Исковые заявления, поданные с нарушением требований статей 242 и 243 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь или не оплаченные государственной пошлиной, по определению судьи остаются без движения, о чем извещается истец. Эти заявления хранятся в особой папке. Если недостатки не будут устранены истцами в назначенный судьей срок, эти заявления считаются неподанными. Такие заявления и приложенные к ним документы с копией определения суда возвращаются истцам.
Материалы о розыске должников, объявленном в порядке статьи 487 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь, подшиваются в отдельный наряд. Контроль за исполнением определений суда о розыске должников по этим материалам осуществляет старший судебный исполнитель.
Для учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, в канцелярии суда ведутся журналы.
Секретарем суда в книге учета исполнительных документов, переданных судебному исполнителю, регистрируются все исполнительные документы, перечисленные в статье 462 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь, переданные для исполнения непосредственно данным судом, предъявленные лично взыскателем, полученные по почте, возвращенные юридическими лицами и администрацией мест лишения свободы для дальнейшего исполнения.
На каждом исполнительном производстве, на учетно-статистической карточке и в книге кроме порядкового номера должен проставляться соответствующий индекс, установленный для каждого судебного исполнителя.
Книга хранится у заведующего канцелярией (судебного секретаря) районного (городского) суда. Книга должна быть прошнурована, пронумерована, заверена подписью председателя суда и скреплена печатью суда.
Секретарь суда регистрирует исполнительные документы по книге учета и передает судебным исполнителям под расписку в книге не позднее следующего дня с момента их поступления.
На каждый переданный судебному исполнителю исполнительный документ секретарь суда заводит исполнительное производство. Все исполнительные документы записываются в алфавитную книгу которая хранится в канцелярии суда.
Исполнительные документы для отправки передаются судебным исполнителем секретарю суда под расписку в исполнительном производстве с обязательной отметкой о передаче в книге учета исполнительных документов.
Секретарь суда, получивший от судебного исполнителя исполнительный документ для отправки адресату, отмечает в книге учета исполнительных документов дату получения документа от судебного исполнителя и местонахождение адресата, куда он направляется.
По исполнении решения исполнительный лист, выданный судом, при котором состоит судебный исполнитель, приобщается к соответствующему делу или возвращается суду, выдавшему его, о чем делается отметка в исполнительном производстве и книге учета исполнительных документов с указанием номера дела, к которому приобщен исполнительный лист. В исполнительном листе делается отметка с указанием номеров квитанций о сдаче взысканных денег в банк, которая заверяется судьей
Исполнительное производство на взыскание сумм временных пособий, выплаченных на несовершеннолетних детей в период розыска их родителей, уклонявшихся от уплаты алиментов, находится на особом контроле в суде, который выдал исполнительный лист, до полного погашения задолженности, после чего на основании соответствующей резолюции судьи приобщается к материалу о взыскании сумм пособий и сдается в архив.
Судебные дела, наряды, журналы и карточки поступают на хранение в архив районного суда.
При учете и хранении дел и других материалов в архиве соблюдаются правила, установленные действующими инструкциями.
Уголовные дела подлежат сдаче в архив районного суда после вступления судебных актов в законную силу и принятия мер к обращению судебных актов к исполнению, в том числе: 1.если по приговору или постановлению суда осужденный, находящийся на свободе, подлежит взятию под стражу, то только после получения от соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный взят под стражу; 2.если по уголовному делу имеется постановление районного суда об объявлении розыска лица, скрывающегося от суда после вынесения приговора или осужденного заочно, то только после получения извещения о задержании лица в порядке приведения приговора в исполнение;
3.если уголовное дело, по которому осужденный приговорен к исправительным работам, общественным работам то только после получения извещения из уголовно-исполнительной инспекции о постановке осужденного на учет;
4.если уголовное дело, по которому приговором предусмотрена конфискация имущества осужденного или по которому с осужденного взысканы суммы в возмещение материального ущерба, штрафа то только после направления исполнительного документа в органы исполнительного производства для исполнения;
5.если к уголовному делу приобщены вещественные доказательства, то только после решения судьбы вещественного доказательства по правилам действующей Инструкции;
в других предусмотренных законодательством РБ случаях.
Гражданские дела подлежат сдаче в архив районного суда после вступления судебных актов в законную силу и принятия мер к обращению судебных актов к исполнению, в том числе:
если исполнительный документ направлен взыскателю (органу исполнительного производства); 1.если из органа опеки и попечительства в районный суд поступило сообщение о назначении ограниченно дееспособному или недееспособному гражданину соответственно попечителя или опекуна; 2.в других предусмотренных законодательством РБ случаях.
Дела об административных правонарушениях подлежат сдаче в архив после принятия мер к обращению судебных актов к исполнению путем направления исполнительных документов органу исполнительного производства. В судебных делах, подлежащих сдаче в архив районного суда, подшиваются и пронумеровываются все документы, приобщенные к делу. Опись находящихся в деле документов заверяется подписью специалиста районного суда, осуществляющего передачу дел в архив. Для сдачи дел и материалов в архив районного суда составляется опись этих дел и материалов в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов учреждений, организаций и предприятий. На обложках дел и материалов, сдаваемых в архив, а также на учетно-статистических карточках или в регистрационных журналах проставляется архивный номер, за которым дело сдано по описи в архив, и номер самой описи. Судебные дела в архиве хранятся по годам в порядке архивных номеров. Прием и сдача дел оформляются актом, в котором указывается:
а) общее состояние делопроизводства, учета, отчетности и архива данного суда;
б) наименование карточек, журналов, книг, нарядов, которые ведутся в суде;
в) количество пронумерованных листов в каждой картотеке, журнале, книге, наряде;
г) неисполненные документы и нерассмотренные дела;
д) все документы архива суда, количество уголовных и гражданских дел, находящихся в архиве;
е) соответствие записей в книге учета вещественных доказательств с их фактическим наличием.
Приемо-сдаточный акт составляется в двух экземплярах, подписывается лицами, участвующими в передаче. В районных и приравненных к ним судах ведение единого учета первичных документов, обеспечение накопления статистических данных осуществляется в строгом соответствии с действующими инструкциями. Номенклатура дел составляется в последнем квартале предшествующего года и направляется в двух экземплярах на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего органа государственного управления архивами и документацией, после чего утверждается председателем районного и приравненного к нему суда.
Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров и вводится в действие с 1 января наступившего года. Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается
заново в случае изменения функций и структуры, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она перепечатывается с соответствующими поправками и утверждается. Утвержденная и согласованная номенклатура дел для работы размножается в четырех экземплярах: первый экземпляр хранится в наряде, второй используется в работе канцелярии, третий после утверждения государственным архивом остается там, четвертый экземпляр передается в архив суда.