Открыть форму в режиме конструктора.
В меню Вид применить команду Заголовок►Примечание формы или Колонтитулы.
Примечания
Заголовки и примечания формы располагаются, соответственно, вверху и внизу формы, открытой в режиме формы, а также в начале и в конце печатной формы. Верхние и нижние колонтитулы печатаются вверху и внизу каждой выводимой на печать страницы – они не отображаются в режиме формы.
При удалении колонтитулов, заголовков и примечаний, автоматически удаляются и содержащиеся в них элементы управления.
Верхний и нижний колонтитулы, а также заголовок и примечание формы, можно добавлять только парами. Если какой-либо из этих разделов не нужен, можно изменить его размер до нулевой высоты, либо (только для заголовков и примечаний) установить его свойство Вывод на экран (Visible) в значение Нет. С помощью свойства Режим вывода (DisplayWhen) можно выбрать режим вывода заголовков и примечаний: всегда, только при печати или только на экран.
Каждый раздел формы или отчета может иметь собственную высоту. Однако ширина всех разделов в форме или отчете должна быть одинаковой. Изменение ширины одного раздела приводит к автоматическому изменению ширины всех остальных разделов.
Открыть форму в режиме конструктора или отчет в режиме конструктора отчетов.
Установить указатель на правую или нижнюю границу раздела.
Для изменения высоты раздела перетащить границу вверх или вниз. Для изменения ширины раздела перетащить границу вправо или влево.
Одновременное изменение ширины и высоты.
Установить указатель на правый нижний угол раздела и перетащить его в любом направлении.
Подчиненная форма – это форма, находящаяся внутри другой формы. Первичная форма называется главной формой, а форма внутри формы называется подчиненной формой. Комбинацию «форма/подчиненная форма» часто называют также иерархической формой или комбинацией «родительской» и «дочерней» форм.
Подчиненные формы особенно удобны для вывода данных из таблиц или запросов, связанных с отношением «один-ко-многим». Например, можно создать форму с подчиненной формой для вывода данных из таблицы «Типы» и из таблицы «Товары». Данные в таблице «Типы» находятся на стороне «один» отношения. Данные в таблице «Товары» находятся на стороне «многие» отношения – каждый тип может иметь несколько товаров.
Главная форма и подчиненная форма в этом типе форм связаны таким образом, что в подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме. Например, когда главная форма отображает тип «Напитки», подчиненная форма отображает только те товары, которые входят в тип «Напитки».
При использовании формы с подчиненной формой для ввода новых записей текущая запись в главной форме сохраняется при входе в подчиненную форму. Это гарантирует, что записи из таблицы на стороне «многие» будут иметь связанную запись в таблице на стороне «один». Это также автоматически сохраняет каждую запись, добавляемую в подчиненную форму.
Подчиненная форма может отображаться в виде таблицы или в виде простой или ленточной формы. Главная форма может отображаться только как простая форма.
Главная форма может иметь любое число подчиненных форм, если каждая подчиненная форма помещается в главную форму. Имеется также возможность создавать подчиненные формы до семи уровней вложенности. Это означает, что можно иметь подчиненную форму внутри главной формы, а другую подчиненную форму внутри этой подчиненной формы и т.д. Например, можно иметь главную форму, отображающую сведения о клиентах, подчиненную форму, отображающую сведения о заказах, и еще одну подчиненную форму
Для выполнения добавления вычисляемых выражений в формы и отчеты:
Открыть форму (отчет) в режиме Конструктора.
Выбрать команду Вид►Панель элементов.
3. Выбрать пиктограмму Поле панели элементов.
4.Выбрать мышью пустое место в любой области формы или отчета, в которое следует поместить вычисляемое поле, (например, область примечаний или колонтитулов).
5.Поместить курсор в поле и ввести выражение, вычисляющее значение.
После выбора поля нажать кнопку Свойства на панели инструментов или выполнить команду Вид►Свойства, чтобы открыть окно его свойств, и ввести в ячейку свойства Данные (ControlSource), начиная со знака "=", нужное выражение, заключив имена полей БД в квадратные скобки. В качестве выражения может быть использована как встроенная функция (например, "=DATE()" — системная дата), так и любое действие над В базе данных для использования построителя выражений при создании выражения, нажать кнопку построителя рядом с ячейкой свойства Данные (ControlSource). Для свойства «Формат поля» выбрать из списка тип вычисляемых данных.
