Види управлінського контролю. Контроль може бути спрямований як на окремий вид діяльності в організації, так і на всю їх сукупність. Отже, існують різні ознаки класифікації систем контролю. За критерієм часу здійснення контрольних операцій виділяють випереджаючий контроль, поточний контроль, заключний контроль.
Випереджаючий контроль спрямований на контроль “входів” у систему і здійснюється ще до початку трансформаційного процесу. Його завдання – відслідковувати якість та/або кількість “вхідних” ресурсів в організацію (фізичних, людських, інформаційних, фінансових тощо), перш ніж вони стануть частиною системи організації. Метою випереджаючого контролю є запобігання ситуаціям, які здатні завдати шкоду організації, а не “лікувати” такі ситуації.
Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході трансформаційного процесу. Він ґрунтується на вимірюванні фактичних результатів діяльності і оперативному реагуванні керівника на відхилення, що виникають. Звичайно, існує розрив у часі між моментами виникнення відхилення від стандартів трансформаційного процесу і коригуючими діями менеджера. Проте, такий розрив є мінімальним. Поточний контроль дозволяє з’ясувати причини відхилень і тому широко використовується в процесі управління.
Заключний контроль проводиться вже після завершення трансформаційного процесу. Його об’єктом є “виходи” з організації. Основний недолік заключного контролю – це констатація відхилень від стандартів на завершальному етапі, коли збитки вже наявні. Разом з тим, для багатьох видів діяльності – це єдиний можливий вид контролю. Отже, ефективність заключного контролю нижча проти випереджаючого та поточного. Заключний контроль виконує дві важливі функції: 1) забезпечує отримання інформації для удосконалення планування у майбутньому; 2) дозволяє побудувати ефективну систему мотивації
Параметри ефективної системи контролю. Ефективна система контролю має відповідати певному набору критеріїв, з-поміж яких можна виділити такі основні: 1. Точність. Система контролю, яка генерує неточну інформацію, призводить до управлінських помилок і витрати зусиль на вирішення проблем, які взагалі не існують. Точність означає, що система контролю повинна бути достовірною, такою, що продукує реальні дані. 2. Своєчасність. Найкраща інформація мало чого варта, якщо вона не надійшла своєчасно. Тобто система контролю повинна вчасно забезпечувати менеджера інформацією, скорочувати часовий інтервал між подією і її відображенням у контролюючих інформаційних потоках. 3. Економічність. Означає, що результати здійснення контролю повинні бути більшими за витрати, пов’язані з його впровадженням. З метою мінімізації витрат менеджерові слід порівнювати (зіставляти) витрати на контроль з вигодами, що від нього очікуються. 4. Гнучкість. Система контролю повинна бути “спроможною” враховувати зміни та “вміти” пристосовуватися до них. 5. Зрозумілість. Система контролю, яку важко зрозуміти (усвідомити) може бути причиною помилок підлеглих і, навіть, ігнорування ними самого контролю. 6. Обґрунтованість критеріїв. Стандарти в системі контролю мають бути обґрунтованими (виваженими). Завищені стандарти знижують мотивацію. Більшість людей не бажає отримати "ярлик некомпетентності”, говорячи начальнику, що він вимагає забагато. Стандарти повинні підтягувати виконавців до вищих показників діяльності, але не демотивувати робітників. 7. Стратегічна спрямованість. Менеджмент не здатний контролювати все, що робиться в організації. Навіть, якщо б і міг, то витрати на контроль перевищували б вигоди від нього. Отже, менеджери мають вибирати для контролю фактори діяльності, які є стратегічними. З цієї точки зору контроль має концентруватися: - на відхиленнях, що трапляються найчастіше; - на відхиленнях, що завдають найбільшої шкоди; - на факторах, які піддаються впливу менеджера (які менеджер спроможний змінювати, коригувати). 8. Особлива увага виняткам! 9. Численність критеріїв. Як менеджери, так і підлеглі бажають виглядати кращими за критеріями, які контролюються. Якщо контроль здійснюється з використанням одного єдиного критерію, то зусилля підлеглого будуть спрямовані на намагання виглядати краще саме за цим стандартом. Використання кількох критеріїв контролю забезпечує подвійний позитивний результат: - кількома критеріями важче маніпулювати; - наявність кількох критеріїв руйнує прагнення виглядати краще за одним з них. 10. Повинна бути такою, що підтримує коригуючі дії. Система контролю має не лише сигналізувати про відхилення, але і підказувати, які саме коригуючі дії можна запровадити для виправлення ситуації. Це досягається, наприклад, встановленням стандарту типу “якщо…- тоді…”
Дисфункціональний ефект системи контролю. В процесі створення і використання системи контролю в будь-якій організації слід пам’ятати про виникнення так званого дисфункціонального ефекту системи контролю, який знаходить своє відображення: 1) у намаганні підлеглих “виглядати краще” за критерієм, що контролюється; 2) у маніпулюванні даними контролю.
