46
Контрольные вопросы
1. Дайте определение носителя документированной информации согласно ГОСТ Р 7.08-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело».
2. Когда появилась бумага на Руси?
3. Перечислите современные носители документированной инфор- мации.
4. Каковы свойства бумаги?
5. Каковы основные цели применения различных форматов?
6. В чем заключается принцип работы оптического диска?
7. Какие виды оптических дисков существуют?
47
ГЛАВА 5. СВОЙСТВА И ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТОВ.
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
ПО ПРИЗНАКАМ
5.1. Документообразующие признаки документа
Любой документ обладает определённым набором признаков, непосредственно связанных с его основными функциями и свойства- ми. Прежде всего, информация фиксируется кем-либо на материаль- ном носителе с определённой целью, т.е. документированная инфор- мация всегда имеет автора. Автор документа – это организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ. Авторство является важнейшим признаком документа [7, 20].
Авторами служебных документов начиная с XIX века стали счи- тать учреждения, организации, предприятия, поскольку должностные лица, которые подписывают служебные документы, выступают лишь представителями этих учреждений. Вместе с тем авторами докумен- тов могут быть и отдельные лица. Авторы могут быть индивидуаль- ные и коллективные (если на документе более одной подписи). Ав- торство может соответствовать подписи, если автор объявляет себя; быть анонимным (если автор скрывает своё имя) или псевдонимным
(если автор скрывает своё имя под другим, вымышленным именем).
Важным документообразующим признаком является наименова-
ние вида документа (приказ, справка, заявление и т.п.). Оно позволяет получить первое самое общее представление о документе, его юри- дической значимости.
К числу важнейших признаков документированной информации относится датирование документа. Дата – это реквизит, обозначаю- щий время подписания (утверждения) документа или зафиксирован- ного в нем события. Однако информация об этом может быть зафик- сирована по-разному. Отсюда различают даты:
– точные (время создания документа указывается точно);
– приближённые (время создания документа определяется на ос- нове анализа его содержания, авторства, упоминающихся в нём собы- тий и т.п.);
– вероятные (время создания устанавливается путём сопоставле- ния отдельных документов или даже их комплексов, анализа внеш- них признаков документа и т.д.).
48
Дата создания документа необходима для правовой оценки со- держащейся в нём информации, а также для оценки отношений, воз- никающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выражени- ем в документе воли органа управления. Если в документе хотя бы на один день смещена дата, то фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расценивать- ся как незаконные.
Достоверность документированной информации подтверждается
удостоверением документа, т.е. подписью, печатью, грифом утвер- ждения.
В совокупности рассмотренные документообразующие признаки придают документу необходимую юридическую силу [7, 20].
1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 16
5.2. Юридическая сила документа При определении юридической силы документа необходимо основы- ваться на ряде базовых положений, которые вводит ГОСТ Р 7.0.8-2013
«
Система стандартов по информации, библиотечному и издательско- му делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определе- ния»
в отношении понятия документа, способов его официализации, материальной основы его издания. Этот стандарт определяет юриди- ческую силу документа как свойство официального документа вызы- вать правовые последствия. Анализ данного определения с точки зрения организации – автора документа показывает, что при издании документа организация-автор должна строго следовать нормам дей- ствующего законодательства Российской Федерации, организацион- но-правовым документам, регламентирующим деятельность орга- низации, организационно-правовым документам, действующим в ор- ганизации.
Действующее законодательство Российской Федерации устанав- ливает различный порядок официализации документов с точки зре- ния правильности их применения и введения в силу по внешним при- знакам, по видам носителей документированной информации. На се- годняшний день самые значительные различия с точки зрения офици- ализации документов присущи письменным и машиночитаемым документам. Однако существуют различия и в порядке официализа-
49
ции разных систем письменных документов. Так, для документов, из- даваемых государством в целях удостоверения личности человека
(например, заграничный паспорт), порядок придания им юридиче- ской силы отличается от порядка придания юридической силы пись- менным служебным документам. Для придания юридической силы документам такого типа государство издает отдельный законодатель- ный акт. Анализ этих предпосылок и позволяет сформулировать те нормы и правила, которые обеспечивают придание документу юридической силы и позволяют ему реализовывать свои управленче- ские функции [20, 23].
