82
и хранения. Для этого большинство из подсистем и элементов до- кумента регламентированы стандартами, положениями, инструк- циями и т. п.
Каждый вид документа имеет свой типовой формуляр – необхо- димые сведения о документе, служащие основой для его регистрации, учета, хранения, выдачи, продажи. Формуляр документа состоит из двух слагаемых: требований к оформлению документа и совокуп- ности его реквизитов [7].
Требования к составу реквизитов документов, их оформлению, а также требования к бланкам документов устанавливаются стандар- том ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной доку- ментации. Требования к оформлению документов». Эти требования являются рекомендательными и распространяются на документы, от- носящиеся к Унифицированной системе организационно-распоряди- тельной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, при- казы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы [21].
Приняты два вида размещения реквизитов документов на бланке документа:
- угловое (рис. 7.1);
- продольное (рис. 7.2).
ГОСТ Р 6.30-2003 описывает систему реквизитов – элементов оформления официального документа [21]:
01 – герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслужи- вания);
04 – код организации ОКПО (
общероссийский классификатор предприятий и организаций)
;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код пред- приятия постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа по ОКУД (общероссийский классифи- катор управленческой документации);
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
83 12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
Рис. 7.1. Угловое размещение реквизитов на бланке документа при формате бумаги А4 [21]
84 21 – отметка о наличии приложений;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Рис. 7.2. Продольное размещение реквизитов на бланке документа при формате бумаги А4 [21]
85
7.2. Требования к оформлению реквизитов
Реквизит 01. Государственный герб Российской Федерации. Гос- ударственный герб Российской Федерации помещают на бланках до- кументов в соответствии с Федеральным конституционным законом
«О Государственном гербе Российской Федерации».
Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках:
– федеральных конституционных законов и федеральных законов;
– указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
– постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Рос- сийской Федерации;
– постановлений Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации;
– постановлений и распоряжений Правительства Российской Фе- дерации;
– решений Конституционного суда Российской Федерации;
– решений Верховного суда Российской Федерации;
– решений Высшего арбитражного суда Российской Федерации;
– Президента Российской Федерации;
– Совета Федерации Федерального Собрания Российской Феде- рации;
– Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации;
– Правительства Российской Федерации;
– Конституционного суда Российской Федерации;
– Верховного суда Российской Федерации;
– Высшего арбитражного суда Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации в одноцветном ва- рианте помещается на бланках:
– Администрации Президента Российской Федерации;
– полномочных представителей Президента Российской Федера- ции в федеральных округах;
– федеральных органов исполнительной власти;
– Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
– уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
– Счетной палаты Российской Федерации;
– Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
– Центрального банка Российской Федерации.
86
Одноцветный вариант Государственного герба Российской Феде- рации без геральдического щита помещается на бланках:
– Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
– органов, организаций и учреждений при Президенте Российской
Федерации;
– органов, организаций и учреждений при Правительстве Россий- ской Федерации;
– федеральных судов;
– органов прокуратуры Российской Федерации;
– консульских учреждений и иных официальных представитель- ств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина Российской
Федерации (паспорт, военный билет, диплом о высшем образовании).
Кроме того, Государственный герб Российской Федерации вос- производится на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти и орга- нами, осуществляющими государственную регистрацию актов граж- данского состояния (свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о смерти).
Государственный герб Российской Федерации помещается на пе- чатях федеральных органов государственной власти и иных государ- ственных органов, организаций и учреждений. Кроме того, Государ- ственный герб Российской Федерации помещается на печатях орга- нов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, и органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.
Государственный герб Российской Федерации помещается на де- нежных знаках Российской Федерации [19, 21].
Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации. Герб субъек- та Российской Федерации помещают на бланках документов в соот- ветствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Гербы субъектов Российской Федерации, муниципальных образо- ваний, общественных объединений, предприятий, учреждений и ор- ганизаций независимо от форм собственности не могут быть иден- тичны Государственному гербу Российской Федерации.
87
Государственный герб Российской Федерации не может быть ис- пользован в качестве геральдической основы гербов субъектов Рос- сийской Федерации, муниципальных образований, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций.
Государственный герб Российской Федерации располагается с ле- вой стороны от другого герба или эмблемы, если стоять к ним лицом.
При одновременном размещении нечетного числа гербов Государ- ственный герб Российской Федерации располагается в центре, а при размещении четного числа гербов (но более двух) Государственный герб Российской Федерации располагается левее центра.
