93
Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы доку- мента.
В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения уни- фицированных форм документов, входящих в унифицированные си- стемы документации. Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ) и имеет вид XXXXXXXX, где:
– первый и второй знаки – класс форм документов; показывают принадлежность унифицированной формы документа к соответству- ющей унифицированной системе документации;
– третий и четвертый знаки – подкласс форм документов; показы- вают общность содержания множества форм документов и направ- ленность их использования;
– пятый, шестой и седьмой знаки – регистрационный номер доку- мента; показывают регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;
– восьмой знак – контрольное число.
ОКУД включает в себя такие унифицированные системы доку- ментации (УСД), как:
– унифицированная система организационно-распорядительной документации;
– унифицированная система первичной учетной документации;
– унифицированная система банковской документации;
– унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
– унифицированная система отчетно-статистической докумен- тации;
– унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
– унифицированная система документации по труду;
– унифицированная система документации Пенсионного фонда
Российской Федерации;
– унифицированная система внешнеторговой документации.
Для унифицированной системы первичной учетной документации и документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья пятый знак (вид формы) показывает общность учетных операций,
94
шестой и седьмой знаки – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри вида.
С целью обеспечения преемственности обозначений унифициро- ванных форм документов, сложившихся в органах государствен- ной статистики, в унифицированных системах первичной учетной документации (класс 03) и отчетно-статистической докумен- тации (класс 06) приводится также индекс, а для отчетно-ста- тистической документации – периодичность представления унифи- цированных форм документов.
Согласно Постановлению Правительства Российской Федерации
«О первичных учетных документах», заинтересованным федераль- ным органам исполнительной власти предоставлено право по согла- сованию с Росстатом на базе унифицированных форм первичной учетной документации разрабатывать и внедрять специализирован- ные формы первичных учетных документов в организациях, находя- щихся в сфере их деятельности.
В создаваемых на основе настоящего Общероссийского класси- фикатора отраслевых (ведомственных) классификаторах для указан- ных специализированных форм первичных учетных документов должны использоваться в подклассах класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации» серии кодов с 700 по 999, а в видах форм – серии кодов с 70 по 99.
Коды ОКУД подлежат простановке в унифицированных формах документов.
Классы с 60 по 79 включительно, не приведенные в ОКУД, выде- лены для унифицированных систем документации Вооруженных сил
Российской Федерации. Регистрацию унифицированных форм доку- ментов этих систем осуществляет Генеральный штаб Вооруженных сил Российской Федерации в установленном им порядке.
В создаваемых на основе настоящего Общероссийского класси- фикатора отраслевых (ведомственных) классификаторах при необхо- димости введения в эти классификаторы дополнительных классов для их кодирования должна использоваться серия кодов с 80 по 99.
Вновь разработанные унифицированные формы документов, вхо- дящие в унифицированные системы документации, подлежат реги- страции путем включения их в ОКУД [21].
Реквизит 08. Наименование организации. Наименование органи- зации, являющейся автором документа, должно строго соответство-
95
вать ее наименованию, закрепленному в учредительных документах организации.
В случае наличия вышестоящей организации над наименованием организации автора документа указывают сокращенное наименова- ние этой вышестоящей организации. При отсутствии у вышестоящей организации официального сокращенного названия указывается ее полное наименование.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации (по- мещают в скобках и ниже полного наименования организации или за ним).
Организация может иметь наименование на языке субъекта Рос- сийской Федерации, закрепленное в учредительных документах орга- низации наряду с ее наименованием на государственном языке
Российской Федерации (русском). В этом случае наименование орга- низации может печататься на двух языках. Наименование организа- ции на языке субъекта Российской Федерации располагают ниже или справа от наименования организации на государственном языке
Российской Федерации (русском).
Также организация может иметь наименование на иностранном языке, закрепленное в ее учредительных документах. Наименование организации на иностранном языке располагают ниже или справа от наименования на русском языке, при оформлении документа органи- зации на двух языках.
Названия структурных подразделений организации могут входить составной частью в наименование организации.
Наименование филиала, территориального отделения, представи- тельства организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования органи- зации [21].
Реквизит 09. Справочные данные об организации. Включают в себя ее почтовый адрес, номера телефонов, номера факсов, номер телекса, адреса электронной почты и другие сведения по усмотрению организации (банковские счета, адрес страницы в Интернете) [21].
96
Реквизит 10. Наименование вида документа. Оно должно соот- ветствовать табелю форм документов, применяемых в организации в соответствии с ее уставом (положением). В табель помещаются ви- ды документов, включенные в ОКУД ОК 011-93 (класс 0200000
«Унифицированная система организационно-распорядительной до- кументации»). В табель могут помещаться и другие виды документов, используемые организацией в соответствии с ее организационно- правовой формой, ее задачами и видами деятельности [21].
