199
При передаче документов руководителю карточки после первого этапа регистрации помещаются временно в справочную картотеку в раздел «Документы на докладе».
Руководитель должен рассматривать документы в день их поступ- ления (как нежелательное исключение – на следующий день) и воз- вращать секретарю-референту или помощнику с резолюцией. Посту- пать к руководителю и возвращаться к секретарю-референту доку- менты должны в строго определенное время, резолюция должна быть конкретной. Например:
Г.В. Иванову
Прошу подготовить ответ
______________________
Подпись
Дата
Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя в кабинете на определенное время. При необхо- димости использовать документ в будущем для руководителя делает- ся ксерокопия документа. Кроме того, руководитель не должен сам принимать документы от посетителей, подчиненных; это, как прави- ло, делает референт (или канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д.).
Согласно резолюции, документ передается исполнителю, если их в резолюции несколько, то подлинник передается главному исполни- телю (его фамилия в резолюции – первая), а ксерокопии – другим ис- полнителям. Текст резолюции сразу же по возвращении документа от руководителя переносится в регистрационную карточку в раздел
«Кто направил документ. Резолюция». Например:
И.П. Кирсанову, Г.В. Иванову
Прошу подготовить ответ
_______________________
Подпись руководителя
Дата
Затем на оборотной стороне заполняются следующие разделы карточки: «Дата передачи на исполнение» – 15.01.2000; «Кому направлен документ» – Г.В. Иванову; «Расписка в получении» – рос- пись Иванова Г.В., дата.
200
Документ после рассмотрения руководителями направляется в канцелярию, которая переносит резолюцию, а затем передает доку- мент вместе с одной карточкой в приемную структурного подразделе- ния, остальные экземпляры карточек остаются в канцелярии в карто- теках: 1-я – справочная (по порядку номеров); 2-я – контрольная
(по срокам исполнения); 3-я – основные вопросы деятельности орга- низации; 4-я – переписка с организациями по территориям или по конкретным учреждениям. Использование таких картотек позволяет быстро дать точную информацию по любому документу, поступив- шему в организацию. Эту поисковую систему также можно использо- вать при составлении компьютерных программ.
От момента поступления к исполнителю до завершения работы документ должен находиться в рабочей папке. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ними полностью завершена и исполнитель считает его исполненным.
При передаче документа на подпись к нему следует прилагать мате- риалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т.д.
При поступлении документов может быть несколько вариантов их исполнения:
1. На основании поступившего инициативного документа состав- ляется ответ. Например:письмо Министерства образования РФ в Ко- митет по начальному профессиональному образованию администра- ции Новосибирской области о представлении информации об органи- зации горячего питания учащихся профессиональных училищ обла- сти. Ответ комитета является основанием для снятия документа с контроля.
2. На основании поступившего постановления главы администра- ции Новосибирской области от 20.01.2000 № 205 составляется про- грамма Комитета по начальному профессиональному образованию, которая утверждается приказом комитета. Данный приказ является основанием для исполнения документа.
3. На основании письма Министерства образования РФ о порядке финансирования профучилищ в 1998 г. организовано совещание ди- ректоров профучилищ, на котором дано разъяснение, указанное в данном письме. Поступивший документ снимается с контроля справкой.
201 4. Документы, которые поступают для использования в работе, не являются контрольными и хранятся у исполнителя, а затем в деле структурного подразделения или в канцелярии.
Таким образом, после исполнения документа необходимо занести в регистрационные карточки последние данные, которые включают в себя:
- отметку о контроле и исполнении (фиксируют краткое содержа- ние, дату и номер ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии письменного ответа указывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном доку- менте) [11]. Например:
Отправлена справка об организации горячего питания учащихся
профессиональных училищ области;
- указание, когда и кем документ снят с контроля (указывают должность, фамилию руководителя и дату снятия с контроля).
Например:
Председатель комитета Я.Я. Боргено 20.01.2000;
- дату возврата, расписку принявшего документ. Например:
20.01.2000____________________
Подпись
- номер дела, в котором хранится документ, или отметку об уни- чтожении. Например:
Д № 02-36.
Пример полностью заполненной карточки регистрации поступа- ющих документов приведен на рис. 10.3.
Подготовка и регистрация отправляемых документов. Доку- менты, отправляемые организацией, проходят несколько этапов:
- составление проекта документа, его изготовление;
- согласование;
- визирование (в необходимых случаях);
- подписание (утверждение);
- регистрацию и отправку.
Вначале составляется рукописный вариант проекта, а затем пе- чатный. Подготовленный проект документа передают на подпись ру- ководителю учреждения или структурного подразделения. До переда- чи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, со- ставления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти матери-
202
алы передают руководителю вместе с проектом документа, или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его тре- бованию.
Дата регистрации и входящий номер
От кого поступил документ
Количество листов и экземпляров
Дата полученного документа, исходящий номер
10.01.2000 № 35 Министерство образования РФ
2 л. в 1 экз.
