Дипломная (вкр): Модернизация автоматизированной информационной системы учета товара

При формировании данных о розничной торговле в системе используются специфические документы: сличислительная ведомость и итоговый чек.

На основе данных итоговых чеков от разных торговых точек в системе учета производится консолидация информации для последующего анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия в целом.

Номенклатурные справочники товаров являются древовидными справочниками с неограниченным количеством уровней.

Карточка товара содержит следующие данные:

-  код товара (PLU) - номенклатурный номер;

-       артикулярный номер (формируется автоматически);

-       краткое описание и полное наименование;

-       учетная единица измерения;

-       тип товара;

-       штрих код;

-       группа нормативного запаса;

-       ответственный менеджер за поставку товара;

-       список аналогов товара (неограниченное количество);

-       список поставщиков товара;

-       состав комплекта.

Товар может размещаться на нескольких складах подразделения. карточка складского учета содержит данные о минимальном и максимальном запасе товара на складе, группе нормативного запаса, среднедневном расходе, сведения о движении товара, накопительные итоги для оперативного контроля.

1.2.5 Автоматизированная система учета «БЭСТ-5»

Относится к классу так называемых ERP - систем, то есть включает в себя не только бухгалтерский учет и учет товаров, но и программы для управления предприятием в целом. Имеет модульную архитектуру, где каждый модуль обладает относительной самостоятельностью и может эксплуатироваться как в составе комплекса, так и отдельно [5].

Система «БЭСТ-5» рассчитана на управление предприятиями различных сфер деятельности. Она дает возможность интеграции системы управления с имеющимися аналитическими, правовыми и другими программами. Поддерживает весь цикл управления: планирование деятельности, сбор фактических данных (ведение учета), трансформацию первичных данных в информацию для менеджмента, контроль отклонений показателей от плановых значений.

Для ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учетов в системе «БЭСТ-5» используется приложение главная книга, которая включает в себя следующие действия:

-  настройка справочника планов счетов;

-       заполнение вспомогательных справочников;

-       формирование рабочих планов счетов;

-       настройка многосегментного аналитического учета;

-       настройка валютного учета;

-       ввод и проверка вступительного баланса.

На рисунке 1 представлено стартовое окно программы.

Рисунок 1 - Стартовое окно программы

«БЭСТ-5» по праву можно назвать «монстром» современных программ, так как она включает в себя множество модулей для всестороннего управления предприятием. Применение данного программного продукта целесообразно лишь в случаях с большими предприятиями и составом бухгалтерии от тридцати человек, а небольшим предприятиям можно ограничиться и более слабыми программами.

1.2.6 Достоинства и недостатки систем из обзора

Достоинствами систем является то, что, безусловно, есть отработанный механизм товародвижения по предприятию, есть продуманный документооборот, т.е. есть информация о текущем состоянии фирмы. Основными недостатками работы типового механизма, заложенного в системах, является:

любое планирование требует вмешательства человека в процесс принятия решения. Машина не способна учитывать многие изменяющиеся факторы, которые невозможно описать и задать в алгоритме. Менеджер должен пропускать через себя самые ответственные позиции товаров. Стандартный алгоритм «Планирование закупок» никаким образом не сортирует товар для дальнейшей работы менеджеру. Отсутствует информация о необходимых закупках, отчет не дает рекомендации менеджеру по закупкам о количестве товара подлежащего заказу с привязкой к периоду реализации и периоду закупки;

в системах отсутствует отчет о товарах вообще не имеющих продаж;

при проведении инвентаризации большое количество времени занимает ручная подготовка и печать инвентаризационных ведомостей по комиссиям.

Анализируя действующие системы, можно сказать, что работа по заказам строится следующем образом: менеджер в определенный момент времени, анализируя каждую позицию на складе, делает на нее заказ. Заказываемое количество зависит от некоторых объективных факторов: остатков на складе, срока транспортировки, погодных условий на улице, сезона и т.д. Также имеется зависимость и от необъективных факторов: большой объем работы и загруженность, и в следствии с этим невнимательность, текущее настроение и самочувствие менеджера, ошибочное мнение о происходящем. При этом менеджер опирается в основном на интуицию. Обычно в однородной группе товаров насчитывается около 500 позиций товара. Таким образом, менеджер должен держать в памяти информацию по каждой позиции, но при этом он конечно может опираться на типовой отчет о продажах товара за интересующий период.