В більшості випадків основною причиною намагання підлеглих виглядати краще за критерієм, що контролюється, є некомплексна оцінка їх діяльності. Якщо, наприклад, система контролю оцінює тільки кількісні результати роботи підлеглих, то слід очікувати зниження якісних параметрів їх діяльності. Коли система контролю оцінює процес, а не результати діяльності, робітники тільки імітують вируючу діяльність, а не намагаються досягти цілі організації.
В спец. літературі з менеджменту існують різні підходи до класифікації засобів управлін. контролю. На практиці всю сукупність інструментів контролю поділяють на такі групи: 1) інструменти фін. контролю; 2) інструменти операц. контролю; 3) інструменти контролю поведінки робітників в організації. Складовими фін. контролю як цілісної системи виступають: - фін. аналіз; - бюджетування; - аудит (внутр. і зовн.). Фін. аналіз також можна розглядати як складну підсистему. Осн. інструментами фін. аналізу є: - аналіз фін. звітності організації; - аналіз фін. коефіцієнтів; - аналіз беззбитковості.
Аналіз фінансової звітності організації. Для оцінки та контролю діяльності організації широко застосовують такі документи фін. звітності: 1) баланс; 2) звіт про прибутки та збитки; 3) звіт про рух готівки. Баланс є фін. документом, що в ньому кошти фірми (у грошовій формі) згруповано як за їхнім складом і розміщенням, так і за джерелами їх надходження. Баланс складається для того, щоб отримати "фотографію" фін. стану організації на певну дату (як правило, на 31 грудня), яка має зафіксувати фін. позиції організації на даний момент. Звіт про прибутки та збитки. Цей фін. документ характеризує загальні суми доходів організації та її витрат за певний період (три, шість місяців, рік). За його допомогою контролюється результативність діяльності організації з погляду її прибутковості. Звіт про рух готівки дозволяє: контролювати надходження грошей в організацію з усіх джерел та їх виплати за зобов’язаннями організації; зробити попередні висновки щодо рівня ліквідності організації.
Аналіз фін. коефіцієнтів. Більшість важливих для управління даних представлена не абсолютними показниками вартості активів, пасивів, обсягів отримуваного прибутку, а відносними показниками. Розрахунки фін. коефіцієнтів передбачають співставлення двох або більше показників із документів фін. звітності. До найважливіших з-поміж яких відносять такі групи коефіцієнтів: 1) коефіцієнти ліквідності; 2) коефіцієнти платоспроможності; 3) коефіцієнти прибутковості (рентабельності).
Аналіз беззбитковості. Щоб з’ясувати, якими мають бути обсяги продажу продукції організації, щоб досягти прибутковості, і проводиться аналіз беззбитковості. Точка беззбитковості характеризує таку ситуацію, за якої загальні доходи від продажу продукції організації повністю покривають витрати на її вир-во й реалізацію (ситуація, коли організація не отримує прибутків, але не має і збитків).
Бюджетування. Бюджетами визначаються як планові, так і фактичні показники витрат (грошові кошти, активи, сировина і ресурси, заробітна плата) структурних одиниць організації. Бюджет або бюджетні пропозиції, являють собою узгоджений план, який: 1) розрахований на певний період (звичайно на рік, може бути на квартал або на місяць); 2) встановлює певні види діяльності та необхідні для їх виконання ресурси (як правило, у грош. одиницях але може бути й у фізичних, трудових тощо); 3) визначає за допомогою таких кількісно визначених величин відповідальність менеджерів за виконання робіт. Складання бюджетів або бюджетування переслідує 4 основні цілі: 1) бюджети допомагають менеджерам скоординувати організаційні ресурси та проекти (оскільки вони мають загальний знаменник - гроші); 2) вони допомагають визначити стандарти діяльності підрозділів; 3) вони забезпечують чітке знання обсягів організаційних ресурсів; 4) за їх допомогою можна оцінити діяльність менеджерів та окремих підрозділів організації.
Аудит – це незалежна формальна верифікація фінансових звітів і операційних видів діяльності організації. Виділяють зовнішній і внутрішній аудит. Зовнішній аудит проводиться зовнішньою незалежною аудиторською організацією і спрямований на перевірку фінансової звітності. Внутрішній аудит перевіряє не тільки фінансову звітність. Він додатково оцінює операційну діяльність організації і опрацьовує рекомендації щодо її удосконалення. Обов’язковими напрямками аудиторської перевірки, як правило, є такі: - грошові кошти. Перевірка реальних залишків на банківських рахунках, аналіз процедур управління грошовими потоками; - надходження. Підтвердження гарантій сплати боргів споживачами, перевірка балансу; - запаси. Перевірка матеріальних запасів на складах, порівняння оцінок з показниками балансу, оцінка фізичного зносу; - основні фонди. Проведення огляду, оцінка зносу, визначення адекватності страхування; - кредити. Аналіз кредитних угод, узагальнення зобов’язань; - доходи і витрати. Оцінка їх розподілу за термінами, доречність, суми.
