Следующий рассматриваемый нами программный продукт –
Documentum. Это система управления документами, знаниями и бизнес- процессами для крупных предприятий и организаций. В России ее представляет компания «Документум Сервисиз». Программа Documentum – это платформа, которая в большей степени, чем готовый продукт, предназначена для создания распределенных архивов. Также программа предназначена для поддержки стандартов качества, управления проектами в распределенных проектных группах. Кроме того, возможна организация корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интранет-порталов.
В продукте предусмотрено все, что нужно крупной организации, – это интегрированная система, позволяющая комплексно решать достаточно широкий спектр задач. Она включает необходимую функциональность для автоматизации деловых процессов: маршрутизацию, утверждение, распределение, уведомление и контроль исполнения. Documentum достаточно масштабируем. Следует отметить, что система называется масштабируемой, если она способна увеличивать производительность пропорционально дополнительным ресурсам. Вся информация, которая хранится в системе, управляется выделенным серверным компонентом – хранилищем DocBase [Док Бэйс]. Documentum содержит механизмы, позволяющие управлять хранением информации: она поддерживает управление версиями, публикацией, доступом, местонахождением информации и дает возможность осуществлять архивацию. Продукт включает в себя средства, позволяющие создавать приложения в среде
Documentum, в том числе web-приложения. Documentum отличается мощной поддержкой форматов и средствами автоматической генерации файлов форматов PDF и HTML из любых хранимых данных.
Слайд 73
Далее остановимся на программном продукте LanDocs [Лан Докс].
Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и
архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов. Это системы делопроизводства, серверы документов, или архивы, подсистемы сканирования и визуализации изображений. Также её компонентами являются подсистемы организации удаленного доступа с использованием
Internet[Интернет]-клиента, почтового сервера. Продукт открыт для разработчиков – имеется API для встраивания LanDocs в Windows[Виндоус]- приложения сторонних разработчиков. Компонент сканирования и работы с изображениями имеет достаточно продвинутую функциональность: он позволяет фильтровать изображения, исправлять перекос, возникший после сканирования, распознавать текст в случае необходимости. При этом система
LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания документов.
Следующий программный продукт – Optima Workflow [оптима
ˈвокˌфлоу]. Хотя система и имеет такое название, это больше чем Workflow- продукт. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу.
Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта.
Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений. Тот факт, что Optima Workflow использует в качестве основного хранилища и транспорта Microsoft Exchange
[ˈмайкрэсофт иксчендж], определяет все ее возможности. Среди них возможности по надежности хранения, защите от сбоев, а также возможности применения медленных линий связи, синхронизации данных, ограничения доступа к данным.
Как уже указывалось выше, при рассмотрении классификации систем,
Workflow-система удобна для формализации типовых процедур работы с документами в организациях, где такая работа является ежедневной практикой. Так как Optima Workflow в качестве сервера использует Exchange
[Иксчендж], его легко внедрить в тех организациях, где он уже применяется по своему прямому предназначению – как почтовый сервер.
Рассмотрим следующий программный продукт – «Евфрат». Он разработан компанией Cognitive Technologies [ˈкогнитив текˈнолэджиз] и является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. «Евфрат» построен в парадигме «рабочего стола» с папками. Документы раскладываются по этим папкам, которые могут иметь любую степень вложенности. Собственного хранилища файлов «Евфрат» не имеет – система хранит только ссылки на файлы или на страницы в
Интернете. Для хранения реквизитов документов используется система управления базами данных собственной разработки. В комплект продукта входят утилиты, позволяющие уплотнять и архивировать базу данных этой системы управления базами данных.
Отличительной особенностью является возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра. Правда, это возможно без форматирования и иллюстраций. Впрочем, это не составляет проблемы, так как документ можно открыть во внешнем «родном» приложении. Система позволяет описать категории документов и приписать каждой категории любые реквизиты.
По сути, программа «Евфрат» представляет собой средство сканирования, распознавания, регистрации документов. Также она осуществляет присвоение им реквизитов, индексацию, полнотекстовый поиск, назначение заданий, связанных с документом, и контроль их исполнения.
Это недорогое решение, которое может оказаться полезным в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабируемости информационной системы.
