2.3 Основной текст письма (выражение просьбы)
После основной формулы обращения к адресату, следует основной текст делового письма. Содержание и форма в большинстве случаев зависят от его жанра. Для каждого конкретного случая существуют свои этикетные формулы, полностью соответствующие целям и стилю делового общения. В случае написания письма-просьбы, характерными клише для российской корреспонденции являются: Прошу Вас/ Просим Вас + инфинитив/ Просьба + инфинитив/Наша компания обращается с просьбой/ Будем благодарны, если Вы/ Ваша компания + глагол в будущем времени/ Мы были бы признательны, если бы Вы смогли + инфинитив/ Мы хотели бы получить и т.д. [7, с. 66]. Для выполнения коммуникативной задачи в таком письме может понадобиться обоснование просьбы. Для этого в русском варианте можно повстречать союзы и предлоги, выражающие цель или причины, такие как с целью, в связи с, для того чтобы, вследствие, по причине, ввиду, ссылаясь на, в соответствии с, согласно. Такие варианты сохраняют деловой стиль изложения и придают лаконичность всему деловому общению. При соблюдении всех формальных правил к просьбе должны прилагаться официальные документы, например, программа, каталог или сметы, подтверждающие необходимость выполнения просьбы.
Первая строка текста в немецком деловом письме начинается со строчной буквы, так как следует за формулой обращения с запятой. Все последующие строки будут начинаться у левого края с сохранением пробелов между абзацами. В немецкой лингвокультуре при необходимости выражения просьбы, заинтересованности, намерений или описания обязательств широко используется сослагательное наклонение - Konjunktiv II. Данная форма несет некий оттенок неопределенности или нерешительности, однако она полностью соответствует этикетным нормам и широко используется в деловом дискурсе, когда решение еще не найдено или не принято окончательно. Для передачи слова другой стороне или представления альтернативных решений можно использовать такие готовые формулы как: Wir kцnnten/ Es wдre von Vorteil, wenn.../ Wir hдtten gern die Preise fьr/ Sie hдtten dann die Gelegenheit/die Mцglichkeit/ Natьrlich wir wьrden/Ich wьrde/kцnnte vorschlagen, dass… und so weiter. Такие формы предложений способны увеличить эффективность коммуникациии и предоставить всем стороным равномерное участие в процессе делового общения.
В основном тексте письма также можно встретить форму изъявительного наклонения - Indikativ. Такие предложения звучат в деловом контексте довольно навязчиво и резко, предполагая четкое выполнение указаний. Однако в зависимости от жанра делового письма, форма действительного залога может быть уместной и соответствующей этикетным нормам, в случае если решение уже принято или речь идет о уже принятых мерах или действиях. Примерами формул, в которых используется Indikativ могут стать: Sie mьssen/sollen, Wir bieten Ihnen an/ Wir ьbernehmen/ Sie werden feststellen. Для некоторых форм делового письма характерно использование повелительного наклонения, например: Benцtigen/beachten Sie bitte, dass die Fristen bald enden werden/ Erklдren die Kьndigung bitte/ Bitte antworten Sie mцglichst umgehend. Также, при написании письма-просьбы, ответа на заказ или предложение, обсуждения условий, запросе информации, могут быть использованы уступительные предложения, с такими союзами как obwohl, obgleich, obschon, trotzdem.
Принимая во внимание особенности жанра и стиля делового письма, можно заметить, что в немецком языке, как и в русском сохраняется официально-нейтральный тон сообщения. И на синтаксическом уровне такой стиль сохраняется благодаря страдательному залогу и грамматической конструкции haben/sein + Infinitiv. Данные конструкции считаются не только синонимичными, но и передающими действие или ситуацию описательно, неперсонифицированно, т.е. без включения мнения или оценки ситуации самим автором письма [34, с. 198].
Для написания такого рода деловых писем, как договоры, контракты, доверенности, рекламации, обычно требуется много специализированной лексики и сложные синтаксические и грамматические конструкции. Более того, типично использование страдательного залога - Passiv и причастных оборотов. Например, die Lieferung wird bis... erfolgen/ die Auslieferung wird... verzцgern. Подобные структуры широко используются в немецких деловых письмах, так как придают сообщению полностью формальный и отстраненный характер. Несмотря на то, что деловая корреспонденция предполагает описание обязательств, не стоит злоупотреблять большим количеством модальных глаголов или сложноподчиненных конструкций [10, с. 84-85]. При возникновении данной проблемы, лучше заменить их альтернативными, более прямыми структурами, такими как, изъявительное наклонение (Indikativ) или будущее время (Futur). Например, wir verschicken die Waren morgen/ wir werden die Waren morgen verschicken.
2.4 Выражение заинтересованности, благодарности, надежды и намерения
Выражение эмоций, в частности выражение заинтересованности, желания, надежды или благодарности в русском деловом письме имеет свои особенности. По результатам анализа лексического наполнения делового письма, выполненного Савченко Т.А., [36, с. 94] было выявлено, что в русском языке больше чем в других языках оценочной лексики, а именно оценочных прилагательных, наречий и глаголов. Отмечается, что в деловом письме на русском языке уделяется меньше внимания плану сообщения, однако допускается частое использование модальности и экспрессивно-оценочных средств. Поэтому не каждое деловое письмо полностью соответствует нормативным требованиям деловой коммуникации.
