Бухгалтер оформляет счета фактуры на своем рабочем месте, общую книгу покупок-продаж формирует программный комплекс сектора внутрибанковских операций. Работник этого сектора имеет возможность печати и просмотра этой книги.
Перенос остатков при красном сальдо на парных счетах осуществляется автоматически в конце дня. Мемориальный ордер по этим проводкам выдается программным путем.
Операция закрытия отчетного периода осуществляется также в автоматическом режиме с формированием отчета о прибылях и убытках по форме 2 и выдачей мемориальных ордеров по проведенным операциям.
Платежи, связанные с клиентскими перечислениями, операционное отделение проводит по вышеприведенной схеме. Основное отличие заключается в том, что документы группируются в специальные пачки и в электронном виде поступают в головной банк по графику обмена информации. Выписки по счетам, также согласно графика, в электронном виде приходят в операционное отделение.
Документооборот в обменных пунктах складывается из двух частей. Документы, подготовленные в валютной бухгалтерии для обменных пунктов и документы собственно обменных пунктов.
В начале рабочего дня, вместе с инкассацией работник обменного пункта получает подготовленные в валютной бухгалтерии описи сумок и курсы покупки продажи валюты. После заполнения форм начала дня в специальном программном обеспечении, работник обменного пункта осуществляет покупку-продажу валюты, регистрируя каждую сделку. Программное обеспечение оперативно показывает количество купленной и проданной валюты, остаток сомов и валюты, количество совершенных сделок. По окончании работы, кассир обменного пункта выводит журналы и реестры установленной формы и подготавливает дискету с итогом работы обменного пункта. Эта информация передается в валютную бухгалтерию.
Валютная бухгалтерия принимает информацию с обменного пункта и автоматически, программным путем, формирует проводки, экспортируемые в общий массив документов банка. Описи сумок инкассации в валютной бухгалтерии готовятся также программным путем
В основу технологии обработки учетной информации для сберегательных операций положен принцип осуществления программного последконтроля и автономности работы. Открытие счета вкладных операций, начисление и снятие процентов, движение средств по счетам осуществляется непосредственно в сберегательной кассе. По окончанию операционного дня работник сберегательной кассы формирует групповые проводки в общий массив документов и в электронном виде (используя телефонный модем) отправляет их в централизованную бухгалтерию, на специальную машину. Одновременно готовится дискета с аналитической информацией и с инкассацией доставляется в централизованную бухгалтерию. Бухгалтер централизованной бухгалтерии осуществляет контроль и печать сводных мемориальных ордеров по проводкам в операционный день банка со специальной машины.
Аналитическая информация экспортируется в специальный программный комплекс, где осуществляется контроль начисления процентов, архивирование и расчеты специальных форм для нужд кредитного отдела и отдела ценных бумаг. Этот специальный комплекс дублирует все счета, открытые в сберегательных кассах и работает автономно от локальной сети банка. Бухгалтер централизованной бухгалтерии имеет возможность получить дубликат любой формы, прошедшей в сберегательной кассе.
Специальная машина обрабатывает только групповую информацию и имеет включение в сеть банка.
В основу принятия решений о технической модернизации и доукомплектования средствами вычислительной техники положен принцип ориентации на наличие программного обеспечения и трудоемкости выполняемой работы. В первую очередь модернизируются средства обеспечивающие работу банка в целом, далее отделы и группы, непосредственно обеспечивающие доходность и устойчивость банка. Рабочие места, занятые в технологическом цикле комплектуются средствами вычислительной техники только для выполнения конкретной задачи.
Глава 3. ВНУТРЕННИЙ КОНТРОЛЬ, КАК НАДЗОР ЗА ОРГАНИЗАЦИЕЙ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ДОКУМЕНТООБОРОТА В БАНКАХ.
