· Использование простых предложений, обилие предложений с однородными членами при перечислении.
Синтаксические особенности официально-делового стиля выражаются довольно активно: обилие как бессоюзных конструкций, так и сложноподчиненных предложений; частотность страдательных конструкций, отражающих объективность; отсутствие эмоционально-окрашенных средств.
В настоящее время консерватизм официально-делового стиля уже не имеет таких четких границ, так как экономические и политические процессы влияют на деловой язык. Согласно Буре Н.А., Волковой Л.Б. и Косаревой Е.В [8] данные изменения подтолкнули на появление совершенно новых видов документов (электронных), и замену уже традиционных видов на современные (автобиография - резюме, трудовой распорядок - кодекс корпоративной этики и т.д.).
По классификации Ращевской Е.П. [35 с. 29] деловые письма могут разделяться на несколько категорий:
· организационные документы (регламент работы, штатное расписание, положение и устав, должностная инструкция, учредительный договор);
· распорядительные документы (приказы, постановления, указания, решения);
· внутренние документы предприятия (личные дела, трудовые книжки, трудовые контракты);
· финансовые документы (отчет о финансовом состоянии компании и о распределении денежных средств, сметы, годовые отчеты и др.);
· справочные документы (справки, объяснительные записки, письма, акты и протоколы).
· коммерческие контракты/договоры, помогающие реализовывать совместную деятельность компаний с соблюдением законов.
В зависимости от среды для обмена информацией выделяются внешние и внутренние деловые коммуникации. Внешняя деловая переписка осуществляется между организациями и учреждениями, состоящими в подчинении. Во внешней среде ведется активная официальная переписка, заключающаяся во взаимодействии с партнерами, борьбе с конкурентами, поиске новых предложений и работе с клиентами. Внутренняя деловая коммуникация связана с любым взаимодействием внутри компании, между сотрудниками, работающими в разных подразделениях, но взаимодействующих по разным вопросам компании.
Направленность коммуникации может меняться в соответствии с внутренней структурой организации. Так нисходящие коммуникации полностью исходят от руководства и предназначаются их подчиненным. От руководителя и правильности постановки задач в целом зависит деятельность организации, эффективная работа сотрудников и их уровень мотивации. Восходящие коммуникации составляют деловые письма, написанные для руководства. Этот способ передачи информации в больших компаниях не является достаточно эффективным, так как обратная связь может проходить через несколько вышестоящих отделов и с течением времени искажаться или теряться. Каналы передачи информации могут быть различными, но в приоритете остается цель коммуникации, которая сводится к донесению достоверной информации, отражающей ситуацию внутри компании, до руководства [17, с. 45-48].
1.5 Основные черты и специфика этикетного поведения в России
На данный момент в период глобализации одна из поставленных задач Российской Федерации состоит в интеграции национальной деловой культуры на международную арену. Существует тенденция преемственности зарубежного опыта российскими компаниями, так как формирование собственного подхода - это процесс, который требует длительного времени для реализации.
Прежде чем анализировать существующие традиции этикета в российской культуре важно не только понимание менталитета, но и осознание главных этапов исторического развития деловой культуры в России. Согласно классификации Ахалбедашвили Г.Г [4, с. 43] можно выделить 3 основных этапа:
· зарождение деловой культуры в эпоху Советского Союза;
· деловая культура в постсоветское время;
· развитие делового общения в настоящее время.
Если рассматривать период существования Советского Союза, то вряд ли, можно себе представить деловые отношения с иностранными партнерами в данное время, которое характеризовалось «железным занавесом», соответственно, нельзя говорить о развитии делового этикета в современном понимании этого понятия. В качестве экстралингвистического фактора, отрицательно влияющего на развитие деловых отношений в это время, следует отметить, прежде всего, правительственную политику контроля над всеми процессами, в частности, существование четких пятилетних планов экономического развития, которые препятствовали появлению всяких инициатив со стороны граждан, а также формированию собственного делового общения.
