Материал: 2950

2. Формирование проводок вручную

Режим ручного ввода отличается максимальной гибкостью, поскольку позволяет ввести любые проводки. Кроме этого, этот режим не требует предварительной настройки и прост в освоении.

Ввод операции вручную производится при работе с Журналом операций, который открывается через пункт «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)» меню «Проводки».

Экранная форма документа «Операция»

Экранная форма нового документа «Операция» открывается по команде Добавить меню Действия, или с помощью клавиши <Ins>.

Форма документа «Операция» содержит шапку и табличную часть.

В шапке в обязательном порядке указывается номер документа и дата его создания. Это неотъемлемые реквизиты любого документа конфигура­ции. Также обязательно указывается организация, к которой относится реги­стрируемая хозяйственная операция, - это балансовое измерение регистров бухгалтерии.

Сумма операции подсчитывается автоматически как сумма по всем проводкам операции. Вместе с тем, это поле доступно для редактирования.

Если бухгалтерский учет в организации ведется по участкам, т.е. с ин­формационной базой работают несколько бухгалтеров, то в поле «Ответст­венный» выбором из справочника «Пользователи» можно указать лицо, от­ветственное за данную операцию.

В поле «Содержание» вводится информация, характеризующая опера­цию в целом, например, Ввод начальных остатков на ..., Регистрация вкла­дов в уставный капитал и т.д.

Табличная часть документа «Операция» содержит только те реквизи­ты, которые имеют отношение к собственно проводке: счет дебета и/или кре­дита (для счетов с признаком «Забалансовый» корреспондирующий счет не обязателен); аналитические признаки (значения субконто) для счетов, на ко­торых он ведется; количество (для счетов с признаком учета «Количествен­ный»); наименование валюты и валютную сумму (для счетов с признаком «Валютный») - отдельно для счета дебета и счета кредита; сумму проводки в валюте регламентированного учета; содержание проводки и номер журнала, если в этом есть необходимость.

Поскольку бухгалтерский и налоговый учет по налогу на прибыль в программе «1С: Бухгалтерия 8» ведутся параллельно, то табличная часть до­кумента «Операция» включает две закладки. Первой всегда является заклад­ка «Бухгалтерский учет». На этой закладке регистрируемые документом «Операция» проводки описываются с целью их отражения в регламентиро­ванном учете, т.е. в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета.

Использование второй закладки зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация. Если организация применяет обычный режим налогообложения, то закладка называется «Налоговый учет», и на ней Доступными для выбора являются счета Плана счетов налогового учета (по налогу на прибыль).

На панели инструментов табличной части документа «Операция» имеется кнопка «Заполнить». По этой кнопке табличную часть закладки «Налоговый учет» можно заполнить по данным на закладке «Бухгалтерский учет» Заполнение производится по правилам, описанным в регистре соответствия счетов бухгалтерского и налогового учета (меню «Предприятие» —> пункт «Планы счетов» —> подпункт «Соответствие счетов бухгалтерского и налого­вого учета»).

Запись документа «Операция» в информационную базу производите; по кнопке «Записать» или «ОК». В первом случае форма документа остается открытой, во втором она закрывается.

Документ имеет печатную форму «Бухгалтерская справка», которая выводится на печать, а затем подписывается лицом, ответственным за совер­шение операции. Это необходимо, чтобы придать юридическую силу хозяй­ственной операции, зарегистрированной документом.

При записи в информационную базу документ «Операция» вносит указанные на его закладках проводки в регистры бухгалтерии Журнал про­водок (бухгалтерский учет) и Журнал проводок (налоговый учет по на­логу на прибыль).

3. Использование типовых операций

Ряд хозяйственных операций с точки зрения их отражения в регистрах учета имеют однотипный характер, т. е. регистрируются одинаковым набо­ром взаимосвязанных проводок. Например, создание резерва на оплату от­пусков включает начисление сумм страховых взносов как части резерва, по­купка иностранной валюты — комиссионные услуги банка и т. д.

