий данных, содержащий подробную информацию о том, что и кем должно быть сделано, а также сколько необходимо времени, контрольные списки и планы проектов. Также в инструментах находятся средства конфигурирования, моделирования, внедрения и непрерывного совершенствования, документация, опробованные модели и отраслевые шаблоны. Здесь размещены различные программные продукты, в том числе и системы финансового моделирования и календарно-сетевого планирования;
сервис и поддержка включает оказание поддержки компетентными специалистами, консультации, обучение проектной группы и обслуживание, поддержку в среде разработки ИС. Например, система ранней диагностики, анализ концепций, выходной контроль и др.
Эффективность применения ПО бизнес-инжиниринга проявляется в ускорении внедрения ИС, обеспечении качества и гарантии предоставления ноу-хау разработчика при внедрении, контроле за использованием предоставленных ресурсов, возможности повторного применения полученных результатов на следующих стадиях внедрения. Как следствие – сокращение затрат на внедрение, более быстрое получение доходов на вложенные инвестиции.
Развитие бизнеса нередко приводит как к изменению спектра клиентской базы, так и к обновлению персонала фирмы, также рост бизнеса может сопровождаться ростом затрат и, как следствие, потерей управляемости производства.
Для оздоровления бизнеса привлекают специализированные консалтинговые фирмы. В основе их деятельности – оперативное и четкое предпроектное обследование предприятия, соблюдение сроков и бюджета проекта, контроль качества на всех этапах. Методология консалтинга масштабируется под проект с целью исследования бизнес-процедур предприятия, их рационализации, разработки модификации ИС для учета, особенностей организации производства. Она базируется на стандартах внедрения ИС (методах управления производством) и на стандартах открытых систем.
Богданов В.В. Управление проектами в Microsoft Project 2002: Учебный курс. – СПб.: Питер, 2003. – 640 с.: ил.
Меняев М.Ф. Управление проектами. MS Project: Учеб. пособие. – М.: Омега-Л, 2005. – 276 с.: ил.
Проектирование экономических информационных систем: Учебник / Г.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов; Под ред. Ю.Ф. Тельнова. – М.: Финансы и статистика, 2001ю – 512 с.: ил.
Введение 3
1. Организационно-экономическое проектировании 4
1.1. Задание на разработку бизнес-предложения 4
1.2. Основные этапы разработки нового изделия 5
1.3. Расчет трудоемкости проекта 6
1.4. Определение численности исполнителей 10
1.5. Сетевая модель проекта 11
1.6. Календарный график выполнения проекта 16
1.7. Анализ структуры затрат проекта 19
1.8. Исследование рынка для разрабатываемого изделия 23
1.9. Резюме проекта 24
2. Организация работы над проектом 25
2.1. Основные подходы к реализации проекта 25
2.2. Среда внедрения 25
2.3. Модель внедрения проекта 26
2.4. Проектная группа 27
2.5. Организация рабочих групп 27
2.6. Последовательный бизнес-инжиниринг 28
2.7. Инструмент бизнес-инжиниринга 29
2.8. Система поддержки внедрения ИС 30
2.8. Информационный консалтинг проекта 30
Библиографический список 31