Материал: Слайд 1 Титульный лист Слайд 2 Содержание Слайд 3

Такие процессы, как управление контрактами, корреспонденцией, различными должностными инструкциями и любыми другими документами, работа с которыми требует регулярных ревизий, также производятся в системе электронного документооборота.
Слайд 68
Следует привести пример и успешного применения системы электронного документооборота в области проектирования. Рассмотрим компанию BOC Gases [би оу си ˈгэсиз] из США, штата Нью-Йорк. Она занимается строительством специальных заводов по переработке природного газа в шестидесяти странах мира. В 1997 году в целях стандартизации процесса своей работы компания решила применять специальные пакеты документов, которые необходимы для строительства «Fabrication packages»
[фэбриˈкейшэн ˈпэкиджиз]. Каждый такой пакет содержал гигантское количество информации разного формата, 2-D[ди] и 3-D[ди] файлы CAD[си эй ди]-систем, фотографии, наборы стандартных операционных процедур, финансовые и маркетинговые документы, презентации и так далее. Систему электронного документооборота внедрили для того, чтобы управлять достаточно сложным процессом сборки такого пакета для каждого строящегося объекта.
Надо заметить, что до внедрения системы Documentum многие документы существовали в электронном виде, но неудобство заключалось в том, что всё это было рассредоточено по нескольким местам и хранилось в разных источниках. Система Documentum стандартизировала весь поток информации и сделала возможным повторное ее использование при проектировании новых заводов.
Внедрение системы
Documentum привело к значительному сокращению трудозатрат на разработку проекта, а именно на 50 %, с 4140 часов до 2033 часов. Также сократились общие расходы компании при строительстве заводов в среднем на 20 %.

Следующий пример – это пример применения системы электронного документооборота в сфере патентования.Так, компания Seed Intellectual
Property Law Group [сид ˌинтиˈлектьюэл ˈпропэти ло груп] из города Сиэтла занимается патентованием. Одной из причин ее внедрения таких новых технологий, как коллективная работа и обработка образов документов, стала необходимость снижения расходов на фотокопирование и отправку факсов.
Следует сказать, что ранее для уменьшения своей зависимости от бумажных документов Seed Law Group [сид ло груп] уже предприняла действия. Она инвестировала сотни тысяч долларов в систему управления содержимым iManage WorkSite for Legal [айˈМэнэдж Воксайт фо ˈлигэл] разработки компании iManage. Тем не менее, из соображений безопасности крупные корпоративные клиенты этой компании до сих пор предпочитают посылать некоторые документы в бумажном виде. Для повышения эффективности обработки этих документов компания Seed [сид] решила обеспечить повсеместную web-доступность их цифровых отсканированных образов с помощью программного обеспечения iManage [айМэнэдж]. Для этого были использованы цифровые копиры Canon ImageRunner [Кэнэн
ИмэйджРаннер] вместе с технологией сканирования eCopy [и-копи]. После сканирования цифровые образы документов становятся web-доступны для всех пользователей системы электронного документооборота iManage.
Документы в этой системе проиндексированы, а их поиск осуществляется по имени клиента и номеру дела.
Управление содержимым c помощью системы iManage обеспечило безопасность электронного взаимодействия корпоративных пользователей, уменьшило число проблем, связанных с контролем версий документов и отправкой/получением электронной почты. При получении документы сканируются на устройствах ImageRunner [ИмэйджРаннер], оборудованных технологией eCopy. После сканирования бумажные оригиналы документов отправляются в специальные помещения для их хранения. При этом цифровые образы документов немедленно становятся доступными через web

-навигатор всем корпоративным пользователям с соответствующими правами доступа.
При помощи двух цифровых копиров с функцией сканирования фирма
Seed Law Group сейчас ежедневно обрабатывает от пятисот до восьмисот документов, размер некоторых из них достигает трехсот страниц. Следует также отметить, что внедрение технологии eCopy обеспечило для компании
Seed удобную и недорогую альтернативу электронному биллингу, то есть это автоматизированной системы выставления счетов.
Слайд 69
Было приведено только шесть ярких примеров применения системы электронного документооборота в мировой практике. Но и этого уже достаточно для того, чтобы прийти к выводу: электронный документооборот
– это естественный элемент информационного общества. Он способствует оптимизации и развитию бизнеса, позволяет построить рабочий процесс более продуктивно и значительно сократить временны е трудозатраты.
Необходимо отметить, что в настоящее время ведется разработка программы «Электронный документооборот – со студенческой скамьи!».
Программу с таким названием представили сотрудники одной из компаний на рынке электронного документооборота России.
В этой программе участвует на сегодняшний день около двухсот пятидесяти высших и средне-специальных учебных заведений из ста семи городов России и ближнего зарубежья. За время действия этого проекта в вузах и ссузах поставлено свыше семи тысяч двухсот автоматизированных рабочих мест.
В сфере образовательных учреждений уже существуют примеры внедрения системы электронного документооборота. Так, например, в
Московском авиационном институте, который является одним из крупнейших вузов в России, на первом этапе проекта была автоматизирована работа приёмной комиссии института. Это позволило ей сохранить и упорядочить все данные по каждому абитуриенту, а впоследствии и