Аналіз фін. коефіцієнтів. Більшість важливих для управління даних представлена не абсолютними показниками вартості активів, пасивів, обсягів отримуваного прибутку, а відносними показниками. Відносні показники дозволяють виявити ключові взаємозв’язки, усвідомити сутність явищ, проаналізувати різні аспекти діяльності організації. Розрахунки фін. коеф. передбачають співставлення двох або більше показників із документів фін. звітності. Такій підхід дозволяє менеджеру: – порівнювати результати фін. діяльності організації пот. року з поперед. періодами, визначати зміни, встановлювати тенденції; – порівнювати результати фін. діяльності однієї фірми з відповідними результатами інших фірм у галузі. Для інтерпретації результатів діяльності організації використовують декілька фінансових коефіцієнтів, до найважливіших з-поміж яких відносять такі групи коефіцієнтів: 1) коефіцієнти ліквідності; 2) коефіцієнти платоспроможності; 3) коефіцієнти прибутковості (рентабельності).
Коефіцієнти ліквідності. Ліквідність – це здатність організації своєчасно оплатити свої боргові зобов’язання за рахунок власних активів, тобто конвертувати свої активи в готівку для розрахунків за своїми боргами. Недостатня ліквідність може збільшити витрати на фінансування організації та зробити неможливими сплату рахунків і виплату дивідендів. Основними показниками ліквідності є такі: 1) чистий оборотний капітал. Створюється за рахунок довгострокових джерел і не потребує повернення найближчим часом: Ок = Па – Пп , де Па – поточні активи; Пп – поточні пасиви; 2) коеф. поточної ліквідності (коефіцієнт покриття). За його допомогою можна оцінити, яку частку своїх короткострокових зобов’язань організація може покрити за рахунок реалізації поточних активів: Кпл= Па / Пп , Па – поточні активи; Пп – поточні пасиви; 3) коеф. термінової ліквідності (коефіцієнт кислотного тесту). Це співвідношення найбільш ліквідної частини активів і поточних пасивів. Він дає змогу точніше визначити рівень ліквідності фірми. Ктл= ( Па – МЗ ) / Пп , де ; Па – поточні активи; МЗ – мат. запаси; Пп – поточні пасиви.
Коефіцієнти платоспроможності. Характеризують використання запозичених коштів. Переваги запозич. коштів виникають, коли дохід від їх використання перевищує витрати, що пов'язані з їх залученням. Проте, відсотки за кредит можуть перевищувати розміри готівкових коштів організації та привести до банкрутства. До основних коефіцієнтів платоспроможності належать: 1) коеф. заборгованості. Цей показник характеризує частку залучених засобів в загальній сумі активів організації, тобто допомагає оцінити фін. стійкість організації, зробити висновок щодо її здатності залучати додат. капітал: Кз= З / А * 100 , де З – загальна сума зобов’язань; А – заг. сума активів; 2) коеф. співвідношення залучених і власних коштів. Він показує здатність організації повернути борги та відшкодувати збитки за рахунок власного капіталу: Ксзвк= З / ВК * 100 , де З – загальна сума зобов’язань; ВК – власний капітал.
Коефіцієнти прибутковості (рентабельності). Показники прибутковості характеризують здатність організації отримувати прибуток на вкладений капітал. Вони є індикаторами фін. стану та ефективності управління організацією. До основних показників прибутковості належать: 1) коеф. валового прибутку (рентабельність за маржинальним доходом. Показує рівень прибутковості на кожну гривню обсягу продажу фірми, тобто характеризує дохідність організації: Квп= ВП / П * 100 , де ВП – валовий прибуток; П – обсяги продажу; 2) коеф. операційного прибутку (рентабельність за операційним прибутком). Дає змогу точніше відобразити прибутковість виробничої діяльності організації, оскільки на нього не впливають особливості чинної системи оподаткування: Коп= ОП / П * 100 , де ОП – операційний прибуток; П – обсяги продажу; 3) коеф. чистого прибутку (рентабельність за чистим прибутком). Осн. показник прибутковості, оскільки характеризує реальну прибутковість організації. Цей коеф. свідчить про вміння управляти організацією так, аби за рахунок отриманого доходу не тільки відшкодувати витрати, пов'язані з придбанням товарно-матеріальних цінностей, операційні витрати, витрати за користування залученими коштами, але і мати прибуток достатній аби компенсувати власникам ризик вкладання капіталу в дану організацію: Кчп= ЧП / П * 100, де ЧП – чист. прибуток; П – обсяги продажу; 4) окупність інвестицій (відношення прибутку до заг. суми активів). Показує, наскільки ефективно здійснюється управління фінансами організації з погляду використання джерел прибутку: Оі = ЧП / А * 100 , де ЧП – чистий прибуток; А – заг. сума активів; 5) окупність власного капіталу (прибуток на аукціон. капітал. Дає змогу оцінити прибутковість вкладання коштів в дану організацію: Овк = ЧП / ВК * 100, ЧП – чист. прибуток; ВК – власний капітал.