Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и частных лиц. Желательно регистрировать отдельно входящие и исходящие документы в течение календарного года.
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включён в документальный фонд организации и находится под её контролем и ответственностью.
Структура регистрационного номера зависит от вида документа, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов информации или ориентации на общероссийские классификаторы. В его состав обязательно должен входить порядковый номер регистрации, который может дополняться по усмотрению организации индексом дела, в который будет подшит документ, кодом документа по тематическому классификатору, если он применяется в организации, кодом автора, корреспондента и др.
Если регистрационный номер отправляемого письма 02-11/121, то 01 – индекс структурного подразделения;
11 – порядковый номер дела по номенклатуре дел структурного подразделения;
121 – порядковый номер письма.
Место проставления регистрационного номера определяется в бланке и зависит от вида документа.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых отдельно или через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
(далее – ссылка на номер) используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос. К таким документам относятся ответные письма, заключения по поручениям и т.п. Сведения в этот реквизит переносятся из поступившего документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации. Оформляется этот реквизит следующим образом: на № 36 от 12.09.2011.
26
Реквизит 14. Место составления или издания документа указывают в том случае, когда затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Данный реквизит указывается для исключения ошибок в местонахождении организации. Он может проставляться во всех документах (кроме письма), в которых эти сведения помещаются в реквизите «Справочные данные об организации».
Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: Хабаровская государственная академия экономики и права.
Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.
Вдокументе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.
Место составления или издания указывают с учётом действующего административно-территориального деления и общепринятых географических сокращений.
Ворганизационно-распорядительных документах, местом составления или издания является место нахождения юридического лица, то есть место его государственной регистрации. Вместе с тем следует учитывать, что Гражданский кодекс Российской Федерации допускает отступление от общего правила определения места нахождения юридического лица. Примером подобного отступления может служить положение ст. 4 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», где указано, что «учредительными документами может быть установлено, что местом нахождения общества является место постоянного нахождения его органов управления или основное место его деятельности».
Реквизит 15. Адресат необходимо рассматривать как совокупность точной и полной информации, на основании которой документ может быть доставлен адресату точно и без неоправданных затрат времени и труда. Располагается этот реквизит в правом верхнем углу документа.
Документы адресуются организациям, структурным подразделениям организации, должностным лицам или физическим лицам.
Если документ адресуется организации или структурному подразделению, то и наименование организации, и наименование структурного подразделения следует указать в именительном падеже, например:
27
Закрытое акционерное общество «Контакт»
Отдел информатизации
При адресовании документа должностному лицу инициалы необходимо указывать перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору ЗАО «Контакт»
В.С. Смирнову
или
Закрытое акционерное общество «Азимут» Главному бухгалтеру
Е.Н. Орловой
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщённо, например:
Директорам средних школ г. Хабаровска
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:
Главному редактору издательско-полиграфического центра «Полиграф»
Н.С. Курбатовой
На одном документе можно указать несколько адресов, но не более четырёх. Сведения о копийности документа при этом не указывают и слово «копия» перед вторым, третьим, четвёртым экземпляром не пишется. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.
Почтовый адрес можно не указывать на документах, которые направляются постоянным корреспондентам. Для этого в организации
28
целесообразно использовать списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами.
Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными Постановлением Правительства Российской Федерации, которые введены в действие с 26 сентября 2000 г. В соответствии с этими правилами следует выполнять следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:
-наименование адресата (для граждан – фамилия, имя, отчество);
-название улицы, номер дома, номер квартиры;
-название населённого пункта (города, посёлка и т. п.);
-название района;
-название республики, края, области, автономного округа (области);
-название страны (для международных почтовых отправлений);
-почтовый индекс.
В такой же последовательности производится написание адреса отправителя на конверте. Эти правила необходимо выполнять и при написании почтового адреса в документе в реквизитах: «Справочные данные об организации» и «Адресат».
Почтовый адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.
Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывают её наименование, затем почтовый адрес, например:
Хабаровская
государственная академия экономики и права
ул. Тихоокеанская, 134 г. Хабаровск, 680042
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Смирновой Ирине Владимировне
ул. Портовая, д. 123, кв. 834 г. Хабаровск, 680013
29
При отправлении документа за рубеж данный реквизит оформляется по Международным правилам.
Реквизит 16. Гриф утверждения. Утверждение документа – это один из способов его удостоверения, то есть дополнительного удостоверения его подлинности и достоверности, обеспечивающего документам юридическую силу. Располагается этот реквизит в правом верхнем углу, при этом разрешается центровать элементы относительной самой длинной строки.
Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, которые изложены в утверждаемых документах или при издании соответствующего распорядительного документа.
В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, её расшифровки и даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Акваном»
__________В.Н. Нестеров «___»__________20___ .
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, один реквизит слева, другой справа.
Если документ утверждается другим издаваемым документом – постановлением, решением, приказом, протоколом, то гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЁН», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО». При этом обязательно следует указать наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер, например:
УТВЕРЖДЕНО Протоколом собрания акционеров
от 12.02.2011 № 2
Гриф утверждения в таких документах, как структура и штатная численность и штатное расписание необходимо дополнительно удостоверить оттиском печати.
Гриф утверждения является обязательным лишь для некоторых видов документов, поэтому в организации нужно составить перечень документов
30