Реквизит 11. Дата документа. Таковой является дата его подпи- сания или утверждения (датой для протокола является дата принятия решения, датой для акта – дата совершения события).
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохожде- нием и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документ, изданный двумя или более организациями, должен иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последователь- ности: день месяца, месяц, год. День и месяц оформляют двумя пара- ми арабских цифр, разделенными точкой, а год – четырьмя арабскими цифрами (например: 02.03.2007).
Допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца (например: 2007.04.05), а также словесно-цифровой спо- соб оформления даты (например: 07 июля 2007 г.).
Для документов, изданных на бланках, проставляемая цифровая
(буквенно-цифровая) дата документа является переменной частью настоящего реквизита, а изданное при изготовлении бланка место проставления этой даты является постоянной частью настоящего рек- визита. Также для документов, изданных на бланках, место простав- ления даты документа определено в бланке документа, а для осталь- ных документов оно зависит от вида документа [21].
Реквизит 12. Регистрационный номер документа. Это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа заключается в записи необ- ходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвое- нии документу соответствующего регистрационного номера и про- ставлении его непосредственно на документе.
97
Регистрации подлежат все создающиеся в организации докумен- ты. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что документ включен в документальный фонд организации и находится под ее контролем и ответственностью.
Структура регистрационного номера зависит от вида документа, структуры делопроизводства организации, наличия классификаторов информации или ориентации на общероссийские классификаторы.
В состав регистрационного номера обязательно входит порядко- вый номер регистрации. Регистрационный номер может дополняться по усмотрению организации номером дела (в которое будет подшит документ), кодом документа по тематическому классификатору (если он применяется в организации), кодом автора, кодом корреспондента или иными другими идентификаторами.
Для документов, изданных на бланках, проставляемый цифровой
(буквенно-цифровой) номер документа является переменной частью настоящего реквизита, а изданное при изготовлении бланка – посто- янной частью настоящего реквизита. Также для документов, издан- ных на бланках, место проставления регистрационного номера доку- мента определено в бланке документа, а для остальных документов оно зависит от вида документа.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых отдельно или через косую черту в порядке указания авторов в документе [21].
Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату доку-
мента. Подобная ссылка используется только в тех видах докумен- тов, которые являются ответами на запрос.
Переменная часть реквизита переносится с поступившего доку- мента, по запросу которого дается ответ.
Для документов, изданных на бланках, проставляемая цифровая
(буквенно-цифровая) ссылка на регистрационный номер и дату доку- мента является переменной частью настоящего реквизита, а изданное при изготовлении бланка место проставления этой ссылки является постоянной частью настоящего реквизита.
Также для документов, изданных на бланках, место проставления ссылки на регистрационный номер и дату документа определено
98
в бланке документа, а для остальных документов оно зависит от вида документа. При наличии этого реквизита в тексте документа можно не упоминать регистрационный номер и дату документа, по запросу которого дается ответ [7, 21].
Реквизит 14. Место составления или издания документа. Его указывают с учетом принятого административно-территориального деления и общепринятых географических понятий, оно также должно включать в себя только общепринятые сокращения [7, 21].
Реквизит 15. Адресат. Это реквизит документа, содержащий со- вокупность точной и полной информации, на основании которой документ может быть доставлен лицу, которому предназначен, надежно и без неоправданных затрат времени и труда.
В качестве адресата могут выступать организации, их структур- ные подразделения, должностные или физические лица.
При адресации документа должностному лицу инициалы этого лица указывают перед фамилией, а при адресации документа физиче- скому лицу инициалы этого лица указывают после фамилии.
При адресации документа юридическому лицу наименование ор- ганизации или ее структурного подразделения указывают в имени- тельном падеже:
Ростехрегулирование
Департамент информатизации
При адресации документа должностному лицу его официальную должность и фамилию указывают в дательном падеже:
Генеральному директору
ЗАО «Дальние страны»
И.И. Иванову
Допускается и такое написание:
ООО «Спецснаб»
Главному бухгалтеру
П.П. Петрову
Если документ отправляется в несколько однородных организа- ций или структурных подразделений одной организации, то их следу- ет указывать обобщенно:
Руководителям
муниципальных образований
Московской области
99
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке:
Главному редактору
Издательского дома
«Медиановости»
С.С. Сидоровой
Если документ отправляется в несколько адресов, то он не дол- жен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вто- рым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При количестве адресатов более четырех список адресатов оформляется в виде от- дельного списка рассылки документа.
