Материал: Управление проектами вопросы к экзамену
- Процедура обмена мнениями значительно сокращается, в результате чего решения принимаются достаточно быстро.
Однако при такой организационной структуре оборудование и персонал невозможно использовать в других проектах.
Кроме того, игнорируются организационные цели и политика предприятия, поскольку члены групп часто перемещаются из одного подразделения в другое. Вследствие ослабления связи между функциональными подразделениями организация не всегда успевает осваивать новые технологии.
Члены проектных групп не имеют «родной» функциональной зоны, поэтому их беспокоит то, что они будут делать после завершения проекта. Это часто приводит к затягиванию сроков выполнения проекта.
Процессы управления ресурсами проекта
Управление ресурсами - одна из главных подсистем управления проектом, которая включает процессы планирования, закупки, поставки, распределения, учета и контроля ресурсов.
Понятие «ресурс» в методологии управления проектами трактуется как все, что имеет в своем распоряжении проект, в том числе трудовые, финансовые и материально-технические ресурсы, команда проекта, время (продолжительность, сроки ограничения), информация, знания и технологии.
Основная цель управления ресурсами - обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели управления проектом.
В каждый текущий момент времени ресурсы проекта ограничены и поэтому основными задачами управления ресурсами являются:
- Оптимальное планирование ресурсов;
- Управление материально-техническим обеспечением, в том числе:
- Управление закупкой ресурсов;
- Управление поставками ресурсов;
- Управление запасами;
- Управление распределением ресурсов по видам работ. Закупка ресурсов является центральным элементом системы управления ресурсами.
Под закупками понимают меры, направленные на обеспечение проектов ресурсами, то есть, имуществом (товарами), выполнением работ (услуг).
Закупки и поставки взаимосвязаны и являются, по сути, двумя сторонами процессов материально-технического обеспечения проекта.
Управление закупками или материально-техническим обеспечением проекта - это подсистема управления проектом, включая процессы приобретения товаров, продукции и услуг для проекта от внешних организаций-поставщиков.
Данная подсистема состоит из планирования материально-технического обеспечения, выбора поставщиков, заключение договоров и их ведения, обеспечения поставок, закрытие договоров.
Управление поставками выделяется как самостоятельная подсистема рядом с управлением закупками, которая включает:
- Планирование поставок;
- Организацию бухгалтерского учета;
- Доставку, приемку и хранение товара;
- Учет и контроль поставок.
Управление закупками ресурсов
Под закупками понимают меры, направленные на обеспечение проектов ресурсами, то есть, имуществом (товарами), выполнением работ (услуг).
Управление закупками ресурсов или материально-техническим обеспечением проекта - это подсистема управления проектом, включая процессы приобретения товаров, продукции и услуг для проекта от внешних организаций-поставщиков.
Данная подсистема состоит из планирования материально-технического обеспечения, выбора поставщиков, заключение договоров и их ведения, обеспечения поставок, закрытие договоров.
Процессы закупок являются наиболее сложными в управлении ресурсами и требуют тщательной проработки.
Управление поставками
Управление поставками выделяется как самостоятельная подсистема рядом с управлением закупками, которая включает:
- Планирование поставок;
- Организацию бухгалтерского учета;
- Доставку, приемку и хранение товара;
- Учет и контроль поставок.
Управление поставками проекта включает в себя процессы покупки или приобретения тех необходимых продуктов, услуг или результатов, которые производятся вне исполняющей организации.
Процессы управления поставками проекта включают в себя следующие элементы:
1. Планирование покупок и приобретений – определение того, что необходимо купить или приобрести, а также когда и на каких условиях.
2. Планирование контрактов – представление в документальном виде требований к продуктам, услугам и результатам, которые необходимо приобрести, а также определение потенциальных продавцов.
3. Запрос информации у продавцов – получение информации, расценок, оферт или предложений (в зависимости от поставки) от продавцов.
4. Выбор продавцов – анализ предложений, отбор потенциальных продавцов и обсуждение условий контракта с каждым продавцом.
5. Администрирование контрактов – включает в себя: 1) управление контрактом и взаимоотношениями между покупателем и продавцом; 2) анализ и документальное оформление текущей и прошлой деятельности продавца для определения необходимых корректирующих действий и обеспечения основы для будущих отношений с продавцом; 3) управление изменениями, связанными с контрактом, и, при необходимости; 4) управление контрактными взаимоотношениями со сторонним покупателем проекта.
