Как в формах, так и в отчетах помимо информации из БД можно отображать и дополнительную информацию. Окно формы может содержать следующие элементы: подписи, поля, поля со списком, списки, выключатели, переключатели, флажки и кнопки. Кроме того, форму (отчет) можно дополнить иллюстрацией (рисунком или диаграммой), текстом и линиями различного типа. Для создания форм (отчетов) также может быть использована возможность изменения начертания, стиля и выравнивания данных, которые отображаются в полях, а также цвета символов, фона и границы [панель инструментов Формат►(Форма/Отчет)].
Создание элементов окна осуществляется в режиме Конструктора.
Для индикации инструментального окна выберите команду Вид►Панель элементов. Каждая пиктограмма этой панели (рис. 4) предназначена для создания элемента определенного типа. Назначение каждой пиктограммы однозначно определяется их наименованиями.
Существует три основных типа элементов управления: присоединенные, свободные, вычисляемые.
Присоединенные элементы управления — элементы, связанные с полем таблицы. При вводе значения в присоединенный элемент управления поле таблицы в текущей записи автоматически обновляется. Большинство элементов управления, в том числе объекты OLE, можно присоединить к полю. Чаще всего присоединенные элементы управления содержат данные текстового типа, а также даты, числа, логические данные (Да/Нет), рисунки и поля МЕМО.
Свободные элементы управления сохраняют введенную величину, не обновляя при этом поля таблицы. Их можно использовать для отображения: текста; значений, которые должны быть переданы макросам; линий и прямоугольников. Кроме того, их можно использовать для хранения объектов OLE (например, рисунков), которые расположены не в таблице, а в самой форме.
Свободные элементы управления называют также переменными или переменными памяти.
Вычисляемые элементы управления создают на основе выражений, например, функций или формул. Поскольку они не присоединены к полям таблицы, они не обновляют содержание полей таблицы. Этот элемент управления позволяет производить необходимые вычисления, используя данные полей таблицы, с после дующим отображением в форме.
Выбор объектов позволяет изменить указатель курсора, на инструмент выбора объекта.
Мастер элементов позволяет включать и отключать мастера по созданию элементов управления.
Надпись предназначена для вывода на экран не изменяющегося текста, например, заголовков, подписей или пояснений. Надпись относится к свободным элементам управления, в которые нельзя вводить данные.
Поле позволяет создать область для отображения, ввода или изменения данных. В поле можно использовать данные любого типа: текст, числа, дата/время, логические величины и МЕМО. Поля могут быть как присоединенными, так и свободными. В них можно использовать поля из таблиц или запросов, а также вычисляемые выражения, поэтому такие элементы управления называют связанными полями. При создании связанного поля вместе с ним одновременно образуется еще один элемент управления — присоединенная надпись.
Группа параметров позволяет создать область настраиваемого размера для размещения набора флажков, переключателей или выключателей, представляющих набор альтернативных значений.
Выключатель позволяет создать кнопку, связанную с логическим полем. Элемент может находиться в двух состояниях: ИСТИНА – кнопка нажата, ЛОЖЬ – кнопка отжата.
Переключатель предназначен для создания кнопки (называемой радиокнопкой). Ее функции аналогичны функциям выключателя. Элемент наводится в двух состояниях: ИСТИНА – кружок с точкой, ЛОЖЬ – пустой кружок. С кнопкой можно связать команды, например, выполняющие фильтрацию.
Флажок предназначен для создания флажка, связанного с логическим полем. Действует аналогично переключателям, но в отличие от них, допускает множественный выбор. Элемент может находиться в двух состояниях: ИСТИНА – квадрат с палочкой, ЛОЖЬ – пустой квадрат.
Поле со списком позволяет создать составной элемент управления, объединяющий поле и раскрывающийся список значений. Для ввода значения, можно ввести значение в поле или выбрать значение в списке.
Список позволяет создать список, допускающий прокрутку и предназначенный для выбора значения. Позволяет отображать список значений в форме или отчете. В списках можно также отображать заголовки столбцов.
Кнопка позволяет создать кнопку, используемую для выполнения набора макрокоманд Access или процедур VBA.