Слайд 74
Рассмотрим систему Lotus Domino.doc [ˈлоутэс ˈдоминоу.док]. Система представляет собой приложение для Notes/Domino [ноутс ˈдоминоу], написанное самой компанией Lotus. Это приложение имеет достаточно развитый электронный архив, позволяющий в среде Notes реализовать корпоративное хранилище документов. Также оно обеспечивает функции хранения версий, контроль изъятия и возврата документов – check-out [чек- аут], check-in [чек-ин]. Будучи дополненной компонентом Domino Workflow
[ˈдоминоу ˈвокˌфлоу], оно помогает реализовать потоки работ. Для организаций, использующих Lotus Notes/Domino, выбор Domino.doc
[ˈдоминоу.док] может оказаться оправданным. Продукт стоит недорого в пересчете на рабочее место при условии, что на этих местах уже имеются клиентские лицензии Lotus Notes.
Следующий программный продукт – «Эффект-Офис». Это продукт петербургской компании «Гарант Интернешнл». При невысокой цене он достаточно функционален – содержит электронный архив, средства описания структуры организации, ограничения доступа по ролевому принципу и маршрутизации документов. Основная его функция – электронный архив со средствами поиска информации.
Кроме того, он включает в себя средства автоматизации делопроизводства, базирующиеся на технологиях маршрутизации документов контроля исполнения. В продукте реализована собственная электронная почта. Отличительной чертой являются низкие требования к ресурсам оборудования и ориентация на небольшие организации, в среднем до 100–150 сотрудников. В целом «Эффект-Офис» является полноценным решением начального уровня. Продукт может быть неплохим выбором в случае, если организация не предъявляет повышенных требований к масштабируемости или имеет ограниченный бюджет на информационные технологии.
Далее рассмотрим программу «1С[эс]:Архив». Эта программа является системой управления документами масштаба предприятия и предназначена
для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины. Программа позволяет организовать централизованное хранилище всех документов организации, структурировать их по папкам- рубрикаторам и обеспечить коллективный доступ сотрудников как по локальной сети, так и по сети Интернет. Кроме того, программа обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам для просмотра и редактирования.
Она поддерживает целостность документов при одновременном редактировании несколькими пользователями, автоматически сохраняет все версии документов. Также программа позволяет автоматически сохранять все версии документов и позволяет вернуться к нужной версии или сравнить любые две версии документов.
Каждая версия имеет своего автора и краткие комментарии, характеризующие ее отличия от предыдущей. Полнотекстовый поиск ведется по всем версиям документа, а не только по последней. «1С:Архив» содержит развитые средства управления правами пользователей и позволяет установить различные права доступа к папкам-рубрикаторам и содержащимся в них документам для различных пользователей.
Эта программа позволяет выдавать поручения, выбирать исполнителей или группы исполнителей, устанавливать контрольные сроки и автоматически рассылать оповещения сотрудникам о поступлении новых поручений. Также «1С:Архив» позволяет составлять отчеты по исполнению поручений как по отдельным исполнителям, так и по группам исполнителей.
Далее следует рассмотреть систему «ДЕЛО». Эта система является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела популярность в нашей стране. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, принятые в
России. Разработчик – компания «Электронные офисные системы». Продукт поддерживает идеологию делопроизводства, суть которой в следующем: чтобы было совершено любое действие в организации, нужен документ,
который может перемещаться. Движение документов при том, что физически они, естественно, не перемещаются, происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных. Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства.
1 ... 7 8 9 10 11 12 13 14 ... 50
Слайд 75 Рассмотрим систему Microsoft SharePoint Portal Server [ˈмайкрэсофт шэа пойнт ˈпотл ˈсёвэ], которая является электронным архивом с развитыми средствами поддержки совместной работы. Это, пожалуй, первый продукт компании Microsoft [ˈмайкрэсофт], который может претендовать на роль корпоративного продукта.
Система поддерживает совместное создание документов, ведение версий документов, изъятие и возврат документов в архив – check-out, check- in. В ней нет Windows[ˈвиндоуз]-клиента как такового. Для доступа к архиву используется web-клиент, то есть сторонние разработчики могут дописывать для него свои компоненты. Также имеется компонент, интегрированный в
Windows Explorer [ˈвиндоуз иксˈплорэр], что позволяет обращаться к архиву как к набору файлов.
В систему встроены достаточно мощные средства индексации и поиска. Причем поиск может осуществляться как по внутренним хранилищам информации, то есть по файлам, интранет-сайтам, базе Microsoft
Exchange, базе Lotus Notes, так и по внешним – через Интернет. Система способна индексировать и публиковать документы, которые находятся в файловой системе на серверах локальной сети. В качестве альтернативы документы можно переместить в хранилище самого сервера, которое аналогично хранилищу MS Exchange 2000. Регистрационные данные о документах всегда помещаются в хранилище сервера, при этом нет необходимости в использовании отдельного сервера баз данных.