При одновременном размещении Государственного герба Россий- ской Федерации и других гербов или эмблем размер герба субъекта
Российской Федерации или муниципального образования, эмблемы организации или политической партии не может превышать размер
Государственного герба Российской Федерации, при этом Государ- ственный герб Российской Федерации не может быть размещен ниже других гербов или эмблем [21].
Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (знак об-
служивания). Эмблему организации или товарный знак (знак обслу- живания) помещают на документах организаций и в сети Интернет
(в частности, в доменном имени и при других способах адресации) в соответствии с уставом (положением) организации.
До введения в действие части четвертой Гражданского кодекса
Российской Федерации использование эмблемы организации или то- варного знака (знак обслуживания) регулировалось Законом Россий- ской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наиме- нованиях мест происхождения товаров» [21].
Реквизит 04. Код организации. Код организации проставляют по
Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Наличие кода организации автора документа (при передаче доку- ментированной информации по каналам электронной связи) позволя- ет сократить количество возможных ошибок, возникающих при пере- даче длинных и сложных названий организаций. Код организации является элементом электронной идентификации документа [21].
Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица. Этот номер проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
88
Государственный регистрационный номер записи, вносимой в Единый государственный реестр юридических лиц, состоит из 13 цифровых десятичных знаков, расположенных в последова- тельности (СГГККХХХХХХХЧ), где:
– С (1-й знак) – признак отнесения государственного регистраци- онного номера записи:
к основному государственному регистрационному номеру (ОГРН)
– это цифры 1 и 5;
иному государственному регистрационному номеру записи – цифры 2, 6, 7, 8 и 9;
– ГГ (2-й и 3-й знаки) – две последние цифры года внесения запи- си в государственный реестр;
– КК (4-й и 5-й знаки) – кодовое обозначение субъекта Россий- ской Федерации, установленное МНС России в соответствии с феде- ративным устройством Российской Федерации, определенным стать- ей 65 Конституции Российской Федерации;
– ХХХХХХХ (знаки с 6-го по 12-й) – номер записи, внесенной в государственный реестр в течение года;
– Ч (13-й знак) – контрольное число, определяемое как младший разряд остатка от деления предыдущего 12-значного числа на 11.
Сведения о юридическом лице, включаемые в запись Единого государственного реестра юридических лиц, содержат следую- щее [21]:
1. Сведения о юридическом лице, в том числе:
– наименование юридического лица. Полное и (если имеется) со- кращенное наименование, в том числе фирменное наименование (для коммерческих организаций на русском языке). В случае если в учре- дительных документах юридического лица его наименование указано на одном из языков народов Российской Федерации и/или на ино- странном языке, то в государственном реестре указывается также наименование юридического лица на этих языках;
– организационно-правовая форма юридического лица;
– адрес (местонахождение) юридического лица;
– способ образования юридического лица (создание или реорга- низация);
– сведения об учредителях (участниках) юридического лица, а также сведения о держателях реестров акционеров акционерных обществ;
89
– наименование и реквизиты документов, представленных при государственной регистрации юридического лица;
– сведения о правопреемстве для юридических лиц, созданных в результате реорганизации иных юридических лиц, а также сведения о правопреемстве для юридических лиц, прекративших свою дея- тельность в результате реорганизации;
– сведения о внесении изменений (дата регистрации изменений, дата получения регистрирующим органом уведомления об измене- ниях, внесенных в учредительные документы);
– сведения о прекращении деятельности юридического лица (спо- соб прекращения деятельности юридического лица, дата принятия решения о прекращении деятельности, наименование органа, при- нявшего решение о прекращении деятельности юридического лица);
– для коммерческих организаций размер уставного капитала
(складочного капитала, уставного фонда, паевых взносов);
– сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица (фамилия, имя, отчество, должность, реквизиты документа, удостоверяющего личность в соответствии с законодательством Российской Федерации, идентификационный номер налогоплательщика);
– сведения о лицензиях, полученных юридическим лицом
(наименование лицензирующего органа, номер лицензии, дата приня- тия решения о предоставлении (переоформлении документов, под- тверждающих наличие лицензии, приостановлении, возобновлении, аннулировании) лицензии, срок действия лицензии, наименование территории, на которой действует лицензия, лицензируемый вид дея- тельности);
– сведения о филиалах и представительствах юридического лица;
– идентификационный номер налогоплательщика, код причины и дата постановки на учет юридического лица в налоговом органе;
– коды по Общероссийскому классификатору видов экономиче- ской деятельности;
– номер и дата регистрации юридического лица в качестве стра- хователя:
в территориальном органе Пенсионного фонда Российской Фе- дерации;
исполнительном органе Фонда социального страхования Рос- сийской Федерации;
90
территориальном фонде обязательного медицинского страхо- вания;
– сведения о банковских счетах юридического лица.
