Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» устанавливает обязательность документирования информации, определяет ряд терминов (информация, документированная информация и др.), обязывает предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию государственным органам. Указанные документы содержат нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов, а также требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т.д.
На уровне субъектов РФ в каждом из них действуют собственные законы о государственной гражданской службе и принимаются иные нормативные правовые акты по тем вопросам, которые отнесены к предмету их ведения. Кроме того, с законодательством о государственной гражданской службе тесно связано законодательство о муниципальной службе.
Например, на территории Красноярского края приняты и действуют следующие законодательные акты:
· - Закон Красноярского края от 20 декабря 2005 № 17-4314 «Об особенностях организации и правового регулирования государственной гражданской службы Красноярского края»;
· - Закон Красноярского края от 09 июня 2005 № 14-3514 «О реестре должностей государственной гражданской службы Красноярского края»;
· - Закон Красноярского края от 09 июня 2005 №14-3538 «Об оплате труда лиц, замещающих государственные должности Красноярского края, и государственных гражданских служащих Красноярского края» и т.д.
Немалая доля остается для локального регулирования ведомственными нормативными правовыми актами, издаваемыми непосредственно государственными органами. Такими актами утверждаются: квалификационные требования к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей; продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска; методика проведения конкурса на замещение вакантных должностей гражданской службы в государственном органе; положение о порядке проведения аттестации и порядке проведения квалификационного экзамена гражданскими служащими государственного органа; порядок выплаты премий за выполнение особо важных и сложных заданий и материальной помощи гражданским служащим государственного органа; служебный распорядок государственного органа; штатное расписание государственного органа.
Многие из подобных актов подлежат регистрации в Министерстве юстиции РФ, так как затрагивают права и свободы граждан, реализующих конституционное право равного доступа к государственной службе. Помимо того, решениями представителя нанимателя в государственных органах должны быть утверждены должностные регламенты по всем должностям, введенным в штатное расписание, которые также являются частью административного регламента государственного органа.
Особая роль отводится нормативным правовым актам Министерства здравоохранения и социального развития РФ, уполномоченного осуществлять государственную политику и нормативное правовое регулирование в сфере государственной гражданской службы (Указ Президента Российской Федерации от 10 марта 2009 года № 261 «О федеральной программе: «Реформирование и развитие системы государственной службы Российской Федерации (2009 - 2013 годы)). Министерство здравоохранения и социального развития России утвердило методические рекомендации и дает официальные разъяснения по вопросам, возникающим в практике применения законодательства, отвечая на запросы государственных органов и должностных лиц, обращения граждан и организаций. Так, в федеральные государственные органы были разосланы методические рекомендации, например, по вопросам составления должностных регламентов, по организации работы при подготовке проектов правовых актов о присвоении классных чинов гражданской службы, о проведении организационно-штатных мероприятий по введению в федеральных государственных органах новой структуры должностей, в частности категории «обеспечивающие специалисты». Наряду с этим Министерство здравоохранения и социального России ведет многоплановый мониторинг результатов реформирования гражданской службы, динамики численности гражданских служащих и их дополнительного профессионального образования, реализации законодательства и обобщения правоприменительной практики. В процессе мониторинговой деятельности дается оценка количественных и качественных показателей государственной гражданской службы. Анализируется состояние текучести кадрового состава по категориям и группам, образованию, профессиональной специализации, возрастным и гендерным характеристикам. Выявляются проблемы, коллизии, пробелы и противоречия применения норм федерального законодательства.
Однако для эффективного государственного управления, функции которого обеспечиваются институтом государственной службы, мало создать совершенное законодательство, оно должно найти свое воплощение в действиях правоприменителя. По сути, речь идет о реализации, воплощенной в законах, нормы права.
Реализация права - претворение, воплощение норм права в фактических общественных отношениях (правоотношениях), т.е. в деятельности граждан и организаций, государственных органов и должностных лиц, имеющих юридическое значение. Граждане в основном соблюдают установленные правовыми нормами правила, используют принадлежащие им субъективные права, исполняют возложенные на них юридические обязанности. Правоприменительная же деятельность характерна только для государства в лице его компетентных органов и уполномоченных должностных лиц, что собственно и подчеркивает особенность этой формы реализации права.
Правоприменение служит особой формой реализации права, поскольку в отличие от других его форм для государственных органов и должностных лиц, нередко выступающих представителями власти, оно есть властная организующая деятельность. К тому же применение одних норм одновременно требует соблюдения, исполнения и использования других. По самой своей сути правоприменение есть решение конкретного дела, жизненного случая, определенной правовой ситуации, приложение закона, общих правовых норм к конкретным лицам и обстоятельствам. При этом адресаты правовых норм получают должное содействие в реализации принадлежащих им прав и обязанностей, а данный процесс находится под контролем государства в лице соответствующих правоприменительных органов и лиц.