Юридическая сила официального письменного документа.
В сфере управления официальный письменный документ выступает в качестве:
– инструмента, при помощи которого реализуются принятые управленческие решения;
– средства доведения до лиц, попадающих под юрисдикцию до- кумента, управленческих решений, обязательных для исполнения этими лицами.
С другой стороны, так как документ обеспечивает юридическую обоснованность управленческих решений, он должен непротиворечи- во вписываться во всю действующую иерархическую систему право- вых отношений и документов, ее описывающих.
При анализе вопросов придания юридической силы официально- му письменному документу на первый план выходят те его реквизи- ты, которые позволяют идентифицировать автора документа:
– Государственный герб Российской Федерации;
– герб субъекта Российской Федерации;
– эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
– наименование организации.
Как правило, эти реквизиты размещаются на бланке документа
(или часть их, в зависимости от вида бланка документа). Если исхо- дящий документ по каким-либо причинам издается не на бланке до- кумента, а на простом листе бумаги, то как минимум в самом начале документа воспроизводится наименование организации, издающей документ. Если издается внутренний документ, то в его начале также производится идентификация автора документа (указывается органи- зация или ее структурное подразделение).
50
Также для придания юридической силы документу необходимо указать в документе реквизит, который характеризует степень распо- рядительной силы документа в зависимости от типа этого документа, такой как:
– наименование вида документа.
Наименование вида документа указывается в документе всегда, кроме случаев издания служебного письма. При издании документа на соответствующем ему бланке этот реквизит размещается на таком бланке.
Кроме того, документ должен нести следующие реквизиты:
– дату подписания или утверждения;
– регистрационный номер.
Эти реквизиты проставляются на документе всегда, а при издании документа на бланке документа они размещаются на этом бланке.
Любой бланк документа несет на себе постоянную часть этих рекви- зитов.
В обязательном порядке документ имеет реквизит:
– подпись.
Данный реквизит указывает компетентность должностного лица, издавшего документ. Одновременно своей личной росписью это должностное лицо подтверждает, что оно действительно издало этот документ.
Для придания юридической силы существенному количеству до- кументов (в первую очередь документы, обеспечивающие управление движением денег или активов, а также касающиеся перемещения лю- дей или наделения их полномочиями) необходимо присутствие таких реквизитов, как:
– гриф утверждения документа;
– оттиск печати;
– гриф согласования документа.
Гриф утверждения документа проставляется тогда, когда доку- мент не может быть введен в юридическую силу его автором. Проце- дура утверждения документа официализирует документ и придает документу ту юридическую силу, которую (в силу своих полномо- чий) может придать ему должностное лицо (или орган управления), утвердившее документ.
Заверение подписи печатью организации – это особый способ удостоверения подлинности подписи на документе и, соответственно,
51
подтверждения юридической силы документа. Оттиск печати про- ставляется, как правило, в районе реквизита «Подпись» или реквизи- та «Гриф утверждения документа» для удостоверения их подлин- ности.
Гриф согласования документа обязателен тогда, когда (в силу действующего законодательства) документ будет обладать юридиче- ской силой при согласии на то органов государственной власти, орга- нов государственного надзора или вышестоящих организаций. Гриф согласования документа при необходимости заверяется оттиском пе- чати соответствующих государственных органов или организаций, которые от своего имени оформили этот гриф.
Все документы, кроме бланков, всегда должны иметь реквизит:
– текст документа.
Наличие этого реквизита обеспечивает смысловую нагрузку до- кумента и позволяет реализовать распорядительные, управленческие, информационные и другие функции [7, 20].
Юридическая сила копии официального письменного доку-
мента. Для придания юридической силы копии официального пись- менного документа на ней размещается реквизит:
– отметка о заверении копии.