Отсутствие у населения какого-либо опыта работы в сфере ведения бизнеса и общения в межкультурной среде стало следствием новой проблемы. В настоящее время развитие делового этикета в России активизировалось, ввиду обшей тенденции к глобализации и росту числа международных компаний, готовых к сотрудничеству.
В отношении делового этикета, а в частности написания деловых писем любой грамотный сотрудник, работающий в межкультурной среде обязан принимать во внимание культурные особенности страны, учитывать общепринятый речевой этикет, ситуацию общения, особенности адресата и свой социальный статус. В России социальный статус человека и характеристики адресата всегда играли более важную роль в сравнении с английской культурой, в которой приемлемы более свободные формы общения. По мнению С.Г. Тер-Минасовой, другие культуры, в особенности американская и английская, допускают использование менее официального стиля во время ведения деловой переписки или переговоров, что иногда вызывает недоумение у представителей российской культуры [42].
Для делового общения в России важную роль всегда играла иерархия. Вне зависимости от сроков контрактов, отношений внутри компании, принятие решений всегда остается за руководителем. Поэтому иногда деловое общение «может затягиваться или совсем откладываться до момента пока партнеры не будут уверены в надежности и успехе сотрудничества» [56, с. 197].
Отличительной чертой ведения эффективного делового сотрудничества с российскими компаниями может стать его личный характер коммуникации. Русские предприниматели или партнеры по бизнесу боятся иметь дело с представителями, которых не видели в живую, независимо от того, сколько деловых писем или телефонных звонков было сделано. Медленный темп речи во время делового контакта, большое количество вопросов, общение после официальной встречи могут казаться излишними и непродуктивными, но на самом деле являются способом построения доверительных деловых отношений [52, c. 42]. Без прочного более личного общения маловероятно, что деловая коммуникация выдержит проверку временем или не будет заменена на общение с другим иностранным партнером. Российские деловые партнеры рассматривают деловое общение не как обязательное соглашение между сторонами, а как декларацию своих намерений, которые могут измениться с течением времени или перейти в более личное деловое сотрудничество.
1.6 Основные черты и специфика этикетного поведения в Германии
Сравнивая Германию и Россию в отношении делового этикета, можно проанализировать и представить как разные культуры образуют свою уникальную национальную специфику, под которой понимается система определенных формул делового этикета. Особенности исторического и социально-экономического развития, географического положения, и воспитания создают часть национальной культуры, которая отражается в принципах делового общения, установленных в конкретной стране. Компетентность в вопросе выбора речевых формул языка для любой ситуации помогает при ведении переговоров и начальном установлении контактов с партнерами из других стран.
На сегодняшний день Германия входит в группу развитых стран, то есть имеющих высокий уровень социально-экономического развития, а благодаря своему географическому положению можно отметить что люди, живущие в Германии, абсолютно подготовлены к взаимодействию в межкультурной среде. Сотрудники международных компаний, в большинстве случаев являются высококвалифицированными специалистами в вопросах деловых коммуникаций вне зависимости от их профиля работы.
Согласно классификации Худолеевой О.А., [47, с. 7] в качестве особенностей немецкого коммуникативного поведения выступают такие характеристики как:
· анонимность социального общения;
· подробное планирование;
· чинопочитание;
· высокий уровень бытовой вежливости;
· предпочтение официального (консервативного) стиля как в одежде так и в общении;
· пунктуальность.
Несмотря на выделенные отличительные характеристики, которые могут быть замечены в процессе делового общения, не следует принимать эту выборку как единственно правильную. Важно осознавать, что коммуникативное поведение человека формируется не только под влиянием культуры и общества, но и несет свои индивидуальные особенности, которые не подчиняются общим стандартам и стереотипам касательно поведения, характера, внешнего вида и т.д. Если ознакомиться с основными особенностями, характерными для страны, с которой ведется деловая коммуникация, то эти знания могут стать полезным инструментом, отражающим подготовленность, серьезные намерения и высокий уровень профессионализма компании или сотрудника. В отдельных случаях готовность к сотрудничеству, поиск компромиссов по различным вопросам могут быть обеспечены или достигнуты с помощью использования профессионально-коммуникативных компетенций, которые помогают не только контролировать ход коммуникации, но и предугадать реакцию или эмоцию партнера на конкретную ситуацию общения.