Первой стадией применения нормы права является ее выбор, уяснение, толкование и приложение к конкретному случаю, ситуации. При этом выявляется ее взаимосвязь с другими нормами, содержащимися в других нормативных правовых актах. Толкование может быть дано разными субъектами правовой деятельности. В зависимости от этого теорией права выделяются официальное (легальное и аутентичное) и неофициальное (обыденное, компетентное и доктринальное) толкования.
Толкование права - сложное социально-правовое явление, включающее внутренний мыслительный процесс официальных и неофициальных лиц, участвующих в реализации норм права (субъекты правоотношений), изучающих и трактующих право (субъекты правопонимания), влияющих на формирование права (субъекты правотворчества), компетентно применяющих право (субъекты правоприменения).
Его следует отличать от толкования закона, поскольку оба эти понятия, будучи близкими по своему содержанию, имеют своеобразие в их теоретико-правовом значении и присущие им специфические проявления и особенности, вытекающие из многообразия правотворческой и правоприменительной практики.
Толкование закона - деятельность органов государства, должностных лиц, организаций, отдельных граждан по установлению соответствия смысла и содержания правовых норм, изложенных в акте законодательной силы, раскрытию выраженной в них общеобязательной воли законодателя. Это такая стадия процесса реализации нормы права, на которой уже известны факты, требующие юридической квалификации. Здесь происходит уяснение нормы конкретного закона и ее разъяснение, т.е. специальная деятельность определенных органов и лиц, выражающаяся в форме официального акта государственного органа либо даваемых организациями и отдельными лицами и не имеющих формально обязательного значения рекомендаций и советов. Цель такой деятельности - обеспечить правильное и единообразное применение толкуемой нормы закона, устранить неясности и вероятные ошибки при ее реализации.
Правовые основы гражданской службы - это главные, законодательно установленные нормативные правовые положения, изначально определяющие юридическую регламентацию общественных отношений, которые возникают, изменяются и прекращаются в связи с реализацией конституционных прав граждан России при поступлении на гражданскую службу и ее прохождении, а также в сфере ее организации и функционирования.
Как и любому сотруднику управленческих структур, работнику службы кадров необходимо знать общие требования к составлению и оформлению служебных документов. Они изложены в Государственном стандарте, который называется - «Требования к оформлению документов» - ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Унифицированные формы документов разработаны и утверждены Госкомстатом РФ только для оформления основных кадровых процедур. Но работникам кадровых служб приходится составлять приказы по личному составу и по ситуациям, не предусмотренным в унифицированных формах. Кроме того они составляют и работают с другими видами документов, среди которых наибольшую группу составляют информационно-справочные документы. К ним относятся: акты, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы, телефонограммы.
Кроме этого применимы для руководства в работе и следующие государственные стандарты в сфере работы с документами:
· · ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»;
· · ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Государственные стандарты в сфере работы с документами определяют правила создания, оформления и работу с документами, образующимися в деятельности любой организации, обеспечивающими защиту интересов субъектов социально-трудовых отношений и увеличивающих эффективность управленческого труда. Единые требования к документам обеспечивают удобство работы с ними, уменьшают затраты времени на создание и обработку документов.
Унификация и стандартизация документов является основным методом совершенствования содержания и формы документов.
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации являются нормативными документами, распределяющими технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с ее классификацией (классами, группами, видами).
Для делопроизводственных и кадровых служб особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов.
Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно проставляются в бланках.
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации:
· · общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
· · общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Общероссийские классификаторы являются составной частью Единой системы классификации и кодирования информации и предназначены для обеспечения достоверности, сопоставимости и автоматизированной обработки информации в таких сферах, как статистика, экономика и других, для решения задач, связанных с оценкой численности, учетом состава и распределением кадров по категориям, уровню квалификации, условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах на всех уровнях управления народным хозяйством и т.п.
Общие требования к документированию управленческой деятельности:
· · типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утвержденная Приказом Министерства культуры России от 08.11.2005 № 536;
· · примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров и организации (М.: ВНИИДАД, 2003).
Излагается общий порядок подготовки и оформления управленческой документации в министерствах и ведомствах - особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуру документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение). Типовые инструкции используются в организациях в качестве примера для создания собственных регламентов документационного обеспечения управления персоналом.
Составление и использование номенклатуры дел, хранение документов по кадрам регламентируется:
· · Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
· · Основными правилами работы архивов организаций, одобренные Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (определяющие порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов).
Важнейшим фактором совершенствования делопроизводства в государстве сегодня становится его нормативно-правовое обеспечение. При всей существующей законодательной базы актуальным остается разработка и принятие новых правовых актов по регулированию делопроизводства в нынешних условиях развития информационных технологий.