Организация может выдать копии только тех документов, кото- рые создаются в самой организации (это положение не распространя- ется на архивные учреждения, нотариат, консульства Российской
Федерации).
Проставить на документе отметку о заверении копии компетентно только то должностное лицо, которое уполномочено на то соответ- ствующим документом за подписью руководителя организации. Под- пись этого должностного лица может быть удостоверена оттиском печати организации. Заверение копии документа подписью руководи- теля организации и удостоверение этой подписи оттиском печати ор- ганизации превращает копию официального письменного документа в дубликат официального письменного документа.
При изготовлении копии документа рукописным или машинопис- ным способом документ перепечатывается полностью, включая эле- менты бланка документа.
При оформлении копий с документов, касающихся прав и интере- сов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка о том, кому и когда выдана копия, а на самой копии делается отметка, что подлинник документа хранится в данной организации.
52
Организация вправе изготовлять копии документов, выданных другими организациями, при использовании копий в качестве внут- ренних документов (при приеме граждан на работу или учебу, удо- влетворении их трудовых и социальных прав, формировании личных дел) [7, 20].
Придание юридической силы документам на машинном носи-
теле и машинограмме. Для придания юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме должен быть выполнен ряд специальных требований, которые зафиксировал ГОСТ 6.10.4-84 [20].
Информация, зафиксированная на машинном носителе, должна быть закодирована в соответствии с общероссийскими классифика- торами технико-экономической и социальной информации в соци- ально-экономической области. При отсутствии в общероссийских классификаторах необходимой информации допускается применять коды зарегистрированных межотраслевых и отраслевых классифи- каторов.
Машинограмма должна быть создана с учетом требований стан- дартов на унифицированные системы документации.
Документ на машинном носителе и машинограмму следует применять только при наличии соответствующих решений органов власти.
Транспортирование (передача, пересылка) документа на машин- ном носителе и машинограммы должно осуществляться с сопроводи- тельным письмом. В сопроводительных документах и на упаковке документа на магнитном носителе следует указывать на недопусти- мость применения электромагнитных видов спецконтроля.
Подготовленный для отправки магнитный носитель с записью до- кумента должен быть упакован в стальную коробку. Предварительно на носитель необходимо наклеивать этикетку.
При получении документа на машинном носителе с признаками нарушения мер его защиты, описанных в сопроводительном письме, организация-пользователь вправе рассматривать его как заведомо не- достоверный.
Документ на машинном носителе и машинограмма приобретают юридическую силу после выполнения требований нормативных пра- вовых актов по этому вопросу и подписания сопроводительного письма.
53
Документ на машинном носителе или машинограмма должны со- держать следующие обязательные реквизиты:
– наименование организации – создателя документа;
– местонахождение организации – создателя документа или поч- товый адрес;
– наименование документа;
– дату изготовления документа;
– код лица, ответственного за правильность изготовления доку- мента на машинном носителе или машинограммы, или, как правило, код лица, утвердившего документ.
По решению органов власти допускается использовать для от- дельных документов на машинном носителе и машинограммы допол- нительные реквизиты, отражающие специфику создания, использова- ния и передачи этих документов, таких как, например, справочные данные об организации (телефон, факс, телекс).
Обязательные реквизиты документа на машинном носителе сле- дует размещать способом, позволяющим однозначно идентифициро- вать реквизит. Обязательные реквизиты машинограммы следует пе- чатать и размещать в соответствии с требованиями стандартов на унифицированные системы документации.
Реквизит «Наименование организации – создателя документа» должен быть записан в следующем виде:
– идентификационный код по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО) [169];
– наименование организации;
– для организаций, не обладающих правами юридического лица, указывается код по ОКПО той организации, которой они подчинены.
Реквизит «Местонахождение организации – создателя докумен-
та» должен быть записан в следующем виде:
– идентификационный код по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО);
– наименование населенного пункта, где находится организация.
Реквизит «Наименование документа» должен быть записан в сле- дующем виде:
– идентификационный код и наименование формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документа- ции (ОКУД).