Основные задачи структуризации проекта:
• разбивка проекта на поддающиеся управлению блоки;
• распределение ответственности за различные элементы проекта и увязка работ со структурой организации (ресурсами);
• точная оценка необходимых затрат — средств‚ времени и материальных ресурсов;
• создание единой базы для планирования, составления смет и контроля за затратами;
• увязка работ по проекту с системой ведения бухгалтерских счетов в компании;
• переход от общих, не всегда конкретно выражаемых., целей к определенным заданиям, выполняемым подразделениями компании;
• наличие комплексов работ (подрядов)
Учитывая, что проект реализуется по обыкновению в конкретной среде, необходимо иметь в виду внешние факторы, в которых он реализуется. Такими факторами являются: политические, экономические, социальные, правовые, научно-технические, культурологические, инфраструктурные.
Участники проекта – физические и\или юридические лица, которые непосредственно вовлечены в реализацию проекта, либо чьи интересы могут быть затронуты при осуществлении проекта.
По степени вовлеченности в проект можно выделить три группы участников:
- основная команда – группа специалистов и организаций, непосредственно работающих над осуществлением проекта в тесном контакте друг с другом;
- расширенная команда – более обширная, чем основная группа, объединяет специалистов и организации, оказывающих содействие членам основной группы, но не участвующих напрямую в осуществлении проекта и достижении его целей;
- заинтересованные стороны – люди и организации, оказывающие влияние на членов основной и расширенной команд и на ход работ по проекту, но не вступающие с ними в прямое сотрудничество.
Как правило, основными участниками проекта являются:
Заказчик - сторона, заинтересованная в осуществлении проекта и достижении его целей.
Инициатор проекта – это сотрудник, который идентифицирует потребность в проекте и вносит «предложение» об инициации проекта. Этот человек может быть представителем любого функционального подразделения или уровня внутри или вне организации.
Спонсор (куратор) проекта - сотрудник (как правило, руководитель высшего звена) организации, реализующей проект, который курирует проект со стороны организации (владельца проекта), обеспечивает общий контроль и поддержку проекта (финансовые, материальные, человеческие и другие ресурсы).
Спонсор проекта назначает менеджера проекта и обеспечивает ему необходимую поддержку.
Менеджер проекта (руководитель проекта) - лицо, ответственное за управление проектом. Менеджер проекта несет ответственность за достижение целей проекта в рамках бюджета, в срок и с заданным уровнем качества.
Возможными участниками проекта в зависимости от его типа, вида, сложности и масштаба могут быть:
Инвестор - сторона, вкладывающая инвестиции в проект, например, посредством кредитов. Если инвестор и заказчик не являются одним и тем же лицом, то в качестве инвесторов обычно выступают банки, инвестиционные фонды и другие организации.
Контрактор (генеральный контрактор) – сторона или участник проекта, вступающий в отношения с заказчиком, и берущий на себя ответственность за выполнение работ и услуг по контракту – это может быть весь проект или его часть.
Поставщики - любое юридическое или физическое лицо, осуществляющее разные виды поставок на контрактной основе – материалы, оборудование, транспортные средства и др.
Органы власти – стороны выдвигающие и поддерживающие экологические, социальные и другие общественные и государственные требования, связанные с реализацией проекта.
Потребители конечной продукции – юридические и физические лица, являющиеся покупателями и пользователями результата проекта, определяющие требования к производимой продукции и оказываемым услугам, формирующие спрос на них.
Администрирование проекта - это руководство с использованием материальных, нематериальных и человеческих ресурсов для достижения оптимальных показателей относительно финансовых, временных и качественных показателей.
Основные элементы. Понятие администрирования проекта можно разделить на такие основные элементы:
1. Цель. Это конечный результат, который планируется получить по итогам реализации проекта. Выражается в числовом временном значении.
2. Сложность. Это перечень задач, которые необходимо решить для достижения конечной цели, а также взаимосвязи между этими процессами.
3. Уникальность. Проект является разовым начинанием, которое в будущем не должно повторяться в неизменном виде. Даже дублирующие идеи могут существенно отличаться по среде реализации и структурой ресурсов.
4. Временные рамки. Каждый план имеет начальные и конечные точки, которые характеризуются календарными параметрами.
5. Жизненный цикл. Это стадии, характеризующие степень достижения поставленных целей.
Менеджеры должны руководствоваться такими основными принципами администрирования проекта:
- четкая формулировка целей и планируемых результатов с учетом вероятных рисков;
- определение центров ответственности не только по проекту в целом, но также по отдельным его составляющим;
- создание эффективной системы планирования работ и прогнозирования параметров;
- регулирование хода реализации;
- создание эффективной команды, которая будет мотивирована общими интересами.
Для определения порядка организации работ на стадии разработки проекта необходимо составить структурную декомпозицию работ проекта, которая содержит в себе сбор исходной информации, описание содержания проекта, технологическую карту выполнения операций, голос заказчика, пул доступных ресурсов и конкретную проектную ситуацию. После этого определяется количество работ и их предшественники, составляется сетевая модель проекта, затем, график Ганта и календарное планирование проекта.
Инициация проекта (Project Initiating) – стадия процесса управления проектом, результатом которой является санкционирование начала проекта или очередной фазы его жизненного цикла.
Основными причинами появления (источниками идей) проектов являются:
• Неудовлетворенный спрос;
• Избыточные ресурсы;
• Инициатива предпринимателей;
• Реакция на политическое давление;
• Интересы кредиторов.