Такие жанры делового письма, как благодарственные письма, запросы различной информации, подтверждение встреч или соглашений, принятие или отклонение приглашений, в большинстве случаев содержат в себе много клишированных выражений. Например, интерес в русском деловом письме может выражаться с помощью таких фраз: Нас интересует/ Мы являемся производителями … и постоянно нуждаемся в …/ Мы ищем… Выражение благодарности чаще всего находит отражение в деловом письме такими способами: Примите благодарность за…/Мы бы хотели выразить выразить/поблагодарить за…/ Благодарю Вас за… Однако важно аккуратно использовать частицу «бы» в русском языке, чтобы не придать фразе дополнительного разговорного оттенка и не потерять смысловую точность официального обращения.
Немаловажной частью делового письма может являться выражение надежды, в частности на дальнейшее сотрудничество. Так в деловой коммуникации на русском языке можно встретить такие вводные формулы, как: Надеемся на дальнейшую встречу/сотрудничество/ взаимодействие, надеемся + инфинитив, Мы свяжемся с Вами…/ Выражаем надежду на… Эта категория не считается обязательной для включения в состав деловой коммуникации, однако используя ее в любом деловом письме, автор письма косвенно воздействует на адресата, так как категория «надежда» убеждает в серьезных намерениях или желании чего-нибудь радостного/приятного, что может уверенно осуществиться в будущем [31, с. 208]. Желание и его отражение может реализоваться в деловом письме по-разному, и этот выбор зависит от задач коммуникации. Например, Нам бы хотелось, Мы были (Вам) признательны/ Не могли бы Вы обеспечить мне…? В случае необходимости выражения желания в деловом письме, важно представлять, что желания и намерения всегда имеют персонифицированный характер. По этому поводу Алтабаева Е. В. [1, с. 56] замечает, что оно может отражать субъективную позицию или оценку автора. Тем самым, к категориям с высокой эмоциональной насыщенностью нужно подходить с осторожностью, не искажая общий смысл письма и сохраняя его официально-деловой стиль.
Что касается Германии и деловой коммуникации с партнерами из этой страны, то здесь желательно уменьшить модальность фраз, но не пренебрегать вежливыми фразами, соответсвующими этикету делового письма. Помимо употребления модальных глаголов, выражающих персональную оценку содержания письма, в деловом общении на немецком языке можно встретить модальные слова, частицы и наречия, например: hoffentlich (с надеждой), sicherlich (с уверенностью), vermutlich (вероятно, предположительно), wunschgemдЯ (по пожеланию). Такие модальные слова как mцglich (возможный), erforderlich (требуемый) также передают эмоциональный оттенок. Модальные частицы используются редко, но могут присутствовать в персонифицированных вопросах для создания акцента. Например, в вопросе: Sollten wir den Vertrag verlдngern, oder? Такой акцентный элемент, как oder показывает заинтересованность и готовность выполнить или пойти навстречу желаниям партнера по деловому общению.
В письменной деловом общении не стоит допускать иронии, сарказма, насмешек и грубых выражений. Данные лексические единицы не просто портят общую картину письменной коммуникации, но также негативно влияют на формирование мнения о надежности взаимодействия. По мнению Кокиной И.А. [24, с. 83] не следует давить на адресата, заставляя принимать поспешные решения, поэтому стоит избегать таких слов, как dringend (срочно), umgehend (незамедлительно), so schnell wie mцglich (в более короткие сроки).
Выражение заинтересованности в деловом письме на немецком языке может выражаться разными способами. Например, такие клишированные фразы, как: Wir sind an... interessiert/ Ihre Produkte interessieren mich/unsere Firma sehr/ Es interessierte mich zu hцren, erfahren, dass.../Wir suchen nach potenziellen, mцglichen Partnern... При написании глаголов, выражающих интерес, важно обращать внимание на предлоги и падежи, так как наличие грамматических ошибок сразу оттолкнет потенциальных партнеров и заставит их усомниться в квалифицированности сотрудников компании. Для таких целей можно использовать такие глаголы, как: etwas interessant finden, interessiert sein an etwas, Interesse haben an etwas, sich interessieren fьr, etwas liegt in meinem Interesse.
Формы благодарности на немецком языке имеют персонифицированный характер и не должны быть слишком навязчивыми. В этом случае важно избегать использовать местоимения wir в начале каждого абзаца. Можно его заменить такими выражениями: Auch wissen wir es sehr zu schдtzen, dass.../ Auf die Zusammenarbeit freuen wir uns.../Haben Sie Dank fьr... Благодарность может выражаться также с помощью глаголов danken, sich bedanken; наречия herzlich (сердечно), как в предложении: Ich... danke Ihnen ganz herzlich fьr ein gemeinsames Projekt; и усиливаться с использованием глагола mцgen в Konjuktiv (сослагательном наклонении, в котором глагол выражает само желание), например, Wir mцchten uns fьr Ihren Beitrag bedanken [13, с. 169].
