Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.
Текст служебного документа должен состоять из трех логически связанных частей: введения, обоснования и заключения. Во введении указываются события и факты, послужившие основанием для составления документа. Во второй части приводятся разъяснения, расчеты, изложение событий и фактов, вызвавших необходимость принятия тех или иных решений. В заключении формулируются выводы, предложения, просьбы, составляющие цель документа.
Документы должны оформляться на бланках, соответствующих Государственному стандарту Республики Беларусь 6.38-95 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования и оформление документов" и Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, государственных комитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (Бюллетень нормативно-правовой информации, 1995 г., № 11).
Изготавливают бланки двух форматов: А4 и А5.
Бланки документов должны иметь поля:
левое – 30 мм;
правое – не менее 8 мм;
верхнее и нижнее – не менее 20 мм.
Выбор формата бланка документа зависит от вида и объема текста бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов документов.
Бланки каждого вида проектируют на основе углового или продольного расположения реквизитов.
Реквизиты бывают постоянные и переменные.
Постоянный реквизит документа – реквизит, нанесенный при изготовлении бланка документа.
Переменный реквизит документа – реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.
Угловой вариант расположения реквизитов является наиболее рациональным, так как большая часть документов является адресуемыми – письма, справки, докладные записки. Неадресуемые документы (протокол, акт) часто содержат гриф утверждения, который располагается в той же части листа, что и реквизит "адресат".
Продольный вариант расположения реквизитов удобен для оформления документов на двух языках.
На общих бланках указывают реквизиты: наименование суда, название вида документа, дату, индекс, место составления или издания.
На основании общего бланка изготавливаются бланки для конкретных видов документов (приказов, протоколов и других документов) либо наименование видов документов впечатывается в общий бланк машинописным способом.
На бланках для писем указывают реквизиты: наименование суда, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, номер факса, номер счета в банке, дату, индекс, ссылку на индекс и дату входящего документа.
При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.
Отдельные документы допускается оформлять не на бланках (например, внутренние документы), но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции.
Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка.
Рукописное оформление документов должно соответствовать его машинописному оформлению: состав и расположение реквизитов, нумерация страниц.
В соответствии с требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-95 организационно-распорядительные документы имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения:
- Государственный герб Республики Беларусь;
- эмблема организации;
- изображение правительственных наград Республики Беларусь;
- код организаций по Общегосударственному классификатору предприятий и организаций Республики Беларусь (далее – ОКПО);
- код формы документа по Общегосударственному классификатору унифицированных документов Республики Беларусь (далее – ОКУД);
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;
- название вида документа;
- дата;
- индекс;
- ссылка на индекс и дату входящего документа;
- место составления или издания;
- гриф ограничения доступа к документу;
- адресат;
- гриф утверждения;
- резолюция;
- заголовок к тексту;
- отметка о контроле;
- текст;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования;
- визы;
- печать;
- отметка о заверении копии;
- инициалы, фамилия исполнителя и номер его телефона;
- отметка об исполнении документа и направлении его в наряд;
- отметка о переносе данных на машинные носители;
- отметка о поступлении;
- предупредительный знак.
Суды осуществляют уголовно-правовой, административно-правовой и гражданско-правовой учет юридически значимых явлений и процессов. Единицы измерения судебного учета – уголовное дело, преступление, подсудимый, мера уголовного наказания, административное дело, правонарушитель, мера административного наказания, гражданское дело, стороны в гражданском процессе, результаты разрешения спора и др.
Первичный учет в судах всех уровней, как правило, строится на основе статистических карточек и соответствующих журналов учета. Правильная организация первичного учета – необходимое условие надежной статистики о работе судов, судимости, мерах наказания, административной юрисдикции, разрешении гражданских споров и т. д.
