Реорганизация и ликвидация Агентства осуществляется решением Главы Республики Тыва в соответствии с действующим законодательством.
Агентство осуществляет следующие полномочия в установленной сфере деятельности
- осуществляет в порядке и пределах, определенных федеральными законами, полномочиями собственника в отношении республиканского имущества, закрепленного на праве оперативного управления, необходимого для обеспечения исполнения функций Агентства, установленных Положением;
-участвует в разработке республиканских целевых программ в сфере архивов;
-обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну;
-организует профессиональную подготовку работников аппарата Агентства, их переподготовку, повышение квалификации и стажировку;
-разрабатывает и обеспечивает реализацию программ, перспективных и текущих планов развития архивного дела в республике и ведет статистический учет состояния и деятельности подведомственных государственных и муниципальных архивов;
-организует создание баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов архивного фонда;
-координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу государственных архивов, участвует в работе Совета по архивному делу Федерального архивного агентства и научно-методического Совета архивных учреждений Сибирского федерального округа, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела;
-разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции обязательные к исполнению организациями инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве;
-организует экспертизу научной и практической ценности документов в государственных и муниципальных архивах;
-проверяет выполнение организациями требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Республики Тыва в сфере архивного дела, обеспечения сохранности и использования архивных фондов, организации документов в делопроизводстве;
-содействует совершенствованию организации документов в делопроизводстве на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;
-в пределах своей компетенции взаимодействует с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти Республики Тыва и органами местного самоуправления муниципальных образований Республики Тыва;
-организует публикационную и научно-информационную деятельность государственных архивов, координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документной информации и эффективности использования документов;
-координирует деятельность органов государственной власти Республики Тыва, организаций и учреждений по использованию архивных документов на территории Республики Тыва;
-изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы государственных, муниципальных и ведомственных архивов, созывает научно-практические конференции, совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;
-организует повышение квалификации работников архивных учреждений, работников ведомственных архивов и делопроизводителей;
-содействует решению вопросов улучшения условий труда работников государственных и муниципальных архивов, их социальной защиты;
-организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы Республики Тыва, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов на постоянное хранение;
-организует хранение и ведет государственный учет архивных документов, хранящихся в государственных, муниципальных, ведомственных архивах, и предоставляет в установленном порядке сведения по государственному учету в соответствующие уполномоченные органы исполнительной власти Российской Федерации и Республики Тыва;
-организует конференции, семинары, выставки и другие мероприятия в установленной сфере деятельности.
Можно заметить, что полномочия агентства весьма широки. Хотелось бы подробнее остановиться на основных функциях Агентства, к которым относятся:
прием граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок;
формирование, организация обеспечения сохранности и использования архивных документов;
анализ состояния и государственного регулирования архивного дела в республике, управление государственными архивами, обеспечение их функционирования;
координация деятельности расположенных на территории республики органов государственной власти и государственных организаций, учреждение и предприятий (далее - организации) в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание организационно-методической помощи организациям в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, взаимодействие по этим вопросам с органами местного самоуправления;
ведение государственного учета архивных документов, осуществление контроля за сохранностью и использованием указанных документов;
координацию деятельности органов государственной власти Республики Тыва, организаций и учреждений в пределах компетенции по соблюдению законодательства в сфере архивного дела;
хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов: Государственного архива Республики Тыва, республиканских музеев, библиотек; органов государственной власти и иных государственных органов Республики Тыва; государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и государственных учреждений Республики Тыва.
решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в собственности Республики Тыва, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований в соответствии с законодательством Российской Федерации, Республики Тыва;
информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов архивного фонда и других архивных документов, в том числе путем создания и ведения информационных поисковых систем по архивным документам.
исполнение запросов граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок;
работа по подготовке документальных публикаций, а также документальных экспозиций и справочников о составе и содержании документов архивного фонда; работу республиканских архивных учреждений по рассекречиванию в установленном порядке носителей сведений, составляющих государственную тайну;
ведение государственного учета документов архивного фонда Российской Федерации, находящихся на территории Республики Тыва; ведение государственного реестра уникальных документов архивного фонда Российской Федерации, находящихся на территории Республики Тыва, в соответствии с законодательством Российской Федерации;
согласование списков - источников комплектования государственного архива Республики Тыва и архивов муниципальных образований;
согласование перечней документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти Республики Тыва и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству органов государственной власти Республики Тыва; согласование положений об экспертных комиссиях и архивах, а также иных нормативных правовых актов по архивному делу органов государственной власти Республики Тыва и подведомственных им органов и организаций; обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;
межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве государственных организаций, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений; совместно с другими органами государственной власти и организациями участвует в мероприятиях по совершенствованию и развитию сети ведомственных архивов, в организации их работы;
в соответствии законодательством Российской Федерации, Республики Тыва работа по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образующихся в процессе деятельности Агентства.
Агентство выполняет функции распорядителя и получателя средств республиканского бюджета Республики Тыва; представляет интересы Правительства Республики и Главы - Республики Тыва в судебных органах по вопросам в установленной сфере деятельности.
С целью реализации полномочий в установленной сфере деятельности Агентство имеет право:
давать разъяснения юридическим и физическим лицам по вопросам установленной сферы деятельности;
привлекать для проработки вопросов установленной сферы деятельности научные и иные организации, ученых и специалистов;
создавать совещательные и экспертные органы (советы, комиссии, группы, коллегии) в установленной сфере деятельности;
осуществлять контроль за деятельностью подведомственных организаций.
В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 20.07.2011 № 590 «О Министерстве культуры Российской Федерации», функцию по осуществлению государственного контроля соблюдения законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляет Министерство культуры Российской Федерации и его территориальные органы.
Подведомственные Министерству культуры Республики Тыва государственные учреждения не наделены функциями государственного контроля в сфере архивного дела. Работа по аккредитации юридических лиц и граждан в качестве экспертных организаций и экспертов для осуществления мероприятий по контролю соблюдения архивного законодательства, Министерством культуры республики Тыва не ведется.
В связи с вышеизложенным, государственное управление архивным делом в Республике Тыва осуществляет Правительство РТ и республиканский орган исполнительной власти в области архивного дела Архивное агентство Республики Тыва.
Архивное агентство занимается организацией и проведением контроля законодательства в области архивного дела в исполнительных органах государственной власти Республики Тыва, органах местного самоуправления, муниципальных образованиях, архивах организаций.
1.3 Нормативная регламентация деятельности архива администрации
Важнейшее место в системе безопасности Архивного фонда Российской Федерации принадлежит его правовой защите. В законодательных актах закреплено, что на территории России действуют единые правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Архивный фонд Российской Федерации, в соответствии с нормами Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.
Нормы Закона разграничивают предметы ведения и полномочия между Российской Федерацией, субъектами Федерации и муниципальными образованиями.
К полномочиям муниципального образования в области архивного дела относятся:
-хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов:
а) органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек;
б) муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (муниципальных организаций).
Для их хранения закон обязывает органы местного самоуправления создавать муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
В Федеральном законе речь идет о государственной, муниципальной и частной собственности на документы, что было вызвано принятием Федерального закона Российской Федерации «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» и еще двух законов с поправками в него. Согласно Конституции Российской Федерации, местное самоуправление не входит в систему государственной власти, и составляет самостоятельную форму осуществления народовластия.