54
Реквизит «Дата изготовления документа» должен быть записан в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003, и указано время записи документа, позволяющее идентифицировать ее с машинным протоколом [20].
Реквизит «Код лица, ответственного за правильность изготов-
ления документа на машинном носителе или машинограммы» или
«Код лица, утвердившего документ» должен содержать идентифика- ционный код и должность, фамилию лица, ответственного за пра- вильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы, или лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации
– создателе документа на машинном носителе или в организации – изготовителе машинограммы, а также должны быть созданы техниче- ские, программные средства и организационные условия, исключаю- щие возможность пользования чужими кодами [7, 20].
5.3. Копийность документов
Копия – это повторное воспроизведение подлинников.
Само понятие «копия» (лат. сорia – множество) связано с размно- жением документов, повторением оригинала любого вида. В стандар- те на термины и определения копия документа установлена как экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа
Копии документов первоначально списывались, они так и назы- вались – список (например, список «Слова о полку Игореве» или спи- сок какой-либо летописи).
Развитие процесса документирования и техники привело к широ- кой дифференциации понятия «копия». Прежде всего, выделяют ко- пии, возникающие одновременно с оригиналом, и копии позднейшие.
Печатая на машинке, получали сразу и оригинал, и копию. В со- ветский период в литературе по делопроизводству применялся тер- мин «отпуск». Он означал копию документа, остающуюся в органи- зации при отправке оригинала. Обычно этот вид копии получался ав- томатически при печатании с черновика на машинке, т.е. это был второй, третий и т.д. машинописный экземпляры. Первый экземпляр печатали, как правило, на бланке, его подписывали, регистрировали,
55
при необходимости ставили печать, и он становился подлинником.
А остальные экземпляры, полученные под копирку, были копии, или отпуск. Сегодня этот термин употребляется крайне редко.
При составлении документа на компьютере и выводе его на бу- мажный носитель все экземпляры документа будут иметь одинако- вый вид, если бланк организации введен в память ЭВМ. В этом слу- чае подлинник документа можно отделить от копии только подписа- нием, регистрацией и проставлением печати.
Если в организации применяются бланки, выполненные типо- графским способом, то первый экземпляр выводится на бланке и подписывается, а остальные экземпляры выводятся на чистые ли- сты бумаги и являются копиями.
Копия может быть сделана с части документа в виде выписки.
Чаще всего выписки делают из сложных документов (решения и про- токолы заседаний коллегиальных органов, приказы). В виде вы- писки выдается только та часть документа, которая имеет отношение к запросившему ее лицу или организации.
Выписка из документа заверяется подписью должностного лица
(начальника канцелярии, секретаря и т.д.), а в необходимых случаях и печатью (рис. 5.1).
Рис. 5.1. Выписка из документа
Название учреждения
Выписка из протокола
05.04.2004
№ 3 г. Белгород
Совещания преподавателей иностранных языков
СЛУШАЛИ:
Иванову М.И. – о внедрении новой методики преподавания иностран- ных языков в школе.
ПОСТАНОВИЛИ:
Одобрить предложенную методику преподавания иностранных языков.
Председатель: С.С. Сидоров
Секретарь: Б.Б. Борисов
Верно:
Зав. канцелярией личная подпись Л.В. Иванова
56
По способу получения копии делятся на ручные и автоматиче- ские, т.е. факсимильные. Ручные копии получаются путем переписы- вания оригинала от руки или на пишущей машинке.
Факсимильные копии (от слова факсимиле – точное воспроизве- дение каким-либо способом рукописи, документа, чьей-либо подпи- си) получаются средствами фотографии или копировально-мно- жительной техники. Факсимиле – это клише, печатка, воспроизводя- щая собственноручную подпись, т.е. это фактически копия одного реквизита – подписи, обычно руководителя.
Средства копирования документации – это технические средства, которые позволяют получить копии, идентичные оригиналу (факси- мильные копии): фотокопии, светокопии, репродукции документов.
К средствам размножения документов относятся технические средства, с помощью которых получают оттиски, воспроизводящие содержание документа.
В некоторых случаях при размножении документов получают также точную копию, но это не обязательный факт. А при копирова- нии идентичность копии и оригинала обязательны. В ручных копиях их идентичность оригиналу гарантируется в меньшей мере, чем в автоматических.
Необходимо также выделить микрофотокопии – копии докумен- тов в уменьшенном виде. Микрофотокопирование используется в тех случаях, когда надо скопировать большие объемы документов. Чаще всего микрофотокопии делаются на специальной микрофотопленке или микрофишах и применяются в больших архивах.
Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала, могут быть кратные копии, т.е. копии с копии [7, 20].
Все виды копий не имеют юридической силы, если они не полу- чили специального удостоверения. Копии различаются также в зави- симости от того, каким образом они удостоверены: авторизирован- ные, заверенные, нотариальные, незаверенные.
Авторизированной называется копия, удостоверенная автором.
Заверенная копия – это копия документа, на которой в соответ- ствии с установленным порядком проставляют необходимые рекви- зиты, придающие ей юридическую силу.
Впервые детально порядок выдачи копий организациями был установлен Постановлением ЦИК и СНК СССР от 3 июня 1937 года
«Об упорядочении засвидетельствования копий с документов, каса- ющихся личных прав и интересов граждан». В нем учреждениям,
57
предприятиям, общественным организациям разрешалось выдавать по просьбе заинтересованных лиц засвидетельствованные копии только с документов, которые исходили от данного учреждения, предприятия или организации. Они должны были выдаваться на бланках данной организации с приложением печати. Засвидетель- ствование копии с документа, касающегося личных прав и интересов граждан, в соответствии с этим постановлением производилось толь- ко государственной нотариальной конторой или нотариальным столом.
Дополнения в этот порядок выдачи копий были внесены Указом
Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 года. Указ подтвердил правила выдачи копий документов, созданных в органи- зациях, учреждениях, на предприятиях, но дополнил их важным мо- ментом: «Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имевшихся у них документов, исходящих от других предприя- тий, учреждений и организаций, от которых получить непосред- ственно копии этих документов затруднительно или невозможно.
В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изго- товлении копии воспроизводятся реквизиты бланков».
Верность копии документов на основании постановлений
1937 и 1983 годов свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Особо следует подчеркнуть требование указывать на копии не только дату ее выда- чи, но и делать отметку о том, что подлинный документ находится на данном предприятии, в учреждении, организации.
Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправ- ления.
Удостоверение копии с определенных видов документов, предъ- являемых другим учреждениям и касающихся личных прав и интере- сов граждан (например: о стаже работы, рождении, браке, связанные с получением наследства и т.п.), производится в нотариате. Нотари-
ат (System of notary public office) – система органов, на которые воз- ложено совершение действий, направленных на юридическое закреп- ление гражданских прав и предупреждение их возможного наруше- ния в дальнейшем.
В соответствии с российским законодательством о нотариате но- тариальные действия совершает должностное лицо – нотариус, на должность которого может быть назначено лишь лицо, имеющее высшее юридическое образование.
58
Копии, заверенные нотариусом, называются нотариальными, так как их соответствие оригиналу подтверждается официальным долж- ностным лицом – нотариусом. Копии, заверенные в установленном законом порядке, имеют такую же юридическую силу, что и подлин- ники.
Незаверенные копии – это копии документов, не имеющих подтверждения о своем соответствии оригиналу.
В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной доку- ментации. Требования к оформлению документов» изложены требо- вания к реквизиту – отметка о заверении копии: «При заверении со- ответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, за- верившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициа- лы, фамилия); дату заверения» [22].
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Например:
Верно:
Секретарь:
личная подпись
Л.Р. Попова
Особый вид копии представляет дубликат [7, 20].
Дубликат (от лат. duplicantus – удвоенный) – второй или следую- щий экземпляр какого-либо документа, имеющего, в отличие от дру- гого вида копии, одинаковую с подлинником юридическую силу.
В управленческой практике дубликат делается в том случае, когда при совершении сделки подлинный документ может получить только одна из сторон, например, дубликат накладной или грузовой квитан- ции, сертификата. Дубликат получают также при утере подлинного документа (паспорт, диплом, аттестат и т.д.).
Сверху на документе делается надпись: «Дубликат». Обычно дуб- ликат выдается тем же учреждением, где был создан подлинник.
Кроме того, существует понятие «архивная копия». Ее достаточно часто приходится получать гражданам в архивах, в том числе архивах организаций, для подтверждения места и стажа работы за прошлые годы. Архивная копия – это официальный документ архива, воспроиз- водящий текст или изображение архивного документа, но с указани- ем его поисковых данных: названия архива, номера фонда, описи, де-
59
ла, листа. В тех случаях, когда нужен не весь документ, а его часть, выдается архивная выписка – копия части текста архивного докумен- та, оформленная в установленном порядке.
Понятиям «подлинники», «дубликаты», «копии документов на машинном носителе» посвящен специальный раздел ГОСТ 6.10.4-84
«УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники» [7, 20, 22].
