Таким образом, ФСА базируется на том, что затраты, связанные с использованием любого объекта, выполняющего заданные функции, состоят из необходимых для его изготовления и эксплуатации и дополнительных, функционально неоправданных затрат, которые возникают из-за введения ненужных функций, не имеющих прямого отношения к объекту, или связаны с несовершенством конструкции, технологии, технологических процессов, бизнес-процессов, применяемых материалов, методов организации производства и т.п.
Как система ФСА представляет совокупность действий, нацеленных на обнаружение, предупреждение, сокращение или ликвидацию затрат. ФСА проводится с целью увеличения прибыли, снижения себестоимости изделий и расходов на эксплуатацию, повышение качества и конкурентоспособности изделий.
Основными принципами ФСА являются:
принцип соответствия значимости функций и затрат на их осуществление;
принцип коллективного труда;
принцип междисциплинарного подхода.
Отличительной особенностью ФСА является его универсальный характер, т.е. важнейшие понятия метода могут быть в равной мере использоваться для оценки практически любых объектов, по которым имеются затраты.
Функциональный подход является определяющим при проведении ФСА. Функция в широком понимании - это деятельность, обязанность, работа, назначение, роль, внешнее проявление какого-либо объекта в данной системе отношений. Под функцией в методе ФСА понимают проявление и сохранение свойств объекта в определенной системе отношений (в виде его действий или состояний).
Для осуществления функций нужны затраты на функцию. Обычно выделяют следующие виды затрат:
функционально-необходимые затраты (минимально возможные затраты на реализацию требуемых функций);
излишние затраты (разность между фактическими и функциональными затратами);
производственные затраты на функцию - затраты на создание носителя функции;
эксплуатационные затраты на функцию - затраты на использование (эксплуатацию) носителя функции в сфере потребления.
Основным приемом, используемым в ФСА для выявления функций, оценки качества их исполнения и затрат на реализацию, а также для определения уровня функциональной организованности любых объектов, служит функциональное моделирование. При этом обычно строят несколько моделей.
1. Структурная модель или структурно-элементная модель (для изделия она представляет собой иерархический граф изделия по ступеням входимости сборочных единиц и деталей).
2. Функциональная модель - условное логико-графическое изображение состава и взаимосвязи функций объекта. Она формируется путем формулировки функций и установления порядка их подчиненности.
3. Функционально- структурная модель - условное изображение объекта, отражающее взаимосвязи элементов структурной и функциональной модели
Функционально стоимостная диаграмма, в верхней части которой показано распределение функций по важности, а в нижней затраты на каждую из них в относительных долях от общих затрат на изделие.
Сумма затрат по всем функциям, дополненная затратами на образование связей между носителями, реализуемых при операциях сборки, составляет затраты на изделие в целом.
Оценка вариантов решения, полученных в ходе ФСА, производится по качеству исполнения функций, соответствию требованиям потребителей, уровню текущих затрат на производство, эксплуатационным затратам, дополнительным инвестициям.
Критерием выбора может служить согласованные с заказчиком (или выбранные на усмотрение разработчика) количественные и качественные показатели (например, общая стоимость владения, соотношение показателей качества и совокупных затрат, показатели общественной, коммерческой, бюджетной или социальной эффективности т.п.).
Формы проведения ФСА
ФСА проводится в трех формах:
корректирующая, которая предполагает улучшение находящегося в эксплуатации объекта с целью снижения функционально-необходимых производственных и эксплуатационных затрат;
творческая, которая проводится по отношению к новому изделию и имеет целью формирование функций в соответствии с технически заданием с минимизацией функционально-необходимых производственных и эксплуатационных затрат;
инверсная, которая имеет целью расширение круга потребителей и приспособления главных функций и второстепенных функций к нуждам новых потребителей объекта.
ФСА проходит следующие этапы:
подготовительный;
информационный;
аналитический;
творческий;
исследовательский;
рекомендательный.
После выполнения этих этапов следует процесс внедрения результатов проведенного ФСА.
Рассмотрим подробнее содержание некотрых этапов.
Подготовительный этап включает следующие виды работ:
выбор конкретного объекта;
подготовка к проведению анализа, включая создание исследовательской группы;
составление рабочего плана проведения ФСА.