3.1 Внутренний контроль бухгалтерского учета и документооборота
Анализ современного состояния экономики Кыргызской Республики показывает, что одним из наиболее уязвимых её звеньев является сфера кредитно-финансовых отношений. Умышленное невыполнение заёмщиками своих обязательств перед банками приблизилось к норме взаимоотношений между хозяйственными субъектами, кредитными организациями и гражданами.
В наиболее укрупнено структурированном виде преступления в кредитно-финансовой сфере можно разделить на три блока. Первый блок - это преступления, совершаемые против коммерческого банка. Второй блок - преступления, совершаемые юридическими и физическими лицами с помощью коммерческого банка. И третий блок - преступления в сфере внешнеэкономической деятельности.
В качестве одной из наиболее серьёзных мер по предупреждению преступности в кредитно-банковской сфере в настоящее время является создание в коммерческих банках служб внутреннего контроля, основная цель которых - защита интересов инвесторов, банков и их клиентов путём контроля за соблюдением сотрудниками банка законодательства, нормативных актов и стандартов профессиональной деятельности, урегулирование конфликтов интересов, обеспечение надлежащего уровня надёжности, соответствующего характеру и масштабам проводимых банком операций, и минимизации рисков в деятельности банков.
Подобные службы являются первыми попытками борьбы с отмыванием денег и иными преступлениями в кредитно-финансовой сфере. Как показывает зарубежная практика, деятельность подобных служб существенно сокращает преступность в банковской сфере.
Банки - участники финансовых рынков обязаны организовать внутренний контроль за соответствием своей деятельности законодательству. В штате кредитной организации должны быть контролёры, в исключительную компетенцию которых входит организация указанного контроля.
Хотя в Международных стандартах финансовой отчетности нет отдельных требований к внутреннему контролю, эффективный внутренний контроль важен для получения надежной учетной документации и финансовых отчетов.
Руководство Национального банка Кыргызской Республике по банковской надзорной политике содержит детальное описание конкретных средств контроля и предлагаемые процедуры для банковских инспекторов. При обзоре банковского внутреннего контроля, инспектора должны принимать во внимание цели, изложенные ниже.
Инспектора должны также обратиться к Отчету о результатах аудита по бухгалтерскому учету.
Документы или другая соответствующая информация являются в первую очередь доказательствами, которую используют сотрудники отдела внутреннего контроля при формулировке найденных фактов или выводов. Доказательства должны позволить сотрудникам отдела внутреннего контроля составить мнение о проверяемой финансовой информации. Достоверность доказательств зависит от обстоятельств, при которых они получены.
Сотрудники отдела внутреннего контроля должен обладать полной, достоверной и надежной информацией, достаточной для выдачи обоснованных заключений. Источниками информации могут быть учетная система, подтверждающая документация, материальные активы, администрация и персонал предприятия, клиенты, поставщики и др. Информация, имеющаяся в распоряжении проверяющего, должна позволить ему сделать обоснованное заключение о полноте учета активов и пассивов банковского учреждения, правильности и достоверности учета доходов и расходов, определения прибыли.
Особое внимание при этом обращается на обнаружение и предупреждение подделок документов, что, в конечном счете, означает раскрытие и предотвращение многих нарушений и злоупотреблений.
Практика показывает, что нередко документы содержат многочисленные не оговоренные исправления, зачеркивания, подчистки, нечеткие оттиски печатей и штампов, что позволяет отдельным лицам совершать злоупотребления.
Поэтому сотрудники отдела внутреннего контроля должны быть знакомы с методами осмотра документов, а также со средствами предупреждения подделок. Необходимо, чтобы был установлен рациональный порядок использования документов, документы исполнялись на соответствующей бумаге и чернилами (пастой), хранились надлежащим образом, защищались специальными средствами (защитная сетка, поверхностное окрашивание, нанесение оптически активных веществ и добавление химикатов при изготовлении бумаги, изготовление серий бланков, покрытие документов пластиковыми полимерными пленками).
Получаемые свидетельства можно классифицировать в свете общепринятых правил подачи информации, предусмотренных законодательством.