5.4. Оригинальность, подлинность документов
Документы, создаваемые в первый раз, уникальные, представляю- щие первоисточники, принято рассматривать как подлинник.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотеч- ному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Тер- мины и определения» определяет подлинник (официального доку- мента) как первый или единственный экземпляр документа. В Слова- ре синонимов русского языка у слова «подлинник» есть синоним –
оригинал (от лат. оriginalis – первоначальный). В словарях слово
«оригинал» определяется через слово «подлинник» (подлинное про- изведение, авторская рукопись). Оригинальный – это уникальный, индивидуальный текст или изображение, предназначенные для вос- произведения (копирования) [23].
Однако, несмотря на уникальный характер подлинников, нередко встречаются «умноженные» оригиналы, т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах, например договоры. Уже древнейшие договоры составлялись в нескольких экземплярах, и каждый считался оригиналом, так как договор составляется между договаривающими- ся сторонами, считающими себя равными, и у каждой стороны дол- жен быть экземпляр совершенно точный, имеющий одинаковую юридическую доказательную силу.
С современной техникой передачи документов на расстояние свя- зано появление «двукратных» оригиналов. При телеграфной и радио- передачах, если телеграмма и радиограмма не диктуются, появляются два документа: предъявленный для передачи и собственно телеграм- ма или радиограмма. И тот и другой экземпляры будут оригиналами, они имеют одинаковый текст, но по своему внешнему виду и составу оформительских реквизитов, т.е. по своим характеристикам, это не один и тот же документ.
60
Телефонограммы – переданная и принятая – также имеют одина- ковый текст, но они различаются по внешнему виду и имеют разные подписи: секретаря, передавшего телефонограмму, на одном экземпля- ре и принявшего телефонограмму – на другом.
Из подлинников документов принято выделять аутентичные
(греч. authentikos – подлинный, исходящий из первоисточника), т.е. имеющие подтверждение подлинности. Достоверность аутентич- ных документов гарантируется принятыми формальностями, обычно подписанием и проставлением печатей. Например, аутентичный текст международного договора, составленный на нескольких языках, рас- сматривается одинаково подлинным и имеющим равную силу. Под- линники документов могут быть в виде черновиков и беловиков.
Беловик – это последняя, переписанная или перепечатанная набе- ло редакция документа. Стандарт на термины и определения в обла- сти делопроизводства и архивного дела определяет, что беловой до- кумент – это рукописный или машинописный документ, текст кото- рого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Правоведы считают оригиналом только подписанный беловик. Для служебных документов оригиналом будет являться бе- ловик, чаше всего выполненный на бланке и подписанный должност- ным лицом, в ряде случаев с приложением печати.
Подлинниками являются и черновики. В стандарте черновой до- кумент определен так рукописный или машинописный документ, от- ражающий работу автора или редактора над текстом. В составе чер- новиков можно выделить многочисленные варианты и редакции.
Каждый из них будет являться оригиналом (подлинником) [7, 20, 22].
При электромагнитном способе записи установить первоначаль- ную редакцию помогают только даты.
Наконец, среди подлинников, кроме того, различают автографы
(автограф – собственноручный) – документы, написанные или ис- правленные (например, после перепечатки) рукою автора. Так как текст сейчас многие сразу печатают машинописным способом, быва- ет трудно установить автора. Но если на документе есть правки от руки, это сделать значительно проще.
Признак уникальности сохраняется за подлинниками изобрази- тельных и звуковых документов. Так, для чертежей оригиналом счи- тается первоначальный набросок или чертеж. И здесь большое значе- ние имеет аутентичность оригинала, т.е. снабжение документа теми или иными формальностями: подписью, печатью.
61
Оригиналом фотодокумента являются негативы, звуковой доку- ментации – первоначальная звукозапись, матрица грамзаписи, лента электрической или магнитной записи.
С понятием «подлинник» тесно соприкасается понятие подлож- ных документов.
Подлинные документы служат средством запечатления объектив- ной действительности, того, как это было на самом деле. Степень подлинности документа – это идентификация того, что было, и того, что отражено в документе. В огромной массе подлинных документов, отражающих с различной степенью точности объективную дей- ствительность, можно встретить и документы поддельные, фальси- фицированные, создание которых преследовало цель искажения дей- ствительности, фальсификации тех или иных фактов.
Фальсифицированные документы появились с тех пор, как доку- мент стал использоваться для целей доказательства (например, фаль- шивые расписки). Создаются и целиком вымышленные документы, особенно часто – подложные завещания. Существует несколько видов подделки документов:
– подлог – замена одного документа другим;
– интерполяция – подложная вставка в текст подлинного доку- мента;
– подделка – подделка отдельных слов, подписи, дат [7, 20, 23].