В случае необходимости вставить рядом c полем элемент Надпись и заполнить его нужным текстом.
6. Перейти в режим формы (отчета).
Примечания
Если при вводе выражения в ячейку Данные (ControlSource) потребуется больше места, нажмите сочетание клавиш SHIFT+F2 для открытия окна Область ввода.
Если форма основана на запросе, можно поместить выражение в запрос, а не в вычисляемый элемент управления.
Для переписки, как правило, используются почтовые наклейки и стандартные письма, обычно называемые составными документами рассылки. В Access почтовые наклейки создаются с помощью отчетов. Подобно любому другому отчету, отчет для создания наклеек состоит из элементов управления. Для создания наклеек лучше всего использовать Мастер наклеек. Изменение макета наклейки следует производить в режиме Конструктора. В режиме Конструктора можно проверить перед печатью все параметры в окне Макет страницы, которое вызывается по команде Файл►Макет страницы.
Печатать почтовые наклейки можно непосредственно из окна предварительного просмотра.
Все сведения формы или отчета содержатся в элементах управления. На страницах доступа к данным сведения содержатся в элементах управления точно так же, как и в формах и отчетах. Однако сведения могут быть также введены непосредственно на страницу доступа к данным. Элементы управления представляют собой объекты в формах, отчетах или на страницах доступа к данным, используемые для отображения данных, выполнения действий или в качестве украшений. Например, можно использовать поле в форме, отчете или на странице доступа к данным для отображения данных, кнопку в форме для открытия другой формы или отчета, линию или прямоугольник для разделения и группировки элементов управления, делающей более понятным их назначение.
В Microsoft Access используются следующие типы элементов управления, все доступные через панель инструментов в режиме конструктора, режиме конструктора отчета или режиме конструктора страниц доступа к данным: поле, надпись, группа параметров, переключатель, флажок, список, кнопка, рисунок, линия, прямоугольник и дополнительные элементы ActiveX. Для форм и отчетов существуют дополнительные элементы управления: выключатель, поле со списком, присоединенная рамка объекта, свободная рамка объекта, набор вкладок, подчиненная форма/отчет, разрыв страницы. Страницы доступа к данным дополнительно включают следующие компоненты: раскрывающийся список, гиперссылка, бегущая строка и сводный список, электронная таблица и диаграмма.
Перед тем как приступать к этой процедуре, необходимо проверить правильность установления связей между таблицами.
Открыть форму, в которую нужно добавить подчиненную форму, в режиме конструктора.
Убедитесь, что кнопка Мастера на панели нажата.
Нажать кнопку Подчиненная форма/отчет на панели элементов.
В форме выбрать место, в которое следует поместить подчиненную форму.
Далее следует выполнять инструкции остальных диалоговых окон мастера. После нажатия кнопки Готово Microsoft Access добавит элемент управления подчиненной формой в форму. Он также создаст отдельную форму для подчиненной формы.
Перед тем, как приступать к этой процедуре, необходимо проверить правильность установления связей между таблицами.
В окне базы данных щелкнуть значок Формы в списке Объекты.
Нажать кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
В списке диалогового окна Новая форма дважды щелкнуть строку Мастер форм.
В первом диалоговом окне мастера выбрать в списке таблицу или запрос. Например, чтобы создать форму «Типы», которая выводит в подчиненной форме список товаров, относящихся к конкретной категории, следует выбрать таблицу «Типы» (сторона «один» отношения «один-ко-многим»).
Дважды щелкнуть поля таблицы или запроса, которые нужно включить в форму.
В том же диалоговом окне мастера следует выбрать из списка другую таблицу или запрос, например, «Товары» (сторона «многие» отношения «один-ко-многим»).
Примечание. Порядок выбора таблиц или запросов не имеет значения.
Дважды щелкнуть поля таблицы или запроса, которые нужно включить в форму.
Если до запуска мастера связи были установлены правильно, то после нажатия кнопки Далее предлагается выбрать таблицу или запрос, которые будут использоваться для представления данных. Используя тот же пример формы «Типы», следует выбрать строку по Типы.
