1. нормативные правовые акты, методические и другие руководящие материалы по вопросам организации делопроизводства;
2. единую государственную систему делопроизводства;
3. стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
4. структуру суда;
5. схемы документооборота;
6. порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчётности;
7. сроки и порядок сдачи дел в архив;
8. системы организации контроля за исполнением документов;
9. оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;
10. правила внутреннего трудового распорядка;
11. трудовое законодательство.
Заведующие канцелярией имеют право:
вносить на рассмотрение председателя суда предложения по улучшению деятельности канцелярии суда, форм и методов работы с документами;
требовать от секретарей суда и секретарей судебного заседания надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в суде;
подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
осуществлять проверки организации делопроизводства секретарями суда.
вносить на рассмотрение председателя суда представления о назначении, перемещении, увольнении работников службы делопроизводства, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий.
Заведующий канцелярией несет ответственность:
за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь;
за совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь;
за причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.
Печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь хранятся в несгораемых шкафах или сейфах. Должностные лица, ответственные за хранение печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь, обязаны не допускать ее повреждения или утери.
Прием и первоначальная обработка поступающих документов производятся выделенным для этого работником канцелярии – секретарем суда.
Обработка входящей корреспонденции осуществляется в день поступления, в первую очередь обрабатываются телеграммы.
До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются правильность ее доставки по адресу на конверте и целостность упаковки.
Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата – возвращается отправителю с пометкой на конверте "Ошибочно доставлено".
В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в канцелярии суда.
Конверты поступивших исковых заявлений, кассационных или частных жалоб и протестов, исполнительных документов и обращений граждан должны быть сохранены и приложены к этим документам.
Необходимо сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа.
Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "Лично".
Документы на машинных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.
Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления в суд документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных журналах и карточках.
Регистрации подлежат как традиционные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники.
На всех без исключения документах ставится регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа документа. Если корреспонденция не вскрывается, штамп проставляется на конвертах или пакетах.
Документы, поступившие в суд после 16 часов, регистрируются следующим днем.
Поступившие дела и иная корреспонденция регистрируются в журнале регистрации входящих документов. Документы (судебные дела, жалобы и другая корреспонденция, в том числе принятые на личном приеме исковые заявления), поступившие в суд, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение председателем суда, затем передаются исполнителям.
Не подлежат регистрации, а передаются соответствующим секретарям с отметкой о времени поступления их в суд для приобщения к делам:
судебные повестки, возвращенные в суд из-за их невручения адресату;
расписки в получении судебных повесток, копий постановлений о передаче уголовного дела прокурору для направления в суд, об изменении меры пресечения, о назначении судебного разбирательства, о продлении срока содержания обвиняемого под стражей, копий приговоров, исковых заявлений и судебных решений.
При большом объеме поступающей корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: исполнительные документы, корреспонденция по гражданским делам, поручения судов других районов, а также поручения судов других государств, с которыми заключены договоры о правовой помощи, и другие.
Исходящие и внутренние документы регистрируются в журнале регистрации исходящих документов в день подписания или утверждения и отправки корреспонденции. Каждый исходящий документ, как правило, должен иметь копию, которая заверяется исполнителем с указанием его должности. После подписания документа копия подшивается в наряд или дело.
Предназначенные для отправки документы принимаются полностью оформленными в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в районном суде и отправляются в тот же день до 13 часов.
Секретарь суда перед отправкой документа обязан проверить правильность написания адреса, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, наличие указанных в документах приложений и подписей, на письмах с несколькими адресами подчеркнуть адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма.
Судебные дела посылаются по назначению заказными бандеролями либо курьерами, а исковые материалы, материалы об административных правонарушениях и исполнительные документы – заказными письмами.
При отправлении заказной корреспонденции курьерами она регистрируется в разносной книге и сдается адресатам под роспись в этой книге.
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая со штемпелем отделения связи передается в бухгалтерию.
Ответы на запросы (представления, письма) вышестоящих государственных органов (организаций) должны быть подписаны председателем суда с указанием фамилии исполнителя.
Судебные дела, поступившие в суд после кассационного рассмотрения в связи с отменой судебного постановления и передачей дела на новое судебное разбирательство, должны быть расписаны председателем суда и переданы судье не позднее следующего дня после возвращения его с кассации.
Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма, копия которого подшивается в наряд на общих основаниях. Отправка этих документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации.
Оригинал документа, отправляемого по факсу, с электронной отметкой о его отправлении хранится в деле (наряде).
На заказные бандероли, письма составляется опись отдельно на бандероли и письма. Опись остаётся в суде и подшивается в хронологическом порядке в наряд.
Все уголовные и гражданские дела, поступившие для рассмотрения в данном суде, после регистрации по журналу входящих документов регистрируются на учетно-статистических карточках для уголовных дел гражданских дел и записываются в алфавитных указателях по уголовным и гражданским делам.
По уголовным делам алфавитный указатель ведется на каждого обвиняемого, по гражданским делам – на каждого ответчика, по делам особого производства – на заявителя.
В учетно-статистических карточках соответственно движению уголовного или гражданского дела должны быть заполнены все реквизиты.
По истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся в картотеку нового года.
На каждой учетно-статистической карточке и в каждом таком деле указываются два порядковых номера: в числителе – прошлого и в знаменателе – нового года.
Особое внимание уделяется регистрации и нумерации дел поступивших в новом году. Нумерация этих дел начинается с того номера, который является очередным после перерегистрации для предыдущего года.
В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер по нумерации прошлого года и делается надпись о перенесении в картотеку текущего года с указанием нового порядкового номера.
Дела на лиц, привлеченных к ответственности за административные правонарушения, регистрируются в журнале и алфавитном указателе по форме указанной в инструкции по делопроизводству.
Номера уголовным делам присваиваются в соответствии с Инструкцией о едином учете преступлений и лиц, их совершивших.
Порядковые номера уголовных дел присваиваются в нарастающем порядке в пределах календарного года. В следующем году нумерация начинается с первого номера.
Номер гражданского, административного дела и других материалов включает соответствующий индекс и порядковый номер по учетно-статистической карточке или регистрационному журналу.
Необходимое направление в деятельности районных судов – изучение и обобщение судебной практики и собственной кассационной практики данного суда. В зависимости от целей она обобщается по категориям уголовных или гражданских дел, по вопросам применения материального или процессуального законодательства, по итогам работы районного суда. Это позволяет выявить ошибки и недостатки в работе, их причины, определить меры по улучшению судебной деятельности. Осуществляется эта функция в работе суда путем своевременного составления статистической отчетности заведующих канцелярий суда.
По уголовным делам, поступившим от органов предварительного расследования, может быть использована обложка, в которой дело находилось, при условии надлежащего качества и сохранности этой обложки, при этом на обложке делаются необходимые отметки (наименование суда, порядковый номер дела, когда оно начато производством в данном суде и так далее).
Если уголовное дело, поступившее из органа предварительного расследования, было судом подшито в новую обложку, то при данном деле должна быть сохранена также и старая обложка, в которой дело находилось в стадии предварительного расследования.
На обложках дел, по которым обвиняемые находятся под стражей, должен быть поставлен штамп "Под стражей" или сделана об этом отчетливая надпись. На внутренней стороне обложки уголовного и гражданского дела помещается справочный лист в котором отмечаются все действия суда, произведенные по делу: направление повесток, копии обвинительного заключения, искового заявления, приговора, решения суда, исполнительного листа и так далее.
Дата поступления дела (материала) указывается на обложке, в учетно-статистической карточке или регистрационном журнале, должна отражать время фактического поступления дела в суд и его рассмотрения.
По делам и исковым заявлениям, присланным в суд через органы связи, эта дата указывается в соответствии с отметкой, сделанной канцелярией в день приема заявления: по делам и исковым заявлениям, принятым на личном приеме, – в соответствии с отметкой, сделанной судьей при приеме.
При несовпадении даты, проставленной на заявлении, с датой его подачи на личном приеме истцу (заявителю) предлагается исправить дату.
Уголовные и гражданские дела, возвращенные на новое рассмотрение после отмены приговоров, решений или определений, регистрируются в учетно-статистических карточках наравне со вновь поступающими делами и получают новый порядковый номер, а в алфавитном указателе дела делается новая запись.