В состав реквизита может входить почтовый адрес. Составные ча- сти почтового адреса указывают в последовательности, установлен- ной Постановлением Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». В соответствии с ними определен следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах, бланках почтовых переводов денежных средств и других почтовых отправлениях:
- для юридического лица – полное или краткое наименование ор- ганизации, для физического лица – фамилия, имя, отчество;
- банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка, села);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Почтовый адрес корреспондента пишется в правой нижней части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового от- правления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу. Почтовый адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть зна- ков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий (кроме общепризнанных).
Если письмо адресуется организации, то сначала указывают ее наименование, а затем почтовый адрес:
Государственное учреждение
100
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
ул. Профсоюзная, д. 82, Москва, 117393
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:
Сидорову С.С.
ул. Речная, д. 6, корп. 4, кв. 17,
г. Южный, Петровский р-н,
Новосибирская обл., 630038
Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений (почтовых переводов), принимаемых для пересылки в пределах территории Рос- сийской Федерации, должны быть указаны на русском языке. Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений (почтовых переводов), принимаемых для пересылки в пределах территорий республик в со- ставе Российской Федерации, могут быть указаны на государствен- ном языке соответствующей республики при условии их повторения на русском языке.
На международных почтовых отправлениях адрес пишется латин- скими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.
Почтовые отправления (почтовые переводы) могут быть адресо- ваны до востребования. В этом случае на почтовом отправлении
(бланке почтового перевода) указывается наименование объекта поч- товой связи, а также фамилия, имя, отчество адресата. Почтовые от- правления (почтовые переводы) могут быть адресованы на абоне- ментный ящик.
В этом случае на почтовом отправлении (бланке почтового пере- вода) указывается наименование объекта почтовой связи и номер ячейки абонементного почтового шкафа, а также фамилия, имя, отче- ство адресата или полное наименование юридического лица [7, 21].
Реквизит 16. Гриф утверждения документа. Это реквизит доку- мента, указывающий на нормативный (правовой) характер его со- держания или на то, что содержание документа требует правовой санкции.
101
Документ утверждается должностным лицом (должностными ли- цами) или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утвер- ждения документа должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, инициалов и фамилии, даты утверждения. При этом сам реквизит должен быть выровнен по своему левому краю:
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО «Ростекстиль»
(Личная подпись) И.И. Иванов
«____»____________ 2005 г.
Допускается в реквизите центрировать элементы относительно самой длинной строки:
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО «Ростекстиль»
(Личная подпись) И.И. Иванов
«____»____________ 2005 г.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне по ширине листа.
При утверждении документа постановлением, решением, прика- зом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН
(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО)», наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 05.04.2007 № 14
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом Росархива
от 05.04.2007 № 82
Приказ об утверждении документа следует издавать в том случае, если в нем будет содержаться дополнительная информация о необхо- димых действиях.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется табелем унифицированных форм документов организа- ции или инструкцией по делопроизводству организации. Основанием для составления перечня являются Типовая инструкция по делопро-
102
изводству в Федеральных органах исполнительной власти, а также законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавлива- ющие обязательную процедуру утверждения тех или иных докумен- тов.
В примерный перечень документов с грифом утверждения входят:
- акты (проверок и ревизий, приема выполненных работ, экспер- тизы и передачи дел; ликвидации организаций и уничтожения доку- ментов);
- задания (на проектирование объектов и проведение научно- исследовательских разработок);
- инструкции (должностные, по делопроизводству, технике без- опасности);
- нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии и чис- ленности работников);
- отчеты (о производственной деятельности, о командировках, о научно-исследовательских работах);
- перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, типовых документальных материалов, образующихся в дея- тельности министерств и ведомств, с указанием сроков их хранения);
- планы (производственные, строительно-монтажных работ, про- ектно-изыскательских работ, поставок продукции);
- положения (об организациях, о структурных подразделениях);
- программы (проведения работ и мероприятий, командировок);
- расценки (на производство работ);
- сметы (расходов на содержание аппарата управления);
- стандарты (государственные, отраслевые, технические условия);
- штатная численность;
- тарифные ставки;
- уставы организаций;
- формы унифицированных документов;
- штатные расписания (и изменения к ним).
Утверждаемый документ должен иметь дату и подпись лица, его подготовившего [7, 21].
Реквизит 17. Резолюция. Это реквизит документа, который со- ставляется, как правило, руководителем организации. Он также мо- жет составляться старшими должностными лицами организации или руководителями ее структурных подразделений.