Для регистрации подобных хозяйственных операций может быть ис­пользован механизм «типовая операция».

В общем случае типовая операция представляет собой шаблон - сцена­рий формирования проводок для регистрации в бухгалтерском и налоговом учете какого-либо хозяйственного факта.

В программе типовые операции хранятся в справочнике «Типовые операции» (меню «Проводки» —> пункт «Типовые операции»). Каждая типо­вая операция - элемент этого справочника.

Форма типовой операции разделена на две части. В верхней части на отдельных закладках приводятся описание типовой операции, шаб­лоны бухгалтерских и налоговых проводок, алгоритмы для запроса парамет­ров при вводе операции на основе данного шаблона. В нижней части формы приводятся параметры типовой операции, т.е. данные, которые либо сами используются при формировании операции (например, объекты аналитиче­ского учета), либо оказывают влияние на расчет сумм проводок или схему проводок.

Как и при ручном способе, регистрация хозяйственной операции с использованием шаблона проводок производится документом «Операция». При этом в поле «Типовая операция» экранной формы этого документа указывается ссылка на элемент справочника «Типовые операции», содержащий шаблон, нажимается кнопка «Сформировать проводки», заполняется форма с пара­метрами типовой операции, после чего получают результат - заполненную форму документа «Операция».

Отразить хозяйственную операцию с использованием шаблона можно также из формы списка справочника «Типовые операции» или из формы элемента этого справочника по кнопке «Ввести операцию».

4. Формирование проводок документами

Наиболее удобным является способ регистрации учетной информации

с помощью документов. Режим использования настроенных документов по­зволяет автоматически генерировать проводки на основании информации, введенной в экранную форму документа.

Проиллюстрируем преимущество формирования бухгалтерских запи­сей документами на следующем примере. При поступлении денежных средств в кассу необходимо выписать приходный кассовый ордер и отразить операцию на счетах бухгалтерского учета. При использовании компьютерного документа «Приходный кассовый ордер» в экранной форме заполняют те же реквизиты, что и при выписке ордера вручную, но проводки формиру­ются автоматически.

Документы программы «1С: Бухгалтерия 8» позволяют практически полностью автоматизировать большинство участков бухгалтерского учета. Они охватывают учет кассовых и банковских операций, материально-производственных запасов, расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, продаж товаров, работ, услуг и т. д.

Документы программы «1С:Бухгалтерия 8» классифицируют по раз­личным основаниям.

По отношению к хозяйственной операции различают документы для отражения совершенных и совершаемых хозяйственных операций.

К первым относятся документы, которые фиксируют уже совершен­ные хозяйственные операции, например зачисление денежных средств на расчетный счет, потребление услуг сторонних организаций т. д.

Ко вторым относятся компьютерные документы, предназначенные для отражения совершаемых хозяйственных операций. Такие документы, как правило, имеют печатную форму для вывода на бумажный носитель первич­ного документа установленного образца. Работают с документом этого вида, как правило, в два этапа. Первый этап совпадает с началом совершения хо­зяйственной операции. Он включает заполнение экранной формы документа, вывод печатной формы на бумажный носитель и сохранение документа в информационной базе. На втором этапе документ вновь открывают, уточня­ют значение отдельных реквизитов, вновь сохраняют, но при этом проводят. В качестве примера можно привести документы «Приходный кассовый ор­дер», «Поступление товаров и услуг».

По другому основанию различают документы, предусматривающие и не предусматривающие создание записей в регистрах бухгалтерии.

К первым относятся документы, ввод которых не изменяет итогов на счетах и, как следствие, не изменяет состояние регистров бухгалтерии. В ка­честве примера можно назвать документы «Счет на оплату покупателю» и «Зарплата к выплате организации».

В модуль большинства документов программы включена процедура проведения. В общем случае проведением документа называется действие, которое отражает данные документа в тех или иных учетных механизмах. При проведении документа содержащаяся в них информация учитывается регистрах путем создания записей регистров. Применительно к бухгалтерскому и налоговому учету проведение документов подразумевает создание записей регистров бухгалтерии.

