Материал: Васильев Ф.П. Административное регламентирование деятельности...Ч. 2
16
(кроме указанных в п. 4.16 Типового регламента), утверждение их руководителей и состава осуществляются руководителем (заместителем руководителя) федерального органа по согласованию с заинтересованными ФОИВ. Решение руководителя (заместителя руководителя) федерального органа оформляется соответствующим приказом. Их возглавляет, как правило, заместитель руководителя ФОИВ или руководитель соответствующего структурного подразделения. План работы межведомственной рабочей группы определяется ее руководителем. Организационно-техническое обеспечение деятельности межведомственной рабочей группы возлагается на соответствующее структурное подразделение федерального органа. Предложения о включении представителей ФОИВ в состав межведомственных рабочих групп подписываются руководителем (заместителем руководителя) федерального органа. Указанные предложения, поступившие в федеральный орган, рассматриваются соответствующими руководителями структурных подразделений.
Обращения общественных объединений об участии представителей ФОИВ в работе создаваемых этими организациями органов (общественных комиссий, советов, рабочих групп
идр.) рассматриваются соответствующими руководителями структурных подразделений. О результатах рассмотрения обращения общественное объединение информируется заместителем руководителя ФОИВ или уполномоченным руководителем структурного подразделения.
Коллегия федерального органа исполнительной власти. В федеральном органе может быть образована коллегия (далее - коллегия). Она образуется и осуществляет свою деятельность в порядке, предусмотренном Типовым регламентом. Коллегия является постоянно действующим совещательным органом при руководителе федерального органа, образуется и возглавляется этим руководителем. Состав коллегии и порядок участия членов коллегии в ее заседаниях определяются руководителем и утверждаются приказом. Представители иных федеральных органов и организаций могут входить в состав коллегии по согласованию с руководителями этих органов и организаций. Члены коллегии не имеют иных полномочий, кроме предусмотренных занимаемой должностью. Принятые на заседании коллегии решения оформляются протоколом. План работы коллегии формируется на основе предложений структурных подразделений федерального органа, а также предложений федеральных служб
иагентств, находящихся в ведении министерства. Он утверждается руководителем и направляется членам коллегии и иным заинтересованным лицам. Документы к заседаниям коллегии подготавливаются структурными подразделениями федерального органа в соответствии с планом работы коллегии и должны состоять из материалов по обсуждаемому вопросу (включая, в случае, необходимости, проекты актов) и проекта протокола заседания коллегии, завизированных руководителями соответствующих структурных подразделений и заместителем руководителя федерального органа. При этом они подготавливаются структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти (центрального аппарата МВД России) в соответствии с планом работы коллегии и должны состоять из материалов по обсуждаемому вопросу (включая в случае необходимости проекты актов) и проекта протокола заседания коллегии, завизированных руководителями соответствующих структурных подразделений и заместителем руководителя ФОИВ (т.е. МВД России) (в соответствии с распределением обязанностей).
Организационно-техническое обеспечение деятельности коллегии возлагается руководителем ФОИВ на структурное подразделение.
Основные правила организации документооборота. Делопроизводство1 осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах, утвержденными Постановлением Правительства России от 15.06.2009 № 477. На основе указанных Правил федеральный орган по согласованию с Росархивом издает инструкцию по делопроизводству. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями. Организация и ведение де-
1 Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 утверждены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
17
лопроизводства осуществляются его структурным подразделением, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за его ведение в других его структурных подразделениях. Акты федерального органа, а также исходящие документы оформляются на бланках установленной формы, содержащих его наименование, соответствующее наименованию, указанному в положении об этом федеральном органе. Над ним указывается полное или сокращенное наименование министерства, в ведении которого они находятся.
§ 3. Подготовка, оформление решений и исполнение поручений
Решения федерального органа оформляются его приказа или в виде иных актов. По вопросам, требующим рассмотрения и подготовки проекта решения федерального органа, руководитель дает письменные поручения (в том числе, в форме резолюций), поручения, оформляемые протоколом проведенного у него совещания, а также устные указания руководителям соответствующих структурных подразделений. Поручения, содержащиеся в письменной резолюции руководителя, оформляются на бланке для резолюций руководителя.
Оформление решений, принятых на совещании у руководителя федерального органа.
Решения, принятые на совещании у руководителя (его заместителя) федерального органа, по его указанию оформляются протоколом. Проект протокола совещания подготавливается структурным подразделением, ответственным за проведение совещания, визируется его руководителем и представляется руководителю (его заместителю), как правило, в течение суток после окончания совещания. К проекту протокола прилагается указатель рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения, ответственного за проведение совещания. В случае проведения межведомственного совещания копии протокола направляются в соответствующие федеральные органы и организации, а также в заинтересованные структурные подразделения. Копии протоколов совещаний у руководителя (его заместителя) рассылаются исполнителям (в том числе, заинтересованным ФОИВ), как правило, в течение суток, а содержащие срочные или оперативные поручения - незамедлительно. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколе, осуществляется структурным подразделением, ответственным за проведение совещания и структурным подразделением, обеспечивающим контроль за исполнением поручений.