2. Сведения о регистрации:
– ОГРН;
– государственный регистрационный номер записи;
– дата внесения записи о государственной регистрации при созда- нии, реорганизации, ликвидации юридического лица, прекращении унитарного предприятия, изменениях, вносимых в учредительные до- кументы, а также изменении сведений о юридическом лице, содер- жащихся в государственном реестре, прекращении деятельности при- соединенного юридического лица, исключении недействующего юридического лица из государственного реестра;
– серия и номер документа, подтверждающего факт внесения за- писи в государственный реестр;
– наименование регистрирующего органа, регистрационный но- мер (для юридических лиц, зарегистрированных до 1 июля 2002 года);
– дата регистрации;
– наименование органа, зарегистрировавшего юридическое лицо.
Реквизит 06. Идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП). Данный номер проставля- ют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органа- ми. Порядок присвоения или изменения идентификационного номера налогоплательщика/кода причины постановки на учет (ИНН/КПП) производится в соответствии с Приказом Министерства по налогам и сборам Российской Федерации «Об утверждении порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика и форм документов, используемых при постановке на учет, снятии с учета юридических и физических лиц».
ИНН/КПП представляет собой:
– для организации – 10-значный цифровой код (NNNNXXXXXC);
– для физического лица – 12-значный цифровой код (NNNNXXXXXXCC).
Идентификационный номер налогоплательщика формируется как цифровой код, состоящий из последовательности цифр, характеризу- ющих слева направо следующее:
– код налогового органа, который присвоил идентификационный номер налогоплательщика (NNNN);
91
– собственно порядковый номер записи о лице в территориальном разделе Единого государственного реестра налогоплательщиков налогового органа, осуществившего постановку на учет:
для организаций – пять знаков (ХХХХХ);
физических лиц – шесть знаков (ХХХХХХ);
– контрольное число, рассчитанное по специальному алгоритму, установленному Министерством Российской Федерации по налогам и сборам:
для организаций – один знак (С);
физических лиц – два знака (СС).
Идентификационный номер налогоплательщика, присваиваемый при постановке на учет иностранной организации, формируется с применением справочника «Коды иностранных организаций» в по- рядке, установленном Министерством Российской Федерации по налогам и сборам.
Алгоритм расчета контрольного числа может быть опубликован по специальному распоряжению Министерства Российской Федера- ции по налогам и сборам.
В дополнение к идентификационному номеру налогоплатель- щика (ИНН) в связи с постановкой налогоплательщика на учет в раз- ных налоговых органах по основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации, для организаций применяется код причины постановки на учет (КПП). Структура этого кода представ- ляет собой 9-значный цифровой код (NNNNPPXXX). Код причины постановки на учет формируется как цифровой код, состоящий из по- следовательности цифр, характеризующих слева направо следующее:
– код налогового органа, который осуществил постановку на учет организации по месту ее нахождения, местонахождению обособлен- ного подразделения организации, расположенного на территории
Российской Федерации, или по местонахождению принадлежащего ей недвижимого имущества и транспортных средств, а также по иным основаниям, установленным Налоговым кодексом Российской Феде- рации (NNNN);
– причину постановки на учет (РР);
– порядковый номер постановки на учет в территориальном нало- говом органе по соответствующей причине (XXX).
92
При постановке на учет в налоговом органе российской организа- ции символы (РР) могут принимать значения от 01 до 50 (01 – по ме- сту ее нахождения).
При постановке на учет в налоговом органе иностранной органи- зации символы (РР) могут принимать значения от 51 до 99 [21].
Реквизит 07. Код формы документа. Этот код проставляют по Об- щероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Код формы документа служит для ускорения передачи докумен- тированной информации по каналам электронной связи, помогает из- бежать возможных ошибок и является элементом идентификации документа.
ОКУД является составной частью Единой системы классифика- ции и кодирования технико-экономической и социальной информа- ции и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.
ОКУД предназначен для решения следующих задач:
– регистрации форм документов;
– упорядочения информационных потоков;
– сокращения количества применяемых форм;
– исключения из обращения неунифицированных форм доку- ментов;
– обеспечения учета и систематизации унифицированных форм;
– контроля за составом форм документов и исключения дублиро- вания информации;
– рациональной организации контроля за применением унифици- рованных форм документов.
Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские
(межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы до- кументов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской
Федерации – разработчиками унифицированных систем докумен- тации (УСД).
Идентификация унифицированной формы проводится через клас- сификацию. В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями. Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:
– блока идентификации;
– блока наименований объекта классификации.