Примеры причин отклонения проекта:
• Недостаточный спрос на продукцию проекта или отсутствие его реальных преимуществ перед аналогичными видами продукции;
• Чрезмерно высокая стоимость проекта (экономическая, экологическая, социальная и др.);
• Отсутствие необходимых гарантий со стороны заказчика проекта;
• Чрезмерный риск;
• Высокая стоимость сырья.
Наиболее характерными задачами на стадии запуска проекта являются:
• Формирование команды проекта
• Определение целей и масштабов проекта
• Определение необходимого оборудования и материалов
• Пояснение и разработка основных условий
• Определение и создание организации проекта
• Определение процедур сотрудничества
• Первоначальное планирование проекта
• Разработка резюме (паспорта) проекта
Разработка концепции проекта имеет принципиальное значение для всех сторон, участвующих в проекте и для его успешного выполнения.
На этапе разработки концепции проекта должны быть решены следующие задачи:
1. Сформулирован замысел проекта - это краткое описание (на 1-2 страницы), содержащее четкую формулировку сути проекта.
2. Миссия и цели проекта.
3. Структура продукта проекта
4. Предварительное технико-экономическое обоснование проекта.
Исследование инвестиционных возможностей проекта представляет собой:
- предварительное изучение спроса на продукцию и услуги с учетом экспорта и импорта;
- оценку уровня базовых, текущих и прогнозных цен на продукцию (услуги);
- подготовку предложений по организационно-правовой форме реализации проекта и составу участников;
- оценку предполагаемого объема инвестиций по укрупненным нормативам и предварительную оценку коммерческой эффективности;
- подготовку предварительных оценок по разделам ТЭО, в частности оценку эффективности проекта;
- утверждение результатов обоснования инвестиционных возможностей;
- подготовку контрактной документации на проектно-изыскательские работы.
Цель исследования инвестиционных возможностей - подготовка инвестиционного предложения для потенциального инвестора.
Проектный анализ (project analysis) — один из основных видов работ (метод исследования), выполняемый инициатором проекта на предынвестиционной стадии проекта с целью определения социально-экономической эффективности проекта, комплекса рисков, целесообразности реализации проекта и организации его финансирования.
Бизнес план — это документ, дающий развернутое обоснование проекта и возможность всесторонне оценить эффективность принятых решений, планируемых мероприятий, ответить на вопрос, стоит ли вкладывать деньги в данный проект.
Бизнес-план должен:
- показать, что продукт или услуга найдут своего потребителя, установить емкость рынка сбыта и перспективы его развития;
- оценить затраты, необходимые для изготовления и сбыта продукции, предоставления на рынке работ или услуг;
- определить прибыльность будущего производства и показать его эффективность для предприятия (инвестора), для местного, регионального и государственного бюджета.
В бизнес-плане отражаются все стороны производственной и коммерческой деятельности предприятия, его финансовые результаты.
Поскольку бизнес-план является инструментом реализации стратегии предприятия, то структура документа должна быть унифицирована.
Стандартный бизнес-план должен включать в себя следующие основные разделы:
1. Резюме. 2. Описание продукции или услуг. 3. Анализ рынка и маркетинговая стратегия. 4. Производственный план. 5. График выполнения работ. 6. Управление и организация. 7. Финансовый план. 8. Оценка рисков. 9. Приложение.
Сетевое планирование – метод, при котором используется графическое моделирование планируемого комплекса выполняемых работ, отражающее их логическую последовательность, существующую взаимосвязь и планируемую продолжительность, а затем оптимизация модели по двум критериям:
– минимизация времени выполнения комплекса планируемых работ при заданной стоимости проекта;
– минимизация стоимости всего комплекса работ при заданном времени выполнения проекта.
Сетевая модель – это форма графического отражения содержания, продолжительности и последовательности выполнения мероприятий по реализации планов любого характера и назначения, а также потребностей в экономических ресурсах. В отличие от простых линейных графиков и табличных расчетов сетевые методы планирования позволяют разрабатывать и оптимизировать развитие сложных производственных систем в аспекте их долгосрочного использования.
Для оптимизации сетевого графика используются два метода:
• Метод критического пути позволяет рассчитать возможные календарные графики выполнения комплекса работ на основе описанной логической структуры сети и оценок продолжительности выполнения каждой работы, определить критический путь проекта.
• PERT (Program Evaluation and Review Technique) – способ анализа задач, необходимых для выполнения проекта, в особенности анализа времени, которое требуется для выполнения каждой отдельной задачи, а также определения минимально необходимое время для выполнения всего проекта.
Календарное планирование имеет своей целью установление взаимосвязанных сроков начала и окончания работ по каждому этапу проекта и его части с учетом имеющихся ресурсов (в первую очередь — временных). В процессе достижения этой цели решаются следующие основные задачи:
• детализация заданий (планов) путем установления состава и технологической последовательности выполнения работ по каждому этапу;
• составление календарных планов (графиков) работ по каждому этапу проекта;
• разработка сводных календарных планов проекта в целом;
• составление календарных планов (графиков) работы отдельных исполнителей на планируемый период.
Сущность календарного планирования, таким образом, заключается в распределении запланированных работ во времени (по календарным отрезкам времени) и в пространстве (по исполнителям). Именно в процессе календарного планирования работ создаются условия для выполнения важнейших требований, предъявляемых к системе оперативного планирования: обеспечение непрерывности проведения работ по этапам, полной и равномерной загрузки исполнителей; соблюдение договорных сроков завершения работ, ритмичной сдачи заказчику завершенных работ и равномерного поступления финансовых средств. Календарное планирование начинается с построения планов (графиков) проведения работ по каждому этапу (или его части) проекта. Называемые часто линейными графиками (диаграммами) Ганта, они широко применяются в практике при проведении относительно несложных работ, производимых преимущественно последовательно ограниченным составом исполнителей.