Оформление договоров (контрактов, соглашений). Проекты договоров (контрактов,
соглашений) подготавливаются структурными подразделениями во исполнение поручений руководителя (заместителя) федерального органа. Проект договора (контракта, соглашения) подлежит обязательному согласованию с руководителем или иными уполномоченными сотрудниками юридической службы федерального органа. В случае представления проекта договора (контракта соглашения) на подпись руководителю он согласовывается с соответствующим заместителем руководителя. При наличии неурегулированных разногласий правового характера руководитель юридической службы докладывает о них руководителю (лицу, исполняющему его обязанности) или его заместителю.
Акты федерального органа, а также резолюции руководителя (заместителей руководителя ФОИВ) по рассмотренным документам оформляются и рассылаются исполнителям, как правило, в течение суток, а срочные и оперативные - незамедлительно. Структурное подразделение федерального органа, указанное в поручении первым или обозначенное словом «созыв» («ответственный»), является головным исполнителем поручения, руководитель этого структурного подразделения организует работу по исполнению поручения и несет ответственность за его исполнение. Головным исполнителем поручения федерального министра также могут быть федеральная служба или агентство, находящиеся в его ведении (по вопросам, относящимся к их компетенции).
Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется доку-
ментом, направленным на исполнение: по поручению руководителя ФОИВ - на основании
18
резолюции руководителя, давшего поручение; по документам, направленным на исполнение структурным подразделением, обеспечивающим организацию документооборота в федеральном органе - на основании письменной резолюции соответствующего заместителя руководителя ФОИВ или по договоренности соответствующих руководителей структурных подразделений.
Изменение головного исполнителя и соисполнителей оформляется (учитывается) структурным подразделением, обеспечивающим организацию документооборота в федеральном органе. Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя представляются руководителю (заместителю руководителя) федерального органа руководителем заинтересованного структурного подразделения в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно. В случае, если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей (структурных подразделений), определенных поручением, руководители этих структурных подразделений обеспечивают его исполнение. При этом головной исполнитель представляет давшему поручение руководителю дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно. Структурные подразделения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют головному исполнителю предложения, подписанные руководителями (заместителями руководителей) структурных подразделений.
Предложения федеральных служб и агентств, находящихся в ведении федерального министерства, подписанные их руководителями (заместителями руководителей), представляются в это министерство в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. При этом соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение. Если поручение руководителя (заместителя руководителя) федерального органа не исполнено, головной исполнитель в течение 3 дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет руководителю (заместителю руководителя) объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения работников. Объяснения, представляемые руководителю ФОИВ, визируются заместителем руководителя. Если федеральной службой или агентством, находящимися в ведении федерального министерства, поручение соответствующего министра не исполнено, руководитель федеральной службы или агентства (лицо, исполняющее его обязанности) в течение 3 дней после истечения срока представляет в министерство информацию о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения работников.
Особенности организации исполнения поручений и указаний Президента, поручений, содержащихся в актах Правительства и протоколах заседаний, а также поручений Председателя Правительства и его заместителей. При поступлении в федеральный орган пору-
чений и указаний Президента России, поручений, содержащихся в актах Правительства, протоколах заседаний, координационных и совещательных органов Правительства, возглавляемых Председателем, его заместителями, а также поручений Председателя и его заместителей, содержащихся в протоколах проведенных ими совещаний и резолюциях (далее - поручения), эти поручения незамедлительно направляются структурным подразделением, обеспечивающим организацию документооборота, на исполнение в структурные подразделения ФОИВ, а копии поручений - руководителю. При необходимости руководитель или заместитель руководителя дает дополнительные указания относительно исполнения поручений.
Поступившие в структурные подразделения поручения и иные документы рассматриваются руководителями структурных подразделений в следующем порядке: поручения и
19
документы, поступившие до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления; поручения и документы, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются до 10 часов следующего рабочего дня; поручения, содержащие указание «срочно», и оперативные поручения рассматриваются руководителями структурных подразделений в течение часа с момента их получения.
