Как видно из общего перечня работ, для их успешного осуществления необходим аутсорсинг внешних консультантов, т.к.
• консультант обладает навыками и знаниями, которых может не быть у сотрудников организации;
• консультант может показать реальное положение дел, так как он независим от заказчика;
• персонал заказчика получает специальные знания (обучается).
Описание существующих бизнес-процессов и информационных потоков предприятия, его организационной структуры и принятых технологий работ позволяет достичь сразу нескольких целей. Во-первых, это помогает персоналу самого предприятия, особенно его руководящему составу, лучше разобраться в работе своей организации. Во-вторых, полученные данные могут сравниваться с передовым опытом различных организаций, с которыми уже работала консультационная фирма. Это позволяет более качественно подготовить предложения по изменению и оптимизации деятельности. В-третьих, даже если предприятию по объективным или субъективным причинам и не требуется реорганизация, структурированные материалы, касающиеся деятельности организации, особенно если они представлены в графическом виде, могут существенно облегчить последующее внедрение системы автоматизации управления предприятием. Кроме того, это позволяет определить, можно ли осуществить изменения в организации после внедрения данной системы и насколько легко это может быть сделано.
Определение функциональной полноты легко решается для систем начального и среднего уровня. Для больших систем определяются:
типы производства, которые может поддерживать ИС;
возможность ERP-системы управлять цепью поставок (МТС логистикой) и спросом;
поддерживает ли ИС производственные поставки (электронные средства поставки);
обеспечивает ли ИС работу с клиентами.
Перспективы развития и поддержки в основном определяются поставщиком решения и тем комплексом стандартов, который заложен в систему и составляющие ее компоненты.
К техническим характеристикам системы относятся следующие:
архитектура системы;
характеристики оборудования.
Технические характеристики влияют на такие параметры системы, как возможность наращивания при необходимости функциональных возможностей и увеличение числа пользователей.
Основные свойства ИС выбора системы:
масштабируемость;
надежность, особенно в части выполнения критических бизнес-приложений;
способность к восстановлению при сбоях оборудования;
наличие средств архивирования и резервного копирования данных;
средства защиты от преднамеренных и непреднамеренных технических нападений;
поддерживаемые интерфейсы для интеграции с внешними системами;
легкость внедрения;
адаптивность системы;
возможность интеграции с другими системами.
Все критерии имеют разную ценность в конкретных ситуациях. Так критерий удобство работы пользователей косвенно свидетельствует о квалификации компании-разработчика, а адаптивность системы является важным критерием, если предприятие планирует меняться. Отсутствие адаптивности ИС приводит к необходимости постоянного привлечения дорогостоящих специалистов фирмы-разработчика или компании-интегратора для настройки системы автоматизации управления предприятием под меняющиеся потребности деятельности. О легкости внедрения имеет смысл говорить в том случае, если предприятие жестко ограничено в конечных сроках и силах, необходимых для приведения системы в рабочее состояние. Однако забывать об этом критерии ни в коем случае нельзя, иначе внедрение автоматизированной системы рискует превратиться в бесконечный процесс. При выборе системы среднего и большого уровня предприятие должно быть готовым к проведению реорганизации предприятия, что связано с дополнительными затратами времени и средств. Успех реорганизации в первую очередь определяется позицией руководства. Таким образом, при выборе основными критериями являются: функциональная полнота, готовность руководства к реорганизации бизнес-процессов.
Возможность интеграции с другими системами определяется совокупностью поддерживаемых стандартов.
В результате этапа «анализ требований» имеем:
• описание функций системы и ее архитектуры
• выработка требований к интерфейсу
• распределение функций между системой и человеком
• требования к программным и информационным компонентам
При покупке ИС её необходимо оценить как товар на рынке:
• цена;
• качество, чем оно определяется;
• легитимность продукта;
• полноценность фирмы, ее устойчивость на рынке.
Источниками информации об ИС являются:
• реклама в СМИ;
• демонстрационные семинары на фирме-производителе;
• выставки и беседы со стендистом;
• «независимые» эксперты;
• точки, где ИС уже установлена - действительно независимая информация.
• конкуренты фирмы-производителя.
Реклама в СМИ дает покупателю лишь общее представление о продукте. Более серьезным источником служит посещение семинаров для покупателей (демо-дни), которые проводят производители. Однако на таких семинарах обычно не говорят о недостатках продукта. Более содержательные беседы можно составить со стендистом на выставке. Начинает такую беседу обычно специалист по маркетингу, но если посетителей много и беседа затягивается, её продолжает программист. «Независимые» эксперты не всегда оказываются по настоящему независимы, поэтому в беседе с ними или при использовании рейтингов, нужно делать соответствующую корректировку. Точки, где ИС уже установлена, могут дать достаточно полную информацию о продукте и о качестве обслуживания, если, конечно она не является конфиденциальной. Тем более, что производители в процессе беседы обычно вручают лист инсталляций. Тиражируемость ИС (или, другими словами, количество ее внедрений) является серьезным аргументом, который помогает принять окончательное решение при выборе системы автоматизации. И если система не привлекла внимания покупателей, это должно насторожить ИТ-менеджера. А если система внедрена, то общение с персоналом организации, в которой она успешно эксплуатируется, позволит избежать возможных ошибок.
