Введение
Динамичное развитие всех сфер общественной жизни, рост числа субъектов и объектов управления сопровождается растущими потоками документов, которые составляют основу управления, обеспечивая прямые и обратные связи между управляющими и управляемыми системами.
Делопроизводство - это «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28. Соответственно, кадровое делопроизводство - это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.
Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.
В соответствии с государственным стандартом понятие «документ» определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документированная информация составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.
Можно сделать вывод о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.
В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение.
Управление кадров и государственной службы Губернатора г. Севастополь (далее - Управление), пример организации делопроизводства которого отражена в этой дипломной работе, является структурным подразделением Администрации Губернатора г. Севастополь. Основными задачами Управления являются: обеспечение полномочий Губернатора Красноярского края по осуществлению кадровой политики, по развитию государственной гражданской службы края, по награждению наградами края и присуждению почетных званий края, представлению к награждению государственными наградами Российской Федерации, а так же обеспечение организации подготовки, переподготовки и повышения квалификации лиц замещающих государственные должности края, государственных гражданских служащих края, лиц замещающих выборные муниципальные должности и муниципальных служащих.
В соответствии с задачами определяются функции и структура Управления. Каждая функция определяет порядок работы с документами. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда государственных гражданских служащих. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.
Организация кадрового делопроизводства необходима для упорядочения работы с персоналом, обеспечения соблюдения требований трудового и налогового законодательства. Небрежность в ведении кадрового делопроизводства может негативно отразиться на благополучии организации в связи с тем, что при исчислении ряда налогов затраты принимаются при условии их документального подтверждения, при отсутствии обязательных документов об оформлении граждан на работу работодатель может быть привлечен к административной ответственности и т.д. В дипломной работе системно рассмотрены общие вопросы организации кадрового делопроизводства - состав кадровой документации, примерный перечень документов по управлению персоналом в организации, нормы права, регламентирующие различные аспекты работы с кадровыми документами, а также общие требования к оформлению кадровой документации.
Актуальность и практическая значимость исследования проблем организации кадрового делопроизводства заключается в том, что при большом объеме работы специалисты - «кадровики» могут допускать ошибки при заполнении, хранении и передачи документов. Известно, что кадровые документы несут очень большую не только историческую, но и социальную значимость. Для того, чтобы не допустить ошибок, кадровые службы должны иметь отлаженный механизм работы с документами, где каждый специалист имеет определенный круг функций, а также должна существовать система взаимозаменяемости.
Управление кадров и государственной службы Губернатора г. Севастополь является структурным подразделением государственного органа власти и все функции строго определены и регламентированы законодательными и нормативными актами.
Исходя из вышеизложенного, целью данной дипломной работы стало исследование эффективности организации работы кадрового делопроизводства и обоснование путей его совершенствования.
В рамках поставленной цели в работе предпринята попытка решения следующих задач:
· · нормативно-правовое регулирование кадрового делопроизводства;
· · организация работы с документами;
· · применение информационных технологий;
· · разработка и обоснование предложений по совершенствованию кадрового делопроизводства.
Объектом исследования выступила Администрация Губернатора Красноярского края, а предметом - организация работы с документами в управлении кадров и государственной службы Губернатора г. Севастополь.
В качестве основных методов исследования использовались такие, как метод изучения процедуры создания, движения и исполнения документов Администрации Губернатора г. Севастополь и в частности Управления, метод наблюдения, метод системного анализа и др.
Все вышеизложенное определило структуру работы. Она состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы.
В первой главе проведен анализ научно-методического, законодательного регулирования кадрового делопроизводства. А также показаны особенности организации работы с документами в государственном органе. Во второй главе описаны основные этапы реформирования и развития государственной гражданской службы в г. Севастополь. Третья глава подробно рассматривает и анализирует порядок подготовки и оформления отдельных документов по личному составу, правила работы с документами, сроки и условия хранения, применение информационных технологий в Управления кадров и государственной службы Губернатора г. Севастополь.
В заключении высказываются предложения по совершенствованию кадрового делопроизводства в рамках системы управления персоналом государственной службы.
1.Нормативно-правовая база и правовое регулирование кадрового делопроизводства
Концепция реформирования системы государственной службы и наделения ее статусом гражданской службы существенно меняет роль и характер работы кадровых служб государственных органов. Расширяются их функции, увеличивается число форм кадровых документов, повышается уровень требований к их составлению и оформлению.
Исполнение каждой функции отражается в соответствующей документации, подготовка которой требует безупречного знания нормативно-правовой базы делопроизводства, регулирующей все процедуры документационного сопровождения предусмотренных Законом кадровых процедур, и умения практически применять эти знания в использовании разрешенных к применению форм документов.
В соответствии с Федеральным законом № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» кадровая служба участвует в подготовке организационно-правовых и организационно-распорядительных документов своей организации, документационного сопровождения процедур аттестации, конкурса на замещение вакантной должности государственной службы, ведет документацию, фиксирующую трудовую деятельность каждого работника организации.
Работа кадровой службы в любой организации обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и их хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для кадровой службы любой организационной формы. Кроме того, в каждой организации разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы данного органа. кадровый персонал делопроизводство
Организация кадрового делопроизводства требуется организациям любой сферы деятельности и формы собственности, т.к. позволяет грамотно документировать важнейшие процессы в сфере работы с персоналом, например:
· - оформить прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя организации;
· - организовать учет личного состава;
· - обеспечить выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников организации;
· - обеспечить ведение и хранение трудовых книжек работников;
· - оформить необходимые документы по пенсионному страхованию, документы, необходимые для назначения пенсий работникам организации и их семьям, а также представить их в орган социального обеспечения;
· - обеспечить соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им льгот и компенсаций, установленных действующим законодательством, отраслевыми соглашениями и коллективным договором;
· - организовать учет рабочего времени;
· - обеспечить сбор, регистрацию и хранение информации по кадрам для ведения статистики по персоналу;
· - организовать разработку, утверждение и контроль исполнения документов по кадрам.
Эти и другие задачи требуют проведения документирования процедур управления персоналом и разработки соответствующих документов. В зависимости от своего функционального назначения вся кадровая документация подразделяется на 2 группы и включает в себя:
· - организационные документы: правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание, положение о службе управления персоналом;
· - распорядительные документы: распоряжения и указы;
· - персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, справки - объективки и др.;
· - учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.;
· - плановые документы: заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.;
· - отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.
Для правильного ведения кадровой документации необходимо помимо нормативно-методических актов по делопроизводству хорошо знать и постоянно руководствоваться законодательно-правовыми актами о труде.
Нормативно-правовая и методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, содержащих общие принципы организации документационного обеспечения управления, регламентирующих процессы и технологии создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения, а также работы службы документационного обеспечения, включая ее структуру, функции, штаты.
Основополагающим законодательно-правовым актом, регламентирующим трудовые отношения в организации, независимо от ее юридического статуса, является Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ, с последними изменениями, внесенными в него Федеральным закон Российской Федерации от 30.06.2006 № 90-ФЗ «О внесении изменений в трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации»
В условиях перехода к рыночной экономике, всемерного развития договорного регулирования важной целью трудового законодательства является установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан. Государство устанавливает гарантии как для всех работников (гарантии при приеме на работу, переводе на другую работу, по оплате труда, продолжительности отпуска и др.), так и отдельно для лиц, нуждающихся в повышенной социальной защите (регулирование труда женщин, лиц с семейными обязанностями, работников моложе 18 лет, инвалидов), определяет процедуру согласия между участниками трудовых отношений, а также порядок разрешения индивидуальных и коллективных споров.