25.12.1999
№ 2054-02/5
Краткое содержание документа:
Просьба направить в адрес министерства информацию об организа- ции горячего питания учащихся профучилищ области.
Кто направил документ. Резолюция.
Кирсановой М.В. Подготовить ответ. 20.01.2000
Оборотная сторона
Дата передачи на исполнение
Кому направлен документ
Расписка в получении
Дата возврата, расписка принявшего документ
Номер дела, в котором хранится документ, или отметка об унич- тожении
10.01.2000
Кирсановой
М.В.
Подпись
20.01.2000
Д № 02-36
Отметка о контроле и исполнении:
Заказной почтой отправлена справка об организации горячего пита- ния. Подписал: председатель Я.Я. Боргено
Когда и кем документ снят с контроля: председатель комитета
Я.Я. Боргено 20.01.2000
Рис. 10.3. Карточка регистрации поступающих документов
Например, письмо вышестоящей организации всегда прилагается к проекту ответа на него, представляемому на подпись руководителю.
В то же время проект письма вышестоящему учреждению с просьбой пояснить порядок выполнения приказа может быть представлен на подпись без приложения этого приказа.
После подписания руководителем документа, отправляемого ор- ганизацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер. (При
203
письмах-ответах на бланке указываются также номер и дата докумен- та, на который дается ответ). Например:
20.01.2000 №259-02/36
На № 2054-02/5 от 05.01.2000.
Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй – с визами согласования остается в деле организации.
На отправляемый документ заводится регистрационная карточка, которая включает в себя такие элементы, как: порядковый регистра- ционный номер и дата; количество листов и экземпляров; кому направлен документ; расписка в получении или номер реестра – дата; краткое содержание документа; кем подписан документ; входящий номер и дата исполненного документа; номер дела, в котором поме- щена копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа; количество листов; отметка о получении ответа, дата [11].
Пример правильной регистрации отправляемого документа при- веден на рис. 10.4.
Дата и порядковый регистрацион- ный номер
Количество ли- стов и экземпляров
Кому направлен документ
Расписка в получении или номер реестра, отправлен, дата
20.01.2000
№ 259-02/36 2 л. в 1 экз.
Министерство образования РФ
Заказное № 36 от 20.01.2000
Краткое содержание документа:
Информация об организации горячего питания учащихся профучилищ области.
Кем подписан документ: председатель Я.Я.Боргено
20.01.2000
Рис. 10.4. Регистрация отправляемого документа
Прохождение внутренних документов. Прохождение внутрен- них документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руко- водством.
После согласования с соответствующими структурными подраз- делениями и юридической службой проекты распорядительных до- кументов подписываются руководителем учреждения и регистриру- ются в канцелярии или другом структурном подразделении, копии до-
204
кументов заверяются, либо подлинник направляется в множительную службу для размножения. Заверенные (размноженные) копии доку- ментов направляют в соответствующие структурные подразделения учреждения, а в необходимых случаях – за его пределы.
Протоколы, содержащие поручения должностным лицам или под- разделениям учреждения, передают адресатам в виде размноженных экземпляров или заверенных выписок из протокола.
Докладные записки на имя руководителя учреждения или струк- турного подразделения, сводки, справки и другие аналогичные внут- ренние документы рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразделения или по- мещаются в соответствующее дело.
Порядок прохождения, регистрация, учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организаций [11].
Пример регистрации постановления или распоряжения главы администрации области:
Карточка регистрации постановления главы администрации
области (района и т.д.)
________________ №________
Дата
_______________________________________________________
Кто вносил проект
По вопросу______________________________________________
Кем подписано __________________________________________
Ф.И.О.
Учет объема документооборота. Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, как правило, за год. Учет объема докумен- тооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и от- дельных работников, получения данных для проектирования меро- приятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.
При определении объема документооборота учитывают все доку- менты, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входя- щие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно.
205
Копии документов, изготовленные средствами оперативного размно- жения, также учитываются отдельно [3].
Контроль за исполнением документов. Контроль за исполнени- ем документов и принятых решений является неотъемлемой функци- ей управления, необходимым элементом организации управленческой деятельности и важной составной частью делопроизводственного процесса. Цель контроля – содействие своевременному и правильно- му исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспе- чение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.
Контрольная деятельность предполагает контроль, с одной сторо- ны, за исполнением документов по существу поставленных в них во- просов, а с другой – за соответствием формы создаваемых докумен- тов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую – делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения.
К основным задачам контрольной службы относятся: контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенство- ванию документообращения, укреплению исполнительской дисци- плины.
Важным условием эффективности контроля является его центра- лизация. Контрольные операции следует сосредоточить в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Контрольные функции должны быть изложены в инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной дея- тельностью, – в должностной инструкции.