6. Закрытие контрактов – завершение каждого контракта, включая разрешение всех открытых вопросов и закрытие каждого контракта, относящегося к проекту или к фазе проекта.
Управление запасами
Под управлением запасами понимается контроль за состоянием запасов и принятие решений, нацеленных на экономию времени и средств за счет минимизации затрат по содержанию необходимых запасов, необходимых для эффективной реализации проекта.
Управление запасами осложняется постоянно меняющейся обстановкой, в которой осуществляется планирование закупок, поставок и формирование запасов ресурсов. Цель системы управления запасами – бесперебойное обеспечение процессов выполнения работ по проекту в установленные сроки и с запланированным качеством при минимально возможных затратах на содержание запасов.
Целесообразное и эффективное управление запасами позволяет:
● уменьшить производственные потери из-за дефицита материалов;
● свести к минимуму излишки запасов ресурсов, которые по сути замораживают денежные средства;
● снизить риск перебоев в запланированном ходе работ по проекту;
● снизить затраты на хранение товарно-материальных запасов.
Система управления запасами решает следующие основные задачи:
● контроль и учет уровня запасов;
● определение размера резервного запаса для каждого ресурса, зависящего от необходимости непрерывного обеспечения работ проекта;
● расчет оптимального размера заказа ресурса;
● определение интервала времени между заказами.
Контроль уровня запасов ведется по всем группам ресурсов и состоит в учете наличия ресурсов и отслеживания момента, когда следует осуществить заказ очередной партии ресурсов.
Управление материально-техническим обеспечением
Управление материально-техническим обеспечением проекта - это подсистема управления проектом, включая процессы приобретения товаров, продукции и услуг для проекта от внешних организаций-поставщиков.
Данная подсистема состоит из планирования материально-технического обеспечения, выбора поставщиков, заключение договоров и их ведения, обеспечения поставок, закрытие договоров.
Материально-техническое обеспечение проекта (управление МТО проекта) начинается на начальной стадии проекта, и затем на фазе планирования прорабатываются потребности в ресурсах и возможности их обеспечения.
МТО ресурсами проекта в узком смысле представляется совокупностью всей функциональной деятельности, связанной с обеспечением материально-техническими ресурсами производственных процессов проекта и осуществляемой от возникновения и выявления потребности в ресурсах вплоть до их использования непосредственно в производственном процессе проекта. МТО ресурсами проекта в широком смысле представляется совокупностью функций по обеспечению ресурсами всей функциональной деятельности, выполняемой в ходе осуществления проекта.
Стандартный процесс управления материально-техническими ресурсами проекта включает в себя решение следующих задач:
оптимального планирования ресурсов;
управления МТО, в том числе:
управления закупками ресурсов;
управления снабжением: поставками ресурсов, запасами ресурсов, распределением ресурсов по работам проекта.
Понятие команды проекта и ее типовой состав
Команда проекта — совокупность отдельных лиц и групп, привлеченных к выполнению проекта и ответственных перед руководителем или менеджером проекта за их выполнение. Для крупных и средних проектов, насчитывающих десятки, сотни, тысячи участников, под командой проекта нередко понимают руководство проекта, состоящее из менеджера проекта и менеджеров, ответственных за отдельные направления деятельности (функции). Для малых проектов, где численность участников, непосредственно привлеченных к выполнению задач проекта, не превышает 10—12 человек, все они относятся к команде проекта.
Команда является основным элементом структуры проекта, так как именно команда обеспечивает реализацию замысла проекта.
Чтобы организовать эффективно работающую команду проекта (в противовес простой группе людей, работающих над слабо связанными друг с другом задачами), необходимы следующие условия:
• определение состава команды проекта, а также четкое описание ролей и обязанностей ее членов;
• четко определенные и понятные цели проекта;
• реалистичный план и сроки выполнения проекта;
• разумные и приемлемые правила (процедуры, определяющие информационные потоки, коммуникации, организацию совещаний команды и т.п.);
• руководящая роль менеджера проекта.
При несоблюдении какого-либо из этих условий достижение эффективной работы команды усложняется.