Рисунок позволяет создать рамку, в которой в форме или отчете выводится неизменяемый рисунок. Поскольку рисунок не является объектом OLE, то после помещения рисунка в форму или отчет не допускается его изменение из MS Access.
Свободная рамка объекта позволяет создать рамку для отображения в форме или отчете объектов OLE, как правило, набор иллюстраций. Рамка не связана ни с каким полем таблиц базы данных.
Присоединенная рамка объекта для отображения в форме или отчете объектов OLE, таких как набор иллюстраций. С присоединенной рамкой связано одно из полей таблиц. При переходе от записи к записи в форме или отчете выводятся разные объекты.
Конец страницы позволяет создать элемент управления, указывающий принтеру начало новой страницы в печатной форме или новой страницы в отчете. Этот элемент управления не появляется в форме или запросе в режиме формы.
Вкладка позволяет вставить элемент управления Вкладка для создания вложенных форм. Страницы элемента управления Вкладка могут содержать другие элементы управления.
Подчиненная форма/отчет предназначена для добавления в основную форму или основной отчет подчиненной формы или подчиненного отчета соответственно. Добавляемые подчиненная форма или подчиненный отчет должны существовать.
Линия позволяет создать прямую линию, которую можно перемещать и размеры которой можно изменять. Цвет и толщину линии можно изменить с помощью кнопок панели инструментов Панель форматирования или окна свойств. Используется для разделения элементов формы или отчета.
Прямоугольник позволяет создать прямоугольник, который можно перемещать и размеры которого можно изменять. Используется для выделения элементов формы.
Дополнительные элементы. Выбор этой кнопки открывает список дополнительных элементов управления ActiveX, которые можно использовать в формах и отчетах.
Для создания элемента управления: текста, поля, линии, прямоугольника (рамки), кнопки и др.:
1. Щелкните на соответствующей пиктограмме;
2. Укажите курсором мыши (крест с уменьшенным изображением создаваемого элемента) место для создаваемого элемента.
После того, как будет отпущена кнопка мыши, для создания некоторых элементов (например, поле со списком или кнопка) Access выводит на экран мастер. Так, после создания кнопки появляется мастер, предлагающий выбрать тип действия, которое будет привязано к этой кнопке (переходы между записями, работа с формой или другие типы, например, работа с запросами в пункте «Разное»).
Внешний вид, структура и режимы работы отдельных управляющих элементов определяются значениями характеристик этих объектов (команда Вид►Свойства).
Следующие действия используются для создания отдельной надписи (не присоединенной к другому элементу управления). Чтобы создать надпись, присоединенную к элементу управления, просто создайте этот элемент управления. Microsoft Access автоматически присоединяет надпись к элементу во время его создания.
Открыть форму в режиме конструктора формы, отчет в режиме конструктора отчетов или станицу доступа к данным в режиме конструктора станицы.
Нажать кнопку Надпись на панели элементов.
В форме, отчете или на странице доступа к данным выбрать место, где должна располагаться надпись, и ввести ее текст.
Примечания.
Чтобы разместить текст надписи на нескольких строках в форме или отчете, необходимо изменить размер надписи после ввода всего текста или нажать в конце первой строки текста клавиши CTRL+ENTER для ввода символа возврата каретки. Если введен символ возврата каретки, последующие строки текста будут переноситься автоматически по мере ввода. Чтобы вручную вставить символ окончания строки в любой последующей строке, снова нажмите клавиши CTRL+ENTER. Максимальная ширина надписи определяется длиной первой строки текста.
Чтобы включить в текст надписи в форме или отчете символ амперсанда (&), нужно ввести два амперсанда. Это обусловлено тем, что Microsoft Access использует символы амперсанда в надписях и кнопках для определения клавиш доступа.
Открыть форму в режиме конструктора формы или станицу доступа к данным в режиме конструктора станицы.
Нажать кнопку Мастера на панели инструментов, если она еще не нажата.
На панели элементов нажать кнопку Кнопка.
В форме или на странице доступа к данным выбрать место, в которое следует поместить кнопку.
Далее необходимо выполнять инструкциям, выводимые в диалоговых окнах соответствующего мастера. После нажатия в последнем диалоговом окне кнопки Готово кнопка появится в режиме конструктора.