Информацию о недостатках продукта можно получить у конкурентов производителя.
При покупке ИС необходимо оценить:
• сам программный продукт (функционал и другие свойства);
• обеспечивающую технологию и платформу;
• качество обслуживания (HotLine,скорая помощь, новые версии, обучение и др);
• фирму-поставщика как участника рынка;
• цену владения, цену приобретения и цену продукта.
Устойчивость поставщика решения и поставщиков отдельных компонентов определяется в первую очередь временем существования их на рынке и долей рынка (как мирового, так и российского), которую они занимают. Важным фактором является форма, в которой осуществляется присутствие на российском рынке: наличие сети сертифицированных центров технической поддержки, авторизованных учебных центров, «горячих линий» для консультаций. Немаловажным фактором риска могут стать такие показатели, как гарантированное время доставки запасных частей, которое формулируется в терминах: время доставки не превосходит такого-то. В противном случае затраты на владение решением могут стать весьма значительными.
Большая проблеа может возникнуть у предприятия при выборе фирмы. Надо выбрать такую, которая
не исчезнет через некоторое время.
обеспечит нормальное сопровождение,
переход к новым версиям программного обеспечения.
Поэтому следует познакомиться с концепцией и видением:
• стабильность концепции;
• стабильные финансовые показатели за последние 5 лет;
• инновационные подходы кадровой политики - набор и сохранение сотрудников.
• инвестиции в расширение областей знаний и компетенции, особенно касающиеся новых, важных технологий;
• стратегические альянсы и партнерства, которые являются таковыми не только на бумаге, но и оказывают влияние на получение дохода и пополнение списка клиентов;
• явно ощутимые результаты, выраженные в росте дохода, выпуске новых продуктов и увеличении клиентской базы.
Убедиться в полноте концепции:
• стратегические планы и видение, включающее знание и понимание основных направлений развития отрасли;
• методологии сбора и реализации требований, которые могут быть четко изложены опытной командой менеджеров и разработчиков;
• проницательность менеджеров, показателем которой является работа в рентабельных и/или технически прогрессивных компаниях;
• инновационные подходы, которые позволят привлечь новых клиентов и/или стать мишенью для слияния или приобретения;
• опыт функционирования на определенном вертикальном рынке или на рынке управления документами (отражен в списке клиентов по отраслям);
• политика маркетинга и продаж, которая зачастую играет большую роль, чем функционал продукта.
Вопросы для самопроверки
1. Какие проблемы возникают на этапе анализа требований к ИС?
2. Каков состав модели требований к ИС?
3. Каким образом в функциональной модели ИС учитываются требования предприятия-потребителя (заказчика)?
4. В чем заключается анализ требований фирмы-потребителя и фирмы-производителя к ИС?
5. Что такое модель требований к ИС?
6. Каковы цели и задачи анализа требований фирмы-потребителя к ИС?
7. Каковы проблемы этапа анализа требований к ИС?
8. Какие существуют методы анализа требований к ИС?
9. Каковы принципы и преимущества структурных и объектно-ориентированных методов анализа?
Вопросы:
1. Основные критерии выбора ИС: функциональные возможности ИС; совокупная стоимость владения ИС; перспективы развития, поддержки и интеграции ИС; технические характеристики ИС.
2. Рекомендации по выбору системы.
3. Консультационные услуги по выбору ИС.
Содержание темы (дидактические единицы и их характеристика):
Основные критерии выбора ИС: функциональные возможности ИС; совокупная стоимость владения ИС; перспективы развития, поддержки и интеграции ИС; технические характеристики ИС. Рекомендации по выбору системы. Консультационные услуги по выбору ИС. Содержание договора на закупку ИС.
В результате успешного изучения темы Вы узнаете:
критерии выбора ИС: функционал и цена;
роль и место консультанта;
как производится оплата консалтиговых услуг;
возможности аренды программных продуктов.
и приобретете следующие навыки (компетенции):
формулировать требования к функционалу ИС;
оценивать перспективы развития ИС;
разработки требований к программным комплексам и отдельным функциональным блокам;
сравнительного анализа продукции различных поставщиков,
определения сроков и этапов автоматизации.
В процессе освоения темы акцентируйте внимание на следующих понятиях:
консультация,
экспертиза,
обследование,
исследование,
аренда программных продуктов.
Теоретический материал
Развитие информационных технологий на предприятии тесно связано с проблемой привлечения внешних специалистов для консультаций по вопросам:
создания концепции информационного обеспечения,
разработки требований к программным комплексам и отдельным функциональным блокам,
сравнительного анализа продукции различных поставщиков,
определения сроков и этапов автоматизации.
