В современных условиях развития рынка функционирование малых предприятий во многом зависит от правильного формирования заказов, т. к. замораживание денежных средств в виде товарно-материальных ценностей на длительный срок в значительной мере влияет на их оборачиваемость, отсутствие определенных, прибыльных позиций ассортимента в наличии приводит к ощутимым потерям за счет неудовлетворения покупательского спроса. Поскольку экономические условия ведения бизнеса изменяются во времени, специалистам по управлению требуется "держать руку на пульсе" этих изменений для успешной реализации деловых операций. Специалисты предприятия должны уметь прогнозировать спрос на свою продукцию, предпочтения потребителей, будущий объем продаж, стратегию и эффективность рекламных кампаний.
Эффективность управления предприятием торговли во многом зависит от умения правильно распорядиться ограниченными оборотными средствами. Это особенно актуально в современных условиях продолжающегося экономического кризиса.
Важнейшей стороной управления оборотными средствами является возможность принимать своевременные и оптимальные решения по планированию закупочной деятельности, эффективному подстраиванию ее под пакет заказов покупателей с учетом динамики будущих поставок, прогнозируемого уровня продаж, текущего состояния складов и уже сформированных заказов на поставки.
В условиях небольшого предприятия соответствующие решения относительно несложно принимать, основываясь на здравом смысле и общем понимании состояния дел на собственном предприятии. Однако на крупных предприятиях, имеющих множество заказов широкого ассортимента от большого числа потребителей, такая информация уже не может уместиться в памяти одного или нескольких людей. Для эффективного управления становится необходимой группировка заказов по номенклатуре, их распределение во времени и по поставщикам, что довольно сложно, и при решении традиционными методами может приводить к распылению и неэффективному использованию оборотных средств, не говоря уже о возможных срывах поставок, часто влекущих за собой существенные штрафные санкции. Здесь при принятии решений на помощь могут прийти средства автоматизации: компьютерная техника и специальное программное обеспечение. Многие западные экономисты, основываясь на анализе соответствующей статистики, именно им отводят важнейшую роль при осуществлении целенаправленной деятельности по корректировке уровня запасов и их оптимизации.
На данный момент времени существует огромное количество торгово- складских программ разного класса и уровня. К сожалению, на текущий момент в большинстве представленных на российском рынке систем автоматизации пока достаточно успешно решаются лишь задачи текущего оперативного и бухгалтерского учета, отражающие движение финансовых и товарных потоков предприятия лишь по факту их совершения. Лидерами в продажах и настройках являются компания 1С, Галактика, Парус, Турбо -Бухгалтер, ABACUS Professional, БЭСТ -5. Данное программное обеспечение позволяет автоматизировать учет на складе: возможность подключения любого торгового оборудования, приборов штрих кодирования и т.д., используется для оперативной работы с товаром - списания со склада, партионный учет товаров в различных разрезах аналитики. Вся разница в подходах к работе, принципах построения этих систем, удобстве интерфейсов, действиях по продвижению программного продукта на рынке.
Цель данного дипломного проекта:
выявить недостатки действующей информационной системы и выбрать пути для их устранения;
улучшить структуру ИС посредством программного кода для 1С;
внедрить разработанные дополнительные отчеты на предприятии.
1. Общая часть. Характеристика информационной системы и действующей системы-прототипа ОАО «Центрпродсервис»
.1 Теоретические основы построения АИС учета
Построение автоматизированной информационной системы учета - это трудоемкий процесс, для реализации которого необходимо пройти несколько стадий. Весь процесс проектирования информационной системы можно разделить на 7 этапов:
1) формулирование цели, оценка реализуемости, согласование технического задания. В техническом задании должны быть детально проработаны структура, навигация, функциональные возможности, требования к дизайну и даже к формату предоставления исходных данных, а так же определен перечень программных модулей, которые необходимо разработать;
2) выбор пути решения. Этот же этап представляет собой поиск и выбор оптимального пути для решения конкретной задачи;
) определение структуры системы, выбор технических средств. На данном же этапе происходит выбор тех средств, на основе и с помощью которых будет реализована автоматизированная информационная система. Эти средства должны выбираться из учета их экономичности и совместимости с требованиями заказчика;
) анализ и оптимизация. Производится тестирование полученной системы на ее работоспособность, доступность разработанного интерфейса и соответствие требованиям заказчика. При необходимости производится оптимизация системы;
) разработка технической документации. Этап 5 называют техническим проектированием, при этом производится детальная отработка схемных, конструкторских и технологических решений;
