Дипломная (вкр): Модернизация автоматизированной информационной системы учета товара

Пример справочника товаров приведен на рисунке 6.

Рисунок 6 - Общий справочник товаров

Переоценка остатков ТМЦ производится с помощью документов «Акт переоценки» и «Акт списания». «Акт наценки» оформляется при наценке товара в связи с повышением цен на него. «Акт уценки», приведенный в соответствии с рисунком 7 - это документ в котором товар уценяют в связи с порчей товара и если он подешевел.

Рисунок 7 - Документ «Акт переоценки»

«Акт списания» предназначен для оформления списания ТМЦ. Документ может быть оформлен на основании проведенной инвентаризации или как свободный документ в случае произвольного списания ТМЦ.

Самый простой вид торговой деятельности - торговля за наличный расчет. Предполагается, что продажа товара в течение всей кассовой смены производится по чекам, а затем при закрытии кассовых смен сливается в общий документ «Чек ККМ», рисунок 8, который подводит итоги продаж в розничной торговле для конкретной ККМ.

Рисунок 8 - Документ «Чек ККМ»

Для ускорения работы документа «Чек» при проведении учитывается только изменение остатков товара на складе, а списание партий товаров не выполняется, т.к. это долгая по времени процедура и для сокращения времени проведения чека она не выполняется. Партионный учет товаров производится уже при проведении сводного документа «Наличная реализация» (рисунок 9), который также автоматически формируется обработкой «Закрытие кассовых смен».

С необходимостью подведения итогов сталкивается любое предприятие. Директору приходится подсчитывать прибыль и убытки, заведующей анализировать наличие товара на складе, и получать товарный отчет за день. Заместитель заведующей анализирует продажу, планирует запасы.

Рисунок 9 - Документ «Наличная реализация»

Процесс подведения итогов в программе предельно упрощен и не вызывает трудностей. Итоговая информация собрана в многочисленных отчетах.

Существуют следующие виды отчетов:

товарный отчет - данный отчет удобно использовать для анализа количества проданных товаров и сумму продаж.

остатки ТМЦ - предназначен для выведение остатка товара. В них указывается наименование, цена закупочная, розничная и итоговые суммы.

поступление товара - поступление всех товаров, которые поступали за месяц и т.д.

Предполагается, что продажа товара производится с розничного склада и расчет с клиентом производится немедленно и наличными деньгами. Отчеты кассовых смен создаются, хранятся и редактируются в журнале «Наличная реализация». Партионный учет товаров производится уже при проведении сводного документа "Отчет кассовой смены". Он формирует обобщенные проводки по всем регистрам, в том числе по партиям товаров и, заодно, по взаиморасчетам с комитентами Документы одновременно фиксируют и факт отгрузки и факт оплаты. Документы вида "Чек" не имеют своего собственного счета - фактуры. Счет - фактура формируется на основании сводных документов "Отчет кассовой смены". Этот документ необходим для правильного отражения в бухгалтерских проводках приема выручки с ККМ.

С позволяет формировать различные обработки движения товаров по различным критериям такие как:

остатки на текущую дату;

продажа по периодам, времени, кассам, кассирам;

реализация по поставщикам.

1.4 Описание действующей системы-прототипа по видам обеспечения

.4.1 Организационная структура

ОАО «Центрпродсервис» является организацией с иерархической структурой. Функционально выделяют следующие подразделения:

-   коммерческий отдел - занимается исследованиями спроса продукции, анализом продукции, рекламными акциями, ведет связь с поставщиками товара, занимается привлечением новых партнеров, заключение договоров на поставку товара; включает информационно-диспетчерскую службу ИДС, осуществляющую сбор информации со всех подразделений общества и перераспределяющуюся в зависимости от назначения;

-       финансово-экономический отдел - ведение бухгалтерского учета, начисление налогов, начисление зарплаты, формирование отчетов для налоговой инспекции, ведение взаиморасчетов с поставщиками, контроль отчетов магазинов (товарная группа);

-       служба персонала;

-       отдел автоматизации информационных технологий;

-       технический отдел;

Функционально в магазинах можно выделить следующие отделы:

-   отдел закупок (работа с поставщиками, прием, оформление и отправка поставщику заказа на товар, отслеживание движения по заказу);

-       отдел продаж (формирование ассортимента товаров, приемка товаров, организация продаж в торговом зале);

-       административный отдел (формирование розничных цен, внутренняя отчетность по предприятию, контроль качества ТМЦ);

-       отдел автоматизации информационных технологий, обработки первичной документации (внесение в базу первичных документов, подача на принтер необходимых печатных форм, передача оперативной информации и информации регламентной отчетности в центральный офис общества, поддержание в рабочем состоянии всех электронных технических средств на предприятии);

-       отдел безопасности (слежение за ситуацией в торговом зале, предотвращение краж и порчи оборудования, помещений, товаров, стендов и т.д. на территории фирмы, обеспечение безопасности руководителя);

-   хозяйственный отдел (уборка помещений фирмы, поддержание санитарной, пожарной, электрической безопасности на территории фирмы).

Организационная структура ОАО «Центрпродсервис» построена по линейно-функциональному принципу, что наиболее типично для мелких и средних предприятий. В рамках отдельного магазина управлением в целом занимается директор. Он управляет деятельностью предприятия на оперативном уровне, а также контролирует деятельность всех отделов магазина и вопросы движения финансовых потоков. Центральная проблема маленьких организаций в сфере закупок состоит в координации закупок и продажи. Обычно на предприятиях небольшого размера, закупка и продажа находятся в одних руках. Т.е. эти отделы имеют одного руководителя, в компетенцию которого входят вопросы закупки по всему ассортименту. Преимущество этой формы состоит в том, что руководитель владеет сферой сбыта и информацией о спросе, что дает ему возможность быстро реагировать на изменения рынка. Организационная структура ОАО «Центрпродсервис» приведена на рисунке 10.

Рисунок 10 - Организационная структура ОАО «Центрпродсервис»

На рассматриваемом предприятии формированием закупок занимается заместитель заведующий магазина (менеджер по закупкам). Он же контролируют вверенный ему ассортимент товаров в торговом зале. Таким образом, функции отделов закупки, продаж и обработки первичной информации принимает на себя административный отдел. Заместитель заведующей магазина (менеджер по закупкам) контролирует работу продавца вверенного ему отдела, организовывает работу продавцов торговых залов, которые непосредственно общаются с покупателями и продают продукцию. Кроме того, в торговых залах находятся сотрудники охраны для предупреждения краж, порчи товара и других правонарушениях.

Организационная структура магазина «Ближний» приведена на рисунке 11.

Рисунок 11 - Организационная структура магазина «Ближний»

.4.2 Информационное обеспечение

Информационное обеспечение - совокупность средств и методов построения информационной базы.

В процессе управления информация претерпевает различную обработку и переработку, в результате чего появляется новая информация. По степени обработки информацию можно разделить на первичную и производную. Качество управление во многом зависит от организации сбора и фиксирования первичной информации, ибо первичная информация лежит в основе всех информационных потоков, определяет достоверность и ценность информации.

В ОАО «Центрпродсервис» автоматизированная система учета движения товара и денежных средств представлена в виде программы 1С:Предприятие 7.7, используется видоизмененная версия 1.4 этой программы, которая полностью обеспечивает обработку первичной информации (отражающей все события независимости от ее дальнейшего использования) и вторичной информации (переработанной, обобщенной). Кроме того, система удовлетворяет следующим требованиям: информация максимальна достоверна, унифицирована по содержанию и форме, оптимально по маршрутам движения, достаточна для обработки и учета.

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдачи достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

База данных создается, чтобы систематизировать информацию, автоматизировать поиск, упорядочить данные и т. д. Для этого необходимо, чтобы данные были структурированы. В современной технологии базы данных предполагается, что создание Базы данных, и ее поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляется централизованно с помощью специального программного инструментария - системы управления базы данных. База данных это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области. Однопользовательская версия программы 1С обеспечивают работу с информационной базой только одного пользователя (в один момент времени).

Сетевые версии используются тогда, когда необходимо, чтобы с автоматизированной системой работали одновременно несколько сотрудников. Данная версия программы «1С:Предприятие» используется в магазине «Ближний».

Предприятие ОАО «Центрпродсервис» имеет собственные складские площади и офисное помещение в черте города. Так как менеджер по закупкам (заместитель заведующей) находится в магазине, где и склад товара, он легко может контролировать наличие материала на складе, отгрузку, погрузку и проводить инвентаризацию, что позволяет применять упрощенную схему документооборота.

Общая схема документооборота, использующаяся в магазине «Ближний» приведена на рисунке 12.