В учреждении в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями составляется перечень документов, подлежащих контролю исполнения. Наряду с документами директивных и выше- стоящих органов и распорядительными документами самого учре- ждения в перечень включаются важные специфические документы, свойственные данной системе управления. Перечень разрабатывается делопроизводственной службой учреждения с участием юриста,
206
включается в инструкцию по делопроизводству или утверждается ру- ководителем учреждения.
Информация о результатах контроля исполнения должна посту- пать тем руководителям, которые устанавливают необходимость кон- троля документов и сроки их исполнения. Это требование нужно со- блюдать независимо от места контрольной инстанции в структуре учреждения. Например, информацию об исполнении документов и поручений контрольная группа направляет непосредственно руко- водству учреждения, хотя группа может входить в состав канцелярии, а последняя – в состав секретариата данного учреждения.
Повышению эффективности контроля исполнения и исполнитель- ской дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате, правильно составленные положения о подразделениях и должностные инструкции, обеспечивающие обозначение ответ- ственного исполнителя; четкие и однозначные формулировки реше- ний, фиксируемых в резолюциях, и сроков исполнения, установлен- ных в учреждении; высокое качество подготовки документов.
Сроки исполнения документов определяются следующим образом:
1. Если в документе и резолюции не указаны сроки, то срок ис- полнения документа – один месяц со дня поступления документа в организацию.
2. Если в документе указан срок представления информации, то при контроле учитывается этот срок. Например,письмо Министер- ства образования РФ поступило в организацию 20.01.2000, но в пись- ме указано: представить информацию 15.03.2000, значит, срок испол- нения – один месяц 15 дней.
3. В резолюции указан срок исполнения. Например:
Г.В. Иванову
Дать информацию в течение трех дней.
Подпись руководителя
Дата
На контрольные документы ведется картотека по срокам и испол- нителям. Снимаются с контроля только исполненные документы.
Продлить срок исполнения документов могут только руководители, написавшие резолюцию по исполнению документа. В случае неис-
207
полнения документа в течение одного-двух месяцев руководителю да- ется право поставить документ на дополнительный контроль.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, на всех документах, подлежащих контролю, проставляется штамп «Контроль» или на левом поле – знак контроля «К». Карточки в контрольной картотеке и в соответствую- щем разделе справочной картотеки нумеруются по срокам исполне- ния и располагаются по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует ячейка картотеки.
Срок исполнения отмечается по календарной шкале.
Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки
(рубрики): 31 ячейка соответствует максимальному числу дней в ме- сяце; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, срок исполне- ния которых наступит в следующем месяце; в 33-й ячейке – карточки, соответствующие не исполненным в срок документам, новые сроки исполнения которых по тем или иным причинам своевременно не установлены. Указанный порядок размещения карточек в картотеке используется в большинстве учреждений, хотя и не является един- ственно возможным или обязательным.
Лицо, осуществляющее контроль, ежедневно просматривает кар- точки, находящиеся в соответствующем разделе картотеки. Карточки исполненных документов перемещают в соответствующую картотеку.
Об истечении срока исполнения остальных документов исполнителей оповещают по телефону. В конце дня соответствующие неисполнен- ным документам карточки перемещают в ячейки, соответствующие новым датам их исполнения, или размещают в ячейке «Документы, не исполненные в срок».
Соответствующие исполненным документам карточки извлекают из контрольных картотек и помещают в единую картотеку исполнен- ных документов, систематизированную по предметно-вопросному признаку, иногда по структурному, или по исполнителям. Наименова- ния рубрик такой картотеки соответствуют предметам (вопросам) де- ятельности организации, названиям структурных подразделений или фамилиям ответственных исполнителей.
В учреждениях по данным карточек, хранящихся в ячейке «Доку- менты, не исполненные в срок», периодически (1-2 раза в неделю или
208
декаду) заполняют перечни не исполненных в срок документов, направляют их в структурные подразделения и после заполнения там соответствующих граф возвращают в контрольную службу. В некото- рых случаях сведения о документах, не исполненных в срок, могут передаваться непосредственно руководству учреждения. Решения руководителя записывают в графе «Примечание».
Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами (рис. 10.5).
Справка о работе с документами
_________________________________________________________
Наименование организации
по состоянию на ___________________________ 2000 г.
Всего пере- дано доку- ментов
Всего постав- лено на конт- роль
Из них
Нахо- дятся на испол- нении
В том числе
Всего отправ- лено доку- ментов
Испо- лнено с нача- ла года
В том чис- ле с нару- шением срока
С нару- ше- нием срока
На допол- нительном контроле
Рис. 10.5. Форма справки о работе с документами
Пример составления такой справки подразделением службы дело- производства приведен в табл. 10.1.
Таблица 10.1
Справка о работе с документами
Всего передано докуме- нтов
Всего поставле- но на контроль
Из них
Находятся на испол- нении
В том числе
Всего отправ- лено доку- ментов
Исполне- но с начала года
В том числе с нару- ше- нием срока
С наруше- нием срока
На до- полни- тель- ном конт- роле
Отдел профес- сиональ- ной под- готовки
100 50 10 5
40 10 5
25