5.5. Внешние признаки документов
Внешние признаки документа – это признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации (материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе и в преобразованном виде), способ фиксации информации и элементы её оформления.
Вопрос о признаках документа имеет свою историю развития.
Советские ученые выделяли следующие признаки документа: пись- менную форму; способность удостоверять события или факты, име- ющие правовое значение; цель выражения человеческой мысли, наличие свойств материального предмета; присутствие необходимых реквизитов; понятность его содержания для окружающих; извест- ность органа или лица, от которого исходит документ.
Содержанием любого документа является та информация, которая фиксируется в нем [7].
62
5.6. Понятие метаданных документа
Слово«метаданные» (от греч. meta и лат. data) буквально перево- дится как «данные о данных», информация о другом наборе данных.
Метаданные – это структурированные, кодированные данные, которые описывают характеристики объектов – носителей информа- ции, способствующие идентификации, обнаружению, оценке и управ- лению этими объектами [7].
Различие между данными и метаданными. Невозможно прове- сти однозначное разделение на данные и метаданные в документе, поскольку:
1) что-то может являться как данными, так и метаданными. Так, заголовок статьи можно одновременно отнести как к метаданным
(как элемент метаданных — заголовок), так и к собственно данным
(поскольку заголовок является частью самого текста);
2) данные и метаданные могут меняться ролями. На стихотворе- ние, рассматриваемое как данные, может быть написана музыка, в этом случае всё стихотворение может быть «прикреплено» к музы- кальному файлу и рассматриваться как метаданные. Таким образом, отнесение к одной или другой категории зависит от точки зрения
(или пространства имён, системы отсчёта) [7].
Роль метаданных. Метаданные – понятие широкое и емкое. Роль метаданных об электронных ресурсах, прежде всего, состоит:
– в предоставлении возможностей более быстрого, точного и пол- ного обнаружения необходимых ресурсов;
– обеспечении гибких и разнообразных механизмов отбора в со- ответствии с требованиями пользователя (поисковым запросом);
– представлении информации о необходимых требованиях к воз- можностям использования (требуемое прикладное программное обеспечение, свободное дисковое пространство и т.п.);
– управлении жизненным циклом информационных ресурсов (со- здание, использование и хранение цифровых документов).
Метаданные способны ускорить процесс международного досту- па к информации, так как могут быть представлены на языках, отлич- ных от языка объекта.
Возможности использования метаданных еще до конца не осо- знанны. Например, метаданные можно применять для объединения
63
и оценки электронных объектов в рамках обучающих ситуаций.
Можно предположить, что роль метаданных для учебных материалов, а также метаданных для документов, которые, по мнению пользова- теля, могут быть интегрированы в образовательный процесс, будет постоянно возрастать. Рабочая группа по разработке образовательных элементов набора метаданных занимается определением дополни- тельных элементов и квалификаторов в конкретных областях [7].
Проблемы стандартизации метаданных. Электронные инфор- мационные ресурсы Интернета в целом и разных информационных систем в частности различаются исключительным многообразием.
Поэтому единственное средство описания метаданных не может удо- влетворить все потребности и решить все возникающие задачи. Кро- ме этого, даже если такой универсальный стандарт и был бы разрабо- тан и утвержден, нет возможности добиться его неуклонного выпол- нения всеми создателями информационных ресурсов. Затем возника- ет сложный многофакторный выбор, так как подобный стандарт неизбежно будет исключительно сложным и громоздким, что влечет большие затраты на его имплементацию, поддержку, сопровождение, обучение персонала и т.п.
Другой аспект связан с тем, что значительная часть ресурсов в се- ти создается непрофессионалами, которые и не могут, и не хотят вни- кать в сложные правила генерации метаданных различных типов.
Исходя из вышеизложенного, можно предложить ряд принципов, определяющих политику в области метаданных в перспективных ин- формационных системах (ИС) в публичном Интернете (например, электронных библиотеках):
– поддерживать несколько наборов метаданных, заведомо покры- вающих все перспективные потребности ИС;
– обеспечить отображение всех наборов в один, принятый за стандарт обмена;
– хранить все метаданные в центральном каталоге метаданных;
– если создателю коллекции или ИС необходим оригинальный набор элементов метаданных, то на нем лежит ответственность за разработку методов его отображения в один из распространенных стандартов.
Метаданные на уровне коллекций и ИС оправданно создавать с участием профессионалов в данной предметной области, а на