) внедрение. В процессе введения в эксплуатацию проектировщик системы получает информацию, позволяющую внести необходимые изменения с целью доведения параметров системы до заданных значений;
) эксплуатация. В целом же проектирование систем представляет собой сложный многошаговый процесс, требующий непосредственного участия специалистов различной квалификации;
Руководитель проекта осуществляет руководство разработкой, определяя как техническое направление в целом, так и отдельные технические решения. Доступ к данным в информационных системах возможен из клиентского ПО и других определенных системах может быть организована на различных уровнях - от клиентского ПО и транспортных протоколов до защиты серверов БД. Существует наиболее общая архитектура, согласно которой она разбивается на несколько логических слоев, уровней обработки данных. Приложения, как известно, предназначены для обработки информации, и здесь можно выделить три главнейшие их функции:
представление данных (пользовательский уровень),пользователи приложения могут просмотреть необходимые данные, отправить на выполнение запрос, ввести в систему новые данные или отредактировать их;
обработка данных (промежуточный уровень, middleware), на этом уровне сконцентрирована бизнес-логика приложения, осуществляется управление потоками данных и организуется взаимодействие частей приложения. Именно концентрация всех функций обработки данных и управления на одном уровне считается основным преимуществом распределенных приложений;
хранение данных (уровень данных), это уровень серверов баз данных,здесь расположены сами серверы, базы данных, средства доступа к данным, различные вспомогательные инструменты. Каждый уровень может быть дополнительно разбит на несколько подуровней. Например, пользовательский уровень может быть разбит на собственно пользовательский интерфейс и правила проверки и обработки вводимых данных.
Безусловно, если принять во внимание возможность разбиения на подуровни, то в трехуровневую архитектуру можно вписать любую информационную систему. Но здесь нельзя не учитывать еще одну характерную особенность, присущую именно информационным системам, - это управление данными. Важность этой функции очевидна, поскольку очень трудно создать реально работающею информационную систему (со всеми клиентскими станциями, промежуточным ПО, серверами БД и т.д.), которое бы не управляло своими запросами и ответами. Поэтому распределенное приложение должно обладать еще одним логическим уровнем - уровнем управления данными.Таким образом, можно выделить четыре основных уровня: представление данных (пользовательский уровень); правила бизнес-логики (уровень обработки данных); управление данными (уровень управления данными); хранение данных (уровень хранения данных). Три уровня из четырех, исключая первый, занимаются непосредственно обработкой данных, а уровень представления данных позволяет визуализировать и редактировать их. При помощи этого уровня пользователи получают данные от уровня обработки данных, который, в свою очередь, извлекает информацию из хранилищ и осуществляет все необходимые преобразования данных. После ввода новой информации или редактирования существующей потоки данных направляются в обратный путь: от пользовательского интерфейса через уровень бизнес-правил в хранилище.
Еще один уровень - управления данными - стоит в стороне от магистрального потока данных, но он обеспечивает бесперебойное функционирование всей системы, управляя запросами и ответами и взаимодействием частей приложения.
1.2 Обзор и анализ известных разработок по системам автоматизации торгового процесса и учета
.2.1 Система автоматизации торгового процесса «Галактика»
Многопользовательская сетевая система управления деятельностью предприятия (корпорации) «Галактика» решает задачи планирования, оперативного управления, бухгалтерского учета, контроля и анализа [1].
Программный комплекс решает группу задач планирования:
финансовое планирование;
построение бюджета;
техническая подготовка и планирование производства;
планирование себестоимости продукции - товаров и услуг;
оценка необходимых ресурсов, баланс мощностей.
В рамках оперативного управления предприятием «Галактика» решает следующие задачи:
управление закупками - материально-техническое снабжение;
управление продажами - сбыт и реализация продукции;
управление запасами - движение и наличие материальных ценностей;
управление продажами через торговый зал с использованием интеллектуальных кассовых аппаратов;
управление договорными обязательствами, расчетами с поставщиками и получателями;
управление финансами - мониторинг в режиме реального времени;
управление производством;
управление проектами управление себестоимостью продукции - товаров, услуг;
управление внутренним и внешним делопроизводством;
управление автотранспортом.
1.2.2 Система автоматизации торгового процесса «Парус»
Система построена по модульному принципу и представляет собой набор модулей, каждый из которых предназначен для автоматизации одного из основных видов деятельности предприятия и может работать как в автономном режиме, так и совместно с другими модулями комплекса, образуя единое информационно-управленческое пространство масштаба предприятия [2].
