Открыть форму в режиме конструктора формы, отчет в режиме конструктора отчетов или станицу доступа к данным в режиме конструктора станицы.
Выделить один или несколько элементов управления, размеры которых нужно изменить.
Перетащить маркеры размера, пока элемент управления не получит требуемые размеры.
Если в форме или отчете выделено несколько элементов управления, то при перетаскивании маркера изменения размера одного элемента управления будут изменены соответствующие размеры всех элементов управления.
Примечания.
На страницах доступа к данным нельзя изменять высоту списка или раскрывающегося списка. Высота списка и раскрывающегося списка определяется параметрами шрифта, которым выводятся данные элемента управления.
Для небольшой корректировки размеров элемента управления можно воспользоваться сочетанием клавиш SHIFT и стрелки соответствующего направления
Открыть форму в режиме конструктора формы, отчет в режиме конструктора отчетов
Выделить элементы управления, которые требуется выровнять. Можно выбирать только элементы управления, расположенные в одной строке или одном столбце.
Применить в меню Формат команду Выровнять и одну из следующих подкоманд:
по левому краю – выравнивание левых границ элементов управления по левой границе крайнего левого элемента;
по правому краю – выравнивание правых границ элементов управления по правой границе крайнего правого элемента;
по верхнему краю – выравнивание верхних границ элементов управления по верхней границе самого верхнего элемента;
по нижнему краю – выравнивание нижних границ элементов управления по нижней границе самого нижнего элемента.
Примечание. Если после проведения выравнивания некоторые выбранные элементы управления начнут накладываться друг на друга, то в результате они будут размещаются рядом, граница к границе, без перекрытия.
Макрос представляет собой совокупность определенных команд управления (макрокоманд), используема» для автоматизации часто повторяющихся действий.
В окне База данных щелкнуть на вкладке Макрос.
В открывшемся окне щелкнуть на кнопке Создать. Появится окно Макрос.
В столбце «Макрокоманда» щелкнуть на кнопке выпадающего списка и выбрать из него действие, которое должно быть автоматизировано (например, открытие формы).
4. В области «Аргументы макрокоманд» указать необходимые для этой макрокоманды аргументы (например, имя формы, отображаемый режим и т.п.). Аргументы макрокоманд указывают, к какому объекту применить макрокоманду, и задают условия выполнения действий. Большинство может быть также выбрано из выпадающего списка.
5. Если макрос будет содержать более чем одну макрокоманду, то в столбце «Макрокоманда» указываются эти действия в необходимом порядке.
6. В столбце «Примечание» можно описать назначение каждой макрокоманды.
7. Сохранить макрос.
|
Существует несколько методов запуска макросов на выполнение.
Из окна База данных: дважды щелкнуть на имени макроса или выбрать кнопку Запуск.
Из меню: в меню Сервис выбрать команду Макрос►Запуск макроса и из раскрывающегося списка выбрать нужный макрос (или ввести его имя).
Из окна Макрос: щелкнуть на пиктограмме с восклицательным знаком (Запуск) или в меню Макрос выбрать команду Запуск.
При помощи кнопки: добавить в форму кнопку и назначить ей макрос либо с помощью свойства Нажатие кнопки, либо путем выбора опций Разные и Запуск макроса в Мастере кнопок.
При открытии базы данных: для того, чтобы какой-либо макрос выполнялся автоматически при каждом новом открытии заданной базы данных, этот макрос необходимо сохранить под именем AutoExec.
Пример
В начале каждого сеанса работы с базой данных приходится тратить дополнительное время на открытие необходимых объектов. Чтобы ускорить этот процесс: можно создать макрос, который открывает необходимые документы (например, таблицы, формы, запросы и т.д.) и размещает их на экране в определенном порядке.
1. Открыть окно базы данных, в которой надо создать макрос.
2. Перейти на вкладку Макросы и щелкнуть на кнопке Создать, вследствие чего откроется окно конструктора макроса.
3. Задать команду Окно►Слева направо, чтобы на экране отображались и окно базы данных, в которой создается макрос, и окно макроса.
4. В окне базы данных перейти на вкладку Таблица.
5. Установить курсор на имя одной из таблиц базы данных и перетащить с помощью мыши в окно макроса и разместить в первой ячейке столбца «Макрокоманда». В поле появится макрокоманда Открыть Таблицу. Таким образом, в макрос включается операция — открытие таблицы.
6. В столбец «Примечание» той же строки ввести такой текст: «Открытие таблицы (указать имя таблицы)».
7. С помощью клавиши Enter или курсора мыши перейти во вторую строку столбца «Макрокоманда».
8. С помощью курсора мыши перетащить вторую таблицу в окно макроса и разместить во второй ячейке столбца «Макрокоманда».
9. В столбец «Примечание» той же строки ввести текст, поясняющий ваши действия.
10. В окне базы данных перейти на вкладку Формы.
11. С помощью курсора мыши перетащить одну из форм в окно макроса. В поле появится макрокоманда Открыть форму. (Access автоматически распознает, о каком объекте идет речь, и выбирает соответствующую макрокоманду: Открыть Форму для формы или Открыть Таблицу для таблицы).
Таким образом, в макрос включается еще одна операция — открытие формы.
12. В столбец «Примечание» той же строки ввести такой текст: «Открытие формы» и т.д.
13. Повторить эти действия для всех объектов, которые должны быть открыты.
14. Щелкнуть в следующей свободной ячейке столбца «Макрокоманда» и открыть список доступных макрокоманд. Выбрать Выполнить команду.
В области Аргументы макрокоманды активизировать поле Команда и выбрать в списке элемент TiveVertically. Таким образом, в макрокоманду будет включена операция разделения экрана в случае открытия нескольких окон.