студенту: от подачи документов в вуз до окончания учебного заведения.
Имеются в виду заявления, копии документов, данные об успеваемости и переводах, а также другие существенные сведения. Сегодня система существенно развилась и проникла во все учебные процессы вуза. По данным института, плюсы использования такой системы заключаются в ее быстром освоении пользователями, высокой гибкости ограничения доступа,
«подтягивании» инфраструктуры информационных технологий. Также плюсы в возможности создания карточек без документов, простоте системного администрирования и создания карточек.
Такой способ автоматизации и упрощения студенческих будней планируется и дальше развивать на базе данного института, теперь уже внедрить эту систему в финансовый процесс. Электронный документооборот в этом случае позволит упорядочить данный процесс.
Заметим, что переход к оперативному обмену документацией и корреспонденцией – задача, которая на сегодняшний день поставлена российским Правительством. Именно поэтому в России создано достаточно много систем, которые обеспечивают это направление. Возможно, вскоре все учебные заведения нашей страны обратятся к системам электронного документооборота.
Слайд 70
Интеграция систем электронного документооборота с другими

Системы электронного документооборота с честью играют роль подобных
«шин». Этому уже есть конкретное подтверждение в некоторых предприятиях газодобывающей и газообрабатывающей отраслей. Решение проблемы интеграции с другими корпоративными приложениями очень важно для современного предприятия, особенно если на нем используются одновременно несколько корпоративных приложений, без которых немыслима деятельность ни одной амбициозной организации. В настоящее время системы электронного документооборота чаще всего интегрируются со следующими типами приложений: ERP-системами, офисными приложениями и front-end [фронт-энд] приложениями, например, CRM. Что касается ERP-систем, то одним из их слабых мест является некоторая избыточность документов, генерируемых в основных модулях ERP-системы.
Развертывание централизованного репозитория на базе системы электронного документооборота способствует уменьшению операционных расходов предприятия и ускоряет возврат инвестиций. То есть интеграция системы электронного документооборота и ERP-системы обеспечивает более высокое значение показателя IRR [ай ар ар], чем это может быть получено при автономном использовании данных систем. Для обеспечения такой интеграции ряд разработчиков системы электронного документооборота вступает в партнерские отношения с разработчиками ведущих ERP-систем:
SAP R/3[сэп а 3], PeopleSoft [ПиплСофт] и Oracle. При интеграции систем электронного документооборота с офисными приложениями пользователям предлагается возможность доступа к библиотечным сервисам непосредственно из распространенных офисных приложений. Например, MS
Word [ˈмайкрэсофт ворд], MS Excel [ˈмайкрэсофт эксель] и MS PowerPoint
[ˈмайкрэсофт пауэр пойнт]. Кроме того, практически во всех распространенных системах электронного документооборота существует возможность работы через web-навигатор MS Internet Explorer [ˈмайкрэсофт
ˈинтэрˌнэт иксˈплорэр]. Интеграция с фронт-офисными приложениями также достаточно распространена. В качестве примера здесь можно отметить

компании Documentum и IBM, которые предлагают интеграцию с CRM- системой разработки компании Siebel [Сибэл].

Отраслевые аналитики отмечают, что некоторые архитектурные подходы, реализованные в ряде современных систем электронного документооборота, упрощают интеграцию. Например, системы электронного документооборота, в основу которых положены Java [джава] или объектные модели COM [си оу эм], обеспечивают лучшее решение для интеграции с корпоративными приложениями на различных платформах. Кроме того,
J2EE[джей ту и и]-совместимые системы электронного документооборота могут быть развернуты на J2EE-серверах приложений. Например, BEA
WebLogic [би-и-эй вэб лоджик] или IBM WebSphere [ай-би-эм вэб сфиэ]. Это упрощает интеграцию системы электронного документооборота с приложениями электронного бизнеса, развернутыми в среде сервера приложений.
При объектно-ориентированном подходе облегчается использование EAI[и эй ай]-серверов, таких как от Tibco [Тибко], Vitria
[Витриа] и webMethods [вэб ˈмесэдз]. Они минимизируют интеграцию типа
«point-to-point» [пойнт ту пойнт] при связи с множеством отдельных приложений. Поддержка отраслевых стандартов типа XML [экс эм эл] также может упростить совместное использование содержимого и обмен данными между корпоративными приложениями как внутри предприятия, так и вне его.
Слайд 71
Следует отметить, что большинство систем электронного документооборота в своем развитии движутся к открытым стандартам.
Например, компания FileNet [файлнэт] стремится обеспечить Java- ориентированный
API-интерфейс в своей системе электронного документооборота Panagon [Панагон].
Компания iManage также ориентируется на Java, что позволяет ей обеспечить работу своей системе электронного документооборота на множестве платформ.
В приложение Open Text [Оупен Текст] изначально встроена поддержка XML. Компания OTG [оу ти джи] реализовала в своем

