180
В годы советской власти было разработано делопроизводство, ха- рактерное для централизованного (государственного) управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требова- ния к форме, структуре документов и составу их информационных элементов (реквизитов). Была предпринята попытка создания и внед- рения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялись разработка и применение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов [3].
9.2. Нормативно-правовая база делопроизводства
Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной
России составляет совокупность законодательных актов Российской
Федерации, правовых и нормативных актов и методических докумен- тов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.
В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нор- мы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по многим законодательным и нормативным актам. Знание этих документов для специалистов в области делопроизводства необходимо.
Закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов (информация, документиро- ванная информация и др.), обязал предприятия и организации всех форм собственности представлять соответствующую требуемую информацию государственным органам.
В Гражданском кодексе (ГК) РФ изложены правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования.
В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и уч- редительного договора, на основании которого действуют юридичес- кие лица.
Законы «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограни- ченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хра-
181
нению документов. Эта норма увязана с требованиями Основ законо- дательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, со- гласно которым многие документы учреждений, организаций и пред- приятий по истечении установленного срока должны передаваться на хранение в государственные архивы.
Ряд законодательных актов (Закон РФ «О языках народов Россий- ской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслужива- ния и наименования мест происхождения товаров», Постановление
Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации» и др.) содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформле- нии деловых документов. Действующим законодательством регули- руются требования к документам, пересылаемым с помощью разно- образных средств связи, к защите информации, приданию докумен- там юридической силы (официальности).
В Положении «О Федеральной архивной службе России» опреде- лены главные задачи архивной службы России (Росархив): развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государ- ственной власти и органами государственной власти субъектов Рос- сийской Федерации делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем докумен- тации.
Важное значение для функционирования делопроизводственной системы имеют Указы Президента РФ «О Государственном гербе»,
«Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ и Положения о Государственной архивной службе России», постановления Прави- тельства РФ «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой свя- зи», «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности».
Для организации делопроизводственного процесса первостепен- ное значение имеют следующие нормативные документы:
1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к до- кументам и службам документационного обеспечения.
Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях
Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), создан- ной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.
182
ЕГСД замышлялась как научно обоснованный комплекс правил, норм и рекомендаций по ведению делопроизводства в отношении ор- ганизационно-распорядительной документации. В ЕГСД были сфор- мулированы общие правила документирования управленческой дея- тельности, приведены принципы унификации документации, даны рекомендации по структуре делопроизводственных служб, определе- ны их функции, изложены основы контроля исполнения документов, механизации делопроизводственных процессов.
В рамках ЕГСД была разработана и внедрена Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) в составе государственных стандартов: ГОСТ 6.38-72 (Основные по- ложения) и ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-образец). В дальнейшем стан- дарты пересматривались (1988 г.) в связи с внедрением в делопроиз- водство вычислительной техники, а сама ЕГСД была переработана в Единую государственную систему документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись уже на все виды управленческих документов. В 1991 г. ЕГСДОУ была преобразована в ГСДОУ.
В ближайшие годы планируется разработка новой редакции
ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирую- щих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состо- ит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автома- тизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).
2. ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организа- ционно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Предшественниками данного стандарта являются упомянутые выше ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72. На их базе с учетом почти двадца- тилетней практики использования был разработан единый стандарт –
ГОСТ 6.38-90, который, однако, вследствие значительных социально- экономических изменений, произошедших в нашей стране в 90-х го- дах XX в., быстро устарел и был заменен вначале ГОСТ Р 6.30-97, а затем действующим в настоящее время ГОСТ Р 6.30-2003.
3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных орга- нах исполнительной власти.
183
Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации – особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процеду- ры документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение). Инструкция не только используется федеральными органами власти, но и находит применение на предприятиях и в организациях в качестве основы для создания собственных систем документационного обеспечения управления.
4. Основные правила работы архивов организаций.
Правила детально освещают ряд делопроизводственных вопро- сов: требования к номенклатуре дел, порядок проведения экспертизы ценности документов и передачи их в архив, работа с документами в архивах.
5. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложе- ниям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.
Типовое положение излагает особенности документооборота дан- ной категории документов: регистрацию, ведение картотеки, сроки исполнения, формирование дел и их архивное хранение.
Кроме того, действуют нормы и правила работы с рядом специ- фических документных образований, которые регламентируются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой и неко- торых других видах документации.
Существует три формы организации делопроизводства: централи- зованная, децентрализованная и смешанная [3]. При централизован-
ной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре – канцелярии, общем отделе или у секретаря.
Децентрализованная форма предполагает рассредоточение дело- производственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует сме- шивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различ- ных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д.
184
При смешанной форме операции выполняют централизованно
(прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децен- трализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).
Форму организации делопроизводства выбирают с учетом разме- ра учреждения, объема документооборота, состава структурных под- разделений. В мелких учреждениях (когда документирование осу- ществляется непосредственно в подразделениях), а также в террито- риально разобщенных (расположенных, например, в различных райо- нах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.
Наиболее рациональной формой организации отдельных дело- производственных процессов и операций считается централизация, поскольку она позволяет:
- снизить стоимость делопроизводственных операций;
- улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;
- обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
- использовать прогрессивные и производительные технические средства;
- обеспечить единство организационного и методического руко- водства.
В современных условиях полностью централизовать делопроиз- водственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесо- образной централизации отдельных функций делопроизводства, та- ких как прием и отправка документов, регистрация и контроль ис- полнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.
В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществля- ет секретарь-референт руководителя.
Если организация или учреждение имеют большой объем доку- ментов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за де- лопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.
185
С целью регламентации делопроизводственного процесса, опре- деления приемов и способов создания и обработки документов в ор- ганизации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения [5].
9.3. Служба документационного обеспечения управления
Служба ДОУ – это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами и подчиняющееся непосредственно руководителю.
Служба документационного обеспечения управления может быть представлена в организации как самостоятельное структурное под- разделение (канцелярия, общий отдел, секретариат) так и отдель- ным сотрудником (секретарь-референт).
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необхо- димой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам. Документирова- ние осуществляется на естественном языке (рукописные, машинопис-
ные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы), а так- же на искусственных языках с использованием новых носителей
(перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски и др.).
Деятельность службы ДОУ регламентируется Положением о службе документационного обеспечения управления. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструк- циями, которые закрепляют рациональное разделение труда, преду- сматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должност- ные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и за- дач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.
Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законода- тельными и другими нормативно-правовыми актами органов госу- дарственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Госу- дарственной автоматизированной системы (ГАС) Российской Феде- рации и иными действующими нормативами по вопросам докумен-
186
тационного обеспечения управления. Руководство службой ДОУ должно осуществляться специалистами с высшим или средним спе- циальным образованием соответствующего профиля. Служба ДОУ имеет свою печать с обозначением своего наименования [11].
Цели и задачи службы ДОУ. Основными целями службы ДОУ являются: организация, руководство, координация, контроль и реали-
зация работ по документационному обеспечению управления.
Служба ДОУ решает следующие задачи:
– совершенствование форм и методов работы с документами;
– обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем;
– контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими норматива- ми;
– сокращение документооборота, количества форм документов;
– разработку и внедрение нормативных и методических докумен- тов по совершенствованию документационного обеспечения органи- зации;
– участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вы- числительной и организационной техники, персональных компью- теров [11].
Функции. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
1) разработку, внедрение и ведение табеля и альбома унифициро- ванных форм документов организации, внесение в них изменений;
2) обработку, регистрацию документов и учетно-справочную ра- боту по документам;
3) организацию своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
4) контроль за прохождением, исполнением и оформлением до- кументов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и ре- зультатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
187 5) организацию машинописного изготовления, копирования и опе- ративного размножения документов, разработку и проектирование бланков документов;
6) разработку номенклатуры дел организации, обеспечение хра- нения дел и оперативного использования документной информации;
7) организацию работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
8) организацию контроля за работой с документами в структур- ных подразделениях;
9) разработку (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
10) контроль за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив;
11) организацию работы архива в соответствии с законодатель- ством по архивному делу Российской Федерации, правилами, ин- струкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Рос- сийской Федерации;
12) повышение квалификации работников службы ДОУ, проведе- ние совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции; организацию рабочих мест, в том числе автома- тизацию [3].
Права и ответственность. Служба ДОУ имеет право:
- осуществлять контроль за сокращением избыточной информа- ции в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры;
- требовать от руководителей структурных подразделений выпол- нения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение данных правил;
- запрашивать у структурных подразделений и организаций све- дения, необходимые для работы;
- проводить проверки организации документального обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги прове- рок до руководителей структурных подразделений для принятия со- ответствующих мер;
188
- привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;
- возвращать исполнителям на доработку документы, подготов- ленные с нарушением установленных требований;
- совместно с вычислительным центром определять задачи доку- ментационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;
- подписывать и визировать документы в пределах своей компе- тенции;
- разрабатывать положения о структурных подразделениях служ- бы ДОУ и должностные инструкции работников;
- вносить предложения руководству о привлечении к дисципли- нарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с докумен- тами;
- участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;
- вносить на рассмотрение руководства представления о назначе- нии, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощ- рении и наложении на них взысканий.
Служба ДОУ несет ответственность:
за обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;
выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников [3].
Взаимодействие службы ДОУ с другими подразделениями.
Служба ДОУ взаимодействует:
- со структурными подразделениями – по вопросам документа- ционного обеспечения управления;
- с юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
- со службами кадров, труда и заработной платы и с соответ- ствующими научно-исследовательскими организациями – по вопро- сам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организацион- ной техники;
189
- со службами хозяйственного обслуживания – по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техни- ки, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, быто- вого обслуживания работников службы ДОУ;
- с вычислительным центром – по вопросам разработки и внедре- ния новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники [1].
9.4. Оформление учредительных документов
Под учредительными документами понимаются документы, ко- торые обеспечивают юридическое основание для деятельности юри- дического лица.
Набор учредительных документов зависит как от вида организа- ции, так и от её организационно-правовой формы (рис. 9.1).
Рис. 9.1. Виды юридических учредительных документов
Виды организаций (по целям их создания) можно разделить на коммерческие и некоммерческие. Коммерческие организации созда- ются для получения прибыли, а некоммерческие (образовательные,