В основе системы «Парус» лежат такие основополагающие принципы, как:
использование средств эффективной обработки и защиты данных;
обеспечение независимости от операционных сред и используемых компьютерных платформ, интеграция с другими приложениями, как широко распространенными и де-факто стандартными, так и специальными;
модульный принцип построения программного комплекса для достижения этапности внедрения, оптимальности в комплектации и последующем его развитии в соответствии с растущими потребностями предприятия.
Корпоративная информационная система ПАРУС построена как комплексная система автоматизации управления предприятием.
ПАРУС полностью поддерживает классическую модель управления предприятием и характеризуется сквозным обеспечением следующей бизнес-логики управления:
финансовое и материальное планирование ресурсов предприятия с перспективным развитием до поддержки календарного планирования. Качественное решение этой задачи определяет основы ритмичной и согласованной работы всех подразделений предприятия;
учет всех фактов финансово-хозяйственной деятельности, происходящих в процессе функционирования предприятия;
контроль и управление деятельностью предприятия;
план-факт анализ исполнения планов с возможностью детализации обнаруженных отклонений до первичных документов, объясняющих причину этих отклонений;
для облегчения принятия управленческих решений.
Подобные возможности поддерживаются как на уровне всей системы, так и в каждом её приложении. В основу Корпоративной информационной системы ПАРУС заложены следующие базовые принципы.
Архитектура "клиент-сервер": такая архитектура позволяет оптимально распределить работу между клиентскими и серверной частями системы: теперь приложение, работающее на рабочей станции, не читает записи базы данных "напрямую", а посылает запросы на сервер, где они принимаются и последовательно отрабатываются специальными программами. В результате на рабочую станцию поступают только обработанные данные, что радикально сокращает информационные потоки. Таким образом, видимое разделение функциональных возможностей позволило наиболее удобным образом подойти к вопросам комплексной автоматизации предприятий.
.2.3 Система автоматизации торгового процесса «Турбо-Бухгалтер»
Главный принцип работы программы - «от документа» с автоматическим формированием проводок, что обеспечивает высокую степень достоверности и скорость ввода информации [3].
Многомерность аналитики и возможность присваивать каждой проводке неограниченное количество независимых аналитических признаков позволяет вести не только учет, но и анализ с требуемой степенью подробности.
Мощный генератор отчетов сочетает простоту управления и возможность создания отчетов в самых разных разрезах.
Открытый и гибкий инструментарий программы позволяет пользователю самостоятельно адаптировать её к требованиям конкретного предприятия и изменениям законодательства.
Мощные средства программирования дают возможность создавать собственные настройки и прикладные системы.
Программа Турбо Бухгалтер предназначена для автоматизации бухгалтерского и управленческого учета малых, средних и крупных предприятий всех Форм собственности. Программа позволяет вести не только бухгалтерию, но и составлять собственные базы данных. Программа постоянно совершенствуется, в ней появляются новые возможности и методы ведения учета. Турбо Бухгалтер поставляется в нескольких модификациях - Базовая, Проф, Эконом, Разработчик, Документы, Отчетность, Клиентское место для локального варианта и Проф, Разработчик, Клиентское место для сетевого варианта.
Линейка продуктов программы Турбо Бухгалтер позволит каждому предприятию выбрать себе программу, подходящую по цене и функциональности. Важное достоинство линейки продуктов - это преемственность программ, что упрощает переход от одной программы на другую. Все они имеют единый интерфейс, одинаковые структуры справочников и картотек, все привычные формы журналов хозяйственных операций (текстовый, табличный, картотечный). Отличие заключается только в функциональных возможностях.
Однопользовательская версия программы Турбо Бухгалтер со встроенными подсистемами обеспечивает комплексное решение задач бухгалтерского учета в рамках одного рабочего места.
Сетевая версия программы Турбо Бухгалтер, дополненная системами для различных участков учета, позволяет осуществлять комплексную автоматизацию предприятий, имеющих локальную сеть.
.2.4 Автоматизированная система учета «ABACUS Professional»
Сетевой программный комплекс автоматизации бухгалтерского и налогового учета, то есть обеспечивает одновременную, независимую работу в сети большого количества пользователей [4].
«ABACUS Professional » состоит из набора взаимосвязанных модулей (основные средства и вложения, складской учет и накладные, банк и касса, подотчетные лица, договоры и расчеты, заработная плата, работа со счетами, печать бухгалтерских документов, отчеты и финансовый анализ, печать сопровождающих документов), которые могут функционировать как независимо, так и в составе комплекса.
Касательно розничной торговли: реализация возможна через торговые секции магазинов и павильонов. В корпоративной системе торговые секции выполняют роль склада. Прямое перемещение товаров из одной торговой секции в другую осуществляется через центральный склад. При передаче товара в торговую секцию происходит его оприходование по розничным ценам.