Процессы создания ИС в первую очередь волную те предприятия, на которых еще нет внутренних развитых информационных подразделении.
Процессы реорганизации управления и построения ИС идут на таких предприятиях одновременно, поэтому роль консультанта не сводится к чисто информационным проблемам.
Внешний консультант приглашается для решения проблем предприятия. В консалтинге есть своя специализация, поэтому управленец, маркетолог и аудитор не заменяют друг друга. Грамотный консультант должен иметь представление о смежных областях, но не обязан знать их тонкости и детали.
При прочих равных условиях разумнее приглашать консультанта из известной фирмы.
Однако при ограниченном бюджете на консультационные услуги это может стать не реально.
В этом случае придется довольствоваться консультантом из менее известной компании или независимым специалистом.
Целесообразно заранее узнать, в какой именно сфере специализируется данный консультант, есть ли у негоуже удачные работы.
Значимые параметры выбора — возраст и образование консультанта. Одинаково опасны и слишком молодые (неопытность), и пожилые (трудно меняющиеся стереотипы) специалисты.
Лучшими консультантами могут быть люди в возрасте от 35 до 50 лет. Для консультанта необходимо наличиебазового образования. Ученая степень или звание совсем не обязательны, но если они есть, то это плюс.
И еще один параметр:публичная активность (книги, статьи, лекции, участие в семинарах и конференциях) позволяют с большей степенью точности оценить потенциал консультанта.
Для того чтобы от визита или работы консультанта появилась ощутимая польза, к его появлению нужно серьезно готовиться. Опытные консультанты заранее запрашивают перечень необходимых для их работы доументов, справок и иных сведений.
Консультант не решает и не управляет: он лишь исследует и помогает. Следовательно, вся ответственность за правильность принятых решений ложится на плечи руководителя предприятия, и именно ему решать — следовать ли советам или их отклонить, менять что-либо или оставитьвсе по-старому.
Внешний специалист помогает руководителю лучше понять ситуацию за счет нового понимания старых проблем. Для этого консультант проводит свой собственный анализ на базе других, отличных от традиционно принятых на предприятии методик и знакомит руководителя с результатами этого анализа.
Руководитель или замещающее его лицо, наделенное необходимыми полномочиями, должны быть доступны для консультанта в разумные сроки и на достаточное время.
Существует несколько видов консалтинговой деятельности:
собственно консультация (первичная или повторная),
экспертиза,
исследование
обследование.
Консультация — кратковременная (в пределах нескольких часов) работа, при проведении которой решается достаточно ограниченный круг заранее подготовленных заказчиком вопросов.
Консультирование может осуществляться как в офисе исполнителя, так и у заказчика.
Цель консультации — быстрый анализ узкого круга вопросов и выработка нужных рекомендаций.
Консультации могут проходить по разным схемам («вопрос – ответ», «проработка сценариев», «мозговой штурм» и т.д.) и с разным числом участников. Оплата консультаций, как правило, почасовая.
Экспертиза — сложная комплексная работа, на выполнение которой необходимо несколько дней или недель. В зависимости от целей и задач экспертизы к ней могут быть привлечены специалисты различных профилей деятельности (аудиторы, маркетологи, социологи, психологи и т.д.).
Цель экспертизы — глубокий анализ отдельных проблем предприятия с выработкой рекомендаций по стратегии и тактике проведения реформ.
Оплата экспертизы может производиться по контракту (фиксированная или плавающая сумма за определенный объем или определенное время работы) или рассчитываться исходя из часовых (дневных) тарифных ставок отдельных специалистов.
Исследование — сбор, обработка и анализ информации по заданной теме с целью получения ответа на заданные вопросы.
Это достаточно однородная работа, которая может быть выполнена одним специалистом или группой однопрофильных специалистов.
Обследование — полное и всестороннее изучение предприятия группой специалистов с целью выработки стратегических решений по реорганизации его деятельности.
Обследование может занять несколько месяцев. Формы и методы оплаты здесь весьма индивидуальны для каждого конкретного случая.
Таким образом консультирование может быть очень полезно только в случае удачного выбора консультанта, правильного и четкого определения его целей и задач, готовности руководства предприятия к плотному сотрудничеству с консультантом, способности руководителей спокойно воспринимать критику.
ASP (Application Service Providing) — аренда программных продуктов и мощностей сервера на основе ежемесячных платежей с доступом к приложениям через Интернет или частную виртуальную сеть (Virtual Private Network).
Преимущества использования ASP:
возможность использования дорогих, ранее недоступных приложений за счет экономии до 50% в год на общей стоимости приложений;
возможность использовать готовые продукты, отказ от необходимости собственных либо сторонних разработок и закупки дорогостоящего оборудования;
оперативное внедрение систем;
профессиональное техническое сопровождение;
непрерывное функционирование арендуемых приложений;
автоматическое резервирование информации;