Надежда на дальнейшую связь или взаимодействие, выражение потребности или желания выражается в немецкой лингвокультуре, также как и в русской, т.е. используется строгий набор клише и максимально избегаются эмоционально-окрашенные единицы языка. Выражение надежды может формулироваться такими способами: Wir hoffen sehr, dass.../ Es steht fьr uns ohne Zweifel, dass.../ Es wьrde mich freuen, wenn... Желания или намерения должны выражаться в соответствии со всеми этикетными нормами, однако не стоит злоупотреблять формами вежливости, употребляя Konjunktiv в каждом предложении. Можно заменить такие фразы, как Wir benцtigen/Ich wдre (Inhen) fьr … dankbar/ Kцnnten Sie uns … besorgen? на такие этикетные варианты, как: Bitte informieren Sie uns ьber.../ Wir wьrden uns zeigen, wenn Sie uns mitteilen kцnnten.
2.5 Выражение отказа/несогласия
В некоторых случаях в деловом письме необходимо выразить несогласие с чем-то, возражение или даже отказ, поэтому важно уметь корректно подать отрицательную информацию, чтобы у адресата не сформировались негативные эмоции во время деловой коммуникации. Несмотря на то, что отказы и условия лучше выражать строго, без косвенного воздействия на адресат, важно сохранять вежливость. Например, используя такую фразу как: К моему большому сожалению, Ваша просьба не может быть выполнена/ К сожалению, я вынужден отменить встречу. При выражении такого рода информации в деловом письме обязательным считается объяснить причины отказа, выразить сожаление и надежду на будущее взаимодействии по любым вопросам. Для смягчения твердого отказа или несогласия, можно включить в начало самого делового письма формулы выражения благодарности, надежды или комплименты.
В случае возникновения недопонимания или несогласия в течение делового общения с немецкими партнерами могут стать полезными такие формулы, как: Es tut mir leid, dass.../ Ich muss Sie dafьr um Verstдndnis bitten, dass.../ Da habe ich mich vielleicht missverstдndlich ausgedrьckt [53, с. 74]. В деловом письме на немецком языке также как и в русском избегаются прямые отказы, так по мнению Иссерс О.С. [22, с. 242] они создают напряженность в отношениях и негативно сказываются на адресате. По этому поводу Тахтарова С.С. [41, с. 136] добавляет, что по результатам эксперимента большинство немецких респондентов не только используют речевые клише, выражающие сожаление, но и прибегают к митигативным тактикам, которые заключаются в объяснении весомых причин и предложении альтернативных решений. Более того, в немецкой лингвокультуре считается приемлемым обсуждение культурнообсловленных недопониманий, возникающих в потоке обсуждения или взаимодействия, однако желательным остается ознакомление со всеми особенностями языковых и этикетных норм и стандартов.
2.6 Категория «извинения»
Отдельно стоит выделить такую категорию вежливости в деловом письме как «извинение». Выбор формулы, выражающей извинение, зависит не только от адресата, но и от самого типа письма. В русском варианте делового письма можно использовать такие фразы: Приносим извинения за…/ Мы приносим свои извинения за…/ Наша компания еще раз выражает свои извинения. Данная формула, включенная в основной текст письма, не только отразит определенный уровень заботы об адресате, но и докажет уровень профессионализма самой компании или ее сотрудника. Категория «извинение» в деловом письме выражается с помощью клишированных фраз, однако выбор формулы будет зависеть от степени серьезности проступка или ситуации в целом. Своевременные корректные извинения, как упоминает Ращевская Е.П. [35, с. 87], свидетельствуют о профессионализме компании и являются нормальной практикой в структуре делового письма.
Аргументированность решения касается не только отказов или возражений, но и должна присутствовать при выражении извинения. По мнению Газизова Р.А. [14, с. 26] индивидуалистические культуры, к которым относится немецкая культура, ценят эксплицитную вежливость, т.е. выраженную разными стратегиями, так как такое общение на уровне деловых контактов приводит к сближению дистанции между собеседниками. Вариации написания извинений различны, например, Entschuldigen Sie bitte.../ Wir mцchten uns vielmals entschuldigen/ Wir bitten um Entschuldigung fьr etwas. Cуществует несколько способов для экспликации этикетных форм извинения в деловом общении: числительные (vielmals), актуализатор вежливости (bitte) и модальные глаголы (dьrfen, mьssen, kцnnen, mцgen). Выбор формы выражения зависит от направленности делового письма. В результате исследования Горпенниковой Ю.Г. [16, с. 80] было выявлено, что в письмах, адресованных клиентам, присутствует много числительных, а в отношении сотрудников, компания придерживается использования клише с актуализацией вежливости. Модальные глаголы помогают в случае необходимости выражения повышенной вежливости, поэтому чаще всего встречаются в письмах, направленных клиентам.