Проведение документов производится щелчком на пиктограмме командной панели либо по кнопке «ОК» в нижней части формы документа. В первом случае форма документа остается открытой, во втором - закрывается. В журнале документов проведенный документ помечается пиктограммой «с галочкой».

Поскольку бухгалтерский и налоговый учет в программе «1С: Бухгалтерия 8» ведется параллельно, в формы документов, формирую­щих проводки по налоговому учету, включен реквизит «Отразить в налого­вом учете». При установленном флажке документ формирует проводки не только на счетах бухгалтерского, но и налогового учета.

6. Справочники

Справочники могут быть заполнены как перед началом работы в программе, так и в процессе работы при непосредственной нехватке элементов.

1. Номенклатура

В 1С:Бухгалтерии 8 справочник Номенклатура (Склад – Номенклатура) приобрел более широкое назначение, чем это было в предыдущих программах. Теперь он не только предназначен для того, чтобы поддерживать список аналитических объектов ТМЦ и услуг, которые производятся и реализуются предприятием, но и тех, которые используются для уставной хозяйственной деятельности. Это следует из списка счетов бухгалтерского (и налогового) учета, на которых установлено соответствующее субконто:

Также это отражено в первоначальной структуре заполнения информационной базы (ИБ), производимой по умолчанию и представлено ниже.

Поскольку элемент справочника Номенклатура может отражать практически любые ТМЦ и услуги (как потребляемые, так и реализуемые), к заполнению формы его элемента (рис. 2) нужно подходить внимательно.

Так, например, состояние флажка Услуга определит - потребует ли программа обязательного ввода склада при отражении приема или реализации данного объекта Номенклатуры (если флажок установлен) или нет (если сброшен). При этом даже услуга может иметь измеритель, поэтому заполнение реквизита Единица измерения все же обязательно.

Заполнение реквизита Ставка НДС позволит системе подставлять это значение по умолчанию во всех случаях выбора данного объекта номенклатуры в документ (приема или выбытия) и избавите повторяющейся работы по вводу.

Заполнение реквизита Номенклатурная группа (Внимание! Не путать с Группой номенклатуры!) необходимо для всех элементов справочника, отражающих ТМЦ или услугу, реализуемые организацией (см. далее о справочнике Номенклатурные группы).

Очевидно, что элементы этого справочника, имеющие одинаковую принадлежность (материалы, товары, оборудование и пр.) удобно размещать в соответствующих группах. Тем более, что далее мы разберем еще один удобный технологический объект 1С:Бухгалтерии 8, который обеспечивает подстановку по умолчанию необходимых значений корреспондирующих счетов для каждого из видов номенклатуры по принадлежности.

При выборе элемента из справочника Номенклатура автоматически подставляется тот или иной счет, в зависимости от группы в которой хранится элемент. Информация о счетах учета хранится в регистре сведений Счета учета Номенклатуры (Предприятие - Товары – Счета учета номенклатуры)

Особенность этого регистра состоит в том, что содержание его записей может варьироваться в зависимости от того, для какой организации создается запись, к какой группе относится элемент, для какого склада или типа склада действительна запись.

В зависимости от того, что именно выбрано в поле Номенклатура, возможен один из трех вариантов:

• Поле осталось пустым: запись будет работать для всех элементов номенклатуры, которые не входят ни в одну из групп или для всех записей группы, счета для которой не определены особо.

• В поле выбран групповой элемент: запись будет работать для всех элементов, размещенных в этой группе. Это основная настройка, она позволяет дифференцировать набор счетов по умолчанию в зависимости от принадлежности ТМЦ тому или иному виду активов.

• В поле выбран элемент справочника: вне зависимости от того, в какой группе будет размещен данный элемент - его особый набор счетов учета будет приоритетным.

Итак в нашем случае заполним несколько элементов справочника, остальные будем вносить по мере необходимости в процессе работы:

В группу Материалы добавим новый элемент, в группу Услуги Добавим элемент: