Дипломная работа: Управление бизнес-коммуникациями в межфирменной и внутрифирменной среде
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
76
Подобный коммуникат Академия могла бы использовать практически для
любой внешней целевой группы:
Выпускники;
Молодые ученые;
Врачи;
Работодатели;
Пациенты;
Компании;
ДПО-центры;
Органы власти;
ГВС.
Для формулировки предложения содержащегося в коммуникации
необходимо учитывать особенности и возможности каждой целевой группы и
возможные дополнительные способы извлечения прибыли от взаимодействия с
ними.
Вместе с тем в Академии нет механизма быстрого внедрения современных
научных медицинских разработок в жизнь. Данное обстоятельство лишает
Академию весомого конкурентоспособного преимущества. Для изменения
ситуации необходимо изменить инструментарий бизнес-коммуникаций с
внешними целевыми группами. Одними из самых важных инструментов
являются: массовые мероприятия и корпоративный сайт.
Массовые мероприятия
Важным аспектом деятельности Академии является проведение научных
мероприятий, посвященных определенной тематике и собирающих ведущих
специалистов исследуемой области. В медицинской деятельности немаловажную
роль играет мнение этих самых специалистов. Их позиция может влиять на
использование тех или иных лекарственных средств, методов лечения и
77
диагностики, что представляет интерес для фармацевтических и иных частных
компаний, готовых вкладывать средства в проведение подобных мероприятий.
Фактически такой формат является прямым способом привлечения прибыли.
За организацию массовых мероприятий в Академии отвечает Научное
подразделение. Оно ведет собственные научные проекты («вирусные гепатиты»,
«молекулярная медицина», «персонализированная медицина») и одновременно
выступает организатором массовых мероприятий, проводимых кафедрами
Академии.
Основным организатором внешних бизнес-коммуникаций через массовые
мероприятия является Управление координации научной деятельности.
Основными проблемными зонами существующей процедуры организации и
проведения массовых научных мероприятий являются следующие:
в Академии отсутствует документ, регламентирующий порядок проведения
массовых мероприятий;
существует несколько типов массовых мероприятий, каждый из которых
требует своей схемы организации и проведения;
кафедры часть мероприятий проводят мимо Академии из-за очень большого
времени согласования документов;
отсутствует календарный план мероприятий, что приводит к авралу при
организации большинства мероприятий;
очень часто у работников научного подразделения вопросы организации
питания, оформления, информирования съедают все время и не оставляют
времени на работу с научной составляющей мероприятия;
материалы мероприятий не накапливаются и не анализируются, полностью
отсутствует внедрение положительного опыта.
78
С целью устранения выявленных недостатков и повышения эффективности
управления бизнес-коммуникациями через массовые мероприятия была
разработана новая схема прохождения процесса, состоящая из 4-х этапов:
инициация мероприятия;
организация мероприятия;
проведение мероприятия;
финализация мероприятия.
В новую схему заложена процедура планирования массовых мероприятий и
процедура корректировки планов. С целью недопущения авралов при организации
мероприятий, процедура предусматривает ограничения по времени при внесении
изменений в план проведения мероприятий.
С целью улучшения коммуникаций с целевыми группами в научной области
схема предусматривает передачу на управление, не входящее в состав научного
подразделения Академии, следующих работ:
подготовка и тираж материалов мероприятия: печатная и сувенирная
продукция;
анонсирование мероприятия, в т.ч. размещение баннера на сайте Академии
(только для мероприятий в РМАНПО);
выделение мест проживания для гостей;
подготовка информационно-технического обеспечения мероприятия;
организация синхронного перевода;
размещение информации о мероприятии на портале НМО (только для
мероприятий в РМАНПО);
организация кейтеринга (при необходимости);
организация оформления помещения, внешняя и внутренняя навигация;
организация трансфера гостей;
организация регистрации и сопровождения участников.
79
Данный шаг позволит работникам научного подразделения
сконцентрироваться именно на научно-практической стороне проводимых
мероприятий, передав организацию коммерческой составляющей каждого
мероприятия другому подразделению.
В новой схеме серьезно сокращены бюрократические этапы, необходимые
для организации мероприятия. Сокращен нерезультативный документооборот, а
оставшиеся в схеме формы максимально упрощены.
В схему заложен этап, подразумевающий сохранение полученных
результатов и информирование о них всех заинтересованных лиц. Кроме того, в
схему включены все возможные варианты организации мероприятия, их
многообразие удалось свести к четырем типам:
с участием ивент-агенства;
с привлечением спонсора;
без привлечения ресурсов Академии;
внеплановые мероприятия.
На основании разработанной схемы составлен Регламент подготовки и
проведения деловых ивент-мероприятий, состоящий из 3-х частей:
1. Общие положения.
2. Описание основных процедур.
3. Схема контроля за исполнением регламента.
Первая часть включает описание цели и задач, решаемых данным
регламентом, а также список терминов и сокращений, употребляемых в
документе. Вторая часть содержит подробное описание основных процедур
подготовки и проведения деловых ивент-мероприятий, а также описание
особенностей организации процесса. Третья часть содержит описание
контрольных мероприятий за исполнением регламента:
описание того, что проверяется;
80
должность проверяющего;
периодичность проверки;
форма отчета о результатах проверки.
Полностью разработанный регламент приведен в Приложении 6. Переведя
организацию ивент-мероприятий на новую схему, Академия сможет в короткий
период увеличить денежный поток от организации ивентов в несколько раз, при
одновременном увеличении доходности каждого мероприятия.
Корпоративный сайт.
Еще одним важным инструментом управления бизнес-коммуникациями в
межфирменной среде является корпоративный сайт. По закону каждая
образовательная организация обязана разместить на своем сайте определенную
информацию: номер лицензии на образовательную деятельность, копии уставных
документов, список образовательных программ и так далее.
Анализ сайта Академии показывает, что сайт прежде всего ориентирован на
удовлетворение требований со стороны закона и лишь во вторую очередь
направлен на организацию коммуникаций с целевыми группами. Корпоративный
сайт развивается по двум направлениям: продвижение сайта и изменение
содержимого сайта. Оба направления одинаково важны, т.к. без эффективного
продвижения сайта человек его просто не найдет, а без эффективно составленного
содержания сайта он не примет решение о покупке услуги. В ходе анализа сайта
Академии удалось выявить следующие недостатки:
В области содержания:
1. Отсутствует понятный коммуникат для каждой целевой группы.
2. Неудобная и запутанная архитектура сайта, не позволяет быстро найти
нужную информацию.
3. Очень слабая обратная связь с посетителем: позвонить в ограниченный
временной период, задать вопрос по электронной почте и задать вопрос
Ректору – фактически тоже электронная почта (рисунок 18).
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/402