По доказательному значению проверяемые документы подразделяют на четыре группы:
|
1 группа |
Первичные |
|
|
2 группа |
Сводные |
|
|
3 группа |
неофициальные |
|
|
4 группа |
вспомогательные |
Под первичными документами подразумеваются такие документы, которые отражают хозяйственные операции либо являются основой для их проведения или подтверждают какие-либо события, факты, количество и состояние проверяемых ресурсов.
Сводные -- это такие документы, которые в укрупненном виде отражают различные данные. Отличительной особенностью является их вторичность. Их составление не связано с хозяйственными операциями. В них лишь зарегистрированы эти операции по данным первичных документов.
Неофициальными документами следует считать такие, которые материально ответственные лица и другие работники ведут по своей инициативе, составляют их, не соблюдая установленного порядка оформления аналогичных документов, и фиксируют в них экономические явления, происходящие на контролируемом предприятии.
Вспомогательными являются такие документы, в которых изложено мнение отдельных лиц по экономическим вопросам и явлениям, происходящим на контролируемом предприятии. По данным первичных документов можно сделать вывод о недостачах, нарушениях, злоупотреблениях, размере материального ущерба. По данным сводных документов можно сделать условно точный вывод. Условием является правильность зарегистрированных в них данных. Неофициальные и вспомогательные документы доказательного значения не имеют. Однако они могут быть успешно использованы при выборе направления контроля, оценке выявленных фактов и определении степени виновности отдельных работников в допущенных нарушениях.
Категорическая информация является абсолютно точной, так как формируется в результате проверки сотрудником отдела внутреннего контроля первичных документов, натурных объектов и моментных явлений.
Условно точная информация формируется тогда, когда по каким-либо причинам сотрудники отдела внутреннего контроля не могут самостоятельно доказать ее абсолютную точность (из-за отсутствия каких-либо важных документов или фактов).
Ориентировочная информация отражается на расчетах проверяющих о размерах вероятных потерь и неполученных доходов и может быть полезной при принятии различных решений.
Сотрудник отдела внутреннего контроля в своих рабочих бумагах должен соответствующим образом учитывать свидетельства, обнаруженные в ходе проверки. Такое документирование важно по нескольким причинам, а именно: оно служит основой и подтверждением выводов проверяющего и его отчета; повышает эффективность и продуктивность ревизионных мероприятий; служит источником информации для подготовки отчетов и ответов на запросы из различных инстанций; способствует планированию, надзору и качественному выполнению порученной работы; обеспечивает информацию для будущих работ.
Содержание рабочих документов отражает степень профессиональной подготовки проверяющего. Записи в рабочих документах должны быть настолько полными и подробными, чтобы впоследствии сотрудник отдела внутреннего контроля, который не имел отношения к данной ревизии, мог из данных документов выяснить, какая работа проделана, и дать заключение. При сборе свидетельств первостепенное значение имеет фиксирование внимания проверяющего на изучении отклонений в критических точках контроля. При этом лучшие результаты достигаются тогда, когда внимание сосредоточивается на тех точках, которые являются критическими для оценки эффективности всего производства. Все цели и задачи многочисленных планов и программ, процедуры и сметы могут являться нормативами, с которыми можно сопоставлять фактические и ожидаемые результаты деятельности и выявлять отклонения. Однако на практике, нормативы обычно сводят к следующим типам: натуральные нормативы, нормы затрат, капитальные нормативы, нормативы доходов, программные нормативы, нематериальные нормативы, цели-нормативы.
Цели внутреннего контроля
В целом, хороший внутренний контроль существует тогда, когда ни один человек на своем месте не может совершить значительных нарушений без их своевременного обнаружения. Поэтому система внутреннего контроля должна включать те процедуры, которые необходимы, чтобы обеспечить своевременное выявление отсутствия подотчетности, и такие процедуры должны осуществляться компетентными лицами, у которых нет несовместимых обязанностей.