Информационный этап включает следующие виды работ:
подготовка, систематизация и изучение информации, относящейся к созданию и использованию объектов анализа;
сбор и систематизация данных о реальных условиях функционирования объекта;
обработка и изучение данных о затратах на создание и функционирование объекта;
определение первоочередных зон анализа.
Аналитический этап включает следующие виды работ:
выявление и формулирование функций объекта как единого целого и его составных частей, выделение видов и классификация функций;
определение реально проявляемого в анализируемом объекте и требуемого (необходимого и достаточного) ресурса функций;
изучение внутриобъектных функций и внешних функциональных связей объекта;
построение структурных, функциональных, структурно-стоимостных, функционально-стоимостных и т.п. моделей объекта;
выделение зон с наибольшим сосредоточением затрат, выявление функциональных и параметрических резервов;
постановка задач поиска вариантов реализации (осуществления) этих моделей с обеспечением общественно-необходимого качества и общественно-необходимых затрат по ним;
классификация видов анализируемых затрат;
изучение и выбор методов расчета затрат на функцию или на объект в целом;
поэлементный анализ затрат на осуществление функции (можно рассматривать следующие виды затрат: фактические, минимально возможные, производственные, эксплуатационные, приведенные (дисконтированные), приростные, долевые и т.п.);
оценка значимости функций (для этого можно применять различные методы, например, метод подбора и ориентировочной оценки простейших решений по каждой функции в отдельности, метод ранжирования функций по величине затрат, метод сопоставления затрат на функции с балльными оценками значимости функций, метод установления пропорций между затратами на осуществление основных и вспомогательных функций, метод исследования факторов снижения себестоимости и т.п.).
Творческий этап включает следующие виды работ:
уточнение направлений и задач поиска новых решений;
выбор приемов и методов активизации творческого процесса и поиска идей с учетом специфики решаемых задач;
выявление и анализ информации о путях решения подобных задач;
поиск альтернативных вариантов выполнения необходимых функций;
проработка выдвинутых идей, формирование и предварительный отбор наиболее целесообразных вариантов.
Исследовательский этап включает следующие виды работ:
создание (при необходимости) прототипа предлагаемого решения;
проведение сравнительного анализа (экономического, технического и т.п.) выбранных вариантов;
экспертиза подготовленных решений и оценок вариантов;
отбор наиболее рациональных вариантов.
Теоретический материал
Основные принципы оценки эффективности IT-проектов
Оценка эффективности. В основу оценок эффективности IT-проектов могут быть положены те же основные принципы, что и при оценки любых других инвестиционных проектов независимо от их технических, технологических, финансовых, отраслевых и региональных особенностей:
рассмотрение IT-проекта на протяжении всего его жизненного цикла (расчетного периода);
моделирование денежных потоков, включающих все связанные с осуществление IT-проектов денежные поступления и расходы за расчетный период с учетом возможности использования различных валют;
сопоставимость условий сравнения различных проектов (вариантов поекта);
учет фактора времени;
учет всех наиболее существенных последствий проекта;
учет наличия разных участников проекта;
учет влияния инфляции;
учет влияния неопределенностей и рисков, сопровождающих реализацию проекта;
многоэтапность оценки.
В современных условиях достаточно быстро развивается рынок новых IT-проектов, которые используются для организаций самого различного профиля, с разнообразными организационными структурами управления, с разной численностью работающих. Их разработка и внедрение требует больших единовременных затрат, эксплуатационных расходов, затрат живого труда. При обосновании целесообразности осуществления таких крупных затрат инвестор обычно требует проведения расчетов по оценке эффективности проводимых мероприятий.
Для этого необходимо установить:
факторы, действие которых обеспечивает эффективность;
направления действия этих факторов;
показатели для количественного измерения степени влияния этих факторов;
методы расчета этих показателей.
Основными факторами являются повышение качества проведения вычислительных работ, повышение надежности функционирования вычислительных ресурсов, сокращение сроков создания и освоения новых информационных технологий, увеличение объемов и сокращение сроков переработки информации, повышение производительности труда разработчиков и пользователей вновь созданных информационных технологий и др.
Для определения направления действия этих факторов надо выяснить на что влияет разработка и внедрение конкретной ИСУ, а именно на:
эффективность труда отдельных работников управления;
эффективность управленческой деятельности подразделений;
эффективность процесса управления при выработке конкретного управленческого решения;
эффективность отдельного звена иерархической системы управления;
эффективность методов управления;
эффективность внедряемого бизнес-процесса;
эффективность всей системы управления в целом.