программном обеспечении COM-ориентированный API-интерфейс и недавно начала работы по обеспечению XML-возможностей в своих программных средствах.
Компания Identitech [Айдентитэк] также собирается в будущем реализовать в своем программном обеспечении Java-ориентированный API- интерфейс и XML-возможности.
Программное обеспечение разработки компании OIT [оу ай ти] создано изначально на языке C, но в нем существует возможность интеграции через
XML.
В большинстве других систем электронного документооборота есть
АРI-интерфейсы языка С, которые также могут быть использованы для интеграции с корпоративными приложениями. Однако менее ресурсоемкими являются все же объектно-ориентированные подходы.
По оценкам аналитиков, в настоящее время более 80 % информационных активов предприятий и организаций хранится в форме неструктурированных документов, недоступных современным ERP- системам. С обработкой неструктурированной информации сейчас лучше всего справляются системы электронного документооборота.
C помощью такой системы внутри ERP-систем становится доступной вся необходимая информация и данные – инвойсы, то есть счета, запросы клиентов, чертежи и так далее.
В настоящее время ряд зарубежных систем электронного документооборота уже интегрирован через API-интерфейс с наиболее распространенными зарубежными ERP-системами. Среди них SAP [эс-эй- пи], PeopleSoft [ПиплСофт], J.D.Edwards [Джей Ди Эдвёрдс], Baan [Баан] и другие.
В то же время некоторые разработчики ERP-систем предлагают для интеграции собственный интерфейс и даже сертифицируют системы электронного документооборота на интегрируемость со своими системами.

Существуют различные подходы при внедрении и совместном использовании систем электронного документооборота и ERP-систем. Если одни предприятия интегрируют технологии управления электронными документами после внедрения ERP-систем, то многие другие разворачивают
ERP-системы, уже пользуясь различными системами электронного документооборота. При этом нередко, когда предприятие решает внедрить у себя
ERP-систему, эти унаследованные приложения управления документооборотом остаются.
Как было сказано выше, технологии, применяемые для разработки и развития систем электронного документооборота, с каждым годом становятся более прогрессивными и совершенными. При этом часто возникает вопрос «направленного» и контролируемого их развития.
Разнообразие технологий и несовершенная нормативно-правовая база приводят к тому, что рынок систем электронного документооборота с каждым годом становится все более и более разнородным. В этом случае предприятию необходимо развитие процессного подхода к управлению и контролю своей деятельности. Это позволит заранее подготовить базу для внедрения, адаптации и развития выбранной системы электронного документооборота.
Слайд 72
Обзор основных систем документооборота, представленных в
России
Системы электронного документооборота активно применяются на российском рынке. Область их применения достаточно широка. Это и государственные структуры, крупные и средние предприятия, достаточно часто и субъекты малого бизнеса. В связи с изменяющимися условиями бизнеса, порядка сдачи отчетности в контролирующие органы интерес к системам электронного документооборота растет из года в год.
Учитывая актуальность вопроса, рассмотрим главные отличительные черты основных систем документооборота, представленных в России. Базой

обзора служат материалы проекта
DOCFLOW
[Докфлоу]
– специализированного информационно-аналитического портала, объединяющего регулярные отраслевые мероприятия по документообороту.
Все ссылки на официальные сайты даны на слайдах.
В обзоре сознательно опущены те свойства систем, без которых не обходится никакая, даже самая простейшая система документооборота. Это, например, относится к интеграции с приложениями Microsoft Office
[ˈмайкрэсофт офис], генерации отчетов, стандартным средствам поиска. Та или иная стандартная функциональность упоминается в обзоре только в том случае, если она является сильной или, наоборот, слабой стороной какого-то конкретного продукта.
Начнем обзор с программных продуктов Docs Open [Докс Оупен]. Их разработчиком является компания Hummingbird [ˈхаминбёд]. Это одна из самых популярных в мире систем, относящихся к классу электронных архивов. В России программа Docs Open представлена достаточно давно и уже применяется во многих организациях. Дистрибьютором этого продукта в
России является недавно созданная компания HBS [Эйч-Би-Эс]. Docs Open может эффективно применяться и в крупных организациях с большим числом сотрудников, где работают тысячи человек, и в небольших фирмах, где работают пять-шесть человек. Система в первую очередь позиционируется как предназначенная для организаций, которые занимаются интенсивным созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и так далее).
Docs Open – это открытая платформа, к ней поставляются средства разработки для создания специализированных приложений или интеграции с другими системами. В ней имеются средства поддержки совместной работы на уровне рабочей группы. Однако для больших организаций этих средств недостаточно. Например, продукт не ориентирован на применение в области инженерно-конструкторского документооборота.