2. Основные критерии делового письменного общения
2.1 Сравнение русского и немецкого подходов ведения деловой переписки
Целью данного исследования является не только анализ понятия делового этикета, его восприятия в современном обществе и выделение основных принципов или особенностей его выражения в России и Германии, но и анализ конкретных частей речевого этикета в деловой переписке, широко используемые как в русском так и в немецком языках. Сюда относятся формы обращений в деловых письмах, приветственные и заключительные формы вежливости, клише употребляемые во вступлении деловых писем (выражения просьбы, заинтересованности, надежды), формулы отказа или несогласия и репрезентация извинений в деловом письменном общении.
Форма делового письма имеет стандартизированный характер, заключающийся в определенном количестве рубрик, оформленных на официальном бланке компании или предприятия. В России многие стандарты заимствуются или извлекаются из справочников по написанию делового письма/деловой корреспонденции. В Германии основные стандарты опубликованы Институтом стандартизации (DIN = Deutsche Industrienorm), однако могут встречаться и другие варианты [50].
2.2 Формы обращений в деловом письме
Первое, о чем должен позаботиться отправитель делового письма, это о корректной формуле обращения. Ведь она должна не просто служить этикетным нормам, но и привлекать внимание читателя, сообщая о серьезных намерениях. Обращения на Вы пришли в русский язык намного позже, под влиянием немецкой и французских культур. Общепринятым вариантом в деловом дискурсе считается употребление такой формулы: Уважаемый господин (госпожа) + Должность! или Уважаемый господин (госпожа) + Фамилия! Она считается самой нейтральной и выражающей уважение по отношению к адресату. В данных формулах этикета допустимо добавление прилагательных «глубокоуважаемый» или «многоуважаемый» для выражения оценки его профессиональных навыков.
Другим культурным маркером является обращение по имени и отчеству. Подобный вид обращения делает сообщение более контактным, однако в последние десятилетия отмечается сужение сферы использования имени и отчества в деловом дискурсе [12]. Более того, такой тип обращения будет использоваться чаще всего в письмах, выражающих просьбу, благодарность или надежду, т.е. в менее официальных. Или в случае если деловой контакт между адресатом и автором письма давно установлен и компании находятся в состоянии сотрудничества или подчинения.
Для коммуникации внутри компании могут быть использованы такие варианты, как: Уважаемые/дорогие коллеги! Коллеги! Такие обращения остаются лаконичными и сохраняют нейтральный тон общения. При обращении к одному сотруднику используется вежливое местоимение «Вы», написанное с прописной буквы, а если адресатов несколько, то личные местоимения «ваш», «вы», «вас», для выражения уважения. Важно отметить, что после обращения в русском языке следует использовать восклицательный язык.
Что касается немецкого делового письма, то оно также стремится к лаконичности, поэтому важным остается использование кратких фраз и соблюдение формальностей. При официальных взаимоотношениях общепринятым обращением по отношению к фирме или незнакомому лицу является: Sehr geehrte Damen und Herren. В случае уже установившегося контакта можно использовать формулу: Sehr geehrte Frau + Familienname / Sehr geehrte Herr + Familienname. В обращении допускается упоминание должности или профессии адресата, например, Sehr geehrte Frau Professor. Если отправитель не знает фамилию адресата, можно использовать название должности или отдела, в котором работает сотрудник. Также как и в русском деловом письме, в немецком используется уважительная форма - местоимение Sie, в случае тесного делового общения - Ihr и Du [34, с. 197].