В том же окне диалога выбрать переключатель Подчиненные формы.
Далее следует выполнять инструкции остальных диалоговых окон мастера. После нажатия кнопку Готово, Microsoft Access создаст две формы: одну для формы и элемента управления Подчиненная форма, а другую для подчиненной формы.
Располагая базой данных, можно распечатать любую таблицу, запрос или форму. Однако результаты печати не будут выглядеть профессионально, так как эти инструменты не предназначены для печати. С помощью отчета можно получить результаты в высококачественном варианте. В Microsoft Access отчет представляет собой форму специального типа, предназначенную для вывода на печать. Но в отличие от форм отчеты не предназначены для вывода в окне, а предназначены только для печати, т.е. создают не экранные, а печатные документы.
При создании отчета Microsoft Access всегда оперирует только с одной единственной таблицей или запросом. Если необходимо объединить информацию из нескольких таблиц и (или) запросов в одном отчете, то прежде следует собрать желаемые данные в новом запросе.
1. В окне База данных щелкнуть на вкладке Отчет.
2. В открывшемся окне щелкнуть на кнопке Создать. Появится окно Новый отчет.
3. Указать имя таблицы или запроса, на основе которых создаете отчет, и выбрать режим Мастер отчета.
4. Выбрать поля, данные которых будут помещены в отчет.
5. Далее определить, требуется ли сгруппировать данные по какому-либо из полей и, если требуется, то указать вариант группировки. Интервал группировки может быть изменен после нажатия кнопки Группировка.
6. Далее задать порядок сортировки записей отчета. В случае необходимости включения в отчет итоговых полей, нажать кнопку Итоги и установить требуемые флажки, определяющие тип итоговых вычислений для предложенных полей.
Нажать кнопку ОК.
7. На следующих двух шагах создания отчета с помощью мастера необходимо определить вид макета отчета и стиль его оформления.
Мастер отчетов позволяет подготовить следующие типы отчетов:
отчет, содержащий информацию, расположенную в один столбец или в виде таблицы;
отчет с группировкой и вычислением итоговых величия;
почтовые наклейки.
1. В окне База данных щелкнуть на вкладке Отчет.
2. В открывшемся окне щелкнуть на кнопке Создать. Появится окно Новый отчет.
3. Указать имя таблицы, на основе которой должен базироваться отчет, и выбрать режим Конструктор.
Microsoft Access индицирует окно отчета в режиме Конструктора, Окно Конструктора разделено на несколько областей в соответствии со стандартной структурой отчета. В эти области при необходимости можно ввести управляющие и другие элементы, уровни группировки.
Заголовок отчета – печатается только в начале отчета, используется на титульной странице.
Верхний колонтитул – печатается вверху каждой страницы.
Заголовок группы – печатается перед обработкой первой записи группы.
Область данных – печатается каждая запись таблицы или динамического набора данных запроса.
Примечание группы – печатается после обработки последней записи группы.
Нижний колонтитул – печатается внизу каждой страницы.
Примечание отчета – печатается в конце отчета после обработки всех записей.
Проектирование отчета состоит в создании структуры его разделов и в размещении элементов управления внутри этих разделов, а также в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.
Отчеты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому для расчета расположения данных на печатной странице программа Microsoft Access должна «знать» все необходимое об особенностях принтера. Эти данные Microsoft Access получает от операционной системы, соответственно, принтер в системе должен быть установлен.
При отсутствии принтера отчеты также можно создавать. Достаточно выполнить программную установку с помощью команды операционной системы Пуск►Настройка►Принтеры►Установка принтера, после чего установить драйвер любого принтера, доступного операционной системе.
Элементы управления могут быть связанными, свободными или вычисляемыми. Связанный элемент управления присоединен к полю базовой таблицы или запроса. Такие элементы управления используются для отображения, ввода или обновления значений из полей базы данных. Для свободного элемента управления источника данных не существует. Свободные элементы управления используются для вывода на экран данных, линий, прямоугольников и рисунков. На приведенном ниже рисунке показаны примеры связанного, свободного и вычисляемого элементов управления. Для вычисляемого элемента управления в качестве источника данных используется выражение. В выражении могут быть использованы данные из поля базовой таблицы или запроса для формы или отчета, а также данные другого элемента управления формы или отчета.