Основным при расчете этих показателей является определение результатов и затрат по каждому году расчетного периода.
При этом проблемным является вопрос определения результата (дохода) от внедрения и использования или продажи данного IT-проекта. Можно выделить следующие подходы к определению результативности (результатов):
когда результат (доход) от производственной деятельности и результат от внедрения и использования IT-проекта совпадает;
когда результат от внедрения и использования IT-проекта составляет долю от результата эффективности производства в целом;
когда можно определить результат от внедрения (продажи) IT-проекта;
когда эффективность нового IT-проекта можно определить с помощью построения разработку дерева целей и их количественной оценки;
когда определяется результат от разработки и внедрения конкретного управленческого решения, использующего новый IT-проект;
когда определяется результат деятельности управленческого персонала на всех иерархических уровнях (или отдельном уровне), использующих новый IT-проект.
После анализа этих подходов можно выбрать показатели и определить методы их расчета для определения результата при оценке эффективности нового IT-проекта.
Эффективность управленческих решений в области информационных технологий выражается прежде всего в улучшении экономических показателей управляемого объекта, а также в улучшении функционирования самой системы управления. Эффективность обеспечивается в результате использования оптимизационных и эвристических методов и моделей управления, повышения приспосабливаемости организации к внешним и внутренним условиям его существования, повышения достоверности и оперативности информации, используемой для принятия управленческих решений.
Источники экономии от внедрения IT-проектов различного назначения значительно отличаются между собой, что должно находить отражение в специфических методах расчета экономии.
Таким образом, в качестве результата можно взять прирост стоимостной оценки результата в производственно-хозяйственной деятельности объекта управления и прирост результата в сопутствующих сферах или выручку от продажи ИСУ.
Затраты складываются из следующих составляющих:
1. единовременные затраты за расчетный период :
а) затраты разработчика на создание проекта IT-проекта;
б) затраты разработчика на привязку данного проекта к конкретному пользователю;
в) затраты пользователя на привязку и освоение IT-проекта;
г) затраты пользователя на приобретение, доставку и монтаж необходимого оборудования для эксплуатации IT-проекта;
д) затраты пользователя на пополнение оборотных средств (если это необходимо) при увеличении выпуска продукции в связи с использованием IT-проекта.
2. текущие затраты за расчетный период:
а) затраты разработчика на сопровождение и тиражирование IT-проекта;
б) текущие затраты пользователя на эксплуатацию IT-проекта.
Затраты разработчика на создание проекта ИСУ можно определять как рассмотрено выше (предыдущих разделах).
Текущие затраты пользователя IT-проекта включают:
основную и дополнительную заработную плату с учетом начислений на социальные нужды персонала, обеспечивающего функционирование ИСУ;
амортизационные отчисления;
стоимость электроэнергии, потребляемой комплексом вычислительной техники;
стоимость бумаги, вспомогательных материалов, носителей информации, картриджей и т.п.
затраты связанные с арендой помещения, оборудования и т.п., если это имеется;
затраты на текущий и профилактический ремонт комплекса технический средств IT-проекта (стоимость запасных частей, стоимость материалов для ремонта, стоимость услуг специализированных организаций и т.п.).
В качестве критериев (ограничений) могут выступать:
общий объем инвестиций в IT-проекта;
удовлетворяющие инвестора показатели общественной, коммерческой и социальной эффективности, бюджетной эффективности.
Исходя из вышесказанного становится понятно, что необходимо прояснить ряд вопросов, требующих решения о будущем развитии IT/ИС и эффективности ее работы. К их числу можно было бы отнести следующие:
Какие средства затрачиваются на ИТ? Оптимальны ли они для бизнеса?
Насколько хорошо работает служба ИТ по сравнению с другими службами?
Как управлять инвестированием в ИТ?
Какие выбрать направления развития ИТ-инфраструктуры?
Как обосновать бюджет на ИТ?
Как доказать эффективность существующей информационной системы и службы ИТ?
Какова оптимальная структура службы ИТ?
Сколько должны стоить аутсорсинговые услуги по сопровождению ИТ?
Как оценить эффективность нового ИТ-проекта?