.3 Описание информационной системы «1С:Предприятие»

Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства обработки информации персональный компьютер. Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить в виде схемы, приведенной на рисунке 2, состоящей из следующих блоков:

-   ввод информации из внешних или внутренних источников;

-       обработка входной информации и представление ее в удобной форме;

-   вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;

-       обратная связь - это информация, обработанная персоналом данной организации для коррекции входной информации. Благодаря гибкости и настраиваемости, конфигурация способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных аналитических отчетов

Рисунок 2 - Процессы в информационной системе

Система 1С:Предприятие предназначена для решения широкого круга разнообразных задач:

Складкой учет:

- учет складских запасов товаров и их движения;

- учет взаиморасчетов с клиентами и поставщиками;

автоматический расчет цен списания товаров;

учет выданных на реализацию товаров, их возврат и оплаты;

партионный учет по себестоимости каждой единицы (возможность выбора партии списания);

оформление различных складских операций: перемещение, списание, оприходование, инвентаризация с выпиской всех необходимых документов;

Автоматизация розничной торговли:

-  оформление розничных продаж с применением или без применения ККМ;

-       учет остатков ТМЦ, переданных в розницу, по розничным ценам;

-       переоценка остатков ТМЦ в рознице;

-       печать ценников и этикеток;

-       взаимодействие с различными типами ККМ;

-       работа с дополнительным торговым оборудованием: штрих-сканнерами, терминалами сбора данных, принтерами этикеток, электронными весами;

Анализ информации:

-  отчетная информация бухгалтерского и управленческого учета;

-       разнообразные сводные отчеты с различной степенью детализации и гибко настраиваемыми группировками, отбором данных по широкому набору условий;

-       выбор единиц измерения ТМЦ для представления количественных показателей в отчетах;

-       получение отчетной информации по наличию и движению ТМЦ, а также оборотных ведомостей и товарного отчета.

Система учета поставлена по принципу «от документа». Это обозначает, что любое движение ТМЦ и денежных средств может быть оформлено только через соответствующий документ. Как в любой программе, позволяющей работать с базами банных, информация размещается в строках таблиц. Поля в разных таблицах связаны. Изменение информации в одной таблицы вызывает динамические изменения в другой.

Все системы программ 1С:Предприятие можно разделить на Технологическую платформу и Конфигурации. Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета. Конфигурации являются собственно прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию отдельной сферы экономической деятельности и, разумеется, отвечает принятому законодательству.

Технологическая платформа, кроме механизмов, используемых во всех продуктах 1С:Предприятие, включает три основные функциональные компоненты. Функциональные компоненты включаются в состав продуктов системы 1С:Предприятие, использующих специфические возможности компонент.

Компонент «Бухгалтерский учет» предназначена для ведения учета на основе бухгалтерских операций. Компонента «Учет» предназначена для выполнения сложных периодических расчетов. Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения средств в самых различных разрезах в реальном времени. Она используется для учета запасов товарно-материальных ценностей, взаиморасчетов с контрагентами и т. д. Компонента позволяет отражать в учете операции хозяйственной жизни предприятия непосредственно в момент их совершения.

В компонент поставки программных продуктов системы программ 1С:Предприятие включаются типовые конфигурации. Они представляют собой универсальные прикладные решения для автоматизации конкретной области экономики.

С:Предприятие имеет широкие возможности интеграции с различными программами и аппаратными средствами. Некоторые решения для работы с торговым оборудованием входят в компонент поставки программ системы 1С:Предприятие, предназначенных для автоматизации торговой деятельности.

Кроме того, отдельно поставляется компонент решений для организации работы 1С:Предприятие с различными видами торгового оборудования. Существует также решения для подключения торгового оборудования, разработанные другими фирмами.

Функционирование системы делится на два процесса настройки (конфигурирование) и исполнение (собственную обработку данных предметной области).

С - программа оперирует десятками видов специфических платежных документов, может выполнять громадное количество профессиональных операций. Счета, проводки и ведомости, отчеты и константы.

Особенностью системы 1С:Предприятие является возможность изменения конфигурации самим пользователем или организациями, специализирующимися на внедрении и поддержке программных продуктов фирмы «1С». Эта возможность позволяет максимальное соответствие автоматизированной системы особенностям учета в конкретной организации.

Кроме типовых конфигураций, поставляемых в комплекте с программой, существуют дополнительные конфигурации, поставляемые фирмой «1С» отдельно.

Различные версии продуктов системы программ 1С:Предприятие могут использоваться в организациях с различными объемами информации, различным количеством пользователей автоматизированной системы и различной интенсивностью работы пользователей.

Основные документы, использующиеся в системе 1С

Журнал предназначен для хранения и работы с документами в системе 1С:Предприятие. Журналы - являются аналогом журнально-ордерной формы учета, в них фиксируется операции и первичные документы. Количество журналов, их внешний вид и виды хранящихся в них документов определяется в конфигураторе. Журналы выглядят как обычные таблицы, в них есть строки (записи, соответствующие документы) и столбцы, соответствующие поля документов.

Кроме пользовательских, в системе 1С:Предприятие существуют 2 системных журнала. Общий журнал позволяет работать со всеми документами любых видов, существующих в системе (в пределах назначенных пользователю прав доступа). Его внешний вид задается системой и не может быть изменен. В общем журнале хранятся все документы, например: приходный документ - предназначен для оформления поступления товара, приведен на рисунке 3. В приходном документе отображается вся информация о поступившем товаре: номер документа, дата, от кого поступил товар, указывается номер счет-фактуры и ее дата, наименование товара, количество, цена закупочная и розничная.

Рисунок 3 - Приходная накладная

Рисунок 4 - Расходный документ

Расходный документ (продажа товара) - предназначен для оформления операций, связанных с продажей товаров, отдачей продукции поставщику (связанная с окончанием срока годности или по плохому качеству). Внешний вид документа расход внешний приведен на рисунке 4.

Документооборот является очень важным процессом деятельности любого предприятия. Хорошо отлаженная система учетного документооборота отражает реально происходящее на предприятии текущую производственную деятельность и дает управленцам возможность воздействовать на нее. Поэтому автоматизация документооборота позволяет повысить эффективность управления.

После проведения документы регистрируются в журнале. Поступивший в торговую организацию документы тоже обязательно фиксируются в журнале. Только после оформления документ попадает в журнал автоматически. Для всех журналов существует единые принципы работы.

Записи в журнале размещены в соответствии с датой ввода документа в журнал. Документ от одной даты - по времени ввода.

Строка в журнале - это запись о документе. Запись в журнале обозначается графическим изображение в виде прямоугольника. Если документ проведен, то около него стоит красный флажок.

В журнале «Все документы», приведенный на рисунке 5, отображается вся необходимая информация: дата, время внесения документа, вид документа, номер накладной, итоговая сумма документа и т.д.

Рисунок 5 - Журнал «Все документы»

При необходимости ввода информация в базу данных, с обработкой данных, по некоторому алгоритму в программе используются документы. При необходимости пользователь может посмотреть порожденные документы движения регистров.

Для задания документа на этапе разработки задачи определяется алгоритм документа, определяющий получение и обработку информации из базы данных, и форма документа, позволяющая пользователю задавать параметры алгоритма и вводить данные. Список доступных пользователю документов полностью определяется при разработке задачи. При выборе пользователем необходимого документа на экране появляется окно, объединяющее форму документа и инструментальную панель, позволяющую выполнять различные действия при работе с документом. Пользователю доступны следующие действия:

выполнение действий, определяемых формой документа

изменение вводимых данных документа

добавление, удаление и копирование строк в табличной части документа

сохранение изменений

переход к описанию документа

получение краткой справки по элементам формы документа.

При внесении товаров в базу данных используются справочники товаров и поставщиков. Справочником называется объект программы, позволяющий пользователю вводить, хранить и получать информацию, структурируя ее в виде дерева. Справочник представляется списком древовидной структуры, в узлах которого хранится информация о различных объектах. Информация хранится в виде записей, все узлы дерева хранят записи одной структуры, содержащей различные величины. Набор этих величин для каждого справочника произволен за исключением двух строковых величин: кода объекта и значения объекта. Код объекта является уникальным для данного справочника и позволяет ссылаться на этот объект из других мест программы. Значение объекта - произвольная строка, введенная пользователем (обычно это название объекта). Для каждого объекта хранится история изменений значения этого объекта.