Примечание.Мастера недоступны для обособленных страниц доступа к данным и для страниц, указывающих на другую базу данных. Мастер кнопок будет также недоступен, если страница доступа к данным не присоединена к таблице или запросу. Если мастер недоступен, придется создавать кнопку без помощи мастера.
Открыть форму в режиме конструктора формы, отчет в режиме конструктора отчетов или станицу доступа к данным в режиме конструктора станицы.
Если кнопка Мастера на панели элементов нажата, нажать ее еще раз, чтобы отключить мастера.
На панели элементов нажать кнопку Кнопка.
В форме или на странице доступа к данным выбрать место, в которое следует поместить кнопку.
Когда кнопка будет выделена, нажмите кнопку Свойства на панели инструментов, чтобы открыть окно свойств кнопки.
В ячейке свойства Нажатие кнопки (OnClick) кнопки в форме ввести имя макроса или процедуры обработки события, которые должны запускаться при нажатии кнопки, либо нажать кнопку построителя, чтобы использовать построитель макросов или программ. На странице доступа к данным можно присоединить к кнопке программу, написанную на языке JScript или на языке VBScript (Microsoft Visual Basic Scripting Edition) с помощью редактора сценариев Microsoft Script Editor.
Чтобы вывести на кнопке текст, его надо ввести в ячейку свойства Подпись (Caption) (в форме) или свойства Value (на странице доступа к данным). В форме вместо текста на кнопке можно вывести рисунок.
Совет. Чтобы создать в форме кнопку, запускающую макрос, достаточно перетащить макрос из окна базы данных в форму, открытую в режиме конструктора.
Открыть форму в режиме конструктора формы, отчет в режиме конструктора отчетов или станицу доступа к данным в режиме конструктора станицы.
Выбрать элемент управления, содержащий текст, который требуется изменить.
На панели инструментов Формат (форма/отчет) или панели инструментов Формат (страница) нажать кнопку с указанием нужного шрифта (Полужирный, Курсив, Подчеркнутый).
В элементах управления Бегущая строка на страницах доступа к данным можно выделять фрагменты текста и применять полужирное, наклонное и подчеркнутое начертание к отдельным символам. Во всех остальных элементах управления в формах, отчетах и на страницах доступа к данным изменение начертания шрифта распространяется на все содержимое элемента управления. Изменять форматирование отдельных символов в элементах управления невозможно.
Совет. Если в форме или отчете требуется изменить размер элемента управления для нормального отображения содержащегося в нем текста, следует использовать в меню Формат команду Размер и подкоманду по размеру данных.
Открыть форму в режиме конструктора формы, отчет в режиме конструктора отчетов или станицу доступа к данным в режиме конструктора станицы.
Выбрать элемент управления или его подпись.
По выборе любого из компонентов составного элемента управления в формах и отчетах Microsoft Access отображает маркеры перемещения для обоих компонентов элемента управления, а также маркеры изменения размеров для выбранного компонента. На страницах доступа к данным при выделении элемента управления подпись не выделяется автоматически. При перемещении элемента управления подпись перемещается вместе с ним. Однако при перемещении подписи элемент управления остается на месте.
Навести указатель на границу (но не на маркер перемещения) элемента управления или его подписи. В формах и отчетах указатель принимает форму руки. На страницах доступа к данным указатель принимает вид крестообразной стрелки. После изменения формы указателя перетащить элементы управления на новое место.
Примечания.
При перемещении элемента управления в форме или отчете можно сохранить его выравнивание по вертикали или по горизонтали относительно других элементов управления. Для этого во время выделения и перемещения элемента управления следует удерживать в нажатом положении клавишу SHIFT. Элемент управления можно перемещать только по вертикали или по горизонтали, в зависимости от того, в каком направлении было начато перемещение.
Для небольшой корректировки местоположения элемента управления можно воспользоваться сочетанием клавиш CTRL и стрелки соответствующего направления. При перемещении этим способом элементов управления в формах, отчетах и на страницах доступа к данным Access не выравнивает элемент управления по сетке, даже если параметр Привязать к сетке включен.