Условно весь производственный цикл движения товара и документов можно разбить на части: заказ поставщику, приход от поставщика на склад, переоценка, перемещение в розничную секцию с главного склада, розничная продажа.

Рисунок 12 - Схема документооборота магазина «Ближний»

При прибытии товара в магазин, товарно-транспортная накладная предъявляется экспедитором поставщика приемщику товара. При наличии всех необходимых сопроводительных документов производится отгрузка товара, включающая контроль принимающей стороной качества, количества и сроков годности товара. Затем документы на товар вместе с образцами товара передаются оператору ПК, который вносит товарную накладную в базу данных (БД) «Торговля и Склад». Операция оформляется документом «Приход внешний». При проведении документа «Приход внешний» происходит формирование розничной цены товара, при необходимости меняется цена кассы, оставшиеся партии товара по другим ценам либо отслеживаются либо переоцениваются. Происходит загрузка цены на кассы и печатаются ценники товаров и этикетки штрих - кодов при необходимости. Только после проведения всех необходимых документов оператором часть оприходованного товара перемещается в торговый зал и часть на склад. При оприходовании ТМЦ на складе, менеджер по закупкам фиксирует факты недостачи, брака и других отклонений и передает эти данные оператору, который в свою очередь фиксирует это в программе документом «Акт списания». После этих операций по отдельной номенклатуре, товар готов к продаже. Продажа частным лицам осуществляется документом «Чек ККМ». В конце рабочего дня старший кассир закрывает смену. При этом образуется только один документ «Отчет ККМ», который содержит все продажи за день. В случае обнаружения брака покупателем оформляется документ «Возврат от покупателя».Брак в свою очередь может быть списан со склада «Брак» документом «Акт списания» на издержки, либо отправлен поставщику документом «Возврат поставщику». Обратной связью для работы с поставщиком является документ «Заявка».

1.4.3 Информационно-технологическое сопровождение (ИТС)

Ежемесячно фирма 1С выпускает компакт-диск информационно-технологического сопровождения, который содержит:

·  Технологическую информацию и материалы для пользователей

·              Ответы линии консультаций на типовые вопросы пользователей.

·              Новые релизы (в пределах той же версии) компонент системы "1С:Предприятие".

·              Методики, консультации, руководства, практические рекомендации

·              Учебные и методические материалы по эксплуатации, настройке и конфигурированию системы, подготовленные сотрудниками фирмы "1С" и специалистами Финансовой Академии при Правительстве РФ.

·              Систему правовой поддержки, интегрированную с программами семейства "1С:Предприятие"

1.4.4 Алгоритмическое обеспечение системы

Алгоритмическое обеспечение - это совокупность математических методов, моделей и алгоритмов, используемых в системе для решения задач и обработки информации.

На этапе конфигурирования система «1С:Предприятие» оперирует такими универсальными понятиями (объектами), характерными для области торговых систем, как «документ», «журнал документов», «справочник» и другие. Совокупность этих понятий и определяет концепцию системы.

На уровне системы определены сами понятия и стандартные настройки позволяют описать алгоритмы, описывающие специфику их обработку, для отражения различных особенностей учета в торговой деятельности.

Для описания специфических алгоритмов используются языковые (программные) средства.

В процессе конфигурирования формируется структура информационной базы, алгоритмы обработки, формы диалогов и выходные документы. Информационная структура проектируется на уровне предусмотренных в системе типов обрабатываемых объектов предметной области (константы, справочники, документы, журналы, регистры).

В процессе исполнения система уже оперирует конкретными понятиями, описанными на этапе конфигурирования (справочниками товаров, организаций, накладными и т.д.).

Пользователю представляется возможность ввода и обработки информации описанной в конфигурации структуры с использованием, как системных алгоритмов обработки, так и алгоритмов, созданных на этапе конфигурирования.

Константы. Список констант содержит все константы, определенные и используемые в программе. Для каждой константы из списка определяются три параметра:

1.  Код константы, позволяющий ссылаться на нее из других мест программы;

2.      Наименование константы, являющееся комментарием к константе;

.        Значение константы фиксированного типа (строка, число, дата и т. д.).

Для констант с установленным признаком "Периодический" поддерживается история изменений значения константы. При работе со списком пользователь может отредактировать значение константы с автоматическим обновлением истории изменений, просмотреть истории изменений констант или перейти к описанию константы.

Для работы с постоянной и условно-постоянной информацией с некоторым множеством значений, в системе используются объекты типа «Справочник».