Федеральное министерство направляет в федеральные службы и агентства, находящиеся в его ведении, поручения по вопросам, относящимся к их компетенции, и контролирует их исполнение. Поручения направляются в их адрес, как правило, в день их поступления в министерство, а срочные и оперативные поручения - незамедлительно. При необходимости срочные и оперативные поручения могут быть доведены до их сведения путем направления им факсимильной копии поручения. Руководители структурных подразделений федерального органа, на которые возлагается исполнение поручений, несут персональную ответственность за качество и своевременность представления руководителю материалов для доклада Президенту, Председателю Правительства и заместителям Председателя Правительства. А руководители федеральных служб и агентств, находящихся в ведении министерства, на которые возлагается исполнение поручений, несут персональную ответственность за качество и своевременность представления в министерство материалов для доклада Президенту, Председателю Правительства и его заместителям. Поручения доводятся до руководителей структурных подразделений, как правило, в день их поступления в федеральный орган, а срочные и оперативные - незамедлительно. При необходимости срочные и оперативные поручения могут быть доведены до сведения руководителей структурных подразделений и исполнителей путем направления им факсимильной копии поручения. В соответствии с регламентом Правительства поручения, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения. Указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения. В случае, доработки федеральным органом рассмотренных на заседании Правительства проектов актов такая доработка осуществляется в соответствии с регламентом Правительства в срок до 10 дней, если в поручении специально не установлен иной срок. Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Когда, если по объективным причинам исполнение поручения невозможно (кроме срочных и оперативных поручений), руководители структурных подразделений по согласованию с заместителем руководителя ФОИВ представляют в течение 10 дней с даты подписания поручения руководителю предложение о продлении срока с указанием причин продления
ипланируемой даты исполнения для последующего направления в Правительство. В исключительных случаях предложение о продлении срока исполнения поручения по истечении 10дневного срока с даты подписания поручения представляется руководителю одновременно с докладной запиской, завизированной заместителем руководителя, с указанием причин продления и действий структурного подразделения по обеспечению исполнения поручения. Если поручение выходит за пределы компетенции федерального органа (для федеральных министерств - с учетом компетенции федеральных служб и агентств, находящихся в их ведении), руководители структурных подразделений обеспечивают его исполнение и по согласованию с его заместителем представляют руководителю ФОИВ предложения о привлечении соисполнителей для внесения в Правительство. Когда поручение не входит в компетенцию федерального органа (для федеральных министерств - с учетом компетенции федеральных служб
иагентств, находящихся в их ведении), руководители структурных подразделений по согласованию с заместителем руководителя представляют руководителю проект соответствующего доклада с предложением о назначении другого исполнителя поручения для последующего направления в Правительство. Указанные предложения представляются руководителю в течение 3 дней с даты подписания поручения, а по срочным и оперативным поручениям - неза-
20
медлительно. То, федеральный орган, указанный в поручении первым или обозначенный словом «созыв», является головным исполнителем поручения, его руководитель организует работу по исполнению поручения и несет ответственность за исполнение поручения. При необходимости заместители руководителя ФОИВ или руководители структурных подразделений запрашивают в федеральных органах информацию, необходимую для исполнения поручения, с указанием срока ее предоставления.
Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют головному исполнителю предложения, подписанные руководителем (его заместителем) федерального органа. При необходимости соисполнители письменно информируются руководителями структурных подразделений или заместителями руководителя ФОИВ о необходимости своевременного представления соответствующих предложений. Для исполнения поручений в сжатые сроки руководитель структурного подразделения - головного исполнителя поручения (при необходимости совместно с соответствующим заместителем руководителя ФОИВ), как правило, создает рабочие группы в составе уполномоченных представителей ФОИВ - соисполнителей поручения, а также представителей других заинтересованных органов исполнительной власти и организаций (по согласованию) или проводит необходимые совещания. В случае, если федеральный орган является головным исполнителем поручения, данного во исполнение поручения или указания Президента Правительству, проект доклада об исполнении (о ходе исполнения) поручения или указания Президента для последующего направления его Председателю Правительства или его заместителям представляется руководителю ФОИВ не менее чем за 8 дней до истечения установленного Президентом срока (если в поручении Председателя Правительства или его заместителей не указан иной срок) с приложением проекта доклада Президенту. Если страны дано поручение или указание непосредственно руководителю ФОИВ, проекты соответствующих докладов Президенту и Председателю Правительства (заместителям) об исполнении (о ходе исполнения) поручения или указания Президента России представляются на подпись руководителю ФОИВ не менее чем за 5 дней до истечения установленного срока.
При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручения Президента России Правительству, не менее чем за 8 дней до истечения половины установленного срока исполнения его поручения руководителю ФОИВ представляется на подпись проект доклада Председателю Правительства (заместителям) с приложением проекта доклада Президенту России, содержащего обоснованные предложения по корректировке срока исполнения данного поручения. Если поручение Президента России дано непосредственно руководителю ФОИВ, проекты соответствующих его докладов и Председателю Правительства (его заместителям), содержащих обоснованные предложения по корректировке срока исполнения поручения Президента России, представляются на подпись руководителю не менее чем за 5 дней до истечения половины установленного срока исполнения поручения.
Если в ходе исполнения поручения или указания Президента России Правительству возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению, руководителю ФОИВ представляется проект доклада Председателю Правительства (его заместителям) с приложением проекта доклада Президенту России с указанием причин, препятствующих своевременному исполнению поручения или его указания, конкретных мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, и предложений о продлении срока исполнения поручения или указания Президента России. Если им дано поручение или указание Председателю Правительства или его заместителям и одновременно руководителю ФОИВ, а Правительством дополнительное поручение руководителю ФОИВ не дано, проект доклада Президенту России об исполнении (о ходе исполнения) поручения или его указания с приложением необходимых материалов для направления их Президенту и Председателю Правительства (его заместителям) представляется на подпись руководителю ФОИВ не менее чем за 8 дней до истечения срока, установленного Президентом России.
При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручения Президента России, руководителю ФОИВ не менее чем за 8 дней до истечения половины установленного