Для сохранения Макрос под именем «Размещение_на_экране». вызвать команду Файл >Сохранить и ввести имя.
Запуск макроса можно осуществить следующими способами:
щелкнуть на кнопке Запуск (на ней изображен восклицательный знак);
задать команду Сервис >Макрос >Запуск макроса (имя макроса);
открыть вкладку Макросы, установить курсор на имя нужного макроса и щелкнуть на кнопке Запуск.
После запуска созданного ранее макроса «Размещение_на_экране» будут загружены и размещены должным образом все отмеченные в макросе объекты базы данных.
Microsoft Access позволяет осуществлять обмен данными с другими СУБД и с другими базами данных Microsoft Access, с программами работы с электронными таблицами (Excel и Lotus), а также импортировать и экспортировать данные из текстовых файлов. Кроме того, с помощью этих средств можно копировать объекты из одной базы данных Microsoft Access в другую.
Экспорт данных позволяет использовать информацию, сохраненную в -базе данных при работе с другой программой:
1. В окне базы данных выбрать из списка таблицу, которую предполагается экспортировать;
2. Применить команду Файл►Сохранить как►Экспорт или команду Файл из контекстного меню;
3. В открывшемся окне Сохранение объектов выбрать опцию Во внешнем файле или базе данных;
4. Нажать ОК;
5. В открывшемся окне диалога Сохранение объекта: Таблица в... указать тип файла, выбрать устройство и папку, в которую предполагается поместить таблицу, а также имя таблицы;
6. Нажать кнопку Экспорт;
7. В открывшемся окне диалога указать необходимые опции;
8. После нажатия ОК таблица будет сохранена в новом файле указанного типа.
Microsoft Access может считывать данные, представленные в другом формате, и сохранять их в новой таблице данных.
Для того чтобы приступить к импорту или связыванию, необходимо можно выполнить команду Файл►Внешние данные с последующим выбором опции Импорт или Связь с таблицами.
1. В окне базы данных, в которую предполагается импортировать таблицу, перейти на вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать.
2. Выбрать Импорт таблиц и нажать кнопку ОК.
3. В окне диалога Импорт в поле «Тип файлов» выбрать тип импортируемых данных Microsoft Access, указать папку с БД Microsoft Access, из которой будет осуществлен импорт таблицы.
4. Выбрать файл и нажать кнопку Параметры. При импорте могут быть скопированы связи, установленные между таблицами. Укажите, следует ли копировать всю таблицу или только ее структуру.
5. Выделить одну или несколько таблиц для импорта.
Для установления связи между исходным файлом и таблицей, сохраненной во внешних по отношению к Microsoft Access форматах, используется специальная связь с таблицами. Связанные таким образом таблицы можно одновременно обрабатывать как в Microsoft Access, так и во внешних приложениях.
Для того чтобы приступить к импорту или связыванию, необходимо можно выполнить команду Файл►Внешние данные с последующим выбором опции Импорт или Связь с таблицами.
В окне базы данных, с которой предполагается связать таблицу, перейти на вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать.
Выбрать Связь с таблицами и нажать кнопку ОК.
3. В открывшемся окне диалога указать тип связываемых файлов (например, Microsoft Excel для установки связи с электронной таблицей) и папку, в которой находится файл для связи.
4. Выбрать файл и нажать кнопку Связь. Microsoft Access запустит Мастер связывания таблиц.
11. Вывод на печать таблиц, запросов,
форм и отчетов
Для выполнения предварительного просмотра:
1. Выбрать команду Файл►Предварительный просмотр или нажать кнопку Просмотр панели инструментов;
2.Нажать кнопку Закрыть панели инструментов для выхода из режима просмотра.
11.2. Запуск процесса печати
Для запуска процесса печати:
1. Выбрать команду Файл►Печать или нажать командную кнопку Печать панели инструментов;
2. Можно Если необходимо диапазон печатаемых страниц и желаемое число копий в текстовом поле «Число копий»;
3.Запустить печать кнопкой ОК.
12. Использование справочной системы
Microsoft Access включает в себя систему справок, доступ к которой может быть осуществлен несколькими способами (табл. 4).
Таблица 4
Способы получения справок Microsoft Access
Для получения справки
|
Нужно
|
по данной теме или функции |
в меню Справка выбрать команду Вызов справки |
во время работы в окне или в диалоге |
нажать клавишу <F1> или нажать кнопку Справка в диалоговом окне |
о конкретной команде, инструменте или другом элементе экрана |
щелкнуть на кнопке с вопросительным знаком Справка панели инструментов, а затем на команде, инструменте или другом элементе экрана
|
С помощью инструментальных средств СУБД описывается логическая структура БД: создаются таблицы БД, присваиваются имена таблицам и полям, выбираются типы и форматы полей БД, описываются ключевые поля и связи между таблицами.
Для создания новой базы данных необходимо:
Разработать формат и содержание таблиц, их связи между собой;
В окне СУБД ACCESS создать новую базу данных;
Создать таблицы новой базы в режиме Конструктора;
Описать в окне конструктора поля таблиц, присвоить им имена и выбрать типы данных;
Описать связи между таблицами с учетом выбранных первичных и вторичных ключей;
Создать экранные формы;
Для обращения к информации базы разрабатываются формы запросов.
Для создания базы данных учета товаров можно использовать в качестве образца накладную на отпуск товара. Она включает следующие поля:
Номер накладной
Дата накладной
Наименование покупателя
Адрес покупателя
Банковские реквизиты покупателя
Наименование товара
Единица измерения
Цена отпускная
Количество отгружено
Для создания базы учитываемые поля удобно разбить с учетом их отношения к процессу хранения, отпуска товаров и связи с покупателями на 4 таблицы. В каждой таблице необходимо выбрать ключи, позволяющие связать их между собой.