Система достаточно открыта, к ней можно добавлять различные компоненты. Опора на web-технологии делает такое расширение технологичным.
Продукт наиболее эффективен в качестве базы информационной инфраструктуры для компаний, которые делают ставку не на иерархическое управление, а на матричную организацию взаимодействия сотрудников и плоскую структуру управления.
Остановимся еще на одной программе – «БОСС-Референт», которая разработана компанией «АйТи». Указанная программа относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы.
Основное её применение – создание корпоративной системы, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы.
Программа поддерживает делопроизводство, организационное управление, согласование документов.
Отличительная особенность программы «БОСС-Референт» в том, что, будучи полноценной системой документооборота, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической структурой в России.
Другая отличительная черта системы «БОСС-Референт» – в ней реализованы функции
CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей. Также есть функции потокового сканирования и распознавания, так как в «БОСС-Референт» интегрирована система
FineReader [файн ридер]. Реализована функция электронной конференции и доски объявлений.
Система реализована на платформе Lotus Notes. Благодаря этому в дополнение к функциям «БОСС-Референт» пользователи получают в свое
распоряжение весь спектр функциональности самой среды Lotus Notes.
Например, электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы и так далее.
Программа «БОСС-Референт» является наиболее открытой во всех смыслах системой – она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса.
На программу «БОСС-Референт» стоит обратить внимание в первую очередь тем организациям, которые уже используют Lotus Notes. Остальные должны отдавать себе отчет в том, что, выбирая эту систему, они получают
Lotus Notes в качестве основы своей информационной инфраструктуры.
Кроме того, они должны приобрести лицензию Lotus Notes на каждое рабочее место.
Слайд 76
Продолжим обзор, представив систему Company Media [кампэни
ˈмедиэ], разработанную российской компанией «Интертраст» на основе Lotus
Notes.
Система содержит широкий набор сервисов, поддерживающих делопроизводство, коллективное создание документов, контроль исполнения, управление договорами, проектами, персоналом, учет материальных ценностей и другие.
Сильной стороной представленной системы является эффективная поддержка территориально распределенных структур управления за счет специальных методов, гарантирующих доставку заданий независимо от качества линий передач. Система может иметь широкое применение в организации – и как база для автоматизации делопроизводства, и как средство поддержки работы сотрудников в организации в целом.
Дополнительные сервисы, реализованные в системе, делают ее еще более привлекательной.
Коротко остановимся на системе Staffware, которая относится к категории Workflow-систем масштаба предприятия. Система разработана одноименной компанией Staffware, в России распространяется фирмой
«Весть-Метатехнология».
Это серверная технология для управления потоками работ. Типичными пользователями Staffware [стэф уэр] могут стать телекоммуникационные компании, крупные и средние банки, гостиницы, другие организации, ежедневно выполняющие множество типовых операций. Как, впрочем, и любой другой системы Workflow .
Рассмотрим продукт Cognitive Forms Network [ˈкогнитив фомз ˈнетвок]
2007. Данный программный комплекс предназначен для автоматизации процесса массового ввода и обработки однотипных бумажных документов печатного и рукописного заполнения. Как пример таких документов назовем счета-фактуры, акты, накладные, анкеты, квитанции, декларации, платежные поручения, заявления и так далее. Комплекс обеспечивает потоковое сканирование, сортировку, распознавание, контроль заполнения, верификацию и экспорт данных в информационные системы.
Комплекс Cognitive Forms Network [ˈкогнитив фомз ˈнетвок] может интегрироваться с различными информационными системами, такими как
ERP, СЭД, HRM [эйч-ар-эм], ИАС и так далее, на самых разных предприятиях. Масштаб его использования зависит только от мощности применяемого аппаратного обеспечения. На практике реализуются режимы с числом одновременно работающих от нескольких человек до сотен операторов.
Далее рассмотрим систему документооборота PayDox [пэй докс].
Система электронного документооборота PayDox [пэй докс] успешно работает на сотнях предприятий. Количество пользователей, работающих с этой системой, исчисляется десятками тысяч.
Электронный документооборот в PayDox [пэй докс] – это реализованный на Web-технологиях корпоративный портал. Он использует