Статистические карточки в судах первой инстанции ведутся на уголовное дело, на подсудимого, на гражданское дело, на исполнительное производство. Кроме них в судах ведутся журналы регистрации уголовных, административных и гражданских дел, которые также являются первичными документами учета. Учетно-регистрационная карточка на уголовное дело содержит сведения о его регистрации и движении. Основной документ первичного учета – статистическая карточка на каждого подсудимого, в которой отражаются:
1) сведения о подсудимом (фамилия, имя, отчество, пол, возраст, гражданство, местожительство, образование, род занятий, занимаемая должность, судимость и др.);
2) сведения о преступлении (характер, стадия совершения, рецидив, число соучастников, состав преступной группы, место совершения, отрасль хозяйства и форма собственности объекта посягательства и др.);
3) сведения о приговоре, определении, постановлении (результат рассмотрения дела, основная и дополнительная квалификация деяния, вид и мера основного и дополнительного наказания и т. д.);
4) сведения о кассационном рассмотрении дела, где указываются решения кассационной инстанции. Карточка на подсудимого заполняется судьями первой и второй инстанций. В общей сложности в ней содержится более 800 юридически значимых признаков, обозначенных текстуально и путем кодирования, что позволяет использовать их при машинной обработке. Если учесть, что каждый из признаков может быть соотнесен с любым другим, то информацию о подсудимом возможно расширить до полумиллиона единиц. Учетно-статистическая карточка на гражданское дело заводится в день поступления искового заявления, а затем в ней отражаются все процессуальные действия суда по делу: содержание иска, сроки и результаты его рассмотрения, обжалование в вышестоящий суд, сведения об истце и ответчике, другие данные. Учетно-статистическая карточка на исполнительное производство отражает работу судебного исполнителя по исполнению решения по гражданским делам и приговоров в части возмещения материального ущерба по уголовным делам, а также движение исполнительного документа, сроки и результаты исполнения судебного решения. Карточка по учету сумм ущерба отражает размер материального ущерба, причиненный преступлениями экономической направленности. Она заполняется на каждое аналогичное дело и в ней отражается динамика погашения ущерба во время предварительного следствия, а также до и после вступления приговора в законную силу. На основе обработки статистических карточек, журналов регистрации и других материалов первичного учета формируется вся статистическая информация о динамике и структуре судимости, личности осужденных, мерах наказания, движении уголовных и гражданских дел, гражданском и уголовном судопроизводстве. Государственная статистическая отчетность судов первой инстанции разрабатывается Минюстом РБ. Она включает в себя:
1) Отчет о работе судов первой инстанции по рассмотрению уголовных дел;
2) Отчет о рассмотрении дел об административных правонарушениях;
3) Отчет о работе судов первой инстанции по рассмотрению гражданских дел;
4) Отчет о работе судов по исполнению приговоров и решений.
В этих отчетах отражаются количество и характер судебных дел, рассмотренных судом, сроки их рассмотрения, характер приговоров и решений, сумма материального ущерба, его возмещение и другие показатели судебной деятельности.
5) Отчет распределяется на три части: о числе привлеченных к уголовной ответственности и мерах наказания особенности применения уголовного наказания, меры наказания по наиболее тяжкому преступлению;
6) Отчет о составе осужденных, месте совершения преступления. Отчет о судимости по отдельным отраслям хозяйства;
7) Отчет об осужденных, совершивших преступления в несовершеннолетнем возрасте. В отчете о рассмотрении судами дел об административных правонарушениях по строкам дается перечень административных правонарушений, подведомственных суду и предусмотренных КоАП, Таможенным кодексом, другими законодательными актами РБ и местными нормативными актами, а также правонарушений, предусмотренных КоАП, но не подведомственных суду. По графам отчета даются признаки характеристики личности правонарушителей, виды административных взысканий, суммы наложенных и взысканных штрафов и другие сведения.
наименование истца, его место жительства или, если истцом является организация ее местонахождение, наименование представителя и его адрес, если заявление подается представителем;
наименование ответчика, его место жительства;
в чем заключается нарушение или угроза нарушения прав, свобод или законных интересов истца и его требования;
обстоятельства, на которых истец основывает свои требования, и доказательства, подтверждающие эти обстоятельства;
цена иска, если оно подлежит оценке, а также расчет взыскиваемых или оспариваемых денежных сумм;
сведения о соблюдении досудебного порядка обращения к ответчику, если это установлено федеральным законом или предусмотрено договором сторон;
перечень прилагаемых к заявлению документов. Определение суда первой инстанции – это постановление суда первой инстанции или судьи, которым дело не разрешается по существу. Определением разрешаются процессуальные вопросы, возникающие на различных стадиях судопроизводства: определение о подготовке дела, определение о судебном поручении, определение о приостановлении производства по данному вопросу, об отложении разбирательства по делу и др. Определение суда состоит из 4 частей. Содержание определения должно включать:
дату и место вынесения определения;
наименование суда, вынесшего определение и секретаря судебного заседания;
лиц участвующих в деле, и предмет спора или заявленное требование;
вопрос по которому выносится определение;
мотивы, по которым суд пришел к своим выводам, и ссылку на законы, которыми суд руководствовался;
судебное постановление;
порядок и срок обжалования определения, если оно подлежит обжалованию.
В статистическую карточку по делу информация заносится судьей или по его поручению помощником судьи. При заполнении статистической карточки судья или его помощник руководствуются Инструкцией о порядке заполнения и представления учетных документов. О времени и месте судебного разбирательства или совершении отдельных процессуальных действий участвующие в деле лица извещаются судебными повестками установленного образца. Судебное извещение также является унифицированной формой в Борисовском районном суде и имеет следующие реквизиты:
наименование и адрес суда;
указание времени и места судебного заседания;
наименование адресата – лица, извещаемого или вызываемого в суд;
указание, в качестве кого извещается или вызывается адресат;
наименование дела, по которому осуществляется извещение или вызов адресата. Анализ показал, что судебные повестки оформлены правильно в соответствии с законодательством. В процессе судебного заседания секретарем изготавливается протокол судебного заседания. В районном суде города Борисова пишется от руки или на машинописном носителе. Законность действий суда первой инстанции и обоснованность сделанных им выводов вышестоящие суды проверяют на основании анализа протокола судебного заседания и находящихся в деле протоколов осмотра вещественных и письменных доказательств. А также – на основании имеющихся в деле других доказательств, допускаемых законом.
В протоколе судебного заседания должно указываться: